3.3.3.1. Tăng cường quản lý thu - chi và kiểm soát quá trình chấp hành kỷ luật tài chính các hoạt động có thu tại các viện nghiên cứu
Nội dung này bao gồm: Tăng cường quản lý và kiểm soát quy trình thực hiện hoạt động có thu tại các đơn vị theo Luật ngân sách và đảm bảo nghiêm việc tuân thủ các quy định quản lý tài chính đối với các hoạt động có thu của BQP.
Thứ nhất, các đơn vị phải kiểm toán chi một cách liền mạch từ việc lập dự toán, chấp hành tới quyết toán các hoạt động có thu để đảm bảo công tác kiểm soát chi tiêu các hoạt động có thu đúng theo quy định của nhà nước và quân đội.
* Lập dự toán
Dự toán là bước đầu tiên có vai trò quyết định đến toàn bộ quy trình quản lý ngân sách. Dự toán đối với hoạt động có thu phải dựa trên cơ sở nguồn thu có khả năng thực hiện, nhiệm vụ chi tiêu được phân cấp, các định mức tiêu chuẩn của Nhà nước và BQP ban hành. Công tác lập dự toán được thực hiện tốt sẽ là cơ sở cho việc giám sát, kiểm soát trước khi thực hiện các hoạt động có thu hiệu quả. Nội dung của dự toán hoạt động tại các VNC hàng năm phải thể hiện được các chi tiêu cơ bản sau:
- Dự toán phải phản ánh được toàn bộ số thu về hoạt động có thu của đơn vị trong năm ngân sách bao gồm thu từ các hợp đồng cung cấp dịch vụ, sản phẩm, các khoản phí, lệ phí…
- Số nộp NSNN, các khoản phải thu, phải nộp khác cho ngân sách như: số thuế TNDN tạm tính, số thuế GTGT phải nộp trong năm…
- Dự toán số chi để lại phải dựa trên cơ sở tình hình thực tế hoạt động của đơn vị, lập dự toán phải chi tiết theo mục lục NSNN.
Các đơn vị cần phải thực hiện các biện pháp để công tác lập dự toán thực hiện đúng chức năng giám sát, và làm cơ sở cho việc chấp hành và quyết toán các hoạt động có thu, cụ thể:
-Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác lập dự toán cho các hoạt động có thu. Thay đổi cách làm việc, nghiêm cấm việc tùy tiện, thiếu trách nhiệm trong việc lập dự toán. Phòng (ban) tài chính của các đơn vị hàng năm khi quyết toán các hoạt động có thu phải kiên quyết xử lý các phòng, ban trong đơn vị khi quyết toán không có dự toán được duyệt theo quy định.
-Thực hiện đúng quy trình xây dựng dự toán các hoạt động có thu. Quy định một cách cụ thể và tuân thủ đúng thời gian lập dự toán với các phòng, ban trong đơn vị. Đưa ra mẫu biểu thống nhất và các định mức, tiêu chuẩn cụ thể với từng danh mục chi tiêu như: chi phí vật tư, chi phí nhân công…
*Chấp hành tài chính
Quá trình cấp phát và sử dụng kinh phí thực chất chính là kiểm soát chi trong quá trình chấp hành tài chính, cụ thể:
-Tạm ứng kinh phí thực hiện: trên cơ sở các hợp đồng ký kết và theo dõi số tiền về của hợp đồng, tài chính Viện thực hiện cấp tạm ứng theo số đề nghị có dự trù kinh phí cho các nội dung:
+ Đối với khoản chi vật tư, nguyên vật liệu: thực hiện mua bán theo hình thức chào hàng cạnh tranh (cơ quan tài chính kiểm tra, so sanh các báo giá giữa các đơn vị cung cấp và phải có ít nhất 03 báo giá trở lên để so sánh), mua vật tư nguyên liệu có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng mua bán.
+ Chi nhân công, thuê khoán chuyên môn, các khoản chi khác: phải tính chi tiết trong được trong dự toán được duyệt, thực hiện tạm ứng 70% theo khối lượng công việc hoàn thành.
-Thanh toán tạm ứng: Số tạm ứng theo nguyên tắc, thanh toán hết số ứng lần trước mới tạm ứng lần tiếp theo.
+ Đối với khoản chi vật tư, nguyên vật liệu: khi mua về phải được nhập kho và xuất kho theo đúng quy định.
+ Đối với chi nhân công, thuê khoán chuyên môn: phải có bảng chấm công theo quy định, xác định rõ thời gian thực hiện trong giờ hay ngoài giờ…
*Quyết toán các hoạt động có thu
Quyết toán là khâu cuối cùng của quá trình lập, chấp hành và quyết toán ngân sách. Quyết toán hoạt đông có thu là phản ánh, tổng hợp, đánh giá lại quá trình thực hiện của các khâu trên. Công tác quyết toán hoạt động có chính là hoạt động kiểm soát sau khi chi tiêu và phải thu phải thực sự được coi trọng.
-Thực hiện nghiêm túc các chế độ báo cáo định kỳ với các báo cáo theo quy định, không cấp phát đối với các hoạt đông (hợp đồng) không tuân thủ đúng quy định về báo cáo.
-Phòng (ban) tài chính của các VNC phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra, thẩm tra số liệu cuối năm của các phòng, ban trong dơn vị, phải kiểm tra chính xác số liệu theo báo cáo của các phòng, ban, không chấp nhận báo cáo khi không có kiểm tra.
-Cơ quan tài chính của các VNC có trách nhiệm kiểm soát toàn bộ chứng từ chi tiêu về hoạt động có thu tại đơn vị mình, kiên quyết loại bỏ những chứng từ không
hợp lệ, hợp pháp; những nội dung, hợp đồng không có dự toán trước khi thực hiện. Thực hiện đôn đốc quyết toán các hoạt động có thu khi kết thúc, tránh tình trạng dồn ép quyết toán vào cuối năm ảnh hưởng đến quá trình kiểm tra, kiểm soát, cụ thể:
-Quy định về thời gian quyết toán các hoạt động có thu theo định kỳ từng quý: từ ngày 10 đến ngày 15 của tháng đầu quý kế tiếp, cơ quan tài chính của đơn vị phải tập hợp chứng từ chi tiêu, lập báo cáo quyết toán gửi cơ quan cấp trên để xác nhận số quyết toán.
-Cơ quan tài chính các đơn vị phải quy trì nghiêm chế độ, thời gian thực hiện trong các hợp đồng, đôn dốc thực hiện thanh lý và quyết toán hợp đồng.
Các VNC phải có biện pháp mạnh để xử lý các phòng, ban vi phạm chế độ, quy định tài chính (không ghi chép đầy đủ các khoản thu vào sổ sách kế toán và chi
tiêu không có dự toán, lập chứng từ thanh toán sai thực tế). Ngoài ra, các đơn vị cũng phải chấp hành chế độ thu nộp các khoản cho ngân sách kịp thời, chính xác; phân bổ nguồn thu từ các hoạt động có thu theo đúng quy đinh, duy trì nghiêm chế độ công khai thu, chi đối với các hoạt động có thu tại đơn vị mình.
3.3.3.2. Xây dựng hệ thống định mức, tiêu chuẩn, chế độ chi tiêu phù hợp với tình hình thực tế tại mỗi viện nghiên cứu
Một là, xây dựng hệ thống định mức, tiêu chuẩn phù hợp với hệ thống định
mức. Chế độ tiêu chuẩn chính là cơ sở để thực hiện quá trình kiểm tra, kiểm soát các hoạt động thu - chi của các đơn vị. Với đặc thù các VNC thuộc Tổng cục CNQP hoạt động có thu với các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau nên về tiêu chuẩn, chế độ, định mức cho hoạt động có thu cũng khác nhau. Để xây dựng được hệ thống định mức, tiêu chuẩn phù hợp với tình hình thực tế tại các VNC, cần phải thực hiện tốt các nội dung sau:
-Các VNC trên cơ sở hoạt động của đơn vị mình, tổ chức rà soát lại các định mức, tiêu chuẩn hiện có; kiểm tra kịp thời, bổ sung các tiêu chuẩn định mức mới trình cơ quan Tổng cục CNQP, BQP, Nhà nước phê duyệt để làm căn cứ thực hiện.
-Định mức, tiêu chuẩn chi cho hoạt đông có thu cần thường xuyên được điều chỉnh, hoàn thiện và phải phù hợp với những thay đổi của giá cả thị trường, tập trung
vào các nội dung sau:
+ Xây dựng, hoàn thiện các định mức về nguyên vật liệu, năng lượng… trong mỗi sản phẩm dịch vụ. Đối với mỗi sản phẩm, định mức này chiếm tỷ trọng tương đối lớn (60% - 70%) cấu thành nên sản phẩm và chịu sự biến động của yếu tố giá thị trường. Vì vậy, quá trình xây dựng các định mức cụ thể, chi tiết, phải dựa trên những căn cứ tính toán khoa học và số liệu thống kê hàng năm.
+ Đối với các sản phẩm của hoạt động nghiên cứu có hàm lượng chất xám cao (viết phần mềm, viết giáo trình huấn luyện, tư vấn khoa học và thẩm định thiết kế, đánh giá hiện tượng môi trường…): khi tính toán định mức thù lao phải trả cho các đối tượng phải đánh giá được tính chính xác và đóng góp của nó trong mỗi sản phẩm. Cần quy định rõ định mức thù lao phải trả cho các cá nhân là bao nhiêu.
-Hoàn thiện các quy trình chuẩn về công nghệ đối với các sản phẩm. Quy trình đó phải được Tổng cục CNQP phê duyệt và làm pháp lý xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật và phương án giá đối với mỗi sản phẩm của hoạt động có thu tại các VNC.
Hai là, hướng dẫn các đơn vị thực hiện chế độ chi tiêu phù hợp; nghiên cứu đề
xuất quản lý chi phí theo nội dung thống nhất và quy định rõ các chi phí hợp lý trong hoạt động có thu.
* Đối với các hoạt động dịch vụ, hợp đồng cung ứng sản phẩm cho các đơn vị trong quân đội, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và hoạt động thực tế của mỗi Viện, cần quy định cụ thể các khoản chi phí hợp lý:
-Đối với chi phí về nguyên vật liệu, nhiên liệu: phục vụ cho các hoạt động có thu, khi thực hiện chi tiêu phải có báo giá, hợp đồng, hóa đơn chứng từ do Bộ Tài chính phát hành; khi nhận về đưa vào sử dụng phải được kiểm tra, kiểm soát, có phiếu nhập, xuất kho giao cho bộ phận sử dụng chịu trách nhiệm.
-Đối với chi phí nhân công: Ngoài tiền lương ngân sách cấp để cán bộ hoạt động theo đúng quy định của nhà nước về thời gian (8h/ngày), các hoạt động dịch vụ khoa học phải làm ngoài giờ, thù lao phải trả cho các cá nhân để thực hiện hoạt động này được coi là chi phí hợp lý. Để thực hiện tốt việc này phải thực hiện các công việc cụ thể sau:
việc ngoài giờ của các cán bộ, công nhân viên ở các Viện phải được theo dõi trên bảng chấm công cụ thể chi tiết giờ làm việc, nội dung công việc và quy đinh rõ một tháng không được làm quá bao nhiêu giờ.
+ Thù lao trả cho các đối tượng này được căn cứ vào nội dung công việc và đặc thù tại mỗi VNC. Phải xây dựng định mức tiền công chung cho toàn Tổng cục và hệ số loại công việc áp dụng vào thực tế công việc của từng VNC.
-Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định: Để việc hạch toán chi phí được chính xác, cần phải thực hiện tốt các việc sau:
+ Phải mở sổ theo dõi cụ thể, chi tiết đến từng tài sản cố định.
+ Tài sản nào có nguồn gốc từ ngân sách đầu tư tham gia vào các hoạt động có thu đều phải trích khấu hao theo quy định của Nhà nước nộp trả về ngân sách theo đúng quy định.
-Đối với các khoản chi phí về công tác phí (tiền tàu xe, phụ cấp công tác…) phục vụ cho các hoạt động dịch vụ KH&CN phải xây dựng trong dự toán và được thanh toán vào chi phí của hoạt động đó (các khoản chi phí công tác phí ngân sách cấp chỉ đảm bảo cho các hoạt động nhiệm vụ chuyên môn, thường xuyên tại đơn vị).
-Đối với các khoản chi khác: chi tiền điện, nước, xăng dầu… phục vụ các hoạt động có thu phải theo dõi chi tiết, cụ thể theo từng hoạt động. Phân định rõ trong quyết toán phần ngân sách đã đảm bảo, phần chi cho thực hiện hoạt động có thu, các khoản chi trên đều phải có dự toán được phê duyệt.
* Đối với các hoạt động dịch vụ KH&CN thực hiện với các đơn vị ngoài quân đội:
- Thực hiện xác định các chi phí hợp lý theo đúng quy dịnh của Nhà nước và BQP.
-Quản lý, hoàn thiện các thủ tục liên quan đến các hợp đồng lao động tại các VNC, cụ thể:
+ Các phòng, ban trong VNC khi có nhu cầu sử dụng lao động hợp đồng bắt buộc phải báo cáo cấp trên phê duyệt số lượng lao động được sử dụng mới được triển khai thực hiện.
Nhà nước.
- Thực hiện thu nộp đầy đủ các khoản phải nộp ngân sách như tiền điện, nước, tiền công đã được ngân sách chi trả, khấu hao tài sản cố định có nguồn gốc từ ngân sách.
- Cơ quan tài chính của các VNC phải chấp hành nghiêm các quy định, thông tư, hướng dẫn của Nhà nước và BQP, thực hiện chế độ thu nộp đúng với quy định của Luật quản lý thuế.
+ Đối với thuế giá trị gia tăng: các VNC có đầy đủ tư cách pháp nhân (con dấu, tài khoản, giấy chứng nhận họat động KH&CN) phải đăng ký với cơ quan thuế tại địa phương để được phát hành hóa đơn do Bộ Tài chính quy định và thực hiện đầy đủ các chế độ thu, nộp và báo cáo với cơ quan thuế.
+ Đối với thuế thu nhập DN: tùy theo tình hình thực tế hoạt động tại mỗi VNC, các viện theo dõi chi tiết từng loại hình hoạt động và tự xác định số thuế thu nhập DN phải nộp theo đúng quy định của Nhà nước và quân đội.