Hoạt động điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ, khắc phục các tồn tại và có khả năng thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra đồng thời cũng là hoạt động đưa chất lượng sản
phẩm thích ứng với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.
Các bước công việc chủ yếu của chức năng điều chỉnh và cải tiến là:
+ Xác định những đòi hỏi cụ thể về cải tiến chất lượng từ đó xây dựng các dự án cải tiến chất lượng.
+ Cung cấp các nguồn lực cần thiết như tài chính, kỹ thuật, lao động.
+ Động viên, đào tạo và khuyến khích các quá trình thực hiện dự án cải tạo chất lượng.
Khi các chỉ tiêu không đạt được, cần phải phân tích tình hình nhằm xác định xem vấn đề thuộc về kế hoạch hay việc thực hiện kế hoạch để tìm ra nguyên nhân sai sót từ đó tiến hành các hoạt động điều chỉnh. Sửa lại những phế phẩm và phát hiện những sai sót trong thực hiện bằng việc làm thêm giờ đều là những hoạt động nhằm khắc phục hậu quả chứ không phải xoá bỏ nguyên nhân. Để phòng tránh các phế phẩm, ngay từ đầu phải tìm và loại bỏ những nguyên nhân từ khi chúng còn ở dạng tiềm tàng.
Khi cần thiết có thể điều chỉnh mục tiêu chất lượng. Thực chất, đó là quá trình cải tiến chất lượng cho phù hợp với điều kiện và môi trường kinh doanh mới của doanh nghiệp. Quá trình cải tiến thực hiện theo các hướng chủ yếu sau:
+ Thay đổi quá trình nhằm giảm khuyết tật. + Thực hiện công nghệ mới.
+ Phát triển sản phẩm mới, đa dạng hoá sản phẩm.
Yêu cầu đặt ra với cải tiến chất lượng là tiến hành cải tiến đặc điểm sản phẩm, đặc điểm quá trình nhằm giảm những sai sót, trục trặc trong thực hiện và giảm tỷ lệ khuyết tật của sản phẩm.