6.4.1 Tổng quan
Packing List, hay phiếu đóng gói/bảng kê/phiếu chi tiết hàng hóa danh sách hàng, là một trong những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Trên phiếu đóng gói thể hiện rõ người bán đã bán những cái gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không.
Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa, được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hóa trong mỗi kiện.
3.4.1.2. Chức năng & Tác dụng của phiếu đóng gói
− Phiếu đóng gói chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hoá. Nói cách khác, dựa vào phiếu đóng gói có thể biết được số lượng, trọng lượng hàng, loại hàng hoá, quy cách và phương thức đóng gói hàng hoá,... Điều này sẽ giúp tính toán được:
+ Nên ssắp xếp kho chứa hàng như thế nào?
+ Cách bố trí phương tiện vận tải để vận chuyển hàng như thế nào cho phù hợp? + Chỉ cần công nhân để dỡ hàng hay cần tới các thiết bị chuyên dụng?
+ Khi phải kiểm hóa trong quá trình làm thủ tục hải quan thì cần tìm mặt hàng cụ thể ở đâu (ở pallet nào) ?
− Phiếu đóng gói thường được lập thành 03 bản:
Một bản để trong kiện hàng cho người nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi cần, nó là chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán giao.
Một bản kèm theo hóa đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng.
Một bản còn lại lập hồ sơ lưu.
3.4.1.3. Phân loại phiếu đóng gói
Hiện nay, trên thế giới và Việt Nam đang dùng 3 mẫu phiếu đóng gói, ta có thể phân biệt chúng thông qua tiêu đề của mỗi loại như sai:
− Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List): thể hiện nội dung rất chi tiết cho đơn hàng. Thường được dùng phổ biến bởi người mua và người bán trực tiếp.
− Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing List): tên của người bán không được thể chỉ rõ trong loại phiếu đóng gói này.
− Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight List): packing list có kèm theo bảng kê trọng lượng.
3.4.1.4. Nội dung chính của phiếu đóng gói
Về cơ bản Packing List sẽ gồm những nội dung chính sau:
− Số & ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing List)
− Tên, địa chỉ người bán và người mua
− Cảng xếp, dỡ
− Tên tàu, số chuyến...
− Số L/C
− Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích
6.4.2 Phân tích
− Bên xuất khẩu: Công ty Cổ phần chế biến khoáng sản Tân Kỳ
Địa chỉ: Khu C, Khu công nghiệp Nam Cấm, xã Nghi Xá, huyện Nghi Lộc, tỉnh Nghệ An.
− Bên nhập khẩu: VIS SIGNS PRIVATE LIMITED
Địa chỉ: PLOT NO.6, BLOCK-A, JRD TATA INDUSTRIAL ESTATE, AUTONAGAR, VIJAYAWADA, KRISHNA, ANDHRA PRADESH 520007, INDIA
− Số hiệu và ngày lập phiếu đóng gói hàng hóa + Số packing list: PL.VSP.140421
+ Ngày lập hóa đơn: 14/4/2021
− Cảng bốc: Cảng Hải Phòng, Việt Nam
− Cảng dỡ: Cảng Visakhapatnam, Ấn Độ
Bảng mô tả trên cho biết hàng hóa có trọng lượng tịnh 112 megaton, trọng lượng cả bì là 112, 1792 megaton, số kiện hàng là 2240. Trọng lượng tịnh một kiện hàng là 50KG, trọng lượng cả bì một kiện hàng là 50,08 KG.
− Chữ ký của bên xuất khẩu
Nhận xét:
− Phiếu đóng gói này là một phiếu đóng gói khá đơn giản, sơ sài, chỉ cung cấp một số thông tin như: bên bán, bên mua, mô tả hàng hóa, số lượng trọng lượng,...
− Phần thông tin cần ghi rõ người bán, người mua, cần có đầy đủ thông tin như số điện thoại, fax…
− Tên tàu, số chuyến, cảng đi, cảng đến giống như trên B/L đề cập.
− Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng.
− Đối chiếu với vận đơn, thông tin hoàn toàn phù hợp và chính xác . Đối chiếu với hóa đơn thương mại, đặc điểm cụ thể về hàng hóa, số lượng và trọng lượng hàng giao trùng khớp. Đối chiếu với hợp đồng số lượng hàng hóa, loại hàng, chất lượng đều trùng khớp với hợp đồng, đơn vị trọng lượng áp dụng trùng khớp với hợp đồng, cảng đến và cảng đi, …
− Từ thông tin trên Phiếu đóng gói, ta có thể tính được số kiện hàng được xếp lên tàu.
− Việc dỡ hàng thuộc về người mua, vì vậy từ phiếu đóng gói sẽ giúp người mua cân nhắc trước được việc dỡ hàng bằng tay hay dỡ hàng bằng xe nâng, tổng thời gian dỡ hàng dự kiến…