V. ĐỐI TÁC
5. Kế hoạch chi tiết
Bảng dự án ngân sách:
stt Hạng mục Đơn vị S
L
Đơn giá Tổng tiền
1 Địa điểm tổ chức 10.000.000
2 Địa điểm họp báo
3 Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình, hiệu ứng.
300.000.000
4 Trang trí Sân khấu, ghế ngồi của khách. 30.000.000 Phòng chờ khách mời. Phòng chờ của phóng viên, nhà báo 5 In ấn Banner treo trước cổng và cái 5
trước sảnh vào hội trường, tại các ngã tư Phông nền in logo của trương trình. Công ty Stonecare và các tổ chức phối hợp thực hiện. Phướn dọc treo bên ngoài đường nơi dẫn vào địa điểm tổ chức. cái 50 Standee đứng đặt ở tiền sảnh. cái 5
Thư mời cho khách
Tài liệu gửi các báo.
6 Truyền
thông và tiền chi cho các báo viết bài.
Tạp chí tài chính. 40.000.000 Báo Dân Trí Đài truyền hình Hà Nội. 7 - MC -Phiên dịch viên Người 1 1 1.000.000 1.200.000 2.200.000 8 - Ca sỹ Người 1 3.000.000 7.000.000
- Đoàn múa 5 4.000.000
9 Trang phục cho PG, PB, MC 5.500.000
10 Điện thoại, fax gửi thư 500.000
11 Bảo vệ, an ninh Người 10 250.000 2.500.000
12 Thiết bị y tế 500.000
13 Chi phí đi lại mời khách, VIP, báo chí,... của nhân viên.
2.000.000
14 Chi phí cho Tea break 8.000.000
15 Hậu cần: Tiền ăn của nhân viên và cộng tác vên. 5.000.000 16 Chụp hình, ghi hình, làm đĩa CD 4.000.000 17 Dự phòng 30.000.000 18 Tổng 467.200.000
Even Checkist:
stt Nội dung công việc Thời gian Phụ trách Chú thích
1 Nghiên cứu, lên ý tưởng cho tổ buổi triễn lãm.
25/01/2014- 02/02/2014 Nhóm KH (kế hoạch) Gồm 5 người: - 4 nhân viên PR
2 Tổng quan về địa điểm tổ chức và nội dung chương trình.
3 Làm chương trình, dự toán ngân sách, chi phí.
4 Lên danh sách, kế hoạch truyền thông cho chương trình.
5 Lên danh sách khách mời VIP.
15/02/2014
6 Lên danh sách các đơn vị phối hợp thực hiện.
25/2/2014
7 Xin các loại giấy phép 20/2/2014- 25/2/2014 Nhóm TH (thực hiện) 2 nhân viên PR 8 Làm các văn bản, giấy tờ liên quan.
9 Lên danh sách các công ty cung cấp thiết bị tổ chức sự kiện, tiến hành lựa chọn, dựng hợp đồng. 10 Mời MC, ca sỹ, vũ đoàn múa. 15/3/2014- 17/3/2014 Nhóm TC (tổ chức) Gồm 5 người: - 1 Giám đốc (Giám sát, phụ trách ký kết hợp đồng) 11 Quản lý tài chính, lên kế
hoạch giải ngân cho chi phí, tìm, lựa chọn và báo giá phù hợp. Kiểm soát dòng tiền vào và ra hàng tháng. 12 Chọn PG, PB và trang phục. 20/3/2014 13 Phụ trách thiết kế, các poster quảng cáo, banner,
20/2/2014- 20/3/2014
áp phích, phướn, standee,... 14 Trang trí tổng quan 15 Chạy dịch vụ in ấn và nhận hàng 20/3/2014 -25/3/2014
Bảng phân công công tác truyền thông cho sự kiện.
stt Nội dung công việc Thời gian Phụ trách Ghi chú
1 Phụ trách thiết kế và in ấn các banner, poster, áp phích, phướn, standee,... 20/02/2014 Nhóm 1 2 nhà thiết kế đồ họa. 2 Treo áp phích, banner, phướn. 28/03/2014
3 Tổ chức họp báo đưa tin, cung cấp tài liệu cho báo chí.
29/03/2014 Nhóm 2
4 Thực hiện, phụ trách các chương trình quảng cáo trên các báo đài về buổi triển lãm.
Nhóm 3
5 Phụ trách thiết kế slide chương trình, clip trình chiếu, lời phát biểu của các đại diện, xây dựng khung của MC.
01/03/2014
6 Chụp ảnh, ghi lại tiến trình của buổi triển lãm
28/03/2014- 31/03/2014
Nhóm 4
Bảng nội dung chương trình.
Bố cục
Nội dung Thời gian Ghi chú
Phần 1 Đón tiếp khách mời, chụp ảnh lưu niệm.
8h00 - 8h30
Ổn định chỗ ngồi cho khách. 8h00 – 8hh45
(phần mở đầu)
Vân biểu diễn Nhóm múa biểu diễn 8h53 – 8h57 Nhóm múa
trường Cao đẳng múa Việt Nam MC giới thiệu chương trình 9h00 – 9h15 - Kính chào quý
vị đại biểu, các vị khách quý,.. - Nêu lý do tổ chức buổi triển lãm - Giới thiệu khách VIP - Giới thiệu nội dung của buổi triển lãm. Phần 3
(khai mạc)
MC mời đại diện công ty lên phát biểu và tuyên bố buổi lễ bắt đầu.
9h15 – 9h17
Đại diện công ty lên phát biểu và tuyên bố buổi lễ chính thức bắt đầu
9h17 – 9h25 Đại diện công ty được PG dẫn lên.
Phần 4 (Nội dung)
MC cám ơn đại diện công ty và giới thiệu về Clip “Giới thiệu về các loại đá quá đã được Stonecare khai thác”
9h25 – 9h27
Trình chiếu clip 9h27 – 9h33 MC giới thiệu khách mời, đại
diện công ty lên sân khấu để cùng tọa đàm về các loại gạch, đá quý và những khó khăn trong quá trình khai thác của công ty.
9h34 – 9h35
Khách mời lên sân khấu bắt đầu buổi tọa đàm
9h36 – 9h55 Khách mời được PG dẫn lên.
Phần 5 MC cám ơn các vị khách mời cùng đại diện công ty và tuyên bố kết thúc tọa đàm.
9h55 – 9h57
MC kết thúc chương trình, chào khán giả và giới thiệu khán giả tới các quầy triển lãm để xem các mẫu sản phẩm.
CHƯƠNG III: KẾT QUẢ THỰC HIỆN.
CHƯƠNG IV: ĐÁNH GIÁ
Đợt thực tập tốt nghiệp trong 10 tuần này tuy có dài hơn đợt thực hành nghề nghiệp nhưng bản thân vẫn còn nhiều thiếu sót. Vào công ty tôi đã có cơ hội tham gia vào làm việc như một nhân viên sự kiện trong các sự kiện của công ty. Khi bước vào thực tế với một đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên nghiệp bản thân tôi mới nhận ra những kiến thức trên sách vở chỉ dừng lại ở bước nền tảng trong khi làm việc có rất nhiều sự cố hoặc những tình huống xảy ra không như ý muốn. Chính vì vậy, tôi cảm thấy điều cần thiết đối với một nhân viên tổ chức sự kiện kiện nói riêng và nhân viên PR nói chung đó là sự nhạy bén và bình tĩnh. Sự nhạy bén giúp chúng ta phán đoán vấn đề xử lý sự cố một cách nhanh, dứt khoát tránh để sự việc bị phát sinh lan rộng gây ảnh hưởng xấu. Sự bình tĩnh giúp chúng ta dung hòa mọi mối quan hệ cũng như công việc, trong sự kiện có rất nhiều luồng thông tin chính thống cũng như nhiễu, với một lượng công việc khá lớn, nếu mất bình tĩnh chúng ta sẽ hay bị “ cuống” rất dễ mắc sai lầm trong quá trình xử lý.
Đối với sinh viên năm 4 như em, những đợt thực tập tốt nghiệp như thế này thật sự rất quan trọng và có ý nghĩa. Qua những đợt thực tập như thế này, chúng em bước đầu đã định hình được công việc mà một người PR sẽ phải làm, phải đối mặt cũng như quản lý. Hơn thế, chúng em học hỏi được rất nhiều từ những anh (chị) đồng nghiệp những người đi trước về cách mà họ làm việc đồng thời tự tạo ra những mối quan hệ có lợi cho công tác về sau này.
Trong quá trình làm việc trong gần 10 tuần vừa qua, không tránh khỏi những thiếu sót và khuyết điểm trong cách làm việc nhưng em đã cố gắng vận dụng những gì mình được học trong nhà trường vào công việc thực tế. Những lỗi mắc phải cũng được các anh chị trong đơn vị thực tập hướng dẫn và rút kinh nghiệm. Em nhận thấy, yếu điểm nhất của bản thân trong thời điểm hiện tại đó là tiếng Anh. Trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện công ty phải đi gặp rất nhiều chuyên gia, đối tác là người nước ngoài, dù có những bạn tình nguyện viên giúp đỡ trong vấn đề giao tiếp với người nước ngoài nhưng em đã tỏ ra khá lúng túng khi phải gặp những tình huống mà mình không thể diễn đạt ý của mình cho những vị khách nước ngoài.
Chắc chắn với những gì đã được trải nghiệm trong gần 10 tuần thực tập tại công ty TNHH Stonecare Việt Nam sẽ giúp em có kinh nghiệm thực tế nhiều hơn, nhận ra những điểm còn thiếu sót và khắc phục những hạn chế của bản thân.
PHẦN KẾT LUẬN
Qua quá trình thực tập nghề nghiệp tại công ty em đã được vận dụng một số lý thuyết như viết thông cáo báo chí, lập kế hoạch truyền thông, viết bài quảng bá, thiết kế cho quan hệ công chúng (một công cụ quan hệ công chúng), ... và được vận dụng một số kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán (liên hệ các đơn vị nhà cung cấp),... Qua đó em cũng rút ra một số bài học kinh nghiệm cho bản thân qua các công việc được đảm nhận.
Công ty TNHH Stonecare Việt Nam đã thành lập được 10 năm, cùng với nó là phòng PR cũng đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo và nhiều kinh nghiệm, may mắn cho bản thân em, thời gian của kỳ thực tập tốt nghiệp này công ty đang gấp rút chuẩn bị cho sự kiện “Triển lãm gạch men cao cấp”. Trong thời gian 10 tuần dưới sự chỉ bảo nhiệt tình của cấc anh chị trong phòng PR-Quảng cáo em cũng đã hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao và phần nào đóng góp một chút công sức của mình vào công việc, của công ty trong sự kiện vừa qua.
Bản thân em đã tích lũy được nhưng kinh nghiệm thực tết đê bổ trợ thêm cho những kiến thức đã học tại trường. Qua đây, em cũng hình dung được những công việc mà một nhân viên quan hệ công chúng phải làm nếu hoạt động PR nội bộ cũng như sự kiện trong các dự án với đối tác lớn. Ngoài ra em cũng được các anh chị chia sẻ những kinh nghiệm cá nhân về lĩnh vực hoạt động cũng như kinh nghiệm của các anh chị khi làm công việc PR và làm sự kiện. Bằng việc tham khảo những kế hoạch marketing, kế hoạch truyền thông cho các dự án của công ty em cũng đã có được những bài học cho bản thân về công việc nhân viên PR sau này.
Quá trình thực tập tôt nghiệp tại công ty là thời gian rất quý báu đối với bàn thân em, thời gian này giúp em rất nhiều trong công việc liên hệ thực tế với những lý thuyết đã được học.
Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn tới Ban lãnh đạo khoa PR, đặc biệt là giáo viên hướng dẫn... đã tạo điều kiện và giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian thực tập tốt nghiệp vừa qua để em có thể hoàn thành tốt công tác thực tập bản báo cáo này.