2. Câc thao tâc tập tin bảng tính 1.Tạo file bảng tính mớ
4.2.2. Định dạng hiển thị dữ liệu số
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần định dạng
Bước 2: Chọn thẻ Home -> Nhóm Cells -> Format -> Format Cells, chọn thẻ Number.
Dữ liệu số khi nhập văo một ô trín bảng tính phụ thuộc văo 2 thănh phần: Loại (Category) vă mê định dạng. Một số có thể hiển thị theo nhiều loại như Number, Date, Percentage,… mỗi loại có nhiều câch chọn mê định dạng. Chọn loại thể hiện trong khung Category:
45
4.2.3. Định dạng khung, nền
Kẻ khung bảng tính
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần định dạng.
Bước 2: Chọn Home -> nhóm Cells -> Format -> Format Cells -> Border. Presets: Chọn kiểu kẻ khung.
+ None: Bỏ kẻ khung
+ Inside: Kẻ câc đường trong.
+ Outside: Kẻ đường viền xung quanh.
Border: cho phĩp chọn đường kẻ trực quan theo yíu cầu.
Line:
+ Style: Chọn kiểu của đường kẻ. + Color: Mău của đường kẻ.
46
Tô nền cho bảng tính
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần tô nền
Bước 2: Chọn Home -> nhóm Cells -> Format -> Format Cells -> Fill. + Pattern Color: Chọn mău nền.
+ Pattern Style: Chọn câc mẫu nền.
Định vị trí dữ liệu trong ô
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần định vị
Bước 2: Chọn Home -> nhóm Cells -> Format -> Format Cells -> Alignment. Text Alignment: Canh lề cho dữ liệu trong ô.
+ Horizontal: Canh lề theo chiều ngang. + Vertical: Canh lề theo chiều đứng.
Orientation: Chọn hướng cho dữ liệu ( nhập số đo góc quay trong ô Degrees). Text Control: Điều chỉnh dữ liệu.
47
+ Wrap text: Dữ liệu tự động xuống dòng khi gặp lề phải của ô. + Shrink to fit: Dữ liệu tự động thu nhỏ kích thước cho vừa với ô. + Merge cells: Kết hợp câc ô thănh 1 ô.
5. Hăm trong Excel
5.1.Khâi niệm hăm
Hăm dùng để tính toân vă trả về một giâ trị, trong ô chứa hăm sẽ trả về một giâ trị, một chuỗi ký tự hoặc thông bâo lỗi,..
Dạng tổng quât: =<Tín hăm>([Danh sâch câc đối số])
Trong đó:
Tín hăm lă tín hăm mẫu được Microsoft Excel 2010 quy định. Hăm cũng như câc công thức
đều phải được bắt đầu bởi dấu “=”.
<Danh sâch câc đối số> có thể lă danh sâch câc giâ trị, dêy câc ô, tín vùng, tín công thức, tín hăm, … câc đối số được phđn câch nhau bởi dấu phẩy ‘,’ hoặc dấu chấm phẩy ‘;’.
<Danh sâch câc đối số> phải được đặt trong cặp dấu ngoặc đơn “(…)” kể cả câc hăm mẫu
không có đối số cũng phải có cặp dấu ngoặc đơn sau tín hăm, tín hăm vă đối số không phđn biệt chữ hoa hay chữ thường.
Khi sử dụng hăm, cần phải lưu ý tìm hiểu xem hăm đó phải được cung cấp bao nhiíu đối số,
giâ trị trả về lă gì?
5.2.Nhóm hăm số học
5.2.1. Hăm trị tuyệt đối ABS
Cú phâp: ABS(trị số)
Công dụng: Hăm sẽ trả về giâ trị tuyệt đối của trị số.
Ví dụ: Trị tuyệt đối của giâ trị x như sau:
5.2.2. Hăm số nguyín INT
Cú phâp: INT(trị số)
Công dụng: Hăm sẽ trả về phần nguyín của trị số.
48 sau: sau:
5.2.3. Hăm chia lấy phần dư MOD
Cú phâp: MOD(trị số, số chia)
Công dụng: Hăm sẽ trả về phần dư của phĩp chia giữa trị số vă số chia.
Ví dụ: Hiển thị phần dư của x/y như sau:
5.2.4. Hăm lăm tròn ROUND
Cú phâp: ROUND(Giâ trị số hay biểu thức số,
N)
Trong đó N lă một số nguyín, có 3 trường hợp: N > 0: Lăm tròn lấy N số lẻ
N = 0: Lăm tròn đến hăng đơn vị
N < 0: Lăm tròn phần nguyín của giâ trị số
N = -1: Lăm tròn hăng chục
N = -2: Lăm tròn hăng trăm
N = -3: Lăm tròn hăng ngăn...
Công dụng: Lăm tròn một giâ trị số hay biểu thức số.
Ví dụ: lăm tròn số 12345.23456 tại vị trí N
5.2.5. Hăm lăm tròn RANK
Cú phâp: RANK(giâ trị số cần tính thứ hạng, khối giâ trị, kiểu xếp hạng)
Trong đó, kiểu xếp hạng có 2 giâ trị:
Kiểu xếp hạng = 0: Giâ trị lớn được xếp hạng nhỏ thường dùng trong xếp loại học tập.
Kiểu xếp hạng = 1: Giâ trị lớn được xếp hạng lớn thường dùng xếp loại trong thể thao.
Công dụng: Tính thứ hạng của một giâ trị số so với một khối giâ trị.
5.3.Nhóm hăm logic
5.3.1. Hăm vă (AND)
Cú phâp: AND (điều kiện 1, điều kiện 2,...)
Công dụng: Trả về giâ trị TRUE nến tất cả câc điều kiện đều đúng vă trả về giâ trị FALSE nếu có ít nhất một trong số câc điều kiện sai.
Điều kiện lă một phât biểu logic chỉ có 2 giâ trị lă TRUE hay FALSE.
Điều kiện gồm 2 vế liín tiếp với nhau bằng câc toân tử so sânh sau:
Câc toân tử so sânh: >, <, >=, <=, =, <>
Ví dụ: về điều kiện =3>8 → FALSE;
49 = 3<8 → TRUE = 3<8 → TRUE
Ví dụ: hăm and
= AND (5>=3, 7>=6, 9<>8) → TRUE = AND (5>=3, 7>9, 9<>8) → FALSE
5.3.2. Hăm hoặc (OR)
Cú phâp: OR (điều kiện 1, điều kiện 2, ...)
Công dụng: Trả về giâ trị True nếu trong câc điều kiện có chứa ít nhất một biểu thức đúng vă trả về giâ trị FALSE nếu tất cả câc biểu thức điều kiện đều sai.
Ví dụ: =OR (6>=5, 4>=5, 9=8) → TRUE ; =OR (6<5, 4>5=5, 9=8) → FALSE
5.3.3. Hăm phủ định NOT
Cú phâp: NOT (biểu thức điều kiện)
Công dụng: Hăm năy dùng liín kết trả về giâ trị phủ định của biểu thức điều kiện. Ví dụ: =NOT (6>5) → FALSE ; =NOT (4>5) → TRUE
5.3.4. Hăm lựa chọn IF
Cú phâp: IF(điều kiện, Giâ trị đúng, Giâ trị sai)
Công dụng: Nếu như “điều kiện” đúng thì kết quả hăm trả về lă “Giâ trị đúng”, ngược lại thì trả về lă “Giâ trị sai”.
Ví dụ: Cho bảng điểm của học sinh, xĩt kết quả để biết học sinh đó đỗ hay phải thi lại Với bảng dữ liệu sau: Điểm Trung bình >=5: Đỗ; Điểm Trung bình <5: Thi lại
Ta sử dụng công thức cho ô D6 lă: =IF(C6>=5,"Đỗ","Thi lại"). Sẽ có kết quả của câc học sinh đỗ hay thi lại như sau:
5.4.Nhóm hăm ngăy giờ
5.4.1. Hăm ngăy DAY
Cú phâp: DAY(ngăy thâng năm)
Công dụng: Tính giâ trị ngăy trong một giâ trị kiểu ngăy thâng.
5.4.2. Hăm thâng MONTH
Cú phâp: MONTH(ngăy thâng năm)
Công dụng: Tính giâ trị thâng trong một giâ trị kiểu ngăy thâng.
5.4.3. Hăm năm YEAR.
Cú phâp: YEAR(ngăy thâng năm)
Công dụng: Tính giâ trị năm trong một giâ trị kiểu ngăy thâng.
50
5.4.4. Hăm giờ HOUR
Cú phâp: HOUR(giờ phút giđy)
Công dụng: Tính giâ trị giờ trong một giâ trị kiểu thời gian.
5.4.5. Hăm phút MINUTE
Cú phâp: MINUTE(giờ phút giđy)
Công dụng: Tính giâ trị phút trong một giâ trị kiểu thời gian.
5.4.6. Hăm giđy SECOND
Cú phâp: SECOND(giờ phút giđy)
Công dụng: Tính giâ trị giđy trong một giâ trị kiểu thời gian.
5.4.7. Hăm NOW
Cú phâp: NOW()
Công dụng: Hăm năy sẽ trả về giâ trị ngăy giờ hiện tại của hệ thống.
5.4.8. Hăm TODAY
Cú phâp: TODAY()
Công dụng: Hăm năy sẽ trả về giâ trị ngăy hiện tại của hệ thống.
5.5.Nhóm hăm xử lý chuổi
5.5.1. Hăm UPPER
Cú phâp: UPPER (chuỗi).
Công dụng: Hăm sẽ trả về câc ký tự in hoa cho chuỗi.
Ví dụ: = UPPER(“Tin”) → TIN
5.5.2. Hăm LOWER
Cú phâp: LOWER (chuỗi).
Công dụng: Hăm sẽ trả về câc ký tự chữ thường cho chuỗi.
Ví dụ: = LOWER(“TiN”) → tin
5.5.3. Hăm PROPER
Cú phâp: PROPER (chuỗi).
Công dụng: Hăm sẽ trả về chữ in hoa cho cữ câi đầu từ trong chuỗi.
Ví dụ: = PROPER(“tiN hoc”) → Tin Hoc
5.5.4. Hăm LEFT
Cú phâp: LEFT (chuỗi, N). Với N lă số ký tự cần lấy (N lă một số nguyín dương). Nếu bạn bỏ qua N, mây tính hiểu N=1.
Công dụng: Lấy N ký tự từ bín trâi (tính từ đầu chuỗi) của một chuỗi.
Ví dụ: = LEFT(“Tin hoc dai cuong”, 2) → Ti
= LEFT(“Tin hoc dai cuong”) → T
5.5.5. Hăm RIGHT
Cú phâp: RIGHT (chuỗi, N). Với N lă số ký tự cần lấy (N lă một số nguyín dương). Nếu bạn bỏ qua N, mây tính hiểu N=1.
Công dụng: Lấy N ký tự từ bín phải (tính từ cuối chuỗi) của một chuỗi.
Ví dụ: = RIGHT(“Tin hoc dai cuong”, 5) → cuong
51
Cú phâp: MID (Chuỗi, vị trí bắt đầu lấy M, số ký tự cần lấy N)
Công dụng: Lấy N ký tự kể từ vị trí thứ M tính từ bín trâi của một chuỗi Ví dụ: Với D4=”L3-0987”
Bạn gõ công thức ở ô D5 như sau: = MID(D4,2,2) → “3-”
5.5.7. Hăm LEN
Cú phâp: LEN (chuỗi)
- Chuỗi có thể lă kết quả của một biểu thức.
- Khoảng trắng vẫn được xem lă một ký tự (ký tự trắng).
Công dụng: Tính độ dăi của chuỗi bằng câch đếm số ký tự có trong chuỗi kể cả ký tự trắng. Ví dụ: =LEN(“Tin học đại cương”) → 17
5.6.Nhóm hăm thống kí
5.6.1. Hăm lớn nhất MAX
Cú phâp: MAX (Đối số 1, đối số 2, ….) Công dụng: Hăm năy sẽ trả về giâ trị lớn nhất của câc đối số.
Ví dụ: Tính điểm cao nhất của câc học viín như sau:
5.6.2. Hăm thấp nhất MIN
Cú phâp: MIN (Đối số 1, đối số 2, ….) Công dụng: Hăm năy sẽ trả về giâ trị nhỏ nhất của câc đối số.
Ví dụ: Tính điểm thấp nhất của câc học viín như sau:
5.6.3. Hăm trung bình cộng AVERAGE
Cú phâp: AVERAGE (Đối số 1, đối số 2, ….)
Công dụng: Hăm năy sẽ trả về giâ trị trung bình cộng của câc đối số.
Ví dụ: Tính điểm trung bình cộng của câc học viín như sau:
5.6.4. Hăm tính tổng SUM
Cú phâp: SUM(Đối số 1, đối số 2, ….)
Công dụng: Hăm năy tính tổng của câc đối số.
5.6.5. Hăm SUMIF
Cú phâp: SUMTIF (Vùng dò, điều kiện dò, vùng tính tổng)
Công dụng: Hăm năy sẽ tính tổng câc ô ở vùng tính tổng mă thỏa mên điều kiện dò cho trước
bín trong một vùng dò.
52
5.6.6. Hăm COUNT
Cú phâp: COUNT ( Đối số 1, đối số 2, … )
Công dụng: Hăm năy sẽ đếm số ô có giâ trị kiểu số trong danh sâch câc đối số.
Ví dụ: Hêy cho biết tổng số ô có giâ trị số trong bảng sau:
5.6.7. Hăm COUNTIF
Cú phâp: COUNTIF (Vùng dò, điều kiện dò)
Công dụng: Hăm năy sẽ đếm số ô thỏa một điều kiện cho trước bín trong một dêy. Ví dụ: Hêy cho biết tổng số loại cât trong cửa hăng:
5.6.8. Hăm COUNTA
Cú phâp: COUNTA ( Đối số 1, đối số 2, … )
Công dụng: Hăm năy sẽ đếm số ô có dữ liệu trong danh sâch câc đối số.
5.7.Nhóm hăm tìm kiếm, tham chiếu
5.7.1. Hăm dò tìm theo hăng (HLOOKUP)
Cú phâp: HLOOKUP (giâ trị dò, bảng phụ, số thứ tự hăng lấy, kiểu dò). Trong đó: - Giâ trị dò: Giâ trị cần dò tìm
- Bảng phụ: lă một vùng để dò tìm Giâ trị dò. Bảng phụ năy luôn sử dụng địa chỉ tuyệt đối.
Bảng phụ gồm câc thông tin sau:
+ Hăng thứ 1: Liệt kí đầy đủ câc giâ trị dò.
+ Câc hăng tiếp theo: Liệt kí câc dữ liệu cần đọc văo.
- Số thứ tự hăng lấy: Lă một số nguyín chỉ thứ tự của hăng cần đọc dữ liệu văo.
- Kiểu dò: Có 2 kiểu dò như sau:
+ Kiểu 0: Dò tìm chính xâc, nếu không có thì bâo lỗi N/A.
+ Kiểu 1: Dò tìm gần đúng hay còn gọi lă kiểu dò xấp xỉ nhỏ hơn.
Ví dụ: Điền Giâ văo Bảng cần tính dựa văo Mê CTừ, Loại vă Bảng 1. Trong đó:
Đơn giâ: Lấy ký tự bín trâi của Mê CTừ đem dò ở hăng thứ 1 của bảng 1; lấy Giâ ở hăng thứ 2 nếu loại lă 1, hăng thứ 3 nếu loại lă 2, sử dụng kiểu dò tìm chính xâc.
53
5.7.2. Hăm dò tìm theo cột (VLOOKUP)
Cú phâp: VLOOKUP (giâ trị dò, bảng phụ, số thứ tự cột lấy, kiểu dò). Trong đó: - Giâ trị dò: Giâ trị cần dò tìm
- Bảng phụ: lă một vùng để dò tìm Giâ trị dò. Bảng phụ năy luôn sử dụng địa chỉ tuyệt đối.
Bảng phụ gồm câc thông tin sau:
+ Cột thứ 1: Liệt kí đầy đủ câc giâ trị dò.
+ Câc cột tiếp theo: Liệt kí câc dữ liệu cần đọc văo.
- Số thứ tự cột lấy: Lă một số nguyín chỉ thứ tự của cột cần đọc dữ liệu văo.
- Kiểu dò: Có 2 kiểu dò như sau:
+ Kiểu 0: Dò tìm chính xâc, nếu không có thì bâo lỗi N/A.
+ Kiểu 1: Dò tìm gần đúng hay còn gọi lă kiểu dò xấp xỉ nhỏ hơn.
Ví dụ 1: Điền Tín vật tư vă Đơn giâ văo Bảng cần tính dựa văo Mê số vă Bảng 1
6. Định dạng trang in bảng tính