2.1- Mục tiêu đặt ra:
Công ty Vật t nông sản là một doanh nghiệp nhà nớc có nhiệm vụ chính là sản xút kinh doanh các mặt hàng nông sản phục vụ cho sản xuất nông nghiệp. Để đáp ứng đ ợc nhu cầu ngày càng cao của thị tr ờng về sản phẩm và hàng hoá. Công ty vật t nông sản và tổng công ty đã đề ra các phơng hớng về trớc mắt và lâu dài nh sau:
-Đầu t xây dựng hệ tjhống trang thiết bị mới và đồng bộ phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh các mặt hàng mới (bao bì, urea, gạo xuất khẩu..)
-Tổ chức sắp xếp lại các phòng ban cho phù hợp với thực tế, tinh giản bộ máy quản lý đồng thời bổ xung nâng cao nghiệp vụ và tay nghề cho các cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Hoàn thiện bộ máy mua sắm và cung ứng vật t cho qúa trình hoạt động sản xuất kinh doanh.
-Sắp xấp lại mạng lới tiêu thụ sản phẩm tạo lập kênh phân phối và mở rộng thị trờng ra các khu vực.
Dựa trên báo cáo kinh tế và tổng kết công tác th c hiện 2001 và phơng hớng nhiện vụ năm 2002 cuả Công ty, tr ớc những thuận lợi và khó khăn mới toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty quýết tâm chớp thời cơ, đẩy mạnh công việc sản xuất kinh doanh, nâng cao hơn nữa hiệu quả kinh doanh vật t nông nghiệp ở doanh nghiệp
Trong hội nghị tổng kết năm 2001 của Công ty vật t nông sản đã tổng kết những kết quả đạt đợc trong năm 2001, đồng thời đề ra phơng hớng nhiệm vụ năm 2002 đúng lúc toàn Đảng toàn dân đang dẩy mạnh công cuôc Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá, triển khai thực hiện nghị quyết IX của Đảng hoà mình vào nền kinh tễ khu vực và nền kinh tế chung thế giới..Đây à nhiệm vụ cực kỳ quan trọng trớc mắt và lâu dài.
Trớc tình hình hội nhập nền kinh tế khu vực và thế giới, nhà nớc đã xoá bỏ hạn ngạch, xoá bỏ đầu mối nhập khẩu phân bón đã tạo cho Công ty vật t nông sản vừa có thuận lợi, vừa có cơ hội thách thức lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhiệm vụ của Công ty vật t nông sản trong năm 2002 và thời gian tới rất nặng nề, đòi hỏi lãnh đạo Công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên nâng cao năng lực lãnh đạo và thực hiện mọi chỉ đạo của Tổng cong ty phát huy những thành tích đã đạt đ ợc trong năm 2001: Nhìn thẳng vào sự thực, kiên quyết khắc phục những tình trạng yếu kém, thiếu sót, tin t ởng vào sự lãnh đao của Đảng, củaTổng công ty lỗ lực phấn đấu hoàn thành thắng lợi nhiệm vụ kế hoạch năm 2002 của Công ty với các chỉ tiêu kinh tễ cần đạt đợc nh sau:
1 . Khối lợng các loại phân bón mua vào : 130.000 tấn
Trong đó:
-urea : :110.000 tấn
-DAP :15.000 tấn
-Kali : 5000 tấn
2 . Khối lợng các loại phân bón bán ra : 150.000 tấn
Trong đó:
-urea : :130.000tấn
-DAP :15.000 tấn
-Kali : 5000 tấn
3. Kinh doanh nông sản và các mặt hàng khác:1000 tấn 4 .Sản xuất và tiêu thụ bao bì :450.000 chiếc
5.Doanh thu bán hàng : 310.000.000.000 đồng 6 . Lộp ngân sách : 250.000.000 đồng
7 . lãi : 540.000.000 đồng
8 . Lao động sử dụng bình quân :150 ngời
9. Thu nhập bình quân/ ngời :1.000.000 đồng
Để thực hiện đợc các chỉ tiêu nêu trên, toàn Công ty đã để ra các phơng hớng cụ thể sau:
Mở rộng thị trờng kinh doanh tổng hợp, đẩy mạnh kinh doanh các mặt hàng chính của Công ty nh : đạm, Lân, urea, Kali Thuốc trừ sâu...tăng lợng hàng hoá kinh doanh đi sâu vào từng thị trờng trọng yếu nhất cũng nhđáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tối đa nhất.
Mở thêm nhiều cửa hàng, tạo điều kiện thêm nhiều công ăn việc làm mới cho ngời lao động, không ngừng chăm lo đời sống cho ngời lao động về thu nhập bình quân hàng tháng.
Mặt khác về biện pháp nguồn nhân lực mới: tiếp tục đào tạo và tuyển thêm những công nhân có trình độ cao, tay nghề giỏi, chuyên môn tốt, đặc biệt quan tâm những cán bộ có kinh nghiệm làm lòng cốt quản lý doanh nghiệp.
Nhờ đào tạo vàtuyển thêm những cán bộ có trình độ mới, kinh nghiệm quản lý cao, do đó có thể tinh giản gọn nhẹ đ ợc bộ máy quản lý mà vẫn đảm bảo hoàn thiện đ ợc bộ máy quản trị doanh nghiệp.
Về mặt nghiên cứu thị trờng, vấn đề các cán bộ markrting thị trờng rất còn thiếu, đặc biệt phát triển vấn đề kênh phân phối các vùng sâu cùng xa mở rộng thị tr ờng, dự báo đợc nhu cầu trên từng đoạn thị trờng nhất định
Về chất lợng tiêu thụ phát huy thế mạnh đội xe và không ngừng nâng cao chất lợng mặt hàng đáp ngs tót nhất nh cầu khách hàng, nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp tạo sức cạnh tranh tốt nhất. Tiếp tục hoàn thiện việc khoán đơn giá tới từng trạm, từg tổ từng nhóm, sửa đổi lại những điều ch a hợp lý về quản lý vật t doanh nghiệp.
Đó là những phơng hớng trớc mắt và lâu dài của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp làm tốt những công tác này, doanh nghiệp không những có chỗ đứng vững chắc trênthị tr ờng mà hơn nữa doanh nghiẹp còn có thể phát triển thành doanh nghiệp kinh doanh vật t hàng đầu trong ngành nông nghiẹp n ớc nhà.
2.2. Những biện pháp mà Công ty vật t Nông sản cần đạt đ ợc :
Trong những năm qua, do tích cực đổi mới công tcá quản lý của lãnh đạocông ty, do năng động tự học hỏi nâng cao trình đọ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ vật t . Công tác đảm bảo vật t cho sản xuất kinh doanh tại Cong ty Vật t Nông sản Hà Nội đã đạt đợc những kết quả tốt đáp ứng đ ợc những nhu cầu sản xuất kinh doanh
Do đó:
-Cần tổ chức lập kế hoạch đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh của từng bộ phận phân x ơngr , chi nhánh.
-Chủ động có kế hoạch để dự trữ cân đối mặt hàng, nguồn hàng loại vật t đặc chủng khó mua khan hiếm trên thị tr ờng và đảm bảo mức vật t mmột cachs tối u nhất .
-Quan hệ tôt với khách hàng, bạn hàng, với những nhà cung ứng, tổ chức cấp phát vật t ttrong toàn doanh nghiệp
-Đảm bảo đồng bộ thông tin kịp thời cũng nh phơng tiện thiết bị dùng cho sản xuất.
-Cần tiết kiệm lực lợng lao động trong mua sắm vật t thiết bị gó phần tăng năng suất lao động, cải tiến kỹ thuật, cải tiến cung cách quản lý đièu hành trong toàn doanh nghiệp.
-Tạo nguồn vât t thiết bị tài chính cho phân xởng sản xuất của doanh nghiệp kịp thời đồng bộ.
-Chủ động trong khâu khai thác có nhièu hình thức sáng tạo tổ chức, phân loại thiếtbị góp phần tăng năng súât tận dụng hết những điểm manhj sẵn có trong lĩnh vực mua sắm thiết bị vật t phục vụ cho sản xuất đúng số l ợng, chất lợng chủng loại, thực hiện tốt cong tác chế độ báo cáo thống nhất theo chế độ kế toán hiện hành.
2.2.1-Tổ chức tốt bộ máy hoạt động trong công tác đảm bảo vật t cho sản xuất kinh doanh:
Hiện nay bộ phận này của công ty hoạt động là t ơng đối có kết quả và hoàn thành đợc nhiệm vụ cuả công ty giao phó.
Tuy nhiên, để làm cho bộ phận này ngày càng hoàn thiện hơn, doanh nghiệp có thể xây dựng thêm về những quy định về nhận, phản hồi và xử lý thông tin cho toàn thể bộ máy.
Doanh nghiệp có thể cử chuyên gia hay cán bộ công nhân viên tham quan học hỏi về phơng thức quản lý vật t thiét bị tiên tiến tại các công ty trong và ngoài n ớc.
Xây dựng, sắp xếp, chọn lựa đội ngũ vật t phù hợp trình độ ở từng đơn vị trên cơ sở lập các biểu theo dõi đánh giá.
Tổ chức lấy ý kiến của các cán bộ công nhân viên trong toàn doanh nghiệp để ngày càng hoàn thiện tốt công tác này.
2.2.2- Quản lý chất lợng theo nguyên tắc đồng bộ 2.2.2.1- Quản lý về chất lợng và giá cả:
Trớc khi ký kết mua bất cứ một loại vật t nào, phải xem xét chất lợng quy cách có đạt yêu cầu hay không? sau đó xem xét đến giá cả. Chất lợng phải đạt tiêu chuẩn quy định của doanh nghiệp cha nói đến tiêu chuẩn nhà nớc. Tiêu chuẩn của doanh nghiệp ở đây là phù hợp vớiđơn hàng và nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp. Giá cả phải căn cứ vào giá cả thị tr ờng đồng thời phải thấp hơn hoặc cùng lắm là bằng với giá cả đơn hàng để đảm bảo có lãi. Phải nắm bắt đ ợc nguồn hàng và thông tin thị trờng giá cả vật t mỗi loại khi thị trờng biến động. Bên cạnh đó, tiếp nhân những thông tin quảng cáo, chào hàng, các cộng tác viên, áp dụng biện pháp mua tận gốc không thông qua các khâu trung gian nhằm tăng c ờng tạo ra lợi nhuận cao.
2.2.2.2- Quản lý số lợng và vốn thanh toán:
Sau khi quyết định mua một số loại vật t nào đó, tiến hành ký kết hợp đồng xong. Công việc sẽ đ ợc giao cho ngời thu mua thực hiện, ngời cán bộ đó sẽ chịu trách nhiệm đến cuối cùng công việc, nếu hợp đồng quy định phải chuỷen tiền trớc khi nhận hàng ngời cán bộ tiếp liệu có trách nhiệm làm thủ tục nhận sẽc hoặc tiền mặt, chuyển thanh toán cho đơn vị bán hàn, lấy hoá dơn đã thanh toán của kế toán tr ởngvà thủ trơng của bên bán ký kết. Sau đó tiến hành thuê ph ơng tiện vận tải hoặc cử ph- ơng tiện của công ty tiếp nhận vật t về công ty. Nếu là bạn hàng truyền thống thì họ thờng cho bên mua nhận hàng trớc trả tiền sau để giảm các khoản chi phí không cần thiết
-Từ công tác chỉ đạo ở cơ quan, từ các bộ phận, các khâu t vấn thiết kế lập kế hoạch, bảo quản cung ứng vật t , đảm bảo cung cấp nhanh chính xác đầy đủ và kịp thời các loại vật t kỹ thuật có chất lợng cao.Thực hiện chơng trình tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh, kiểm soát đợc quá trình chi phí nhằm giảm giá
thành, tăng lợi nhuận, tăng nộp ngân sách và cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty.
-Thực hiện chơng trình cải cách hành chính trong oanh nghiệp để nnâng cao hiệu lực bộ công tac đáp ứng nhanh chóng yêu cầu sản xuất kinh doanh chuẩn bị tốt các b ớc phát triển tiếp theo đa các mặt quản lý của công ty vào nề nếp ổn định chủ động sáng tạo.
- Liên tục bồi dỡng năng lực công tác khoa học và công nghệ cho ngời lao động để tiến kịp với yêu cầu phát triển và nâng cao đời sống của ngời lao động phát huy năng lực của mình trong công tác sản xuất
- Thực hiện chơng trình hoàn thiện và dổi mới công nghệ do công ty chỉ đạo, Công ty thực hiện bằng tất cả các nguồn ốn để huy động nh vốn vay, vốn tổng công ty, vốn của các đơn vị.
- Phát huy cơ sở nhà xởng, các chi nhánh và các trạm trên các vùng khác nhau, mở rộng sản xuất kinh doanh với mỗi biện pháp dáp ứng nhu cầu vốn, các biện pháp vay vốn ngân hàng và nớc ngoài, huy động vốn cán bộ cong nhân viên để mở rộng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tạo và tăng doanh thu tích luỹ phát triển.
2.2.3 Công tác kế hoạch mua sắm vật t thiết bị :
-Kế hoạch mua sắm vật t thiếtbị là một bộ phận quan trọng của kế hoạch sản xuất kinh doanh kỹ thuật tài chính của doanh nghiệp , việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và chât l ợng sẽ cho phép đảm bảo các yếu tố của sản xuất một cách có hiệu quả nhất. Việc lập kế hoạch mua sắm vật t là môt quá trình phức tạp nhất là đối với một doanh nghiệp th ơng mại kinh doanh vì vậy công tác lập kế hoạch đảm bảo vật t cho sản xuất của doanh nghiệp cần phải:
-Yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh trong năm kế hoạch khả năng tiêu thụ sản phẩm nghiên c ú trên thị trờng các yếu tố sản xuất để xâm nhập thị tr ờng và chiếm lĩnh thị tr ờng,
xác định thị trờngđáp ứng nhu cầu vật t cho doanh nghiệp về số lợng và chất lợng.
Xác định danh mục vật t tiêu dùng trông năm kế hoạch xay dựng và chỉnh lý các loại định mức nh định mức tiêu hao nguyên vật liệu điện, mức dự trữ vật t , nhất là loại vật t nhập khẩu mà trong nớc không có nh DAP, urea của một số nớc: Liên Xô, Arap, Asia...
-Tính toán nhu cầu vật t trong toàn bộ doanh nghiệp và các loại công việc, nhất là các loại vật t mang tính chất đặc thù, đắt tiền. Đối với các loại vật t chuyên dùng với khối lợng ổn định qua các kỳ nh: urea, Hà Bắc, Lân, và bao bì thì nên mua một lần xuất dần nhằm tiết kiệm thời gian và nhân lực, còn các loại vật t cung ứng theo đơn đặt hàng với số l ợng không ổn định nhng không phải là loại vật t quý hiếm thì có thể có dự trữ và dựa vào các nguồn hàng ổn định khác.Đối với các loại vật t phải nhập khẩu mới cho chất lợng tốt. Loại vật t này trên thị trờng trong nớc không ổn định hay không đủ đảm bảo. Loại này giá cả không ổn định nên tiến hành tìm nguồn hàng và lập kế hoạch lâu dài và nếu có điều kiện thì mua ngay tr ớc đó.
Mỗi chủng loại hàng hoá cần phải nắm đ ợc càng nhiều nguồn hàng càng tốt, ít nhất là hai nguồn hàng để đề phòng khó khăn trong đơn hàng là có vật t sử dụng ngay. Điều đó cũng đòng nghĩa là mang đến cho doanh nghiệp một loại chi phí l u kho khi cần thiết. Do đó phải quản lý tốt các mặt hàng này. Bên cạnh đó có sự so sánh về chất l ợng và giá thành giữa ngời bán và ngời muađể cho phép tính toán đợc hiệu quả kinh tế khi mua hàng.Trong những nguồn hàng, phòng cung tiêu vẫn chọn những bạn hàng có mối quan hệ lâu dài và các nguồn hàng khác mang tính chất phụ bổ xung khi nhu cầu cần cấp và đột xuất mà nguồn chính không thể đáp ứng đợc ngay. Song chính các nguồn phụ này lại là động lực cạnh tranh để nguồn chính cung cấp tốt hơn.
Công ty có kế hoạch đảm bao vật t cho năm, quý, tháng để nêu kế hoạch mua sắm vật t một cách cụ thể.
- Từ kế hoạch mua sắm vật t đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phòng phòng kế hoạch lập báo cáo quyết toán nhằm xác định số l ợng chủng loại vật t cần thíêt, số lợng và thời gian nhận hàng tr ớc nmột thòi gian nhất định và nên tham khảo ý kiến của các đơn vị thành viên liên quan. Sau đó soát tên cơ sở đặt hàng và ký hợp đồng kinh tế về mua bán vật t.
2.2.4- Chủ động khai thác tạo nguồn vật t để đáp ứng kịp thời nhu cầu vật t cho sản xuất kinh doanh:
Để công ty có thể sử dụng khai thác tạo nghuồn vật t kịp thời cho sản xuất, điều kiện cần thiết là côn ty phải cụ thể hoá các biện pháp, chính sách để đạt đợc yêu cầu đề ra.Theo tôi đi dúng hớng theo điều kiện hiện nay cần phải đổi mới theo những hớng sau;
- Cần áp dụng nững hình thức thu mua đa dạng khả năng đáp ứng nhu cầu của từng trờng hợp cụ thể một cách tôt nhất. Việc cứng nhắc trong hình thức thu mua sẽ không nấm đợc hàng hoặc ít ra cũng không tận dụng nắm bắt thời cơ một cách tốt nhất, khi đó giá cả sẽ không phù hợp, sẽ không thuận lợi.
- Để chủ đọng khai thác tạo nguồn vật t một cách linh hoạt công ty có thể thực hiện các hình thức mua săm nh sau:
. Mua gom bằng tiền mặt hoặc bằng tổng thể mọt số hình thức nào đó kết hợp
. Mua gom bằng tiền mặt không cần ký kết các hợp đồng kinh tế từ tất cả các nguồn sản xuất , các đối tợng có hàng hoá
. Mua bằng thình thức ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị sản