Thứ nhất, về công tác chỉ đạo điều hành.
Trong thời gian qua, công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND cấp phường của thành phố Huế đã được lãnh đạo UBND thành phố Huế quan tâm sâu sát, cùng với quyết tâm cao của lãnh đạo UBND các phường, phường, thị trấn trong tỉnh nên tiến độ thực hiện bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND các phường, phường, thị trấn tiến hành nhanh chóng, các văn bản quy phạm pháp luật của UBND Tỉnh ban hành đều được UBND cấp phường chi tiết hóa thực hiện. Do có sự chuẩn bị chu đáo nên UBND cấp phường của thành phố Huế đã xây dựng được đề án và ban hành được quy trình thực hiện bộ phận tiếp nhận và trả kết quả bảo đảm chất lượng, kịp thời, thuận lợi cho quá trình thực hiện cơ chế, khắc phục được nhược điểm thủ tục hành chính rườm rà của cơ chế cũ, tạo nên một không khí làm việc mới trong giải quyết thủ tục hành chính tại địa phương, được nhân dân hoan nghênh, ủng hộ.
Quá trình thực tiễn tại các địa phương, tác giả đã tiến hành thu thập ý kiến đánh giá của đội ngũ công chức về công tác chỉ đạo điều hành thực hiện bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND cấp phường của tỉnh Thừa Thiên Huế. Đa số CBCC cho rằng có sự chỉ đạo, điều hành, ban hành văn bản thực hiện bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại địa phương là kịp thời và dưới 14 % cho rằng chưa kịp thời.
Biểu đồ 2.1: Đánh giá của công chức về công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện cơ chế
(Nguồn: Theo kết quả khảo sát của tác giả tháng 3/2021) Như vậy, công tác chỉ đạo thực hiện bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã được lãnh đạo của UBND thành phố Huế và UBND cấp phường quan tâm thực hiện rất tốt. Điều này hoàn toàn chính xác với thực tế thực hiện công tác chỉ đạo, điều hành triển khai cơ chế tại địa phương.
Thông qua việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông điện tử có hiệu quả, công khai, minh bạch các TTHC, góp phần nâng cao ý thức trách nhiệm, hạn chế tiêu cực của cán bộ, công chức trong giải quyết hồ sơ TTHC. Thực tế cũng cho thấy, mô hình này được giải quyết khoa học, mặt khác, trách nhiệm của các tổ chức và cá nhân rõ ràng, mối quan hệ phối hợp trong giải 6 quyết công việc đồng bộ, chặt chẽ, giúp cán bộ, công chức, viên chức tiếp cận với phương pháp làm việc hiện đại, chuyên nghiệp thông qua các sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin.
Nâng cao trình độ quản lý, tạo một bước thay đổi đột phá trong các quy trình giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa tại UBND các phường. Thông qua cơ chế quản lý giải quyết hồ sơ liên thông sẽ giúp cải tiến hiệu quả trong công tác báo cáo, thống kê tình hình giải quyết TTHC trong
thành phố; nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân ở cấp cơ sở, dần tiến tới thực hiện làm việc trên môi trường mạng, từng bước góp phần xây dựng Chính quyền điện tử theo đúng định hướng cải cách hành chính mà Chính phủ đã đề ra.
Thứ hai, về công tác xây dựng quy trình thực hiện TTHC và công tác bố trí sắp xếp đội ngũ công chức làm việc tại Bộ phận TN & TKQ.
UBND các phường đều quan tâm và thực hiện khá tốt việc rà soát, điều chỉnh một bước về tổ chức bộ máy; bố trí công chức làm việc tại Bộ phận TN & TKQ kịp thời, cơ bản phù hợp với yêu cầu công việc. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính được tổ chức thống nhất, chặt chẽ, hợp lý nên lãnh đạo UBND có điều kiện kiểm tra, giám sát đối với công chức thực thi công vụ, khắc phục dần tình trạng chậm trễ, quan liêu, làm cho tổ chức và hoạt động của UBND cấp phường gọn nhẹ, hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực hiện thành công các chủ trương cải cách hành chính của tỉnh. Tác giả cũng phỏng vấn về đánh giá của đội ngũ công chức chuyên môn cấp phường về công tác bố trí công chức (10 CBCC) làm việc tại Bộ phận TN & TKQ tại UBND cấp phường của tỉnh Thừa Thiên Huế.
0% 40%
Kịp thời
60% Không kịp thời
Biểu đồ 2.2: Đánh giá của công chức về việc bố trí vị trí phù hợp với năng lực, sở trƣờng công tác TT Thông tin
(Nguồn: Kết quả phỏng vấn của tác giả tháng 3/2021) Qua phỏng vấn cho thấy có 60% trả lời là việc bố trí công tác phù hợp năng lực, sở trường. Điều đó cho thấy việc bố trí công chức chuyên môn tại UBND cấp phường bảo đảm tính kịp thời, cơ bản đáp ứng yêu cầu công việc.
Thứ ba, chất lượng giải quyết TTHC được cải thiện rõ rệt.
Thông qua quy trình giải quyết thủ tục hành chính tại bộ phận một cửa, các cá nhân, tổ chức tiết kiệm được thời gian với thời gian trước đây. Số lượng hồ sơ tăng lên đáng kể, tỷ lệ hồ sơ tồn đọng, trễ hẹn giảm đáng kể, điều này thể hiện vai trò tích cực của bộ phận tiếp nhận và trả kết quảtrong giải quyết thủ tục hành chính tại cơ quan hành chính cấp cơ sở. Tác giả cũng đó tìm hiểu về mức độ hài lòng của các cá nhân, tổ chức (15 đối tượng) đối với việc trả kết quả giải quyết TTHC theo bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại UBND cấp phường.
Biểu đồ 2.3 Đánh giá của cá nhân, tổ chức về thời hạn giải quyết TTHC
(Nguồn: Theo kết quả khảo sát của tác giả tháng 3/2021) Đa số người dân đều đánh giá rất cao về việc bảo đảm thời hạn trả hồ sơ theo đúng giấy hẹn và quy định của pháp luật với 86,7 %, trong đó có 13,3 % cho rằng thời gian trả hồ sơ sớm hơn giấy hẹn. Điều này thể hiện, thời gian giải quyết TTHC theo bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã được UBND các phường thực hiện rất tốt, bảo đảm giải quyết TTHC nhanh chóng, kịp thời, mang lại lợi ích thiết thực cho cá nhân, tổ chức.
Công tác triển khai thực hiện thống một cửa hiện đại cấp phường trên địa bàn thành phố Huế đã được sự quan tâm của các cấp, các ngành; đã cung cấp được hệ thống trang thiết bị hiện đại phục vụ người dân tiếp cận thông tin và cán bộ, công chức, cơ quan thường trực Ban chỉ đạo CCHC thành phố được trang bị phương tiện, hệ thống phần mềm phục vụ theo dõi, giám sát kết quả thực thi công việc như:
Trang thiết bị máy tính, màn hình giám sát, máy in, máy quét phục vụ công việc của cán bộ công chức trong xử lý hồ sơ thuận lợi cho việc theo dõi hoạt động của mô hình một cửa hiện đại. Kios cảm ứng tra cứu thủ tục hành chính:
Công khai bộ thủ tục hành chính, quy trình giải quyết, thời gian giải quyết, phí và lệ phí. Người dân dễ tra cứu, khai thác thông tin cần biết. Đầu tư hệ thống Camera giám sát: Ghi lại các hoạt động giao dịch diễn ra tại bộ phận Một cửa cấp phường, ngăn chặn các hành vi gây phiền hà, sách nhiễu, tiêu cực. Giám sát hoạt động của cán bộ thực thi công vụ tại bộ phận Một cửa. Hệ thống phần mềm Một cửa điện tử liên thông cấp phường: phục vụ tiếp nhận và quản lý hồ sơ hành chính, theo dõi giải quyết không để quá hạn, cung cấp công khai kết quả giải quyết hồ sơ cho người dân qua mạng Internet. Liên thông dữ liệu giải quyết hồ sơ với cấp huyện, thành phố giúp các cơ quan chức năng, cấp có thẩm quyền theo dõi, giám sát và tổng hợp được kết quả thực hiện của mỗi đơn vị.
Thứ tư, hầu hết các phòng làm việc của Bộ phận TN & TKQ đều bố trí được địa điểm thuận lợi, khang trang, thoáng mát, có đủ bàn ghế để công dân ngồi chờ, có nội quy tiếp công dân, các TTHC được niêm yết một cách công khai đã góp phần nâng cao nhận thức của nhân dân. Từ đó, tăng cường sự giám sát của nhân dân đối với công chức trong quá trình giải quyết các thủ tục hành chính.
Công tác điều hành tác nghiệp của lãnh đạo, chuyên viên được nâng cao nhờ: Quy trình giải quyết công việc được thực hiện chủ yếu trên mạng máy tính làm giảm thời gian xử lý; việc lưu trữ thông tin liên tục và sắp xếp có hệ thống, các thông tin cần thiết về quá trình giải quyết công việc sẽ được cung cấp đầy đủ và kịp thời theo yêu cầu phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo và các hoạt động tác nghiệp của chuyên viên; tăng cường công khai, minh bạch, kiểm tra giám sát giải quyết hồ sơ TTHC; hình thành thói quen làm việc và giải quyết công việc trên hệ thống máy tính; kiểm soát công việc cần thực hiện, hỗ trợ phối hợp công tác với các bộ phận khác được nhanh chóng, chính
xác; Dự án thí điểm triển khai mang lại hiệu quả rõ rệt, nâng cao được chất lượng và kết quả giải quyết TTHC tại các đơn vị được triển khai, đã góp phần cải thiện và nâng cao các chỉ số về cải cách hành chính của thành phố Huế năm 2020.
Thứ năm, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã được lãnh đạo UBND cấp phường quan tâm đầu tư cơ bản.
Theo báo cáo về công tác cải cách hành chính của UBND thành phố Huế trong năm 2020 có 95 % UBND cấp phường, đều đã xây dựng mạng thông tin nội bộ, ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc hành chính hàng ngày, hạn chế việc sử dụng các văn bản giấy thông thường, tốn kém mà không mang lại hiệu quả 80% cán bộ, công chức phường, phường, thị trấn đã ứng dụng công nghệ thông tin qua các phần mềm để giao dịch các thư từ hành chính, các nội dung công việc hàng ngày giữa các ngành với nhau, giữ mối quan hệ công việc với các phòng ban chuyên môn của thành phố. Đồng thời, thực hiện tốt việc lưu trữ, theo dõi cập nhật thông tin, báo cáo bảo đảm chế độ báo cáo thông tin cho cấp lãnh đạo nhanh chóng, kịp thời. Từ đó chủ động khắc phục hạn chế hồ sơ tồn, chậm muộn cho tổ chức, cá nhân. Hệ thống phần mềm tổng hợp kết quả giải quyết hồ sơ hành chính liên thông toàn thành phố; hình thành cơ sở dữ liệu giải quyết hồ sơ TTHC theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông: tự động tổng hợp số liệu tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo thời gian thực hiện. Đánh giá được tỷ lệ giải quyết hồ sơ, trạng thái giải quyết hồ sơ, phân định rõ trách nhiệm của từng tổ chức, từng cá nhân trong giải quyết hồ sơ TTHC. Hạn chế tình trạng báo cáo theo thành tích, báo cáo ảo không đúng với thực trạng. Để chỉ đạo kịp thời khi xảy ra tình trạng hồ sơ quá hạn, hồ sơ bị từ chối nhiều lần.