1. Tính cấp thiết của đề tài
5.2.1. Hoàn thiện thể chế
Giải pháp hoàn thiện thể chế do kết quả khảo sát thì yếu tố tin cậy được khách hàng đánh giá cao nhất, Chi cục được khách hàng tin tưởng nhất, trong đó việc Chi cục tình hiểu các vướng mắc của doanh nghiệp để hướng dẫn cho phù hợp là vấn đề rất quan trọng. Bởi vì khi một lô hàng nếu có vướng mắc phát sinh sẽ làm tăng thời gian và chi phí cho doanh nghiệp vì chậm được thông quan. Chính làm tốt công tác giải quyết vướng mắc nên Chi cục đã được doanh nghiệp đánh giá cao. Do các vướng mắc liên tục phát sinh trong quá trình làm thủ tục và trao đổi trong nhóm nhận thấy các vướng mắc này xoay quanh vướng mắc về các chính sách, thể chế là chủ yếu, nên giải pháp này được nêu đầu tiên. Giải pháp này gợi ý một khung pháp lý thống nhất, hoàn chỉnh, đầy đủ trong việc áp dụng, đảm bảo cho các đối tượng tham gia và các dịch vụ hải quan sẽ được đáp ứng nhu cẩu một cách tốt nhất.
Giải pháp này được áp dụng sẽ góp phần quan trọng trong việc cải thiện chất lượng dịch vụ trong phạm vi Chi cục Hải quan KCN Trảng Bàng. Đầu tiên là thể chế, chính sách thống nhất giúp cho công tác phối hợp kiểm tra chuyên ngành giữa các Bộ ngành trở nên chặt chẽ, thống nhất hơn. Do đó, giảm thiểu thời gian chờ của các bên, tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Tiếp theo, thể chế, chính sách thống nhất làm giảm thiểu những vướng mắc, chồng chéo trong quá trình thực hiện. Nhờ đó, Chi cục hỗ trợ doanh nghiệp nhanh hơn mà không cần xin ý kiến từ các cấp do có vướng mắc phát sinh.
Về việc thực hiện, Chi cục tham gia đóng góp kiến nghị dưới góc độ và đặc thù tại địa bàn, làm cơ sở để xây dựng, hoàn thiện cơ sở pháp lý trên cơ sở rà soát, xây dựng hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, các quy trình thủ tục hải quan đáp ứng yêu cầu mô hình hải quan thông minh, số hóa các nghiệp vụ hải quan. Những kiến nghị của Chi cục góp phần vì các mục tiêu của Ngành, gồm: xây dựng các Nghị định, Thông tư sửa đổi, bổ sung các Nghị định, Thông tư hiện hành trên cơ sở áp dụng các chuẩn mực, khuyến nghị của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO), các thông lệ tốt của quốc tế; bổ sung các quy định liên quan đến quản lý và kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; áp dụng đồng bộ phương pháp quản lý theo chuỗi, theo định danh để quản lý doanh nghiệp, hàng hóa, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh toàn diện từ khâu đầu đến khâu cuối; bổ sung các quy định để đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc triển khai mô hình quản lý hải quan thông minh, biên giới thông minh.
5.2.2. Ứng dụng công nghệ theo mô hình hải quan thông minh
Dựa trên thông kê giá trị trung bình trong chương trước, kết quả cho thấy yếu tố phương tiện hữu hình, đặc biệt cơ sở hạ tầng và hệ thống công nghệ thông tin, bộc lộ nhiều hạn chế. Bên cạnh đó, một số khía cạnh của yếu tố sự đáp ứng cũng chưa thực sự cao, trong khi yếu tố này tác ảnh hưởng đến sự hài lòng về chất lượng dịch vụ cao thứ hai, chỉ sau sự tin cậy. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ theo mô hình hải quan thông minh là một giải pháp phù hợp với kết quả khảo sát thực tế cũng như định hướng chiến lược của ngành Hải quan.
Cả năm thành phần chất lượng dịch vụ tại Chi cục Hải quan KCN Trảng Bàng được nâng cao nhờ vào việc ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin theo hướng mô hình hải quan thông minh. Giải pháp này tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Quá trình tiếp nhận và xử lý, làm thủ tục hải quan trở nên chính xác, nâng suất và hiệu quả hơn, nhờ cơ chế tự động hóa thay thế yếu tố con người trong nhiều khâu. Hệ thống tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, tiết kiệm chi phí logistics, thông tin được tổng hợp và truyền tin kịp thời hơn, khả năng kiểm soát và hạn chế tình trạng tắc nghẽn tốt hơn. Người khai hải quan chỉ thực hiện khai thông tin hàng hóa một lần để thực hiện nhiều thủ tục hành chính thông qua hệ thống một cửa quốc gia. Ngoài ra, nâng cao năng lực tiếp nhận, xử lý cũng như cải thiện mạnh mẽ cơ chế tư vấn, giải đáp, đối thoại hai chiều giữa Chi cục và doanh nghiệp nhờ cơ chế tự động hóa liên tục, liền mạch của công nghệ. Doanh nghiệp có thể thực hiện khai báo thủ tục hải quan mọi lúc, mọi nơi, mọi công cụ; đồng thời có thể dễ dàng theo dõi tiến trình xử lý thủ tục. Thêm vào đó, khả năng tổng hợp, phân tích dữ liệu lớn của công nghệ trong mô hình hải quan thông minh giúp đưa ra những thống kê có ý nghĩa để Chi cục hiểu rõ hơn những nhu cầu và vấn đề vướng mắc của từng doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp tốt hơn.
Về phương hướng thực hiện, Chi cục cần thực hiện theo các nhiệm vụ được phân công từ Cục Hải quan Tây Ninh, Tổng cục Hải quan, cùng với toàn ngành Hải quan trong việc tái cấu trúc hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) theo mô hình hải quan thông minh . Ứng dụng thành tựu mới về công nghệ như Internet kết nối vạn vật (IoT), Chuỗi khối (Blockchain), Trí tuệ nhân tạo (AI), Dữ liệu lớn (Bigdata), Phân tích thông minh (BI), Điện toán đám mây (ICloud),...). Song song, Chi cục thực hiện nghiên cứu, đối chiếu với các thực tiễn phát sinh trong công việc để có báo cáo, đề xuất phù hợp với Cục Hải quan tỉnh Tây Ninh, Tổng cục Hải quan trong việc trong việc thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực hải quan theo chương trình “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030” (Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ). Việc thực hiện này để góp phần xây dựng và triển khai hệ thống.
-Hệ thống này cung cấp dịch vụ công trực tuyến mọi lúc, mọi nơi; số hóa chứng từ liên quan đến thông quan hàng hóa, phương tiện; tự động tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả điện tử.
- Hệ thống cung cấp các tiện ích và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục hải quan thông qua hệ thống trả lời tự động (chatbot, robotic). Hệ thống tự động giải đáp các vướng mắc mà doanh nghiệp thường gặp liên quan tới thủ tục hải quan. Hệ thống là công cụ hỗ trợ để doanh nghiệp khai chính xác thông tin như là tên hàng, mã số HS, phương pháp xác định trị giá hải quan, xuất xứ, thuế v.v. Hệ thống lưu trữ dữ liệu cần thiết nên không yêu cầu người khai hải quan phải khai lại các thông tin đã sẵn có. Từ đây, hệ thống có khả năng tự động cảnh báo cho người khai hải quan biết trong trường hợp hồ sơ hoặc thông tin khai chưa đầy đủ, thông tin khai không phù hợp với bộ hồ sơ dữ liệu dựa trên dữ liệu khai báo và lưu trữ trước đó. Hoặc là, hệ thống có thể cảnh báo các thông tin khái báo không phù hợp cho công chức hải quan trong trường hợp doanh nghiệp cố tình khai báo không đúng.
-Hệ thống góp phần hiện đại hóa công tác kiểm tra, giám sát hải quan. Hệ thống có khả năng tự động chỉ dẫn, tham chiếu văn bản quy định pháp luật cần tham khảo. Điều này giúp công chức hải quan giảm thiểu khối lượng công việc do phải tham chiếu nhiều văn bản, tra cứu nhiều thông tin; giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình
xử lý và hướng dẫn thủ tục cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hệ thống còn tích hợp tối đa thông tin phục vụ cho công chức hải quan chỉ cần tác nghiệp một hệ thống duy nhất khắc phục được tình trạng máy tính phải chạy nhiều phần mềm cùng lúc, dẫn tới hệ thống và mạng Internet bị quá tải.
- Hệ thống có thể phát triển thêm nhiều tiện ích khác. Tiện ích cho phép doanh nghiệp tự theo dõi kết quả xử lý hồ sơ, tiến trình, thời gian giải quyết thủ tục hải quan. Tiện ích phản hồi để các tiện ích số để người dân và doanh nghiệp có thể tham gia góp ý kiến, đánh giá chất lượng dịch vụ.
5.2.3. Nâng cấp cơ sở vật chất
Dựa trên kết quả nghiên cứu đã được trình bày trong chương trước, yếu tố phương tiện hữu hình của Chi cục Hải quan KCN Trảng Bàng, tỉnh Tây Ninh có điểm
trung bình thấp nhất trong tất cả thành phần của mô hình nghiên cứu. ĐIều này phản ánh đúng tình hình thực tế cơ sở vật chất tại đơn vị. Chính vì vậy, việc nâng cấp cơ sở vật chất là một giải pháp cần thiết để cải thiện chất lượng dịch vụ tại Chi cục.
Các giải pháp nâng cấp cơ sở vật chất nếu được áp dụng tốt, thì chất lượng yếu tố phương tiện hữu hình tại Chi cục Hải quan KCN Trảng Bàng sẽ được cải thiện. Cơ sở vật chất được nâng cấp sẽ góp phần đẩy nhanh quá trình kiểm tra, thông quan hàng hóa và phương tiện vận tải. Do đó, tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí cho doanh nghiệp.
Về phương hướng thực hiện, Chi cục tiếp tục hiện đại hóa cơ sở vật chất căn cứ theo chiến lược phát triển của ngành Hải quan giai đoạn 2021-2030, theo mô hình hải quan thông minh. Chi cục kiến nghị về những chủ trương liên quan tới việc đầu tư, trang bị cơ sở vật chất hiện đại đáp ứng việc triển khai áp dụng quản lý hải quan trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin; đầu tư hiện đại hóa hệ thống trụ sở làm việc; trang bị đầy đủ các thiết bị thiết yếu và hiện đại phục vụ kiểm tra, giám sát hải quan và các hoạt động liên quan.
- Trong ngắn hạn, Chi cục sẽ hoàn thiện và nâng cấp các kênh thông tin tuyên truyền, như xây dựng cổng thông tin điện tử, bổ sung các tài liệu bằng tiếng nước ngoài. Tiếp theo, đơn vị cần nâng cấp trụ sở tiếp nhận và xử lý yêu cầu của khách hàng, như trang bị hệ thống máy điều hòa, nâng cấp hệ thống máy vi tính, đường truyền Internet. Ngoài ra, Chi cục cần cải tạo hệ thống sàn và mái che của bãi kiểm tra hàng hóa, bổ sung các thiết bị hiện đại như máy soi container, trạm cân xe.
- Trong dài hạn, Chi cục hướng đến hiện đại hóa trang thiết bị, cũng như công tác kiểm tra, giám sát hải quan để giảm thiểu sự can thiệp của công chức trong các khâu này theo định hướng của Tổng cục Hải quan. Ví dụ như, Chi cục sẽ sử dụng camera nhận dạng, seal định vị điện tử, barie điện tử để giám sát hàng hóa ra, vào, lưu giữ, cũng như trong quá trình vận chuyển hoặc khi vận chuyển qua khu vực giám sát.
5.2.4. Tăng cường sự kết nối
Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng một khía cạnh trong yếu tố sự đảm bảo (Chi cục tuyên truyền những lỗi thường gặp để doanh nghiệp hạn chế sai sót) có điểm trung bình chưa thực sự cao. Bên cạnh đó, kết quả khảo sát về yếu tố sự đồng cảm cho thấy việc lắng nghe, thấu hiểu của Chi cục đối với doanh nghiệp cần được cải thiện. Chính vì vậy, việc tăng cường sự kết nối là giải pháp cần thiết.
Hầu hết các thành phần chất lượng dịch vụ của Chi cục Hải quan KCN Trảng Bàng được cải thiện đáng kể nếu như áp dụng những giải pháp nhằm tăng cường sự kết nối với các bên liên quan. Đầu tiên là Chi cục hoàn thiện được các kênh truyền thông, tuyên truyền cho doanh nghiệp, như là cổng thông tin điện tử, các tài liệu bằng tiếng nước ngoài. Điều này giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin kịp thời hơn, số lượng doanh nghiệp tiếp cận thông tin cũng nhiều hơn. Ngoài ra, sự kết nối tốt nâng cao hiệu quả truyền thông song phương. Doanh nghiệp tiếp thu tốt hơn những quy định mới, quy định quan trọng, nhờ đó tránh được những lỗi vi phạm để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, trôi chảy. Chi cục tuyên truyền hiệu quả hơn những quy định, những lỗi mà doanh nghiệp thường gặp, đặc biệt là lắng nghe những kiến nghị hợp lý của doanh nghiệp để tổng hợp đề xuất lên cấp trên hoặc có thể xem xét cải tiến chất lượng dịch vụ tại đơn vị. Bên cạnh đó, tăng cường sự kết nối với các Bộ ngành có thể cải tiến cơ chế phối hợp, kiểm tra chuyên ngành. Nhờ đó, việc triển khai công tác này trở nên hiệu quả hơn, giảm thời gian chờ đợi, giảm phí tổn cho doanh nghiệp.
Về phương hướng thực hiện, Chi cục cần tích cực tham gia vào các hoạt động chung của Ngành nhằm kết nối hỗ trợ quản lý điều hành của các Bộ ngành. Chi cục thực hiện tốt công các chuẩn bị các dữ liệu cần thiết để sẵn sàng tích hợp, kết nối, chia sẻ thông tin với các Bộ ngành, doanh nghiệp thông qua Cơ chế một cửa quốc gia và sẵn sàng trao đổi dữ liệu hải quan với các nước khu vực và trên thế giới. Nhờ đó, thông tin thông suốt sẽ giảm thiểu thời gian đợi chờ phê duyệt giữa các Bộ ngành, khắc phục được thực trạng trì hoãn như hiện nay.
Chi cục tích cực tham gia phát triển quan hệ đối tác hải quan với doanh nghiệp. Đơn vị có thể áp dụng vận hành cơ chế tham vấn thường xuyên giữa hải Hải quan với
doanh nghiệp và các bên liên quan; xây dựng lực lượng doanh nghiệp đối tác tin cậy; hình thành cộng đồng hiệp hội doanh nghiệp tại địa phương, tổ chức ngành nghề kết nối và hợp tác chặt chẽ với Chi cục.
Đặc biệt, Chi cục cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền. Chi cục cần tăng cường công tác thông tin, tuyên truyền cho các cá nhân, tổ chức và cộng đồng doanh nghiệp về chính sách pháp luật, các quy trình thủ tục hải quan; tranh thủ sự phối hợp, đồng tình ủng hộ của các tổ chức, cá nhân trong thực thi pháp luật hải quan. Cùng với đó, Chi cục cần ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, như cổng thông tin điện tử và mạng xã hội, để thực hiện tuyên truyền, phổ biến, cập nhật thông tin; tiếp nhận và phản hồi ý kiến của doanh nghiệp. Ví dụ như Chi cục cần tổng kết đánh giá công tác xử phạt vi phạm hành chính về hải quan định kỳ hàng quý, hàng năm, để tuyên truyền cho doanh nghiệp về những hành vi vi phạm phổ biến. Kiến nghị trong thời gian tới, Chi cục nên tổ chức nhiều hơn những hội nghị đối thoại doanh nghiệp mang tính chuyên sâu, hướng đến từng đối tượng doanh nghiệp cụ thể như chuyên hàng gia công, chuyên sản xuất xuất khẩu; các hội nghị theo ngành hàng doanh nghiệp chuyên hàng may mặc, doanh nghiệp chuyên sản xuất hạt điều xuất khẩu, ...
Ngoài ra, Chi cục cần tiếp tục củng cố và mở rộng quan hệ đối tác với các đại lý hải quan. Chi cục có thể tăng cường hỗ trợ để xây dựng và phát triển đại hải quan chuyên nghiệp, đồng bộ; hướng tới thực hiện áp dụng công nhận cơ chế ưu tiên cho đại lý làm thủ tục hải quan; từng bước thực hiện tự động hóa quản lý hoạt động khai hải quan của các đại lý hải quan, cấp thẻ cho nhân viên đại lý đủ năng lực thông qua việc kiểm soát quá trình thực hiện thủ tục của các đại lý.
Cùng với đó, gắn kết tập thể công chức của Chi cục theo định hướng “cùng phát triển năng lực và phẩm chất” trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghệ 4.0. Trong những năm tới, ngành Hải quan được dự báo triển khai nhiều cải tiến, ứng dụng mạnh mẽ tiến bộ khoa học công nghệ. Cho nên, việc phát triển nguồn nhân lực đóng vai trò rất quan trọng. Chi cục cần đóng góp ý kiến về xây dựng hệ thống quản lý nguồn nhân lực điện tử đảm bảo yêu cầu tự động hóa tối đa các thủ tục quản lý nguồn nhân lực và có kiến nghị đề xuất với Cục Hải quan tỉnh Tây Ninh.
