-Tương tác theo 2 chiều. Thông tin trao đổi giữa Trung Nguyên và các Nhà cung cấp được trao đổi thông qua hotline, email, fax. Bên cạnh đó với sự tích hợp công nghệ quản lý, các thông tin có thể trao đổi qua phần mềm quản lý của công ty cho các nhà nhượng quyền, các nhà phân phối qua website và app được phát triển riêng cho thị trường B2B.
-Các thông tin thường trao đổi giữa Trung Nguyên và kênh phân phối bao gồm các thông tin về sản lượng hàng hóa, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn giao hàng. Đầu tiên, thông tin được truyền tới đại lý bán sỉ, rồi lần lượt tới trung gian cấp dưới của công ty, và cuối cùng là tới khách hàng.
-Trong quá trình ngược lại, thông tin về nhu cầu của khách hàng được đưa tới phía công ty thông qua trung gian, công ty sẽ xử lý thông tin và phản hồi ngược lại cho Trung Nguyên -Hiện nay Trung Nguyên đầu tư lớn và các nền tảng công nghệ để vận hành và quản lý kênh phân phối vì thế việc trao đổi thông tin của doanh nghiệp với trung gian phân phối diễn ra khá ổn định và có tính chuyên nghiệp .
2.5.5. Công nghệ trong quản lý kênh phân phối
-Với nỗ lực đưa các sản phẩm cà phê năng lượng xuất hiện rộng khắp mọi thời gian, không gian trong bối cảnh mua sắm trực tuyến đang là xu hướng, Tập đoàn Trung Nguyên liên tục đẩy mạnh đưa các sản phẩm cà phê năng lượng xuất hiện rộng khắp các trang thương mại
điện tử nổi tiếng hàng đầu và đã xây dựng một không gian cà phê năng lượng khác biệt, đặc biệt trên nền tảng online, với tên gọi Coffee Hypermarket – www.cafe.net.vn.
-Trung Nguyên chuyển sang sử dụng nâng cấp Magento 2 để đạt được hiệu suất cao nhất. ● Tích hợp ERP (phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp)
● Lưu trữ và bảo mật khối lượng thông tin khổng lồ trên nền tảng điện toán đám mây
● Phát triển app dành riêng cho điện thoại để phục vụ khách hàng nhanh chóng hơn ● Xây dựng hệ thống POS (điểm bán hàng) liên kết với hệ thống trực tuyến
- Hơn nữa, với hệ thống chuỗi cửa hàng trên toàn quốc, Trung Nguyên mong muốn có thể đưa dữ liệu kinh doanh từ các cửa hàng ngoại tuyến trên khắp toàn quốc lên cùng một hệ thống Magento để quản lý. Trung Nguyên cũng muốn xây dựng một quy trình làm việc với sự phối hợp hiệu quả, nhịp nhàng trong quá trình vận hành một đơn hàng từ nhiều hoạt động như chăm sóc khách hàng, vận chuyển và bảo hành.
-Nhằm đồng bộ hóa dữ liệu giữa online và offline, hệ thống POS của Trung Nguyên cũng được triển khai như website
-Mobile app được xây dựng nhằm phục vụ khách hàng B2C. Khách hàng có thể dễ dàng đặt hàng, thanh toán và theo sát quá trình đơn hàng của mình được xử lý
-Tích hợp hệ thống eCommerce với ERP và lưu trữ đám mây trên AWS . Để xây dựng một hệ sinh thái toàn diện Trung Nguyên đã tích hợp thành công hệ thống Magento với nền tảng ERP SAP HANA. Các dữ liệu về tồn kho sẽ được đồng bộ hóa từ SAP sang Magento một cách dễ dàng.
2.5.6. Đánh giá các thành viên kênh phân phối
- Nhà sản xuất phải định kỳ đánh giá hoạt động của người trung gian theo những tiêu chuẩn như định mức doanh số đạt được, mức độ lưu kho trung bình, thời gian giao hàng cho khách, cách xử lý hàng hóa thất thoát hay hư hỏng, mức hợp tác trong các chương trình quảng cáo và huấn luyện của công ty và những dịch vụ họ phải làm cho khách. Mức doanh số đạt được của
các trung gian có thể được so sánh với mức họ đạt được trong thời kỳ trước đó, tỷ lệ tăng tiến trung bình của cả nhóm có thể dùng như một tiêu chuẩn để đánh giá. Một số tiêu chuẩn đánh giá:
• Thiết kế mô hình Tổ chức lực lượng bán hàng: Mặc dù chiến lược marketing và phân phối của Công ty thể hiện được mối quan hệ giữa công ty và thị trường nhưng việc áp dụng những chiến lược ấy hoàn toàn là trách nhiệm của từng cá nhân đại diện bán hàng. Vấn đề còn lại là Công ty phải xây dựng một mô hình tổ chức lực lượng bán hàng của mình thể hiện được chính sách marketing và phân phối của họ, đồng thời tạo điều kiện để lực lượng bán hàng thực hiện được chiến lược công ty. Việc xây dựng mô hình tổ chức ấy đòi hỏi phải có sự thấu hiểu từng loại lực lượng bán hàng, những chỉ tiêu của chiến lược phân phối và những phương án mô hình tổ chức khác nhau ở cấp địa phương.
• Đại lý theo hợp đồng: Loại đại lý theo hợp đồng phổ biến nhất là Đại diện nhà sản xuất. Họ là những cá nhân, hiệp hội, hội buôn hoạt động độc lập, đại diện cho hai hay
nhiều nhà sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ, trong một vùng lãnh thổ quy định, hưởng hoa hồng đại lý (commission) và kinh doanh với nhau. Một đại lý của nhà sản xuất có thể là một bộ phận trong kênh phân phối của công ty một cách lâu dài hay tạm thời một cách nhanh chóng. Nếu tự thân công ty xâm nhập vào những thị trường như vậy, họ sẽ phải mất nhiều năm, đặc biệt là đối với sản phẩm mới.
• Lực lượng bán hàng hỗn hợp: Công ty có thể sử dụng nhiều loại lực lượng bán hàng để chiếm lĩnh thị trường. Công ty có thể sử dụng hỗn hợp lực lượng bán hàng của công
ty và mạng lưới đại lý để xâm nhập nhiều loại thị trường khác nhau. Chính vì vậy, chẳng có gì là lạ khi một công ty duy trì cùng lúc những loại lực lượng bán hàng phụ thuộc vào đặc tính của loại khách hàng và những mối quan hệ cần thiết mà công ty phải duy trì. Sự đa dạng và sự phối hợp những chủng loại lực lượng bán hàng sẽ do những yêu cầu của khách hàng quyết định, đồng thời cũng bị giới hạn bởi sự quan tâm và khả năng đáp ứng những nhu cầu ấy từ phía công ty.
- Một số đánh giá trước đó của công ty đối với các kênh phân phối:
Kênh phân phối truyền thống
35
* Ưu điểm
- Trung Nguyên có thể cung cấp sản phẩm của mình đến phần lớn người tiêu dùng sỉ và lẻ.
-Giảm bớt chi phí vận chuyển, hàng hóa được trưng bày đầy đủ, đáp ứng hầu hết mọi nhu cầu của người tiêu dùng dễ dàng
- Giảm bớt được các trung gian kém hiệu quả - Tận dụng được nguồn lực trung gian, địa điểm
* Nhược điểm:
-Sản phẩm của TRUNG NGUYÊN bố trí chung với nhiều loại sản phẩm khác, nên việc tiêu thụ khá chậm.
-Doanh số thu về không ổn định, nhiều mặt hàng của TRUNG NGUYÊN nằm trong những gian hàng được bố trí nơi khuất tầm nhìn của khách hàng
- Gia tăng chi phí quản lý, nhân lực, địa điểm, kho bãi
- Khó giải quyết ổn thỏa nếu có mâu thuẫn xảy ra
Nhượng quyền
* Ưu điểm
- Nhanh chóng mở rộng mạng lưới phân phối của cà phê Trung Nguyên. Chỉ trong vòng 2 năm ra mắt trên thị trường, Trung Nguyên đã gây một ấn tượng mạnh cho người tiêu dùng khi chỉ trong một thời gian ngắn đã có tới gần 500 cửa hàng cà phê Trung Nguyên xuất hiện từ Bắc vào Nam
- Thu được khoản phí từ nhượng quyền để phát triển công việc kinh doanh.
* Nhược điểm
-Thống kê gần đây của Công ty cà phê Trung Nguyên cho biết có hàng trăm cửa hàng cà phê Trung Nguyên giả mà không thể xử lý và kiểm soát triệt để được.
-Các cửa hàng nhượng quyền ở những địa điểm khác nhau nhưng chỉ cần phong cách phục vụ ở một địa điểm không tốt đối với khách hàng sẽ dẫn đến cách nghĩ tiêu cực cho toàn bộ hệ thống cà phê Trung Nguyên
- Khó quản lý toàn bộ hệ thống, từ phong cách trang trí cho tới cung cách phục vụ
-Hệ thống nhượng quyền càng lớn, họ càng dễ mất quyền kiểm soát nếu bản sắc thương hiệu không được củng cố và bảo vệ.
Kênh phân phối hiện đại
* Ưu điểm
-Liên kết được các nhà bán lẻ với nhau:
-Tận dụng được cơ sở vật chất sẵn có của các cửa hàng tạp hoá. -G7 Mart tạo giúp nâng cao lợi ích người tiêu dùng.
*Nhược điểm:
36
-G7 Mart được tách một phần từ công ty Trung Nguyên, nên xảy ra hiện tượng “xung đột lợi ích”. Theo đó một số nhà phân phối bán các sản phẩm cạnh tranh với Trung Nguyên đương nhiên không thể hợp tác với G7 Mart hết lòng. Chính vì vậy, ở G7 Mart vắng bóng Vinamilk, Nestle, Vinacafe v.v...
-Thương hiệu G7 Mart rõ ràng chưa có đủ sức mạnh, G7 Mart chú trọng đến các cửa hàng nhỏ lẻ, tuy nhiên phải lưu ý rằng các chủ cửa hàng là các tiểu thương, họ có thể vượt rào cản so với các quy định của G7 Mart.
-Tâm lý mua hàng Việt Nam trước khi các tập đoàn bán lẻ khổng lồ tiến vào xâm lược nước ta là hàng nhái và vi phạm bản quyền vẫn bày bán công khai và nhan nhản ngoài đường phố là chuyện hết sức bình thường. Và bộ luật chưa thực sự rõ ràng về việc bảo vệ bản quyền thương hiệu.
2.6. Các hoạt động hậu cần trong kênh phân phối của cà phê trung nguyên
-Về thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất với ngành cà phê thì nhà cung ứng rất đa dạng do các doanh nghiệp có thể mua từ các nước khác. Về nguyên liệu, ngành cà phê Việt Nam có lợi thế là không phải nhập khẩu hạt cà phê từ nước khác mà sử dụng nguồn nguyên liệu có sẵn từ
các cơ sở trồng cà phê trong nước, điều này làm giảm áp lực về giá từ nhà cung ứng cũng như các vấn để về vận chuyển.
- Số lượng nhà cung cấp sẽ quyết định đến áp lực cạnh tranh, quyền lực đàm phán của DN đối với ngành, doanh nghiệp. Nếu trên thị trường chỉ có một vài nhà cung cấp có quy mô lớn sẽ tạo áp lực cạnh tranh, ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của ngành.
- Mục tiêu hoạt động hậu cần trong phân phối của Trung Nguyên:
● Đảm bảo cho hoạt động của công ty được liên tục, ổn định
● Cung ứng hàng hóa một cách có chọn lọc
● Dự trữ hàng tồn ở mức tối ưu
● Phát triển những nguồn cung cấp hữu hiệu, đáng tin cậy
● Giữ vững và thiết lập mối quan hệ tốt đẹp từ các bên
● Tăng cường hợp tác với các phòng ban, bộ phận trong công ty
● Có các chính sách hoạt động hiệu quả
2.6.1 Xử lý đơn hàng
-Nhằm đáp ứng đầy đủ mục đích cuối cùng của Trung Nguyên là cung cấp đủ sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng (các đơn đặt hàng từ nhà phân phối, nhà bán sỉ...), có thể thấy dung lượng đơn hàng theo quy mô chứ không liên tục (còn gọi là mô hình Push, tức đẩy khách hàng). Bên cạnh đó, thị trường quyết định nhu cầu và dựa trên nhu cầu này mà công ty đưa ra số lượng đặt và số lượng cần đặt nguyên liệu trong năm.
-Căn cứ vào kế hoạch đáp ứng đơn hàng của khách hàng, Bộ phận sản xuất lập kế hoạch sản xuất, đề xuất mua hàng gửi cho bộ phận cung ứng. Nhân viên cung ứng tiếp nhận hồ sơ đề xuất mua hàng, kiểm tra tính hợp lệ của đề xuất sau đó xác định nhu cầu, tiến hành nghiên cứu, tìm kiếm, thu thập những thông tin về các nhà cung ứng cần thiết
Xác định đơn đặt hàng 37
Tồn kho
Khách hàng
Hình 2.2: Quy trình xử lý đơn hàng 2.6.2 Quyết định về kho bãi
- Trung Nguyên có một hệ thống sản xuất hoạt động vô cùng hiệu quả khi mà các nguồn nguyên liệu dùng cho quá trình sản xuất cafe hòa tan cũng như các loại cafe khác, đều là bắt nguồn từ các nông trại trồng café do chính Trung Nguyên đầu tư và quản lý. Hay nói cách khác Trung Nguyên chính là nhà cung cấp nguyên liệu đầu vào cho việc sản xuất của mình. Vì vậy, áp lực cạnh tranh từ nhà cung cấp là vấn đề mà Trung Nguyên không phải đối mặt hiện nay.
-Hiện nay, Trung Nguyên đang có chương trình mở rộng 1000 ha café bền vững ở Đắk Lắk góp phần tăng diện tích nguồn nguyên liệu cà phê bền vững của Trung Nguyên lên 2.500ha với 1.500 hộ nông dân tham gia; nhằm nâng cao chất lượng nguồn nguyên liệu để tạo nên những sản phẩm cà phê đặc biệt. Áp dụng tiêu chuẩn UTZ cho các vùng nguyên liệu. Qua đó, Công ty Trung Nguyên đảm bảo việc truy nguyên nguồn gốc sản phẩm, góp phần bảo vệ môi trường, tuân thủ các quy định về thương mại và công ước lao động quốc tế, đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe của thị trường, đặc biệt là thị trường thế giới.
-Vì Trung Nguyên tự đầu tư sản xuất, tự cung cấp nguồn đầu tư cho chính mình nên không có phần yêu cầu chào hàng và lựa chọn người cung ứng. Cà phê Trung Nguyên đã tự cung ứng nguyên liệu cho chính mình. Trung Nguyên hết sức chú trọng trong khâu nghiên cứu, chọn lọc nhà máy sản xuất cà phê với công nghệ tiến triển bậc nhất, điều này đã giúp Trung Nguyên đổi mới và theo kịp hiện đại công nghệ trên thế giới, đồng thời giúp làm giảm chi phí, tạo điểm khác biệt trong sản phẩm của mình.
2.6.3 Xác định lượng hàng tồn kho
- Trên chuỗi Trung Nguyên tồn kho các sản phẩm cà phê thành phẩm các loại, được đóng thùng và lưu trữ tại các kho hàng. Hiện nay với vị thế hàng đầu trong ngành sản xuất cà phê.
Nhu cầu của khách hàng đối với sản phẩm của Trung Nguyên là thường xuyên, liên tục, mức độ tiêu thụ tăng gấp 3 lần trong vòng 10 năm gần đây. Được dự báo sẽ tăng lên mức 2,6kg/người/năm vào năm 2021. Điều này đòi hỏi Trung Nguyên phải hoàn thành một lượng lớn sản phẩm trước khi có đơn hàng và giữ tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thị trường. Trung Nguyên thực hiện các chiến lược sản xuất tồn kho. Cho nên hàng tồn kho của trung nguyên ở các nhà kho sản xuất và các nhà phân phối.
2.6.4 Quyết định về vận tải và giao hàng
- Thông thường các nhà phân phối sẽ tiếp nhận trách nhiệm vận chuyển. Các xe hàng container sẽ được thuê và tới địa điểm kho hàng gần nhất và được đưa đến các nhà phân phối
-Hậu cần nhập: hai nhà máy sản xuất với tổng diện tích 80.000m 2, bao gồm cả kho lưu trữ và cơ sở sản xuất rất thuận lợi cho việc đưa nguyên liệu từ nơi bảo quản đến địa điểm sản xuất.
-Hậu cần xuất: sản phẩm trước khi được phân phối được tập trung tại trung tâm phân phối tại phường 5, quận Gò Vấp, tp Hồ Chí Minh. Với hệ thống phân phối rộng khắp, sản phẩm của Trung Nguyên nhanh chóng được đưa tới các đại lý, các điểm bán lẻ, các cửa hàng Trung Nguyên trên toàn quốc.
Chính sách giao hàng & nhận hàng của Trung Nguyên
- Chính sách giao hàng miễn phí không áp dụng đối với những sản phẩm được mua trong chương trình khuyến mãi giờ vàng, giá sốc…..
- Chi phí cầu đường, phí vào thôn xã hoặc phí đỗ xe tại chung cư do khách hàng tự thanh toán.
-Công ty chỉ giao hàng cho đúng người nhận mà Quý khách hàng đã đăng ký khi mua hàng. Trong quá trình giao hàng nếu có sự thay đổi người nhận một cách không rõ ràng, công ty có quyền từ chối giao hàng và yêu cầu khách hàng nhận hàng tại địa điểm của bán hàng của công ty
-Nếu địa chỉ giao hàng không rõ ràng, nằm trong ngõ ngách, hoặc ở những nơi nguy hiểm, những vùng đồi núi hiểm trở, phương tiện giao thông đi lại khó khăn, chúng tôi có quyền từ chối vận chuyển, giao nhận hàng trực tiếp.
-Trong các trường hợp bất khả kháng, do thiên tai, lũ lụt, hỏng hóc cầu phà…, công ty không chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do giao hàng không đúng thời gian hoặc không vận chuyển hàng hóa đến địa điểm như đã thỏa thuận với khách hàng.
Trường hợp công ty đã vận chuyển hàng đến địa điểm giao nhận như thỏa thuận lúc mua hàng, nhưng vì một lý do nào đó khách hàng yêu cầu trả lại hàng thì lúc đó khách hàng phải chịu chi phí vận chuyển theo quy định của công ty.
-Đối với những sản phẩm nặng và cồng kềnh cần vận chuyển lên tầng mà không có thang máy đề nghị khách hàng hỗ trợ trong việc giao nhận.