5.1.1. Có Hệđiều hành
a. Sao lưu và phục hồi Mailbox
Trong bài này, chúng ta sẽ tạo File backup của Inbox trong Microsoft Outlook. Thủ tục này có thể áp dụng cho cả Microsoft Outlook 2003 và 2007, chỉ có một chút khác biệt về giao diện.
Đầu tiên, mở Microsoft Outlook. Vào menu File chọn Import and Export.
Hình 5.1. Mở Microsoft Outlook
Phần Import and Export Wizard sẽ được khởi chạy. Chọn Export to a file và nhấn Next.
Hình 5.2.a. Xuất tới File
Trong cửa sổ Export to a File bạn có thể chọn loại file backup tạo ra. Đối với người dùng thông thường, chúng tôi khuyên bạn nên dùng định dạng Personal Folder File (.pst). Sau khi đã lựa chọn định dạng cho file, nhấn Next.
Hình 5.2.b. Chọn loại file backup tạo ra
Trong cửa sổ Export Personal Folders, bạn có thể chọn các thư mục muốn backup. Bạn nên chọn toàn bộ mailbox và chọn lựa chọn Include subfolders. Với các lựa chọn này, bạn có thể backup toàn bộ thư, địa chỉ liên lạc, lịch biểu, nhiệm vụ và ghi nhớ trong email.
Hình 5.2. c. chọn các thư mục muốn backup
Sau đó nhấn Next, bạn sẽ được hỏi đường dẫn của file được lưu trữ. Kích vào Browse để chọn vị trí đặt file backup. Sau đó kích Finish.
Hình 5.2.d. Chọn đường dẫn lưu hoặc mã hoá
Cửa sổ Create Microsoft Personal Folders sẽ được mở. Tùy theo phiên bản Outlook đang sử dụng bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau như tùy chọn mã hóa hay mật khẩu bảo vệ. Bạn có thể thiết lập mức độ mã hóa và bảo mật như ýmuốncho file backup của mình bằng mật khẩu. Khi đã hoàn thành, nhấn OK.
Microsoft Office Outlook sẽ khởi tạo file backup. Bạn có thể phải chờ vài phút hoặc hơn tùy thuộc vào dung lượng Inbox.
Ngoài ra còn một cách khác để backup mà không phải mất thời gianđó là chỉ cần lưu lại file outlook.pst của Outlook, và nhớ là bạn hãy copy lại file đó vào vị trí an toàn chứ không phải di chuyển cả file đó.
Đầu tiên hãy đóng Outlook lại sau đó vào C:\Documents and Settings\[username]\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\ (vị trí file outlook.pst khi cài đặt mặc định, username là tên người dùng hiện thời) và copy file outlook.pst vào vị trí an toàn (thay đổi tên file nếu bạn muốn nhưng không được thay đổi phần đuôi mở rộng).
Để khôi phục lại, bạn chỉ cần sử dụng công cụ import trong Outlook hoặc copy file backup đó trở về vị trí như trên (nhớ đổi lại tên là outlook.pst nếu bạn đã đổi tên).
b. Sao lưu và phục hồi Contact
- Nhấn vào biểu tượng Address để mở của sổ quản lý địa chỉ Email.
- Chọn File -> Export -> Address Book (WAB)
- Sau đó chọn vị trí và đặt tên sau đó nhấn Save để lưu.
Phục hồi địa chỉ email
- Nhấn vào Address để mở cửa sổ quản lý địa chỉ Email, chọn File -> Import -> Address Book (WAB) -> chọn tên của Address Book đã lưu và nhấn Open.
5.1.2. Không có hoặc hệ điều hànhbị lỗi
5.1.3. Thay đổi đường dẫn mặc định
Chúng ta đã biết cách đổi data file outlook express sang ổ đĩa khác.Tuy nhiên hiện tại có rất nhiều công ty đang xài mail bằng microsoft outlook vì tính năng tuyệt vời cũng như là bảo mật của nó.Tuy nhiên việc đổi mặc định data chứa mail là hơi khó khăn bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn làm điều này.Hãy cẩn thận copy mail của bạn ra dự phòng tránh tình huống xấu xảy ra trong quá trình làm và bạn phải cẩn thận làm theo từng chi tiết dưới đây nhé.
Nói thêm đây củng là 1 cách sao lưu hiệu quả khi hệ điều hành có vấn đề và nhiều vấn đề khác khi đo ta cài mới lại hệ điều hành và Office mới, ta chỉ cần trỏđường dẫn lại cho outlook là sử dụng được ngay data của mình.
B1: Đóng MS Outlook, copy cái link này “C:\Documents and Settings\%USERNAME%\Local Settings\Application Data\Microsoft” paste vào Run: nhấn Enter rồi tìm cái folder “Outlook”, cut nó đi chỗ nàomuốn chuyển tới. Vi dụ: D:\MAIL
B2: Mở MS Outlook lên, nó sẽ báo lỗi kô tìm thấy file Outlook.pst, rồi nó sẽ hiện lên hộp thoại yêu cầu trỏ đường dẫn đến file Outlook.pst, bây giờ trỏ đường dẫn đến file outlook.pst đã move. Vi dụ: D:\MAIL\Outlook\Outlook.pst.
Nhấn OK, MS Outlook sẽ bị restart.
B3: Mở lại MS Outlook. Tuy bây giờ nó đã chuyển qua sử dụng file Outlook.pst ở D:\MAIL\Outlook nhưng file Archive thì nó vẫn nằm ở “C:\Document and Setting\..”, nên cần phải vào menu Tools –> Option –> Tab Other –> AutoArchive –> Move đường dẫn file Archive.pst vào
D:\MAIL\outlook. Cuối cùng cho hiện lại “contact list” bằng cách vào check vào Otpion “Show this folder as email address” trong Mục Contacts –> Chọn lại lên file “Contacts” –> Properties.
5.1.4. Đồng bộ Email Bước 1:
Mở Microsoft Outlook 2007 lên, trên thanh Menu chọn Tools -> Account
Setting…
Xuất hiện cửa sổ Email Accounts
Bước 2: Chọn New để thêm địa chỉ Email
Bước 3: Trên cửa sổ Auto Account Setup, check vào Manully configure
Click Next
Bước 4: Choose E-mail Service
Bước 5: Internet E-mail Settings
+ Điền thông tin cá nhân, thông tin của Email vào các mụ để trống.
+ Chọn loại giao thức kết nối với server mail (Thường sử dụng POP3).
+ Lưu ý phần User Name phải trùng với Wmail Address.
Bước 6: Sau khi điền đầy đủ thông tin, ta nhấn vào More Settings (góc dưới bên phải cửa sổ Internet E-mail Settings) xuất hiện cửa sổ. Tại Tab Outgoing Server, check vào My outgoing server (SMTP) requires authentication.
Tại Tab Advanced, lưu ý phần leave a copy of messages on the server (mục này cho phép lưu lại một bản copy trên server, sử dụng chức năng này nếu muốn cài đặt email trên nhiều máy hoặc muốn sử dụng Webmail).
+ Remove from server after x days: Cho phép xóa Email trên server x ngay
từ khi outlook download mail về.
+ Remove from server when…”Delete Items”: Xóa email trên server khi
xóa trên Outlook
+ Sau đó nhấn Close để kết thúc quá trình cài đặt
Bước 7: Kiểm tra cài đặt
Tại mục Internet Email Setting (bước 5), chọn Test Account Settings, Nếu thấy Status Completed thì quá trình cài đặt thành công