Trên tab Công cụ Cơ sở dữ liệu, trong nhóm Quan hệ, bấm Quan hệ.
Hình 5.1. Tab Database Tools
Nếu ta vẫn chƣa xác định đƣợc mối quan hệ nào, hộp thoại Hiện Bảng sẽ tự động xuất hiện. Nếu hộp thoại không xuất hiện, trên tab Thiết kế, trong nhóm Quan hệ, hãy bấm Hiện Bảng.
Hộp thoại Hiện Bảng hiển thị tất cả bảng và truy vấn trong cơ sở dữ liệu. Để chỉ xem bảng, hãy bấm Bảng.
- Chọn một hoặc nhiều bảng, rồi bấm Thêm. Sau khi bạn đã hoàn thành việc thêm bảng, hãy bấm Đóng.
- Kéo một trƣờng (thƣờng là khóa chính) từ một bảng sang trƣờng chung (khóa ngoại) trong bảng khác. Để kéo nhiều trƣờng, hãy nhấn phím Ctrl, bấm vào mỗi trƣờng rồi kéo chúng.
Hộp thoại Sửa Quan hệ xuất hiện.
Hình 5.2. Hộp thoại Edit Relationships
- Xác nhận rằng tên trƣờng đã hiện là trƣờng chung cho mối quan hệ. Nếu một tên trƣờng không đúng, hãy bấm vào tên trƣờng và chọn trƣờng thích hợp từ danh sách.
- Để bắt buộc tính toàn vẹn tham chiếu cho mối quan hệ này, hãy chọn hộp Bắt buộc Tính toàn vẹn Tham chiếu.
- Bấm Tạo.
Access vẽ một đƣờng quan hệ giữa hai bảng. Nếu ta đã chọn hộp kiểm Bắt buộc Tính toàn vẹn Tham chiếu, đƣờng quan hệ đó sẽ xuất hiện dầy hơn ở hai đầu cuối. Ngoài ra, chỉ khi nào ta đã chọn hộp kiểm Bắt buộc Tính toàn vẹn Tham chiếu, số 1 sẽ xuất hiện trên phần dầy ở một bên của đƣờng quan hệ và ký tự vô cực (∞) sẽ xuất hiện trên phần dầy bên kia của đƣờng quan hệ.
Ghi chú:
+Để tạo quan hệ một đối một: Cả hai trƣờng chung (thƣờng là các trƣờng khóa chính và khóa ngoại) phải có chỉ mục duy nhất. Điều đó có nghĩa là thuộc tính Đã lập chỉ mục cho những trƣờng này nên đƣợc đặt là Có (Không Trùng nhau). Nếu cả hai trƣờng đều có một chỉ mục duy nhất, Access sẽ tạo ra mối quan hệ một đối một.
+ Để tạo quan hệ một đối nhiều: Trƣờng trên một phía (thƣờng là khóa chính) của mối quan hệ phải có chỉ mục duy nhất. Điều đó có nghĩa là thuộc tính Đã lập chỉ mục cho trƣờng này nên đƣơc đặt là Có (Không Trùng nhau). Trƣờng ở bên nhiều không nên có một chỉ mục duy nhất. Nó có thể có một chỉ mục nhƣng nó phải cho phép trùng nhau. Điều đó có nghĩa là thuộc tính Đã lập chỉ mục cho trƣờng này nên đƣợc đặt làKhông hoặc là Có (Đồng ý Trùng nhau). Khi một trƣờng có một chỉ mục duy nhất mà trƣờng khác không có, Access tạo ra mối quan hệ một- nhiều.
Tạo mối quan hệ trong ứng dụng Access
Cửa sổ Mối quan hệ không s n dùng trong ứng dụng Access. Thay vì tạo một mối quan hệ trong ứng dụng Access, bạn tạo một trƣờng tra cứu, trƣờng này lấy giá trị từ một trƣờng liên quan trong bảng khác. Ví dụ, giả sử ta có bảng Nhân viên và bạn muốn thêm tra cứu vào bảng Vùng để có thể hiển thị cho biết mỗi nhân viên làm việc trong vùng nào.
Ghi chú:
Trƣờng mà tra cứu của ta sẽ dùng làm nguồn giá trị phải tồn tại trƣớc khi ta có thể tạo trƣờng tra cứu.
Đây là cách để bạn tạo một trƣờng tra cứu:
1. Mở bảng mà ta muốn tạo trƣờng tra cứu mới bằng cách bấm đúp vào bảng đó trong ngăn dẫn hƣớng. (Mẹo: ta có thể cần bấm vào Trang đầu > Ngăn Dẫn hƣớng để xem các bảng s n dùng).
Trong ví dụ trên đây, hãy bấm vào bảng Nhân viên.
2. Bấm vào cột Tên Trƣờng ngay bên dƣới trƣờng cuối cùng trong bảng và nhập tên cho trƣờng tra cứu mới của bạn.
Trong ví dụ này, hãy nhập tên trƣờng là Vùng.
3. Trong cột Kiểu Dữ liệu, bấm vào mũi tên và chọn Tra cứu.
4.Trên trang đầu tiên của Trình hƣớng dẫn Tra cứu, hãy chọn Tôi muốn trƣờng tra cứu lấy giá trị từ một truy vấn hoặc bảng khác. Các tùy chọn khác sẽ xuất hiện trong hộp thoại.
5. Chọn tên của bảng hoặc truy vấn sẽ cung cấp giá trị cho tra cứu của ta. Trong ví dụ này, hãy chọn ng: V ng.
Hình 5.4. Hộp thoại Lookup Wizard
6. Sau khi chọn bảng, ta hãy dùng danh sách Giá trị nào ta muốn hiển thị trong tra cứu của mình để chọn trƣờng mà bạn muốn dùng làm giá trị hiển thị cho trƣờng tra cứu của mình. Theo mặc định, Access sẽ chọn trƣờng văn bản đầu tiên nó tìm thấy trong bảng đã chọn.
7.Trong ví dụ này, ta sẽ giữ nguyên trƣờng đã chọn, trƣờng Tiêu đề, làm giá trị hiển thị.
8. Nếu ta muốn, hãy dùng danh sách Bạn có muốn sắp xếp mục trong tra cứu của mình không để đặt sắp xếp.
Bên dƣới mục Điều gì sẽ xảy ra khi một bản ghi trong bảng "Vùng" bị xóa bỏ, hãy đặt kiểu quan hệ mà ta muốn có giữa hai bảng và cho biết liệu ta có muốn bắt buộc tính toàn vẹn tham chiếu hay không. (Tên của bảng trong câu hỏi này khác nhau phụ thuộc vào việc ta đã chọn bảng nào trong bƣớc 5.)
Trình hƣớng dẫn Tra cứu sẽ mặc định Ngăn chặn việc xóa bỏ nếu có các bản ghi tƣơng ứng trong bảng “Nhân viên”, vì đây là sự lựa chọn an toàn nhất trong hầu hết các trƣờng hợp. Trong ví dụ này, tùy chọn này có nghĩa là bạn không thể xóa bỏ một giá trị từ bảng Vùng nếu vùng đó đang đƣợc sử dụng trong các bản ghi của bảng Nhân viên. Vì vậy, nếu bản ghi nhân viên đang sử dụng một vùng, chẳng hạn nhƣ vùng "Tây" và bạn tìm cách xóa vùng "Tây"
trong bảng Vùng, thì Access sẽ ngăn không cho bạn xóa bỏ nó. Trong trƣờng hợp này, ta cần phải đặt lại tất cả các bản ghi nhân viên vốn đang sử dụng giá trị đó thành một giá trị khác, trƣớc khi ta có thể xóa bỏ vùng "Tây" trong bảng Vùng. Tùy chọn cuối cùng có thể hữu ích trong ví dụ này, vì nó sẽ cho phép ta xóa vùng "Tây" trong bảng Vùng. Giá trị vùng sẽ tự động đƣợc loại bỏ khỏi các bản ghi Nhân viên đã đƣợc đặt là "Tây", để lại giá trị trống. Chọn tùy chọn thứ hai sẽ xóa bỏ tất cả các bản ghi nhân viên ra khỏi bảng Nhân viên đã đƣợc đặt vùng là “Tây”. Điều đó gọi là xóa bỏ xếp tầng và nó sẽ xóa bỏ nhiều dữ liệu hơn so với ý định của ta trong ví dụ này. Hãy cẩn thận khi chọn tùy chọn đó.