thường xuyên có số lao động làm tăng ca.
- Sự phân bổ nhân lực chưa hợp lý
- Năng suất lao động của nhân viên thấp có thể đến từ việc chế độ hỗ trợ bữa ăn bị cắt giảm, không đảm bảo nhu cầu
- Công tác quản lý, giám sát hoạt động kém hiệu quả khiến nhân viên lơ là, chểnh mảng
- Máy móc, thiết bị đã lỗi thời ● Giải pháp:
- Quy định lại thời gian làm tăng ca hợp lý - Lập kế hoạch làm việc hợp lý và khả thi
- Tăng cường công tác quản lý, giám sát để kịp thời nhắc nhở nhân viên lười biếng, lơ là
- Áp dụng chính sách khen thưởng, phúc lợi phù hợp và có những hình thức răn đe những cá nhân chưa làm tốt nhiệm vụ
- Sử dụng hệ thống đánh giá hoạt động
- Xem xét sửa chữa, thay thế các thiết bị đã cũ hỏng, lỗi thời
Phát sinh 2) Thời gian rảnh của quản đốc phân xưởng chiếm 20% thời gian làm việc.
● Nguyên nhân:
- Sự sắp xếp, quản lý thời gian, công tác lập kế hoạch và điều phối của chính nhân viên quản đốc còn kém
- Quản đốc chưa làm việc hết năng suất. ● Giải pháp:
- Đặt ra thêm những yêu cầu về thời gian hoàn thành công việc,thời gian nghỉ.
- Kiểm soát thời gian làm việc chặt chẽ, giao thêm nhiệm vụ cho quản đốc phân xưởng
Phát sinh 3) Nhiều tổ trưởng không ghi lại những sản phẩm hỏng mà tự ý xử lý; nhân viên kỹ thuật không thực hiện bảo dưỡng máy móc theo đúng quy trình đã được phê chuẩn theo thời gian dài.
● Nguyên nhân:
- Thái độ làm việc của nhiều tổ trưởng, kỹ thuật viên cẩu thả, không nghiêm túc hoặc do mục đích lợi ích cá nhân
- Công tác quản lý, kiểm tra định kỳ thiếu hiệu quả. ● Giải pháp:
- Đảm bảo chất lượng trang thiết bị, máy móc, thực hiện đúng quy trình khi phát hiện máy móc xảy ra vấn đề.
- Thường xuyên kiểm tra, rà soát các khâu làm việc của nhân viên
- Kiểm soát chặt chẽ quy trình báo cáo về tình hình sản xuất, đặc biệt là sản phẩm hỏng và tỷ lệ sản phẩm hỏng.
- Tăng cường chốt kiểm soát tại bộ phận có rủi ro sai hỏng cao.
Phát sinh 4) Lương thưởng, chế độ đãi ngộ
● Nguyên nhân:
- Sự khó khăn chung của nền kinh tế (dịch bệnh, thiên tai,...) kéo theo doanh nghiệp khó có thể trợ cấp lương thưởng như cũ
- Bộ phận quản lý xảy ra vấn đề gian lận, làm việc thiếu trách nhiệm ● Giải pháp:
- Nghiên cứu điều chỉnh chính sách đãi ngộ, hỗ trợ bữa ăn hợp lý, đơn giản hóa quy trình giải quyết các nhu cầu cá nhân cho nhân viên, kỉ luật nhân viên thiếu tinh thần trách nhiệm
- Thanh kiểm tra lại hoạt động của bộ phận nhân sự, đưa ra các quy định quản lý chặt chẽ hơn.
Tình huống 5
Công ty A là một doanh nghiệp mới được thành lập và kinh doanh chủ yếu về sản xuất vật liệu xây dựng. Tuy còn non trẻ nhưng trong năm đầu hoạt động,
công ty đã có đơn hàng đặt số lượng lớn từ những khách hàng có tiếng trong ngành xây dựng, giúp cho quá trình hoạt động đạt kết quả vượt mong đợi. Chính sách bán hàng hiện tại của công ty chủ yếu là bán chịu vì những đơn hàng giá trị trung bình là khá lớn nên công ty cho phép khách hàng được trả chậm theo chính sách hiện tại. Bộ phận bán hàng sẽ sử dụng các dữ liệu từ phía đối tác để thực hiện tính toán thời hạn trả nợ riêng cho từng khách hàng.
Sau một thời gian kinh doanh, ban giám đốc kiểm tra báo cáo định kỳ và nhận thấy có một vấn đề sau:
● Nhiều khoản chi phí phát sinh vượt mức bình thường như chi phí dịch vụ viễn thông, chi phí điện nước, chi phí internet,…
● Tài khoản phải thu khách hàng có số dư rất lớn, khoản dự phòng cho nợ phải thu khó đòi chiếm tới 40% giá trị phải thu. Khả năng thanh toán của công ty bị giảm vì không có tiền tồn quỹ đủ
● Nhận được yêu cầu thanh toán một khoản nợ đã quá hạn, công ty phải nộp thêm khoản nộp phạt cùng với hóa đơn kỳ trước tăng 5%
● Khi yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt, thủ quỹ luôn yêu cầu cho thời gian trước một ngày để chuẩn bị
Trước tình hình thực tế đó, ban giám đốc của công ty đã quyết định thực hiện một cuộc kiểm toán về hoạt động thu-chi và thanh toán của công ty. Trong quá trình kiểm toán, KTV đã thu thập được một số thông tin sau:
- Do là công ty mới được thành lập chưa lâu nên nhiều nhân viên sẽ kiêm thêm một vai trò khác. Hoạt động thu-chi tiền mặt của công ty do một kế toán thực hiện duy nhất và người này kiêm luôn thủ quỹ.
- Qua kiểm kê quỹ TM, phát hiện quỹ bị thâm hụt so với sổ sách, điều tra nguyên nhân phát hiện thủ quỹ cho Giám đốc và một số nhân viên mượn quỹ (có ký vào sổ riêng) và bản thân thủ quỹ cũng mượn tạm quỹ trong một số thời gian ngắn hạn. Đồng thời theo sổ sách thì số dư tiền mặt luôn cao hơn định mức đã xây dựng
- Bộ phận kinh doanh, chủ yếu là người mới, sẽ là người thực hiện các nghiệp vụ mua bán. Họ trực tiếp ghi nhận các khoản phải thu và tính toán tỉ lệ dự phòng nợ khó đòi dựa trên những thông tin của khách hàng.
- Trong quá trình hoạt động, có hiện tượng những phiếu thu bị ghi sai ngày hoặc bị sai giá trị. Ví dụ: Phiếu thu ngày 3/5/20XX bị ghi thành
30/5/20XX; Phiếu thu số tiền 700 triệu đồng nhưng giấy biên nhận kèm theo ghi số tiền 660 triệu
- Do quy mô công ty chưa quá lớn nên ban giám đốc cho các phòng ban tự quản lý nhau, mọi chi phí tự tổng hợp rồi báo cho kế toán mà không cần chứng từ liên quan.
- Không có sự đối chiếu thường xuyên các khoản nợ phải trả nhà cung cấp nên dẫn đến thực tế một số khoản thanh toán bị trả thừa, có khoản trả bị trả quá hạn.
- Việc thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện qua ngân hàng B. Ủy nhiệm chi chỉ được gửi cho Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó người này sẽ mang ra ngân hàng thực hiện thanh toán
Yêu cầu:
1.Hãy chỉ ra những hạn chế của KSNB và biện pháp để khắc phục tình hình 2.Đánh giá về hiệu quả hoạt động, hiệu lực quản lý của hoạt động thu-chi và thanh toán của công ty cùng với biện pháp khắc phục tình hình
Đáp án
1.Hãy chỉ ra những hạn chế của KSNB và biện pháp để khắc phục tình hình
- Hoạt động thu-chi tiền mặt của công ty do một kế toán thực hiện duy nhất và người này kiêm luôn thủ quỹ.
Ảnh hưởng: điều này đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm dẫn đến xảy ra rủi ro như kế toán đó tự tiện sử dụng tiền để phục vụ lợi ích cá nhân và điều chỉnh sổ sách để che dấu sai phạm của mình.
=> Biện pháp: cần phân tách bộ phận kế toán với thủ quỹ, thêm 1 người nữa làm thủ quỹ để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm không bị vi phạm
- Qua kiểm kê quỹ TM, phát hiện quỹ bị thâm hụt so với sổ sách, điều tra nguyên nhân phát hiện thủ quỹ cho Giám đốc và một số nhân viên mượn quỹ (có ký vào sổ riêng) và bản thân thủ quỹ cũng mượn tạm quỹ trong một số thời gian ngắn hạn. Đồng thời theo sổ sách thì số dư tiền mặt luôn cao hơn định mức đã xây dựng
Ảnh hưởng: điểm yếu khi ghi chép, hạch toán vào sổ sách, có thể dẫn đến việc giảm hoặc mất tài sản. Nguy cơ nhân viên có hành vi biển thủ tài sản là cao, sử dụng tiền mặt cao hơn định mức cho thấy nguy cơ gian lận lớn vì đây là khoản dễ bị mất cắp
=> Biện pháp: có trách nhiệm và làm đúng quyền hạn của các bộ phận liên quan trong việc quản lý tiền mặt. Nếu xảy ra tình trạng vay mượn thủ quỹ thì cần làm rõ ràng, không để xảy ra tình trạng thâm hụt quỹ khi cần. Ghi chép đầy đủ các khoản cho mượn vào sổ sách
- Bộ phận kinh doanh, chủ yếu là người mới, sẽ là người thực hiện các nghiệp vụ mua bán. Họ trực tiếp ghi nhận các khoản phải thu và tính toán tỷ lệ dự phòng nợ khó đòi dựa trên những thông tin của khách hàng.
Ảnh hưởng: người mới không có đủ kinh nghiệm cũng như kiến thức chuyên môn để thực hiện các nghiệp vụ mua bán, nhất là đối với việc bán chịu cần phải được người có đủ thẩm quyền xem xét độc lập rồi mới đưa ra quyết định, việc không thông qua của cấp trên làm cho không đảm bảo các tính toán là chính xác
=> Biện pháp:
· Cần kết hợp giữa nhân viên mới làm và nhân viên làm việc lâu năm
· Các bản ghi chép theo dõi các khoản phải thu cần được lưu giữ độc lập với nhau và bí mật với những người trực tiếp giao dịch với khách hàng
· Tính toán cẩn thận và cần sự phê duyệt của cấp trên
- Trong quá trình hoạt động, có hiện tượng những phiếu thu bị ghi sai ngày hoặc bị sai giá trị. Ví dụ: Phiếu thu ngày 3/5/20XX bị ghi thành 30/5/20XX; Phiếu thu số tiền 700 triệu đồng nhưng giấy biên nhận kèm theo ghi số tiền 660 triệu
Ảnh hưởng: phiếu thu bị ghi sai ngày hoặc giá trị có thể do kế toán không ghi sổ ngay khi phát sinh khoản phải thu hoặc do hóa đơn chứng từ không được kiểm tra định kỳ dẫn đến ảnh hưởng trọng yếu tới báo cáo tài chính.
=> Giải pháp:
· Mỗi khi phát sinh khoản phải thu mới, kế toán cần ghi sổ tức thời nhằm cung cấp những thông tin mới nhất cho hoạt động của đơn vị cũng như quan hệ của đơn vị với khách hàng đồng thời tạo cơ sở cho việc đối chiếu với các tài khoản khác.
· Mỗi hóa đơn cần được kiểm tra trong ngày hoặc tuần kì tùy theo mật độ phát sinh và yêu cầu quản lý
- Do quy mô công ty chưa quá lớn nên ban giám đốc cho các phòng ban tự quản lý nhau, mọi chi phí tự tổng hợp rồi báo cho kế toán mà không cần chứng từ liên quan.
Ảnh hưởng: vấn đề bất kiêm nhiệm, sự thông đồng giữa các cá nhân để trục lợi => Giải pháp: phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ và được cấp trên xét duyệt để nếu xảy ra sai sót thì dễ dàng đối soát.
- Không có sự đối chiếu thường xuyên các khoản nợ phải trả nhà cung cấp nên dẫn đến thực tế một số khoản thanh toán bị trả thừa, có khoản trả bị trả quá hạn.
Ảnh hưởng: số dư TS và Nợ phải trả của công ty, làm giảm uy tín của công ty => Giải pháp: Tùy theo quy mô và mật độ khoản phải trả phát sinh, tuần kì hoặc định kỳ cần đối chiếu giữa các loại sổ và chứng từ tại bộ phận kế toán với nhau và với bộ phận thanh toán, thậm chí cả người bán khi cần thiết. Mọi điều chỉnh do sai sót hoặc do yêu cầu chính đáng của người bán cần được điều chỉnh kịp thời.
- Việc thanh toán cho nhà cung cấp được thực hiện qua ngân hàng B. Ủy nhiệm chi chỉ được gửi cho Kế toán trưởng ký duyệt, sau đó người này sẽ mang ra ngân hàng thực hiện thanh toán
Ảnh hưởng: vi phạm vấn đề bất kiêm nhiệm, tạo cơ hội cho các hành vi gian lận
=> Ủy nhiệm chi chỉ được gửi cho Kế toán trưởng ký duyệt dẫn đến việc thông tin có thể xảy ra sai lệch.
=> Giải pháp: Sau khi hoàn tất hồ sơ cần được người đánh giá độc lập kiểm tra lại lần cuối và kí tất và cuối cùng, người có trách nhiệm như Kế toán trưởng mới kí duyệt chính thức.
2. Đánh giá về hiệu quả hoạt động, hiệu lực quản lý của hoạt động thu-chi và thanh toán của công ty cùng với biện pháp khắc phục tình hình
Hiệu quả hoạt động
· Thủ quỹ xin thời gian một ngày => không đảm bảo lượng tiền mặt trong quỹ phù hợp với ghi chép
· KSNB yếu kém, không kiểm soát chặt chẽ lượng tiền chênh lệch giữa thực tế và sổ sách dẫn đến việc số dư vượt định mức
=>Chưa hiệu quả . Nguyên nhân chính là việc sử dụng tiền bị lãng phí, hơn nữa còn có thể bị mất mát tiền
Hiệu lực quản lý
· Vấn đề tiền mặt thừa so với định mức dẫn đến việc bị lạm dụng tiền trong két
· Chưa có các biện pháp giám sát chặt các khâu dự trữ, vận chuyển làm cho quỹ bị hao hụt
· Không thực hiện các biện pháp đảm bảo an toàn cho tiền quỹ, chỉ có một nhân viên thủ quỹ. Ngoài ra còn có hiện tượng Giám đốc và các bộ phận vay tiền từ quỹ
=>Biện pháp:
- Thủ quỹ và kế toán toán tiền hàng ngày hoặc hàng tuần đối chiếu sổ sách với nhau. Định kỳ tháng hoặc đột xuất kiểm kê
-Tăng cường các biện pháp quản lý, bảo mật để phòng chống trộm cắp -Phân công trách nhiệm để dễ dàng kiểm soát các nhân viên một cách cụ thể -Ghi chép đầy đủ và đúng thời điểm số dư của tiền, đối chiếu thường xuyên giữa sổ cái và sổ chi tiết
- -Hạn chế các nghiệp vụ dùng tiền mặt, thay bằng tiền gửi ngân hàng
b.Hoạt động thu-chi: Hiệu quả hoạt động
· Nhiều khoản chi phí phát sinh vượt mức bình thường như chi phí dịch vụ viễn thông, điện nước,… =>làm cho lợi nhuận của công ty giảm
· Tài khoản PTKH số dư lớn, khoản dự phòng cho nợ phải thu khó đòi chiếm tới 40% giá trị phải thu=> rủi ro các khoản nợ không có khả năng thu hồi
Hiệu lực quản lý
· Hoạt động thu-chi tiền mặt của công ty do một kế toán thực hiện duy nhất và người này kiêm luôn thủ quỹ =>Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm · Có hiện tượng mượn quỹ của Giám đốc và nhân viên, trong đó có cả thủ quỹ=>dễ gây mất tiền, ngoài ra khó ghi chép để kiểm soát
· Bộ phận kinh doanh chủ yếu là người mới trực tiếp ghi nhận các khoản phải thu và dự phòng thì dễ xảy ra sai sót do sự non nớt trong kỹ năng, kinh nghiệm
· Trong quá trình hoạt động, có một số phiếu thu bị ghi sai thời điểm hoặc giá trị=>Không kiểm soát được các khoản phải thu
· Không kiểm soát được chi phí thực tế của các bộ phận bởi vì không có sự quản lý chặt chẽ
Biện pháp:
-Cơ cấu, tổ chức lại bộ máy nhân viên, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong vấn đề phân công nhiệm vụ
-Nâng cao trình độ nhân lực bằng các khóa đào tạo để đảm bảo các sai sót cơ bản không được xảy ra. VD: khóa học các nghiệp vụ kế toán
-Có các hình thức xử phạt hợp lý nếu các thành viên mắc lỗi trong công việc. VD: phạt hành chính nếu nhân viên mắc các lỗi tính toán,….
-Mỗi nghiệp vụ thu chi cần có chứng từ đầy đủ để dễ dàng đối chiếu, kiểm tra thường xuyên các tài liệu để không bị mất hoặc ghi sai bất cứ khoản thu chi nào -Cần phải có bộ phận quản lý sát sao với từng phòng ban nhằm hạn chế tối đa tình trạng chi phí bị vượt mức
- Cần thuê thêm người hoặc cử thêm người ở bên thứ 3 để giám sát hoạt động hoặc kết hợp giữa người có kinh nghiệm lâu năm và người mới vào để vừa tiết kiệm chi phí thuê nhân công mà vẫn đảm bảo tình hình tài chính
c.Hoạt động thanh toán: Hiệu quả hoạt động
-Tài khoản PTKH số dư lớn, khoản dự phòng cho nợ khó đòi chiếm tới 40%