Sơ đồ tổng quát: - Container phản - Quy trình khai- 123docz.net

P Container phản

3.3.2.1 Sơ đồ tổng quát:

Xe đến cổng Làn vào

Xe ra cổng

Nhân viên cổng yêu cầu khách hàng hoàn thiện thủ tục chứng từ hàng hóa giao nhận...

Ch ứn g t ừ h àn g h óa b ị s ai l ệc h t hô ng t n, hiệ u lự c...

Lái xe hoặc chủ hàng làm thủ tục gia hạn lệnh hoặc sửa lại thông tn bị sai tại thủ tục.

Khách hàng làm thủ tục giao nhận tại Ban thủ tục

Lái xe xuất trình chứng từ giao, nhận, giấy phép,đăng kiểm

Nhân viên GN cổng kiểm tra chứng từ giao, nhận. Thực hiện tác nghiệp theo chứng từ.

Ch ủ h àn g m an g p hư ơn g t ên và o c ản g g iao , n hậ n h àn g

Nhân viên bảo vệ kiểm tra phương tện, giấy phép, đăng kiểm…...

đủ điều kiện giao,nhận

Nhân viên GN,cập nhật thông tn,đóng dấu cổng vào ( Gate In). hướng dẫn lái xe vào tác nghiệp.

Xác nhận phương tện nâng,ha lên xe chủ hàng

Nhân bảo vệ đối chiếu kiểm tra xác nhận thông qua cổngNhân viên GN cổng kiểm tra chứng từ giao, nhận hàng, ký xác nhận ( Lưu trữ).Đóng dấu cổng ra ( Gate out)

Trạm kiểm tra xử lý hàng khi bị sự cố….

Khách hàng làm thủ tục Kết thúc Bảo vệ (Làn vào) Giao nhận (Làn vào) Bảo vệ (Làn ra) Giao nhận (Làn ra) 3.3.2.2 Sơ đồ cụ thể:

 Trường hợp giao nguyên container hàng khô (DC)

Bướ c

Lưu đồ Mô tả công việc/Biểu mẫu liên quan

12 2 3 4 5 6 7

Lệnh giao hàng ( Bản gốc), Vận đơn ( Bản copy), Giấy gới thiệu + CMND

Kiểm tra thủ tục. Tính cước, xuất hóa đơn và thu tiền. In phiếu EIR cho khách hàng (BM01).

Giao nhận kiểm tra giấy phép, đăng kiểm, ghi số xe vào EIR, cập nhật số xe, số cont vào MIS, In in phiếu nâng hạ container (BM02), ký xác nhận và cấp cho cho khách hàng. Đóng dấu cổng vào, xác nhận thời gian (Gate In). Bảo vệ (Hoặc giao nhận) mở Barie cho xe vào.

Kiểm tra phiếu nâng hạ và tác nghiệp nâng container lên xe chủ hàng. Hoàn thiện và ký xác nhận phiếu nâng hạ (BM02), giao cho lái xe 01 liên xanh, giữ lại liên trắng. Hướng dẫn lái xe ra cổng. Trường hợp nếu có phát sinh hư hỏng, sai chì... hướng dẫn lái xe ra trạm giao nhận bãi để giải quyết.

Tiếp nhận, kiểm tra và giải quyết container bị sự cố...

Kiểm tra EIR, ký và đóng dấu cổng ra. Lưu liên xanh EIR (BM01), phiếu nâng hạ (BM02). Cập nhật thông tin vào MIS, xác nhận thời gian Gate Out.

Kiểm tra tải trọng, lưu lại liên vàng. Mở Barie cho xe ra. Bộ phận thủ tục

(Cước, cấp EIR)

Cần trục\ Cơ giới

Giao nhận\ Bảo vệ - bãi

Mô tả

Bước 1. Khách hàng làm thủ tục

Khách mang các chứng từ hàng hóa hàng đến phòng thủ tục để làm thủ tục giao nhận container tại Cảng

Bước 2.Tại phòng thủ tục:

Bộ phận tính cước kiểm tra lệnh giao hàng (bản gốc) của Đại lý Hãng tàu (D/O), và tác nghiệp yêu cầu phù hợp thì tiến hành tiến hành tính cước, xuất hóa đơn và thu tiền dịch vụ. Sau đó, nhân viên thủ tục kiểm tra thủ tục, việc thanh toán cước và in phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Receipt – EIR) theo Biểu mẫu (BM) 01, bao gồm 04 liên, lưu liên trắng tại bộ phận thủ tục, giao 03 liên cho chủ hàng.

- Trường hợp, chủ hàng có hợp đồng với cảng, việc thanh toán cước thực hiện theo nội dung quy định của hợp đồng.

Bước 3. Tại cổng giao nhận dành cho làn xe vào:

Lái xe đưa xe vào cổng và dừng xe tại bộ phận giao nhận cổng, xuất trình EIR cho nhân viên giao nhận kiểm tra. Nhân viên giao nhận sẽ nhập số EIR, số xe và số giấy phép lái xe vào hệ thống MIS và ghi số xe vào phiếu EIR, sau đó in phiếu nâng hạ container gồm 02 liên (liên trắng và liên xanh) theo BM 02, ký, giao cho lái xe, đồng thời trả lại 03 liên phiếu EIR cho lái xe vào bãi giao nhận container.

Nhân viên giao nhận chủ động phối hợp cùng bảo vệ mở barie cho xe vào.

Bước 4. Tại bãi:

- Lái xe kiểm tra vị trí xếp container trên phiếu giao nhận EIR và phiếu nâng hạ và đưa xe vào khu vực lấy container. Công nhân tín hiệu phương tiện hướng dẫn cho lái xe đến khu vực lấy container.

- Lái xe đưa 02 liên phiếu nâng hạ container cho công nhân tín hiệu lái xe nâng hàng/ RTG để được xếp container lên xe. Tín hiệu phương tiện sẽ kiểm tra số container cần lấy trên phiếu nâng hạ container và báo cho phương tiện nâng container lên xe chủ hàng, xác nhận tên xe nâng/RTG thực tế làm, ca sản xuất, thời gian nâng/hạ, số container đảo chuyển thực tế vào phiếu

nâng hạ container, giao cho lái xe liên xanh phiếu nâng hạ và lưu lại liên trắng phiếu nâng hạ container để tính sản lượng.

- Trường hợp phát sinh tranh chấp trong việc xác nhận tình trạng thực tế của container so với tình trạng đã thể hiện trên EIR thì CN tín hiệu hướng dẫn lái xe chủ hàng ra khu vực trạm giao nhận tại bãi để sử lý.

- Giao nhận tại bãi phối kết hợp cùng bảo vệ bãi giải quyết và xác nhận trên EIR hoặc các chứng từ giải quyết ( Biên bản xác nhận…..). Đóng dấu xác nhận hoàn thành vào EIR.

Bước 5. Tại cổng giao nhận dành cho làn xe ra:

- Sau khi container được xếp lên xe, Lái xe đưa xe ra ngoài cổng (làn ra), xuất trình cho giao nhận cổng 01 liên xanh của phiếu nâng hạ container và 03 liên phiếu EIR. Bộ phận giao nhận cổng sẽ kiểm tra và xác nhận tình trạng thực tế container vào phiếu EIR, ký và đóng dấu giao nhận cổng, hoàn tất việc cập nhật dữ liệu EIR và vị trí container đảo chuyển vào hệ thống MIS, lưu phiếu EIR liên xanh và phiếu nâng hạ container liên xanh, giao lại cho lái xe liên hồng và liên vàng của phiếu EIR.

Bước 6: Tại cổng bảo vệ.

Sau khi lái xe xuất trình phiếu EIR đã có xác nhận và đóng dấu của nhân viên giao nhận cổng, nhân viên bảo vệ sẽ kiểm tra số container và số xe thực tế với phiếu EIR, lưu lại liên vàng của phiếu EIR và mở barie cho xe ra.

* Ghi chú:Các ghi chú, ký và đóng dấu của nhân viên giao nhận cổng mới là cơ sở pháp lý để Cảng hoàn thành việc giao, nhận container với khách hàng.

 Trường hợp giao container vỏ khô (DC) – Cấp vỏ không chỉ định.

Bước Lưu đồ Mô tả công việc/Biểu mẫu liên quan

12 2 3 4 5 6 7 8

Lệnh giao vỏ, Booking hoặc các chứng từ liên quan(Bản gốc).

Giấy gới thiệu + CMND

Kiểm tra Số Booking.Cấp danh sách số container theo yêu cầu của Booking. Đóng dấu vào dach sách container vỏ cấp.

Kiểm tra thủ tục và danh sách vỏ được cấp. Tính cước, xuất hóa đơn và thu tiền. Lập và In phiếu EIR cho khách hàng (BM01)

Giao nhận kiểm tra giấy phép; EIR, ghi số xe vào EIR, cập nhật số xe, số cont vào MIS. In in phiếu nâng hạ container (BM02), ký xác nhận và cấp cho cho khách hàng. Đóng dấu cổng vào, xác nhận thời gian (Gate In).

Bảo vệ (Hoặc giao nhận) mở Barie cho xe vào.

Kiểm tra phiếu nâng hạ và tác nghiệp nâng container từ bãi lên xe. Hoàn thiện và ký xác nhận phiếu nâng hạ (BM02), giao cho lái xe 01 liên (xanh), giữ lại liên (trắng). Hướng dẫn lái xe ra bộ phận xác nhận vỏ trong bãi.

Kiểm tra xác nhận tình trạng vỏ trên EIR so với thực tế, ký đóng dấu giao vỏ. Hướng dẫn lái xe ra cổng làn ra.

Kiểm tra EIR, ký và đóng dấu cổng ra. lưu liên xanh EIR (BM01), phiếu nâng hạ (BM02). Cập nhật thông tin vào MIS, xác nhận thời gian Gate Out.

Kiểm tra đối chiếu số container thực tế, số xe, giữ lại liên vàng và mở Barie cho xe ra.

Mô tả Bộ phận vỏ Cần trục\ cơ gới Giao nhận (Làn vào) Bảo vệ cổng (Làn vào) Kết thúc Bảo vệ (Làn ra) Giao nhân (Làn ra)

Bộ phận thủ tục (Cước, cấp EIR)

Bộ phận vỏ Khách hàng làm thủ tục

Bước 1. Khách hàng làm thủ tục

Khách mang các chứng từ hàng hóa hàng đến bộ phận giao nhận vỏ để làm thủ tục giao nhận container tại Cảng.

Bước 2. Tại bộ phận giao nhận vỏ:

Khi khách hàng đến bộ phận giao nhận vỏ để lấy danh sách vỏ container được cấp, sau khi kiểm tra các giấy tờ liên quan (bao gồm: booking hoặc giấy tờ tương đương của Đại lý Hãng tàu, giấy giới thiệu, Chứng minh nhân dân) đủ điều kiện cho việc cấp danh sách vỏ container thì nhân viên giao nhận vỏ sẽ cấp một danh sách container theo các yêu cầu của khách hàng được ghi trên booking và xác nhận, đóng dấu của bộ phận giao nhận vỏ container. Sau khi khách hàng có danh sách các container mà nhân viên giao nhận vỏ cấp, khách hàng mang lên phòng thủ tục làm các thủ tục cần thiết để làm thủ tục giao nhận container.

Bước 3. Tại phòng thủ tục:

Bộ phận tính cước kiểm tra lệnh giao vỏ, booking hoặc giấy tờ tương đương hợp pháp và tác nghiệp yêu cầu phù hợp thì tiến hành tính cước, xuất hóa đơn và thu tiền dịch vụ.

Bộ phận thủ tục kiểm tra danh sách các container được cấp theo yêu cầu trong booking có xác nhận, đóng dấu của bộ phận giao nhận vỏ container, các giấy tờ liên quan (bao gồm: Booking hoặc giấy tờ tương đương của Đại lý Hãng tàu, giấy giới thiệu, Chứng minh nhân dân), việc thanh toán cước và in phiếu giao nhận container (Equipment Interchange Receipt – EIR) theo Biểu mẫu (BM) 01, bao gồm 04 liên, lưu liên trắng tại bộ phận thủ tục, giao 03 liên cho chủ hàng.

Trường hợp, chủ hàng có hợp đồng với cảng, việc thanh toán cước thực hiện theo nội dung của quy định hợp đồng.

Bước 4. Tại cổng giao nhận dành cho làn xe vào:

Bước 5. Tại bãi:

nâng/RTG thực tế làm, ca sản xuất, thời gian nâng/hạ, số container đảo chuyển thực tế vào phiếu nâng hạ container, giao cho lái xe liên xanh phiếu nâng hạ và lưu lại liên trắng phiếu nâng hạ container để tính sản lượng. Hướng dẫn lái xe ra bộ phận giao nhận vỏ trong bãi để xác nhận tình trạng.

- Sau khi container đã được nâng lên xe chủ hàng, lái xe sẽ đưa container đó ra khu vực bộ phận vỏ. Tại đó, nhân viên bộ phận vỏ sẽ kiểm tra số container, số xe thực tế so với container trên phiếu EIR. Tiếp theo, nhân viên bộ phận vỏ sẽ xác nhận tình trạng vỏ container thực tế vào phiếu giao nhận EIR và ký xác nhận đóng dấu giao nhận bãi, giao lại 03 liên của phiếu giao nhận EIR và phiếu nâng hạ container cho lái xe.

- Trường hợp phát sinh tranh chấp trong việc xác nhận tình trạng thực tế của container, nhân viên giao nhận và lái xe sẽ giải quyết tiếp. Sau khi thống nhất, mới ký xác nhận cho xe ra cổng.

Bước 6. Tại cổng giao nhận dành cho làn xe ra:

- Lái xe xuất trình cho giao nhận cổng 01 liên xanh của phiếu nâng hạ container và 03 liên phiếu EIR. Bộ phận giao nhận cổng sẽ kiểm tra số container, số xe thực tế cần giao so với container ghi trên phiếu giao nhận EIR, ký và đóng dấu giao nhận cổng, hoàn tất việc cập nhật dữ liệu EIR và vị trí container đảo chuyển vào hệ thống MIS.Lưu phiếu EIR liên xanh và phiếu nâng hạ container liên xanh, giao lại cho lái xe liên hồng và liên vàng của phiếu EIR.

Bước 7: Tại cổng bảo vệ. Sau khi lái xe xuất trình phiếu EIR đã có xác nhận và đóng dấu của nhân viên giao nhận cổng, nhân viên bảo vệ sẽ kiểm tra số container và số xe thực tế so với phiếu EIR, kiểm tra bên trong container, lưu lại liên vàng của phiếu EIR và mở barie cho xe ra.

* Ghi chú: Các ghi chú, ký và đóng dấu của nhân viên giao nhận cổng mới là cơ sở pháp lý để Cảng hoàn thành việc giao, nhận container với khách hàng.

Bộ phận bảo vệ cổng (Làn ra) Giao nhận (Làn ra)

Chỉ đạo + OPS

Hãng tàu + Giao nhân cầu tàu Giao nhận cầu tàu

Chấm bay tàu Bảo vệ (Làn vào) Giao nhận

(Làn vào)

 Trường hợp Container vào cảng xuất thẳng tàu (SHIPSIDE).

Bước Lưu đồ Mô tả công việc/Biểu mẫu liên quan

Giao nhận đối chiếu kiểm tra trên list xuất thông tin số container, trọng lượng... cập nhật số xe và xác nhận trên hệ thống MIS thời gian Gate In.

Bảo vệ mở Barie cho xe vào.

Giao nhận kiểm tra đối chiếu số cont, số chì, tình trạng, thiết lập Tally Sheet. Chấm bay kiểm tra thiết lập Slot trên Sơ đồ tổng, chi tiết.

Xác nhận những trường hợp Container không đủ điều kiện xuất lên tàu, và hướng dẫn lái xe ra cổng làn ra.

Kiểm tra số xe, xác nhận thời gian Gate Out.

Trường hợp cont không xuất được: Kiểm tra số cont trên phiếu xác nhận nguyên nhân không xuất lên tàu, so với số thực tế và xác nhận hủy cont xuất trên hệ thống MIS, lưu lại giấy xác nhận.

Bảo vệ mở Barie cho xe ra.

Mô tả

Bước 1. Tại cổng giao nhận dành cho làn xe vào:

- Nhân viên giao nhận cổng kiểm tra số container thực tế so với số cont trên list xuất (List xuất chuẩn từ Hãng tàu) được nhận từ văn phòng Đội Container gửi xuống qua hệ thống mạng. Kiểm tra trọng lượng hàng trên list so với VGM (Nếu có), Cập nhật số xe, số container vào MIS và mở Barie cho xe vào.

Bước 2. Tại cầu tàu

- Nhân viên giao nhận kiểm tra số container thực tế so với list xuất, tình trạng, số cặp chì, thiết lập Tally sheet.

- Nhân viên chấm bay tàu kiểm tra số Container, trọng lượng trên list xuất và thiết lập vị trí xếp lên tàu (Slot), cảng dỡ hàng trên sơ đồ chi tiết và sơ đồ tổng. Báo cho tín hiệu phương tiện cẩu Container vào vị trí xếp trên tàu theo sơ đồ xếp hàng (Sơ đồ chuẩn do Tàu, Đại lý Hãng tàu lập).

- Trường hợp Container không được xếp lên tàu sẽ được ký xác nhận nguyên nhân bởi OPS (Cán bộ khai thác Hãng tàu tại hiện trường), Cán bộ chỉ đạo tàu, Giao nhận cầu tàu về số container, số cặp chì, số xe để làm cơ sở lái xe đưa Container ra cổng Cảng.

Bước 3. Giao nhận cổng làn ra.

- Lái xe xuất trình giấy xác nhận nguyên nhân không đủ điều kiện xếp lên tàu cho giao nhận cổng làn ra. Giao nhận kiểm tra giấy xác nhận và thông tin trên hệ thống MIS làn vào, đối chiếu số cont thực tế so với list xuất, tình trạng cặp chì, tiến hành hủy số cont trên hệ thống MIS, ký đóng dấu xác nhận cổng ra trên giấy xác nhận (Bản gốc và bản sao) và lưu lại 01 bản (bản gốc). Trao bản sao cho lái xe.

Bước 4. Bảo vệ cổng làn ra

- Kiểm tra số xe, số cont, số cặp chì giấy xác nhận (Bản sao) đã có dấu của giao nhận cổng so với thực tế và mở Barie cho xe ra. Lưu lại bản sao giấy xác nhận.

* Ghi chú: Các ghi chú, ký và đóng dấu của nhân viên giao nhận cầu tàu mới là cơ sở pháp lý để Cảng hoàn thành việc giao, nhận container với khách hàng.