II. PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CễNG TÁC TÍNH GIÁ DỰ THẦU CỦA CễNG TY
1. Quy trỡnh dự thầu
Quy trỡnh dự thầu của cụng ty cổ phần Bạch Đằng 10 gồm cú 6 bước, giữa cỏc bước cụng việc này cú mối quan hệ gắn bú chặt chẽ, bổ trợ lẫn nhau trong một quy trỡnh thống nhất.
Bước 1: Thu thập thụng tin về cỏc gúi thầu
Cụng việc này do cỏc cỏn bộ của phũng kỹ thuật thực hiện dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lónh đạo cụng ty. Đõy là cụng việc đầu tiờn và quan trọng để nhà thầu cú cơ hội tỡm được cụng trỡnh. Việc nắm bắt được đầy đủ, nhanh chúng cỏc thụng tin sẽ giỳp nhà thầu chuẩn bị đỏp ứng tốt nhất và kịp thời hồ sơ mời thầu nhằm làm tăng khả năng thắng thầu. Nguồn thụng tin mà cụng ty khai thỏc chủ yếu thụng qua cỏc hỡnh thức:
- Thụng qua cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng, như quảng cỏo đấu thầu, thư mời thầu của chủ đầu tư, bỏo tạp chớ Thụng tin đấu thầu, fax… hoặc thụng bỏo từ chủ đầu tư xuống.
- Thụng tin về những nguồn vốn cụng trỡnh dự định đầu tư trong tương lai
- Thụng tin cú được nhờ cỏc mối quan hệ với cỏc cơ quan chủ quản, chớnh quyền địa phương...
Tất cả cỏc thụng tin mời thầu qua nhiều hỡnh thức khỏc nhau sẽ được cỏn bộ phụ trỏch đấu thầu của phũng kỹ thuật xem xột, ghi chộp lại và bỏo cỏo lờn trưởng phũng kỹ thuật. Sau khi xem xột, đỏnh giỏ lại cỏc thụng tin trưởng phũng kỹ thuật lại tiếp tục bỏo cỏo lờn lónh đạo cấp trờn.
Bước 2: Tiếp xỳc ban đầu
Sau khi đó cú được thụng bỏo mời thầu của cỏc gúi thầu mà Cụng ty quan tõm, Cụng ty sẽ cử người tiếp xỳc trực tiếp với chủ đầu tư để tỡm hiểu thờm cỏc thụng tin, vấn đề cũn khỳc mắc, chưa rừ để quyết định cú tham gia hoặc khụng tham gia đấu thầu. Nếu xột thấy Cụng ty cú thể đỏp ứng cỏc vấn đề cú liờn quan đến dự ỏn về tớnh khả thi và hiệu quả kinh tế, Cụng ty sẽ mua hồ sơ mời thầu vào đỳng thời gian theo thụng bỏo của chủ đầu tư. Cụng ty sẽ
cử cỏn bộ cú kinh nghiệm nghiờn cứu hồ sơ mời thầu nhằm rỳt ra những yờu cầu cơ bản của cụng trỡnh đấu thầu, tớnh chất quy mụ, phạm vi, hỡnh thức giao thầu và những điều kiện ràng buộc để thực hiện gúi thầu đú.
- Nghiờn cứu kỹ bản vẽ thiết kế cụng trỡnh từ đú rỳt ra những đặc điểm cần chỳ ý để đưa ra những biện phỏp kỹ thuật và phương ỏn tổ chức thi cụng hợp lý.
- Kiểm tra lại việc tớnh toỏn khối lượng của chủ đầu tư dựa trờn bản tiờn lượng.
- Nếu cần thiết cử người xuống khảo sỏt hiện trường đỏnh giỏ những điều kiện tự nhiờn, kinh tế xó hội của dự ỏn từ đú rỳt ra những thuận lợi, khú khăn (vị trớ địa lý, địa chất, chất lượng nền đất, lượng mưa, thời tiết độ ẩm, điều kiện cung cấp vật tư, nhõn cụng, hệ thống giao thụng, đời sống và dõn trớ...).
- Nghiờn cứu đỏnh giỏ cỏc đối thủ cạnh tranh: Cụng ty chỉ mới dừng lại ở việc nghiờn cứu năng lực, kinh nghiệm, uy tớn của cỏc đối thủ cạnh tranh cựng lĩnh vực, và dựa vào kinh nghiệm và quan điểm chủ quan của cỏn bộ lập hồ sơ dự thầu để đỏnh giỏ.
Bước 3: Tiến hành lập đơn giỏ và tổng hợp đơn giỏ
Trờn cơ sở kết quả nghiờn cứu, đỏnh giỏ ở trờn phũng kỹ thuật phối hợp với cỏc phũng ban chức năng khỏc cựng với sự chỉ đạo của lónh đạo Cụng ty phõn cụng những cỏn bộ cú năng lực chuyờn mụn và kinh nghiệm phụ trỏch việc lập giỏ dự thầu. Cỏc cụng việc cần thực hiện gồm:
- Xỏc định chớnh xỏc khối lượng cụng việc phải thực hiện trong hồ sơ mời thầu (búc tỏch khối lượng)
- Xỏc định giải phỏp kỹ thuật và biện phỏp thi cụng, tiến độ thi cụng
- Xỏc định cỏc yờu cầu kỹ thuật của cỏc loại vật tư thiết bị dựng để thi cụng cụng trỡnh và tập hợp giỏ cả của chỳng tại thời điểm đú.
Sau khi bộ phận lập giỏ hoàn tất cụng việc của mỡnh sẽ trỡnh Ban giỏm đốc xem xột và phờ duyệt. Nếu giỏ dự thầu đưa ra đỏp ứng yờu cầu của chủ đầu tư và phự hợp chiến lược kinh doanh, điều kiện hiện tại của Cụng ty thỡ sẽ được phờ duyệt. Nếu khụng phự hợp thỡ bộ phận lập giỏ tiến hành điều chỉnh lại theo yờu cầu và sự chỉ đạo của Ban giỏm đốc.
Bước 5: Liờn hệ với ngõn hàng nơi cụng ty mở tài khoản để xin cấp giấy bảo lónh theo yờu cầu của chủ đầu tư. Đõy là cụng việc quan trọng, vỡ nú bảo đảm tớnh phỏp lý cho hồ sơ dự thầu.
Bước 6: Giảm giỏ dự thầu (nếu cú)
Sau khi lập xong giỏ dự thầu, hoàn thiện hồ sơ dự thầu, bộ phận lập hồ sơ, lập giỏ căn cứ vào tỡnh hỡnh cụng việc cụ thể của doanh nghiệp tại thời điểm lập hồ sơ và dự phũng cho thời gian tới, căn cứ tương quan giữa cỏc nhà thầu cựng tham gia dự thầu, căn cứ vào khả năng cú thể giảm cỏc khoản chi phớ khụng cần thiết, hoặc tiết kiệm được chi phớ như về nhõn cụng, nguyờn liệu, chi phớ mỏy thi cụng (do mỏy múc thi cụng đó khấu hao hết)… để đưa ra phương ỏn giảm giỏ dự thầu nếu cần thiết. Thường chỉ giảm giỏ dự thầu trong trường hợp cỏc đối thủ cạnh tranh đều mạnh và cụng trỡnh này quan trọng với Cụng ty. Bộ phận lập giỏ phải trỡnh lờn Ban giỏm đốc phương ỏn giảm giỏ và giải trỡnh một cỏch đầy đủ lý do giảm giỏ.