a) Tổ chức hạch toán ban đầu:
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật liệu cả về số lợng, chất lợng và giá trị. Để đáp ứng yêu cầu này Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu và tổ chức thực hiện tốt toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và công tác hạch toán chi tiết nói riêng thì trớc hết phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên quan đến nhập - xuất vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán.
Hiện nay Công ty sử dụng các chứng từ do Bộ tài chính quy định nh sau: Hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Nhân viên cung ứng vật t của Công ty có thể căn cứ vào nhu cầu thực tế và tiến độ sản xuất của Công ty để sản xuất theo đúng đơn đặt hàng, tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và hợp đồng mua bán vật liệu với đơn vị bán. Sau đó chuyển hợp đồng sang phòng kế toán xin tạm ứng, phòng kế toán xem xét và phê duyệt.
* Thủ tục nhập kho vật liệu:
Căn cứ vào tiến độ sản xuất phòng kế hoạch vật t phải lập kế hoạch và hợp đồng mua vật liệu khi vật liệu mua về phải qua kiểm tra chất lợng theo đúng quy cách, chất lợng, mẫu mã quy định, khi đạt yêu cầu với chuyển phòng kế toán làm thủ tục nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc chia thành 3 liên: - 1 liên lu tại quyển gốc.
- 1 liên giao cho thủ kho.
- 1 liên giao cho ngời đi mua giữ cùng với hoá đơn mua hàng giao lại cho phòng kế toán để làm cơ sở thanh toán sau này.
Công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Nên yêu cầu khi mua hàng phải lấy hoá đơn GTGT của ngời bán hàng do Bộ tài chính
phát hành. Để làm thủ tục nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán có đóng dấu của Bộ tài chính và dấu của đơn vị bán.
Theo định kỳ ( từ 5 - 7 ngày) thủ kho đem phiếu nhập kho lên phòng kế toán để kế toán vật liệu hạch toán kịp thời.
Khi vật liệu đã về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho một cách hợp lý, khoa học, đảm bảo yêu cầu bảo quản của từng thứ, từng loại vật liệu. Theo dõi công tác nhập - xuất và kiểm tra số tồn kho.
Thủ tục nhập kho của Công ty đợc tiến hành nh sau:
Hóa đơn Mẫu số: 01 GTKT- 3LL
Giá trị gia tăng CA/ 2005 N Liên 2: Giao cho khách hàng: Số : 007772
Ngày 05 tháng 12 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Minh Đạt
Địa chỉ : Trung ái - Nhơn Hòa - An Nhơn - Bình Định
Số tài khoản:... Điện thoại: ...Mã só thuế : 04100540574 Họ và tên ngời mua hàng: Nguyễn Văn Sáng
Đơn vị: Công ty cổ phần cơ khí đúc Cửu Long
Địa chỉ: Khu công nghiệp Yên Xá- ý yên - Nam Định
Số tài khoản: ... Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0600321735
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Phôi hàm nghiền Kg 12.500 15.240 190.500.000
Cộng tiền hàng: 190.500.000 Thuế suất GTGT: 5% thuế suất GTGT: 9.525.000
Tổng cộng thanh toán: 200.025.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm triêu không trăm hai mơi lăm nghìn đồng chẵn
Ngời mua hàng
( Ký,ghi rõ họ tên)
Ngời bán hàng
( Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị ( Ký tên, đóng dấu)
Lập biên bản kiểm nghiệm vật t nhập kho
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---
Biên bản kiểm nghiệm vật t nhập kho
Hôm nay, ngày 05 tháng 12 năm 2005, tại văn phòng công ty cổ phần cơ khí đúc Cửu Long, chúng tôi gồm có:
1/ Đinh Văn Tự: Thủ kho 2/ Nguyễn Thu Huyền: Kế toán kho 3/ Hoàng Văn An: Kỹ thuật
Tên vật liệu kiểm nghiệm: Phôi hàm nghiền ĐVT: kg
Theo hóa đơn số: 007772
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Minh Đạt
Số lợng hóa đơn: Phôi hàm nghiền: 12.500 kg
Chất lợng hàng nhập: Đúng theo quy cách phẩm chất, đạt theo đúng tiêu chuẩn mà kỹ thuật yêu cầu, theo đơn đặt hàng, lợng hàng hóa trên đa vào nhập kho để sản xuất.
Cán bộ phụ trách kỹ thuật (Ký tên) Ngời giao hàng (Ký tên) Kế toán kho (Ký tên) Thủ trởng đơn vị (Ký tên)
Sau khi cấp phiếu kiểm nghiệm, trên co sở hóa đơn mua hàng, kế toán kho làm thủ tục lập phiếu nhập vật t cho từng loại vật t ghi rõ ngày của hóa đơn, tên vật t, quy cách nhãn hiệu đơn vị tính, số lợng nhập kho, hóa đơn gủi lên phòng kế toán thanh toán tiền cho ngời bán giữ lại 2 liên làm căn cứ kiểm nhận nhập kho. Thủ kho sau khi đã kiểm nghiệm xong, hàng ngày ghi số lợng thực nhập vào phiếu. Phiếu nhập kho phải đầy đủ chữ ký của ngời giao hàng, thủ kho, ngời phụ trách cung ứng và sau đó làm căn cứ vào phiếu nhâp kho để vào thẻ kho
Đơn vị: Công ty CPCK đúc Cửu Long Phiếu nhập kho Mẫu số:01-VT Theo QĐ:1141- TC/QĐ/CĐKT ngày1/11/1995 của BTC Ngày 05 Tháng 12 Năm 2005 Nợ TK 152: 190.500.000 Số: 23 Có TK 111: 190.500.000
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Văn Thắng
Theo hóa đơn GTGT số: 007772 ngày 05/12/2005 của Công ty TNHH Đúc Minh Đạt
Nhập tại kho: Công ty cổ phần cơ khí đúc Cửu Long
Số TT
Tên, nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật t (sản phẩm, hàng hóa) Mã Đơn vị tính Số lợng Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Phôi hàm nghiền Kg 12.500 15.240 190.500.000 Cộng: 12.500 15.240 190.500.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Một trăm chín mơi triệu năm trăm nghìn đồng chẵn ./.)
Nhâp, ngày 05 tháng 12 năm 2005
Thủ trởng đơn vị Kế toán tr- ởng Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên Ký, họ tên
Căn cứ vào phiếu nhập lập ĐKKT
Nợ TK 152: 190.500.000 Nợ TK 133: 9.525.000 Có TK 111: 200.025.000
Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT để lập phiếu chi thanh toán tiền mua Nguyên vật liệu cho Công ty TNHH Đúc Minh Đạt
Đơn vị: Công ty CPCKĐ Cửu
Long
Phiếu chi Quyển số: Số: 15 Nợ 152: Mẫu số:C22-H QĐ số: 999- TC/QĐ/CĐKT
190.500.000 Nợ: 133 9.525.000 Có : 111 200.025.000 ngày 2/11/1996 của BTC Ngày 05 tháng12 năm 2005
Họ và tên ngời nhận tiền: Nguyễn Thị Thu Huyền
Địa chỉ: Công ty TNHH Đúc Minh Đạt Lý do chi: Chi trả tiền mua phôi hàm nghiền
Số tiền: 200.025.000 đồng. Viết bằng chữ: Hai trăm triệu không trăm hai m-
ơi lăm nghìn đồng chẵn
Kèm theo 01 Hóa đơn giá trị gia tăng số 007772 Chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền( Viết bằng chữ: Hai trăm triệu không trăm hai mơi lăm nghìn đồng chẵn . Ngày 05 tháng 12 .năm 2005 Thủ trởng đơn vị Phụ trách kế toán Ngời lập phiếu Thủ quỹ Ngời nhận tiền ( Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)