3.1.1. Mục tiêu thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong những năm tới
Thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ với mục tiêu hàng đầu là phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Cao Bằng góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và phát triển của tỉnh Cao Bằng hiện nay và trong những năm tới. Có thể nói tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì vậy, công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược của cơ quan lưu trữ, với mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ đó là sẵn sàng đưa tài liệu lưu trữ để phục vụ nhanh chóng, kịp thời các yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp và người dân.
Chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ đơn thuần là cách tổ chức thực hiện công tác lưu trữ mà còn là tổng hợp từ cách thức thực hiện đến con người thực hiện, công cụ và phương tiện thực hiện. Chính vì vậy mà khi đạt được kết quả về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cũng chính là đạt được mục tiêu về hoàn thiện chính sách đối với cán bộ công chức thực hiện chính sách này.
Trong những năm tới, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng tiếp tục tham mưu cho Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đề án số hóa tài liệu lưu trữ, đề án chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống trên địa bàn và tiến hành thu nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào kho lưu trữ lịch sử để khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất; đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và ứng dụng công nghệ thông tin trong tra tìm tài liệu lưu trữ. Để làm được điều đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cần chủ động hơn nữa trong việc tham mưu xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn có trọng tâm, trọng điểm, đồng thời chú trọng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức thực hiện chính sách này, đa dạng hóa các hình thức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ.
3.1.2. Nhiệm vụ tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ những năm tiếp theo tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng
Việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng giúp cho tỉnh bảo vệ và phát huy được những tài liệu có giá trị. Hiện nay, việc thực hiện chính sách này đã dần đi vào nề nếp, góp phần phát triển nền kinh tế, văn hóa, xã hội trên địa bàn tỉnh.
Trong những năm tiếp theo, Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng cần thực hiện một số nhiệm vụ để nâng cao chất lượng thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể:
- Xây dựng các kế hoạch cụ thể có lộ trình và đảm bảo tính khả thi, triển khai, thực hiện sâu sát chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng bám sát thực tiễn, phù hợp với điều kiện hiện có của tỉnh.
- Tham mưu cho UBND tỉnh và Sở Nội vụ tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối cán bộ công chức thực hiện chính sách
tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao chất lượng thực hiện chính sách ngày một tốt hơn.
- Thực hiện tốt hơn công tác tuyên truyền, phổ biến chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đến các đơn vị trong toàn tỉnh, đặc biệt là phát huy tính chủ động của các cán bộ trực tiếp phụ trách công tác này.
- Hoàn thiện cơ sở vật chất và thiết bị phục vụ cho công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ sao cho hiệu quả nhất. Với cơ sở vật chất và trang thiết bị hiện tại của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Cao Bằng mới chỉ đáp ứng được cơ bản công tác lưu trữ tài liệu của tỉnh. Để công tác lưu trữ đạt hiệu quả cũng như việc thực hiện chính sách tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được hiệu quả thì trong những năm tới cần kiến nghị đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất để đáp ứng nhu cầu lưu trữ như mở rộng thêm kho lưu trữ, phòng trưng bày, thực hiện hình thức triển lãm tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, các trang thiết bị phục vụ công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, ứng dụng tin học phục vụ khai thác và cung cấp tài liệu lưu trữ số, phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu từ xa…Giúp cho công tác này ngày càng hiện đại và chuyên nghiệp.