Nên mặc trang phục công sở trang trọng, gọn gàng và lịch sự. Những người đại diện cần chuẩn bị tốt phong thái đi đứng ăn mặc của bản thân. Trang phục mặc khi đàm phán phải chỉnh tề đứng đắn, trang trọng. Nếu là nam nên cạo sạch râu, nếu mặc com lê phải thắt cà vạt. Nếu là nữ nên trang điểm nhẹ nhàng, ăn vận lịch sự, không nên mặc quá hở hang, không nên đi dép gót quá cao và mảnh.
3.2. Trong đàm phán 3.2.1. Bắt đầu đàm phán
Người Hàn Quốc thường có câu “làm bạn trước, rồi mới làm khách hàng”. Do đó, để thành công, doanh nhân Việt Nam phải phát triển được mối quan hệ tin tưởng với các đối tác của mình. Trong cuộc gặp mặt đầu tiên, phía Việt Nam nên dành thời gian để nói chuyện và tìm hiểu rõ hơn về đối tác. Nên dùng trà vào đầu cuộc gặp mặt để thể hiện sự hiếu khách và thân thiện. Nhà đàm phán Việt Nam nên bắt đầu cuộc nói chuyện bằng các câu chuyện thông thường về chuyến đi của mình. Doanh nhân Việt Nam cần tỏ thái độ lịch sự và không nên quá thân mật với đối tác.
Chào hỏi:
Tuổi và cấp bậc rất quan trọng ở Hàn Quốc. Khi bước vào đàm phán, người có chức vụ cao nhất sẽ vào trước sau đó lần lượt các chức vụ tiếp theo. Người Hàn Quốc sẽ ngồi theo thứ tự cấp bậc. Do đó, đối tác Việt Nam cũng nên sắp xếp chỗ ngồi như vậy. Doanh nhân Việt Nam nên cúi chào khi được giới thiệu lần đầu tiên và khi chia tay. Người có địa vị thấp hơn cúi chào trước. Chú ý không nên bắt tay phụ nữ Hàn vì họ ít khi bắt tay.
Nhà đàm phán Việt Nam nên biết một số từ tiếng Hàn thông dụng nhất như: ahn-nyeong-ha-se-oh (xin chào!), ahn-jung-ha-seem- yee-kah (anh có khỏe không?), mee-ah-hahm-nee-danh (tôi xin lỗi), …
Danh thiếp:
Doanh nhân VN nên nhớ mang theo đầy đủ danh thiếp khi trao danh thiếp cho đối tác Hàn Quốc. Khi trao danh thiếp nên trao bằng hai tay, hơi cúi mình chào. Khi nhận danh thiếp, doanh nhân Việt Nam nên xem qua, nắm vững những thông tin quan trọng như
tên,chức vụ rồi mới cất danh thiếp đi. Đừng bao giờ để danh thiếp đối tác Hàn Quốc trong ví nếu nhà đàm phán có ý định để chiếc ví đó ở túi quần sau, đồng thời cũng đừng viết lên danh thiếp đó
Quà tặng:
Doanh nhân Việt Nam nên tặng quà đối tác Hàn Quốc sẽ dễ chiếm được tình cảm của họ. Tuy nhiên cần phải tìm hiểu kỹ lưỡng những nguyên tắc trong tặng quà của người Hàn.
Trong buổi tiếp xúc lần đầu với đối tác người Hàn, món quà thích hợp nhất là những vật dụng bày bàn làm việc, có thể kèm theo logo công ty bạn trên món quà đó, những vật phẩm từ đất nước mình sẽ được đối tác coi trọng hơn. Khi đến thăm nhà của người Hàn Quốc, những món quà tặng phù hợp bao gồm đồ thủ công mỹ nghệ, bánh kẹo, hoa quả, sôcôla, cà phê Việt Nam. Hoặc những món quà có ý nghĩa may mắn đối với người Hàn Quốc(màu vàng, màu đỏ, số 7, ...).
Tránh tặng những món quà quá đắt tiền vì điều này khiến đối tác bạn phải chuẩn bị những món quà có giá trị tương đương. Đặc biệt tránh tặng món quà mang ý nghĩa xui xẻo, đại kỵ của Hàn Quốc (số 4- tử, vật sắc nhọn, giày dép, khăn tay, gói quà bằng màu đen, màu trắng, xanh lá, ...).
Người Hàn Quốc thường hay biểu lộ thái độ lưỡng lự khi nhận quà nên đối tác Việt Nam cũng nên tỏ ra như vậy khi nhận quà đáp lễ từ họ. Khi bạn được tặng quà, lúc đầu tốt nhất hãy nên từ chối, chỉ sau khi người tặng cứ nhất định tặng quà cho bạn, lúc này bạn mới nên nhận. Nhà đàm phán không nên mở món quà ngay trước mặt mọi người.
3.2.2. Trong đàm phán
Nhà đàm phán Việt Nam cần phải cung cấp những thông tin chính xác để tạo đối phương có cảm giác tin tưởng, cũng như thiện chí hợp tác của mình, từ đó đối phương ít sử dụng chiêu trò hơn, để giảm sự căng thẳng cho đôi bên. Nhà đàm phán Việt cần học cách tìm kiếm những dấu hiệu thể hiện rằng đối tác Hàn Quốc không hiểu mình để có được những cách đàm phán phù hợp tránh sự hiểu nhầm không đáng có ảnh hưởng tới kinh doanh.
Khi đàm phán với đối tác Hàn Quốc, doanh nhân Việt Nam nên học cách lắng nghe một cách khôn khéo bằng cách đưa ra các câu hỏi gián tiếp không cần có câu trả lời “có”hoặc “không” để thăm dò phản ứng thực của họ
Khi người Hàn Quốc phải ra quyết định, nên để cho họ có thời gian để đạt được sự thỏa thuận. Phía Việt Nam không nên buộc đối tác Hàn Quốc ra quyết định quá nhanh chóng.
Tuy nhiên, doanh nhân Việt cũng nên khôn khéo tác động vào người chủ trì cuộc đàm phán của bên đối tác
Cách đề nghị
Doanh nhân Việt Nam nên chủ động bắt đầu sự mặc cả vì điều này đem lại nhiều cơ hội đàm phán. Tuy nhiên, nếu doanh nhân VN theo đuổi cách đàm phán cứng nhắc và không linh hoạt sẽ bị đối tác Hàn Quốc coi là không có thiện chí.
Về việc giữ bình tĩnh
Doanh nhân Việt Nam nên kiên trì khi đàm phán với đối tác Hàn Quốc. Khi các cuộc đàm phán kéo dài, hãy tỏ ra bình tĩnh. Một điều quan trọng là phải để cho đối tác Hàn Quốc có đủ thời gian để đi đến một thỏa thuận, nếu không thì cuộc làm ăn mà doanh nghiệp Việt Nam hy vọng sẽ không bao giờ hoàn thành được
Khi đàm phán với đối tác Hàn Quốc, chiến lược tốt nhất cho phía Việt Nam là phải vững chắc và rõ ràng ở thế của mình
3.2.3. Kết thúc đàm phán
Ra quyết định: khi người Hàn phải ra quyết định, nên để cho họ
có thời gian để đạt được sự thỏa thuận. Phía Việt Nam không nên buộc đối tác Hàn Quốc quyết định quá nhanh chóng. tuy nhiên doanh nhân Việt cũng nên khôn khéo tác động vào người chủ trì cuộc đàm phán của bên đối tác vì người này là người ra quyết định cuối cùng trong thương lượng
Về ký hợp đồng: Khi soạn hợp đồng, nên chú ý soạn thảo thật
chi tiết, rõ ràng, trong đó nêu đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Cần lưu ý là không nên ký hợp đồng hay viết tên bằng mực đỏ, điều này thể hiện vị thế của người viết đang giảm sút.
Về cử chỉ: nên cúi đầu chào khi kết thúc đàm phán và lâu hơn
khi cúi đầu chào mở đầu - đây được coi là dấu hiệu của buổi đàm phán diễn ra tốt đẹp
3.3. Sau đàm phán
Phía Việt Nam nên chủ động mời họ dùng bữa ở một nhà hàng, một buổi tiệc, hoặc tham gia các hoạt động giải trí khác như karaoke, thể thao, ... Nếu đối tác Hàn Quốc đưa lời mời trước thì không nên từ chối vì họ cho rằng đối tác không có thiện chí làm ăn với họ,vì những thỏa thuận làm ăn sau này sẽ dễ dàng hơn khi mà cả hai đã tin tưởng và có mối quan hệ thân thiết với nhau.
Trên bàn ăn, người Hàn Quốc sẽ chú ý rót đầy nước cho người lớn tuổi trước khi rót cho mình. Đây là cách thể hiện phép lịch sự và sự kính trọng. Ngoài ra, trong một cuộc gặp mặt, hãy chú ý rót nước cho người khác nếu cốc của họ đã hết. Tương tự, bạn sẽ được người khác rót nước cho khi hết. Khi được mời rượu, người Hàn sẽ nâng ly bằng
cả hai tay để không bị đổ và tỏ ra tôn trọng người đối diện. Việc từ chối đồ uống nhiều lần là không lịch sự, đặc biệt nếu là người lớn tuổi rót cho bạn.
3.4. Một số lưu ý khác
Không nên ca ngợi người Nhật và người Mỹ trước mặt đối tác Hàn Quốc. Đây là vấn đề rất nhạy cảm, do vậy các nhà đàm phán Việt Nam nên tránh đề cập. Nhiều người cho rằng Mỹ và Liên Xô cũ phải chịu trách nhiệm về sự chia cắt hai miền Triều Tiên. Người Hàn Quốc cũng rất nghi ngờ người Nhật Bản do họ từng, phải chịu nhiều đau khổ dưới ách đô hộ của người Nhật trước đây: bắt nguồn từ cuộc chiếm đóng của Nhật tại Bán đảo Triều Tiên nửa đầu thế kỷ 20 đã để lại dấu ấn chiến tranh nặng nề để lại trong lòng người dân Hàn Quốc; vấn đề phụ nữ mua vui thời chiến, tiếp đến là vấn đề tranh chấp chủ quyền đảo,…. Ngoài ra, sự tiến bộ nhanh chóng của Nhật Bản cũng gây ra những đố kỵ.
Khi được người Hàn khen nên tỏ ra khiêm tốn, từ chối một cách lịch sự vì người Hàn Quốc rất coi trọng sự khiêm tốn và coi đây là một chuẩn mực về tính cách. Tuy nhiên, nhà đàm phán Việt Nam cũng nên khen lại đối tác vì người Hàn Quốc rất thích được khen ngợi.
Người Hàn Quốc tuyệt đối trung thành và ghét sự phản bội, do đó nếu gây ấn tượng xấu thì sau này khó có thể làm ăn với họ được.
Người Hàn Quốc muốn tạo bầu không khí thoải mái khi tham gia các buổi tiệc, vì thế chúng ta nên tránh đề cập đến chuyện kinh doanh, thay vào đó hãy bàn những vấn đề thuộc sự quan tâm của mọi người như: sở thích, du lịch, thể thao, âm nhạc, ... Mặc dù việc kinh doanh không được thảo luận trên bàn tiệc nhưng vẫn có những ngoại lệ. Một vài đối tác Hàn Quốc xem đây là cơ hội để truyền đạt những thông điệp quan trọng hoặc là dịp tranh luận để giải quyết
những vướng mắc. Đôi khi họ cũng tranh thủ tìm thông tin từ bạn để củng cố vị thế của họ trên bàn đàm phán. Vì vậy, nếu bạn muốn đề phòng, bạn không nên trả lời thẳng vào vấn đề nhưng cũng đừng bao giờ tỏ ra khó chịu, nghi ngờ tránh gây mất thể diện cho đối phương.
Văn hóa trên bàn ăn cần đặc biệt lưu ý nếu như tham gia các buổi ăn uống sau đàm phán. Đó là không cắm đũa, thìa thẳng đứng trong bát cơm, không được bưng bát canh lên uống mà phải dùng thìa nhỏ múc từng chút một. Khi được mời rượu, nếu không thể uống được cũng không nên từ chối thẳng thừng mà thay vào đó hãy khéo léo xin lỗi, xin phép dùng nước ngọt thay cho rượu để đáp lễ để thể hiện sự tôn trọng với người mời.
Những câu chuyện liên quan đến chính trị, lịch sử nhạy cảm không được nhắc đến để tránh gây mất hòa khí.
KẾT LUẬN
Như đã nói ở phần mở đầu, hoạt động đàm phán là một điều không thể thiếu và có một vị trí đặc biệt quan trọng trong thương mại quốc tế. Đàm phán chưa bao giờ là việc làm đơn giản, để thành công trên bàn đàm phán đòi hỏi các bên tham gia phải nắm rõ bản chất của đàm phán, tự tin, có sự chuẩn bị, am hiểu đối phương và bản lĩnh để ứng phó với mọi tình huống. Với những nét văn hóa đàm phán trong thương mại quốc tế của Hàn Quốc rất đặc trưng và nổi bật cùng với đó là một số lưu ý cho các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia đàm phán với các doanh nghiệp Hàn Quốc mà nhóm đã đưa ra; hi vọng các doanh nghiệp Việt Nam có thể nắm vững, coi đó là tư liệu tham khảo hữu ích cho các thương vụ hợp tác tương lai của Việt Nam với các đối tác. Mục tiêu hướng tới là để tránh gặp phải những tình huống ngoài mong muốn và đạt được những thỏa thuận
có lợi, tạo dựng mối quan hệ lâu dài để cùng nhau hợp tác phát triển trong và sau quá trình đàm phán.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nghệ thuật đàm phán với người Hàn Quốc
https://www.kynang.edu.vn/ky-nang-nghe-nghiep/ky-nang-dam- phan-thuong-luong/15870-nghe-thuat-dam-phan-voi-nguoi-han- quoc.html#:~:text=Ng%C6%B0%E1%BB%9Di%20H%C3%A0n %20Qu%E1%BB%91c%20th%C6%B0%E1%BB%9Dng%20c %C3%B3,h%E1%BB%A3p%20l%C3%BD%20v%C3%A0%20kh %E1%BA%A3%20thi.
2. Tìm hiểu phong cách đàm phán của thương nhân hàn quốc và những lưu ý đối với thương nhân việt nam khi đàm phán thương mại quốc tế
https://text.xemtailieu.net/tai-lieu/tim-hieu-phong-cach-dam- phan-cua-thuong-nhan-han-quoc-va-nhung-luu-y-doi-voi- thuong-nhan-viet-nam-khi-dam-phan-thuong-mai-quoc-t- 343673.html
3. Tìm hiểu phong cách đàm phán của thương nhân hàn quốc và những lưu ý đối với thương nhân việt nam khi đàm phán thương mại quốc tế
https://khotrithucso.com/doc/p/tim-hieu-phong-cach-dam-phan- cua-thuong-nhan-han-quoc-va-254987
4. Kỹ năng đàm phán kinh doanh trong doanh nghiệp Hàn Quốc và vận dụng đàm phán dưới góc độ phiên dịch tiếng Hàn khi làm việc tại doanh nghiệp Hàn Quốc
https://tailieutuoi.com/tai-lieu/ky-nang-dam-phan-kinh-doanh- trong-doanh-nghiep-han-quoc-va-van-dung-ky-nang-dam-phan- duoi-goc-do-phien-dich-tieng-han-khi-lam-viec-tai-doanh-
nghiep-han-quoc
5. Kỹ năng đàm phán kinh doanh tại Hàn Quốc
http://dulieu.tailieuhoctap.vn/books/ky-nang-mem/ky-nang- dam-phan/dam_phan_kinh_doanh_tai_han_quoc_8505.pdf
6. Văn hoá giao tiếp trong kinh doanh với người Hàn Quốc
http://www.visapm.com/visa-han-quoc/van-hoa-giao-tiep-trong- kinh-doanh-voi-nguoi-han-quoc.html
7. Văn hoá đàm phán kinh doanh của người Hàn Quốc
https://123docz.net/doc_search_title/801532-van-hoa-dam- phan-kinh-doanh-cua-nguoi-han-quoc.htm