Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ Công ty. Đại hội đồng cổ đông là cơ quan thông qua chủ trương, chính sách đầu tư ngắn hạn và dài hạn trong việc phát triển Công ty, quyết định cơ cấu vốn, bầu ra Ban quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan thay mặt Đại hội đồng cổ đông quản lý Công ty giữa hai kỳ đại hội, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên
quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc Đại hội đồng cổ đông quyết định, định hướng các chính sách tồn tại và phát triển thông qua việc hoạch định các chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Ban kiểm soát: Do Đại hội đồng cổ đông bầu, thay mặt cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty nhằm bảo vệ các lợi ích hợp pháp cho các cổ đông.
Ban điều hành: Ban giám đốc là bộ máy tổ chức điều hành và quản lý mọi hoạt động hàng ngày của Công ty, bao gồm Giám đốc và các phó Giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về mọi hoạt động kinh doanh và hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Các phó Giám đốc là những người giúp việc cho Giám đốc trong quản lý, chỉ đạo điều hành các hoạt động kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động đối với các lĩnh vực được phân công, phân nhiệm.
Giúp ban điều hành quản lý các chức năng khác là các phòng ban chức năng gồm: phòng Tổ chức - tiền lương – hành chính, phòng Kế hoạch – kinh doanh, phòng Tài chính - kế toán, phòng Kỹ thuật công nghệ, phòng Khai thác, phòng Bảo vệ và an ninh Cảng biển.
2.1.3. Về cơ chế quản lý tài chính của Công ty
Với loại hình công ty cổ phần niêm yết chứng khoán, cơ chế quản lý tài chính mà Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá tuân thủ các nguyên tắc quản lý tài chính của Nhà nước, vừa đảm bảo các quy định đối với một công ty niêm yết và phù hợp với đặc thù của Công ty. Tất cả mọi hoạt động trong Công ty đều phải chịu sự điều chỉnh của cơ chế này, nhất là các hoạt động liên quan đến huy động và sử dụng vốn. Cơ chế này đề cập đến nhiều vấn đề, trong đó, đặc biệt chú trọng đến các vấn đề liên quan đến việc sử dụng vốn, bảo toàn vốn, kiểm soát chi phí, phân phối lợi nhuận... như là:
- Trong các hoạt động sử dụng vốn đầu tư trực tiếp hoặc gián tiếp, mua sắm tài sản, Giám đốc có quyền quyết định đối với các hoạt động sử dụng dưới 10% vốn điều lệ; từ 10% đến 50% vốn điều lệ do Hội đồng quản trị quyết định; trên 50% vốn điều lệ do Đại hội đồng cổ đông quyết định.
- Trong hoạt động huy động vốn, Hội đồng quản trị quyết định các hợp đồng vay vốn có giá trị lớn hơn vốn điều lệ của Công ty, các hợp đồng vay vốn khác có giá trị bằng hoặc thấp hơn vốn điều lệ do Giám đốc quyết định.
- Công ty có trách nhiệm bảo toàn vốn bằng các biện pháp như: Thực hiện đúng chế độ quản lý, sử dụng vốn, tài sản, phân phối lợi nhuận và chế độ kế toán theo quy định của Nhà nước;
- Ban lãnh đạo Công ty phải quản lý chặt chẽ các khoản chi phí để giảm chi phí và giá thành dịch vụ nhằm tăng lợi nhuận. Trường hợp làm tăng chi phí phải phân tích rõ nguyên nhân, trách nhiệm để xử lý theo quy định. Các khoản chi tiêu phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ và được hạch toán vào chi phí theo quy định của pháp luật.
- Lợi nhuận thực hiện của Công ty sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, phần còn lại sẽ được chia cổ tức; trích lập các quỹ đầu tư phát triển, quỹ khen thưởng, phúc lợi, quỹ dự phòng tài chính, các quỹ khác theo quy định của pháp luật; trích lập quỹ tiền thưởng Ban lãnh đạo Công ty.
- Hội đồng quản trị quyết định kế hoạch tài chính của Công ty và thông qua Đại hội đồng cổ đông hàng năm. Kế hoạch tài chính được xây dựng căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh và sự biến động của giá cả thị trường, tỷ giá ngoại tệ, phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Cuối kỳ kế toán (quý, năm), Công ty phải lập báo cáo tài chính bao gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Công ty phải gửi các báo cáo tài chính, báo cáo thống kê theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, Công ty phải gửi các báo cáo theo quy định của trung tâm
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Giao dịch chứng khoán đối với công ty niêm yết. Báo cáo tài chính năm của Công ty phải được kiểm toán bởi một Công ty kiểm toán độc lập.
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán.
Công tác hạch toán kế toán tại Công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Mọi nghiệp vụ phát sinh đều được xử lý tại phòng Tài chính- Kế toán. Đứng đầu bộ máy kế toán tại Công ty là Kế toán trưởng, đây là người trực tiếp điều hành công tác kế toán, tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch tài chính, huy động các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Kế toán tổng hợp là người tổng hợp sổ sách từ các phần hành để tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán. Ngoài ra, bộ máy kế toán tại Công ty còn chia thành các phần hành: Kế toán thanh toán; Kế toán tiền lương; Kế toán tiêu thụ, công nợ phải thu; Kế toán vật tư, công nợ phải trả; Kế toán thuế, tài sản cố định, thống kê, chứng khoán. Mỗi phần hành được giao cho một kế toán viên phụ trách, các kế toán viên có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành của mình phụ trách.
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc
Chứng từ - Ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ