1 Xi măng Nghi Sơn Tấn 2.264,58 740.000 676.89
2.2.6. Kế toán tổng hợp NVL ở công ty
Để phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác từng lần nhập, từng lần xuất cho từng trạm, từng bộ phận sử dụng cụ thể; và để theo dõi, phản ánh tình hình biến động của NVL một cách thường xuyên. Công ty đã áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên.
Để hạch toán tổng hợp NVL, kế toán đã sử dụng TK và sổ kế toán sau: * Tài khoản sử dụng:
- TK 152 "Nguyên vật liệu" trong đó: + TK 1521 "Nguyên vật liệu chính" + TK 1522 "Vật liệu phụ" + TK 1523 "Nhiên liệu" + TK 1524 "Phụ tùng thay thế" + Tk 1528 "Vật liệu khác" và các TK liên quan:
- TK 331 "Phải trả cho người bán" (Mở chi tiết cho từng người bán) - TK 111 "Tiền mặt"
- TK 112 "TGNH"
- TK 1331 "Thuế GTGT được khấu trừ" - TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - TK 627 Chi phí sản xuất chung
- TK 642 Chi phí quản lý công ty - TK 411 nguồn vốn kinh doanh
Điều đặc biệt là công ty đã sử dụng TK 136 "Phải thu nội bộ" và TK 336 "Phải trả nội bộ" khi các nghiệp vụ nhập xuất NVL đối với các đội phát sinh, nó được mở chi tiết cho từng đội. Mặt khác công ty còn sử dụng TK 142 "Chi phí trả trước" để phản ánh sự biến động của vật tư luân chuyển.
* Các sổ được sử dụng: - Sổ chi tiết TK 152 - Chứng từ ghi sổ - Chứng từ phụ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái TK 152 2.2.6.1. Kế toán tổng hợp nhật vật liệu
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp nhập vật liệu là một trong những phần hành quan trọng trong công tác kế toán NVL tại công ty.
Nguồn NVL nhập kho của công ty chủ yếu là mua ngoài, nhập kho do tự gia công chế biến hoặc vật liệu xuất dùng cho các đội nhưng sử dụng không hết nhập lại kho.
Quá trình hạch toán tổng hợp nhập NVL tại công ty được ghi sổ tuần tự thể hiện
Hoá đơn, chứng từ nhập NVL Bảng tổng hợp nhập NVL Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS Sổ chi tiết TK 152 Sổ cái Sơ đồ 2:
2.2.6.1.1. Nhập kho NVL từ nguồn mua ngoài
Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về.
Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm nhập và phiếu nhập kho để kế toán ghi vào bảng kê nhập - xuất - tồn. Mọi khách hàng có quan hệ mua bán với công ty đều được theo dõi qua TK 331 (1), dù là thanh toán ngay để có thể tổng kết được nhóm khách hàng thường xuyên và nhóm khách hàng không thường xuyên. Đồng thời, việc hạch toán như vậy còn đảm bảo thuận tiện cho việc theo dõi TK 331 (1) do kế toán vật tư đảm nhiệm. Kế toán ghi:
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu). Nợ TK 1331
Có TK 331 (chi tiết khách hàng)
Lúc nào thanh toán hoặc thanh toán ngay kế toán ghi: Nợ TK 331 (chi tiết khách hàng)
Có TK 111, 112, 141
Kế toán sẽ lưu phiếu nhập kho vào tập hồ sơ (Hàng về chưa có hóa đơn), nếu trong tháng có hóa đơn về thì kế toán hạch toán bình thường như trường hợp hàng và hóa đơn cùng về, nếu cuối tháng báo cáo chưa nhận được hóa đơn thì kế toán vật liệu phải ghi sổ theo giá tạm tính (bằng giá vật liệu tồn đầu kỳ) bằng bút toán.
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Có TK 331
Sang kỳ hạch toán sau, khi hóa đơn về sẽ tiến hành điều chỉnh theo giá thực tế.
Nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế, thì kế toán ghi số chênh lệch bằng bút toán đỏ.
Nợ TK 152 (chi tiết vật liệu) Nợ TK 1331
Có TK 331
Nếu giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế ghi sổ chênh lệch bằng bút toán thường.
Nợ TK 152 (số chênh lệch tăng) Nợ TK 1331
Có TK 331
Trường hợp hóa đơn về, nhưng hàng chưa về, công ty không mở TK 151 mà chỉ lưu hồ sơ "hàng mua đang đi đường".
Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn số 0075812 và phiếu nhập kho số 5 ngày 02/02/2006 nhập xi măng của công ty thương mại Thành An kế toán ghi:
Nợ TK 152 1.523.444.721 Nợ TK 133 152.344.479
Có TK 331 1.675.789.200
2.2.6.1.2. Trường hợp nhập kho do gia công chế biến 2.2.6.1.3. Nhập kho NVL thu hồi
- Trong quá trình sản xuất khi xảy ra trường hợp NVL xuất ra nhưng sử dụng không hết, theo quy định của công ty là nhập lại kho.
+ Khi các đội nhập NVL theo giao khoán từ kho công ty về kho đội nhưng thực tế các đội đã sử dụng không hết và vẫn còn thừa do NVL nằm trong kho của đội chưa xuất ra sản xuất hoặc dùng không hết. Trường hợp nay kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 136 (chi tiết cho từng đội)
Kế toán tập hợp các phiếu nhập thu hồi phát sinh trong tháng 02/2006 để vào bảng kê nhập thu hồi vật tư, rồi vào bảng tổng hợp nhật vật tư thu hồi, cuối cùng ghi vào CTGS số 026.
VD: Có phiếu nhập kho số 9 ngày 8/02/2006 trạm trộn số 2 nhập thu hồi phụ gia 300R số tiền là: 6.125.000
Nợ TK 152 6.125.000
Có TK 136 6.125.000 (chi tiết trạm trộn 2)
- Trường hợp NVL thừa do kiểm kê, căn cứ vào biên bản kiểm kê kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 3381
Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào biên bản họp xử lý kiểm kê: Nợ TK 3381
Có TK 711, 136…
2.2.6.2. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
NVL của công ty sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng chủ yếu xuất kho để sản xuất và xuất kho để sửa chữa lớn TSCĐ, xuất kho để phục vụ sản xuất chung, phục vụ quản lý doanh nghiệp.
Kế toán sau khi nhận được các phiếu xuất kho sẽ lập bảng kê xuất NVL chi tiết theo từng đội.
Dựa vào bảng tổng hợp xuất NVL kế toán lập CTGS.
Điều đặc biệt là khi lập CTGS rồi, để theo dõi chi tiết số liệu trên CTGS, kế toán NVL sẽ lập chứng từ phụ (chứng từ này được lập trên cơ sở các phiếu xuất kho, khi phát sinh bên Có TK 152 và bên Nợ các TK liên quan, nó được dùng để đối chiếu với số liệu trên CTGS và theo dõi chi tiết tình hình xuất NVL và được gửi cho các bộ phận liên quan để họ hạch toán.
Từ CTGS để ghi vào sổ đăng ký CTGS, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái.
Sơ đồ: 2.6. Quá trình kế toán tổng hợp NVL tại Công ty TNHH Kim Khí Hà Nội
- Khi xuất vật liệu cho các trạm trực thuộc:
Nợ TK 136 giá trị thực tế vật liệu xuất cho các trạm trực thuộc Có TK 152 Chứng từ xuất NVL Bảng kê xuất NVL Bảng tổng hợp NVL Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK152 Sổ cái TK152
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 10 ngày 26/02/2006 xuất xi măng, đá 1 x 2, cát vàng, phụ gia 300R cho trạm trộn bê tông số 1 Trung Yên trị giá 2.064.429.206
Nợ TK 136 (chi tiết trạm trộn số 1 Trung Yên) 2.064.429.206
Có TK 152 2.064.429.206
Phiếu xuất này là căn cứ để ghi vào các bảng kê xuất vật tư, rồi ghi vào Bảng phân bổ NVL. Sau đó ghi vào CTGS số 35. Để theo dõi chi tiết số liệu 1.299.010.800 bao gồm những khoản nào, kế toán đã lập chứng từ phụ số 1.
- Khi xuất nhiên liệu cho máy để phục vụ bán sản phẩm: Nợ TK 641
Có TK 152
Ví dụ: Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 15 ngày 28/02/2006 xuất dầu diezenl cho lái xe bơm bê tông
Kế toán ghi:
Nợ TK 641 8.421.822
Có TK 152 8.421.822
Tổng hợp các nghiệp vụ xuất trong trường hợp này, kế toán ghi số tiền tổng cộng đó vào GTGS số 35. Và để theo dõi chi tiết số liệu đó, kế toán lập chứng từ phụ số 2 của CTGS số 35
- Xuất vật liệu chi phí sản xuất chung Nợ TK 627
Có TK 152
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất số 20 ngày 27/02/2006 xuất cho phòng thí nghiệm xi măng, cát vàng, đá 1 x 2, phụ gia 300R trị giá xuất kho là 1.256.000.
Nợ TK 627 1.256.000
Có TK 152 1.256.000
CTGS số 35 và CT phụ số 4
VD: Căn cứ vào phiếu xuất số 12 ngày 26/02/2006 xuất cho Tổ sửa chữa để sửa chữa trạm trộn số 2 Khu đô thị mới Nam Thăng Long phụ tùng thay thế trị giá xuất kho là 15.000.000
Nợ TK 2413 15.000.000
Có TK 1524 15.000.000
GTGT số 35 và chứng từ phụ số 5
- Xuất vật liệu chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642
Có TK 152
VD: Căn cứ phiếu xuất số 20 ngày 28/02/2006 - xuất cho dầu diezen chi phí T02/06 - số tiền: 887.272
Nợ TK 642 887.272
Có TK 152 887.272 GTGT số 35 và chứng từ phụ số 6