7. Bố cục của luận văn
3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠ
Chƣơng này giới thiệu tổng quan về giải pháp SCM cho doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai. Đồng thời giới thiệu về việc phân tích và thiết kế các phân hệ về quản lý mua hàng, quản trị kho, và quản lý bán hàng khi xây dựng giải pháp ERP về quản trị chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp.
3.1. DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI
Phần lớn các doanh nghiệp thu mua cà phê tại tỉnh Gia Lai đều là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cà phê đƣợc thu mua về sẽ đƣợc chế biến thô rồi đem bảo quản và xuất khẩu. Chính vì thế phần đa họ đều liên kết với các doanh nghiệp lớn để tồn tại và cạnh tranh. Với quy mô nhƣ vậy cùng với những áp lực to lớn không những của xu thế thị trƣờng trong nƣớc mà còn của thế giới đang đặt ngành thu mua cà phê của tỉnh Gia Lai đứng trƣớc những áp lực to lớn. Mặc dù tỉnh nhà và nhà nƣớc đã có những chính sách thuận lợi tạo điều kiện cho doanh nghiệp, nhƣng ngành thu mua cà phê Gia Lai vẫn chƣa thể cất cánh nhƣ một số chuyên gia nhận định, nếu các doanh nghiệp chƣa thực sự đổi mới mạnh mẽ hơn trong cách thức vận hành và tổ chức trong kinh doanh của chính mình.
3.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI DOANH NGHIỆP THU MUA CÀ PHÊ TỈNH GIA LAI
Chuỗi cung ứng là một ngành phức tạp, đòi hỏi quản lý và phân tích một khối lƣợng dữ liệu lớn từ nhiều nguồn, thuộc nhiều phòng ban và các đơn vị kinh doanh khác nhau. Để giúp Nhà quản lý nắm bắt thông tin trên thời gian thực, phân tích dễ dàng và ra quyết định đúng đắn, kịp thời, các doanh nghiệp
đã và đang dần quan tâm nhiều đến việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý.
Nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu thay thế Microsoft Excel bằng các phần mềm lập kế hoạch/dự báo, ERP, Business Inteligence, SCM làm công cụ lƣu trữ và phân tích thông tin chính.
Qua tìm hiểu và nghiên cứu thì chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai còn khá đơn giản nhƣ Hình 3.1.
Hình 3.1. Mô hình chung chuỗi cung ứng thu mua cà phê
Nhà cung cấp: là mắt xích đầu tiên quan trọng trong chuỗi cung ứng của hầu hết các doanh nghiệp, ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm đầu vào và giá cả đầu ra của sản phẩm. Với hầu hết các doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai đều thu mua cà phê thông qua 2 hình thức đó là thu mua thông qua các thƣơng lái hoặc trực tiếp từ ngƣời trồng cà phê.
Nhà phân phối: cung cấp trái cà phê cho khách hàng với đúng số lƣợng, đúng lúc và mức giá có thể chấp nhận cho ngƣời mua và ngƣời bán, có thể tham gia vào nhiều mảng của chuỗi cung ứng. Họ có thể mua cà phê ở bất kỳ giai đoạn nào giữa trái cà phê chín và cà phê non (xanh), sau đó tiến hành sơ chế, hoặc thu gom đủ lƣợng cà phê từ nhiều hộ nông dân, rồi vận chuyển bán cho khách hàng.
Khách hàng: hầu hết đều là các doanh nghiệp thu mua và chế biến cà phê thành sản phẩm cuối cùng ví dụ nhƣ Nestlé có chuyên gia chế biến hạt cà phê tƣơi thành thức uống đƣợc khách hàng ƣa chuộng. Công ty cũng có thể
tăng thêm giá trị cho sản phẩm thông qua các hoạt động marketing, làm thƣơng hiệu và đóng gói và đƣa đến ngƣời tiêu dùng.
Dựa vào mô hình ERD ở trên mà các quy trình trong hệ thống thông tin chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp thu mua cà phê tại Gia Lai sẽ đƣợc khái quát hóa lại bằng quy trình cụ thể nhƣ sau:
Xem năng lực doanh nghiệp và ước tính giá Bảng báo giá Hợp đồng (Đơn bán hàng) Phê duyệt
Xuất hóa đơn Xuất kho
LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN
KINH DOANH
KHÁCH HÀNG THỦ KHO
Yêu cầu báo giá
No
Lập Phiếu xuất kho
KẾ TOÁN
Quản lý giao hàng Theo dõi công nợ Khách hàng Yes BÁN HÀNG Báo giá Thương thảo hợp đồng
Yêu cầu xuất hàng Đơn trả hàng Nhận hàng trả Nhập kho (Hàng trả) Giảm trừ công nợ TRẢ HÀNG Thực hiện mua hàng * 11 6 5 4 3 2 1 7 9 8 10 12 Hình 3.2. Quy trình bán hàng Bảng 3.1. Bảng mô tả quy trình bán hàng BẢNG MÔ TẢ QUY TRÌNH Sự kiện Công việc Ngƣời thực
hiện Mô tả chi tiết
Nhận yêu cầu báo giá từ Nhân viên kinh doanh. Đầu vào:
khách hàng
sản phẩm.
Thực hiện:
- Nhân viên kinh doanh cập nhật những thông tin này lên mẫu thông tin trƣớc khi ký hợp đồng.
Đầu ra:
-Thông tin trƣớc khi ký hợp đồng.
1 - Xem xét các yêu cầu và soát xét khả năng doanh nghiệp Nhân viên kinh doanh. Đầu vào:
-Thông tin trƣớc khi ký hợp đồng.
Thực hiện:
-Từ thông tin trƣớc khi ký hợp đồng, nhân viên kinh doanh xem xét các yêu cầu và soát xét khả năng của doanh nghiệp.
-Nếu soát xét khả năng có đáp ứng với
hàng tồn kho nhân viên kinh doanh sẽ có thông tin ban đầu về thời gian hẹn giao hàng.
Đầu ra:
-Doanh nghiệp có khả năng đáp ứng hay không đáp ứng.
-Hẹn thời gian giao hàng ban đầu.
2 + 3 - Lập báo giá. Nhân viên kinh doanh. Giám đốc. Đầu vào:
-Khả năng đáp ứng của doanh nghiệp và thông tin trƣớc khi ký hợp đồng.
Thực hiện:
-Nhân viên kinh doanh lập bảng báo giá cho sản phẩm dựa trên thông tin số lƣợng
chất lƣợng mà khách hàng yêu cầu.
-Bảng báo giá đƣợc ký duyệt bởi Giám đốc.
Đầu ra:
-Bảng báo giá đƣợc ký duyệt
4 Lập hợp đồng hoặc lập đơn hàng nếu đã có hợp đồng nguyên tắc. Nhân viên kinh doanh. Đầu vào: -Bảng báo giá đƣợc khách hàng đồng ý. Thực hiện:
-Nhân viên kinh doanh căn cứ thông tin dựa trên bảng báo giá để lập hợp đồng kinh tế.
-Đối với những hợp đồng nguyên tắc đƣợc ký mỗi năm, nhân viên bán hàng chỉ căn cứ trên đơn đặt hàng của khách hàng những thông tin về số lƣợng, đơn giá (nếu thay đổi).
Đầu ra:
-Hợp đồng kinh tế hoặc Đơn đặt hàng.
5 Thực hiện quy trình mua hàng Nhân viên kinh doanh. Đầu vào:
-Khả năng đáp ứng của doanh nghiệp. -Thông tin trƣớc khi ký hợp đồng. -Bảng báo giá.
-Thông tin hẹn giao hàng.
Thực hiện:
trong phân hệ mua hàng: + Đặt mua hàng từ Nhà cung cấp. + Kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng từ nhà cung cấp. Đầu ra: -Hàng đặt mua. 6 Lệnh giao hàng. Nhân viên kinh doanh. Đầu vào:
-Thời gian nhận hàng đặt mua. -Quy cách sản phẩm.
-Thông tin hẹn giao hàng khi soát xét khả năng của doanh nghiệp (trƣớc đây).
Thực hiện:
-Nhân viên kinh doanh đƣa ra lịch hẹn giao hàng dựa trên thông tin: thời gian giao hàng đặt mua, quy cách sản phẩm và thông tin hẹn giao hàng ban đầu sau khi tiếp nhận thông tin của khách hàng và soát xet khả năng của công ty.
Đầu ra: -Lệnh giao hàng. 7 + 8 Xuất kho, Hóa đơn Nhân viên Thủ kho. Kế toán. Đầu vào: -Lƣợng hàng tồn kho trong hệ thống. -Lệnh xuất hàng. Thực hiện:
-Thủ kho căn cứ trên lƣợng hàng trên phiếu xuất kho để làm phiếu xuất hàng,
-Kế toán xuất hóa đơn.
Đầu ra:
-Phiếu xuất kho. -Hóa đơn VAT.
9 Giao hàng
Nhân viên Thủ kho
Đầu vào:
-Phiếu xuất kho. -Phiếu giao hàng.
Thực hiện:
-Nhân viên thủ kho thực hiện giao hàng cho khách hàng.
Đầu ra:
-Phiếu giao hàng có xác nhận của khách hàng. 10 Công nợ phải thu Nhân viên kinh doanh. Kế toán. Đầu vào:
-Hóa đơn có chữ ký của thủ kho, khách hàng.
Thực hiện:
-Chuyển hóa đơn bán hàng sang cho kế toán để lƣu trữ và kiểm tra, đối chiếu lại số liệu đã phát sinh và quản lý công nợ phải thủ từ khách hàng. 11 Đơn trả hàng Nhân viên kinh doanh. Đầu vào: -Hàng hóa không đạt chất lƣợng khách hàng trả lại. Thực hiện: -Làm đơn hàng trả từ đơn hàng bán.
Đầu ra:
-Đơn hàng trả đƣợc sự phê duyệt của Giám đốc. 12 Nhận hàng trả vào kho Nhân viên Thủ kho. Đầu vào: -Phiếu đề nghị nhập kho hàng trả từ nhân viên kinh doanh.
Thực hiện:
-Làm phiếu nhập kho.
Đầu ra:
-Phiếu nhập kho có xác nhận thủ kho.
Yêu cầu mua hàng
Báo giá nhà cung
cấp Yêu cầu báo giá
Hợp đồng (Đơn mua hàng) Hợp đồng mua
Thông báo giao hàng
Duyệt Kế hoạch
Phê duyệt
Theo dõi công nợ nhà cung cấp Kiểm tra chất lượng số lượng rồi nhập kho LÃNH ĐẠO NHÂN VIÊN KINH DOANH
NHÀ CUNG CẤP THỦ KHO KẾ TOÁN
Yes
No
No
Yes
Đơn trả hàng
Yêu cầu xuất hàng trả Xuất kho (hàng trả) Giảm trừ công nợ TRẢ HÀNG MUA HÀNG Phiếu đề nghị nhập hàng 1 2 3 4 5 Cập nhật hóa đơn 6 7 8 9 10 11 Hình 3.3. Quy trình mua hàng Bảng 3.2 Bảng mô tả quy trình mua hàng
BẢNG MÔ TẢ QUY TRÌNH Sự kiện Công việc Ngƣời thực
1
Yêu cầu mua hàng.
Nơi yêu cầu mua hàng.
Nhân viên kinh doanh.
Đầu vào:
- Nhu cầu mua hàng hóa phục vụ kinh doanh.
- Nhu cầu mua hàng hóa để dự trữ.
Thực hiện:
- Đối với yêu cầu mua hàng hóa để kiểm soát đƣợc tình hình thực hiện hợp đồng từ khi yêu cầu mua hàng đã đƣợc duyệt, nhân viên kinh doanh phải lập kế hoạch yêu cầu mua hàng và gời Giám đốc duyệt.
- Trƣờng hợp cần tạo mã mới, nơi yêu cầu mua hàng sẽ gởi yêu cầu tạo mã cho nhân viên kinh doanh theo quy trình cấp mã ở phân hệ quản trị kho.
Đầu ra:
-Yêu cầu mua hàng chờ duyệt.
2 Phê duyệt kế hoạch mua hàng Nhân viên kinh doanh. Giám đốc. Đầu vào:
-Yêu cầu mua hàng hóa.
Thực hiện:
- Nhân viên kinh doanh trình kế hoạch lên Giám đốc để duyệt.
Đầu ra:
-Yêu cầu mua hàng đƣợc duyệt.
3 + 4 Yêu cầu báo giá Nhân viên kinh doanh. Giám đốc. Đầu vào:
- Khả năng đáp ứng của nhà cung cấp và thông tin trƣớc khi ký hợp đồng.
Thực hiện:
- Nhân viên kinh doanh lập yêu cầu báo giá tới nhà cung cấp và chuyển bản báo giá tới Giám đốc để duyệt.
Đầu ra:
-Bảng báo giá đƣợc duyệt.
5 Lập Hợp đồng kinh tế/ đơn đặt mua hàng (trƣờng hợp đã có hợp đồng). Nhân viên kinh doanh. Đầu vào:
-Yêu cầu mua hàng, bảng báo giá đã đƣợc Giám đốc duyệt.
Thực hiện:
-Yêu cầu tạo mã hàng hóa trƣờng hợp chƣa có.
-Tạo nhà cung cấp trƣờng hợp nhà cung cấp chƣa có.
-Lập hợp đồng mua hàng/ đơn đặt hàng từ yêu cầu mua hàng.
-Lập Hợp đồng mua hàng/ đơn hàng trực tiếp trƣờng hợp không tạo yêu cầu mua hàng.
-Các thông tin cần lập: điều khoản, tên và vị trí NCC; mặt hàng, đơn giá, số lƣợng; đơn vị nhận; cách thức nhận hàng: trực tiếp (mặc định), có kiểm nghiệm; lịch giao nhận hàng (nếu có).
-Để quản lý đƣợc thời gian dự kiến giao hàng về kho, nhân viên lập đơn hàng sẽ
nhập ngày hẹn giao tƣơng ứng với ngày hàng về kho dự kiến. Trƣờng hợp hàng về nhiều đợt nhân viên kinh doanh sẽ tách ra thành nhiều dòng tƣơng ứng với nhiều đợt giao hàng.
Đầu ra:
-Hợp đồng kinh tế/ Đơn đặt hàng trong hệ thống. 6 Phiếu đề nghị nhập hàng Nhân viên kinh doanh. Đầu vào:
-Hợp đồng kinh tế/ Đơn mua hàng. -Phiếu thông báo giao hàng từ NCC.
Thực hiện:
-Nhân viên kinh doanh làm phiếu đề nghị nhập hàng hóa vào kho.
Đầu ra: -Phiếu đề nghị nhập hàng. 7 + 8 - Kiểm tra số lƣợng chất lƣợng hàng và nhập kho - Cập nhật hóa đơn Nhân viên Thủ kho. Kế toán. Đầu vào: -Phiếu đề nghị nhập hàng. Thực hiện:
-Thủ kho căn cứ trên phiếu đề nghị nhập hàng vào kho và kiểm tra số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng thực nhận hàng vào hệ thống. Kế toán cập nhật thông tin hóa đơn mua hàng vào hệ thống.
Đầu ra:
-Hóa đơn VAT. 9 Công nợ NCC Kế toán. Đầu vào: -Hóa đơn. Thực hiện:
-Lƣu trữ hóa đơn đồng thời kiểm tra và đối chiếu lại số liệu đã phát sinh để quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
10 Đơn hàng trả
Nhân viên kinh doanh.
Đầu vào:
-Hàng hóa không đạt chất lƣợng trả lại cho NCC.
Thực hiện:
-Làm đơn hàng trả từ đơn hàng mua.
Đầu ra:
-Đơn hàng trả đƣợc sự phê duyệt.
11 - Xuất hàng đi trả NCC - Xuất hóa đơn trả hàng. Nhân viên Thủ kho. Kế toán Đầu vào:
-Phiếu đề nghị xuất kho hàng trả nhân viên kinh doanh.
Thực hiện:
-Làm phiếu xuất kho.
Đầu ra:
-Phiếu xuất kho có xác nhận của nhân viên thủ kho.
Hình 3.4. Phân hệ quản lý kho
Phân hệ quản trị kho có khả năng đáp ứng nhu cầu quản lí kho phức tạp với nhiều kho vật lí và nhiều chủng loại hàng hóa, vật tƣ khác nhau. Mô hình tổng thể trong quản trị kho nhƣ sau:
Quản lý mã hàng: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo và quản lý hàng một cách chuyên nghiệp hóa. Mọi mặt hàng đểu phải có mã và đặt theo một quy ƣớc nhất định.
Quản lý hoạt động nhập kho.
Quản lý hoạt động xuất kho.
Hình 3.6. Quản lý hoạt động xuất kho
Phân hệ quản lí kho tích hợp chặt chẽ với phân hệ mua hàng và bán hàng để thực hiện các giao dịch kho nhƣ: nhận hàng, kiểm tra chất lƣợng – trả hàng (nếu không đạt chất lƣợng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịch chuyển kho), xuất hàng cho việc bán hàng hoặc xuất vật tƣ đƣa vào.
Qua đây chúng ta đã có một cái nhìn tổng quan về hệ thống thông tin quản lý chuỗi cung ứng của doanh nghiệp thu mua cà phê tỉnh Gia Lai. Từ đây chúng ta có thể tìm hiểu sâu về giải pháp áp dụng cho các doanh nghiệp nhƣ sau.
Hình 3.7. Mô hình ERD của hệ thống