TK 1331 166.483.939.9 TK 331 TK 331 36.288.000 1.586.140.447.00 TK 1331 3.628.800
Công ty TNHH Hồng Thanh
Mẫu số So3b - DNN
(Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI Tên tài khoản: 632
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng
Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
Đầu kỳ
02/01 0012013XK 02/01 Xuất kho theo HĐ 0012013 1561 14.288.000 02/01 0012014XK 02/01 Xuất kho theo HĐ 0012014 1561 13.608.000 03/01 0012050XK 03/01 Xuất kho theo HĐ 0012050 1561 6.690.909 06/01 0012113XK 06/01 Xuất kho theo HĐ 0012113 632 38.094.545 07/01 0012172XK 07/01 Xuất kho theo HĐ 0012172 1561 58.181.798 07/01 0012182XK 07/01 Xuất kho theo HĐ 0012182 1561 14.295.273 13/01 0012442XK 13/01 Xuất kho theo HĐ 0012442 1561 42.320.000 22/01 0012831XK 22/01 Xuất kho theo HĐ 0012831 1561 956.792.698
Cộng số phát sinh tháng 01 1.144.271.222
Lũy kế phát sinh từ đầu
năm 1.144.271.222
Số dư cuối tháng 01 1.144.271.222
03/02 0012988XK 03/02 Xuất kho theo HĐ 0012988 1561 42.320.000 04/02 0013011XK 04/02 Xuất kho theo HĐ 0013011 1561 285.120.000 13/02 0013301XK 13/02 Xuất kho theo HĐ 0013301 1561 11.000.000 17/02 0013443XK 17/02 Xuất kho theo HĐ 0013443 1561 12.800.002 19/02 0013541XK 19/02 Xuất kho theo HĐ 0013541 1561 64.266.910 20/02 0013551XK 19/02 Xuất kho theo HĐ 0013551 1561 26.290.906 28/02 0013933XK 28/02 Xuất kho theo HĐ 0013933 1561 35.044.915
Cộng số phát sinh tháng 02 476.842.733
Lũy kế phát sinh từ T2 1.621.113.955
Số dư cuối tháng 02 1.621.113.955
02/03 0014013XK 02/03 Xuất kho theo HĐ 0014013 1561 204.610.909 03/03 0014051XK 03/03 Xuất kho theo HĐ 0014051 1561 26.727.274 09/03 0014294XK 09/03 Xuất kho theo HĐ 0014294 1561 13.684.000 16/03 0014517XK 16/03 Xuất kho theo HĐ 0014517 1561 33.127.273 23/03 0014744XK 23/03 Xuất kho theo HĐ 0014744 1561 744.727 27/03 0014881XK 27/03 Xuất kho theo HĐ 0014881 1561 84.130.909
Cộng số phát sinh tháng 03 363.025.093
31/03 Kết chuyển GVHB 911 1.984.139.048
Số dư cuối tháng 03 -
Ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Công ty TNHH Hồng Thanh Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC
Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI
Tên tài khoản 511
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D H 1 2 ĐK 02/01 PT0012031 02/01 Thu tiền hàng- HĐ 0012013 1111 17.860.000 02/01 PT0012014 02/01 Thu tiền hàng- HĐ 0012014 1111 17.010.000 03/01 VTB 1001 03/01 Thu tiền hàng- HĐ 0012050 112 8.363.636 06/01 VTB 1002 06/01 Thu tiền hàng- HĐ 0012113 112 47.618.182 07/01 VTB 1005 07/01 Thu tiền hàng- HĐ 0012172 112 72.727.273 07/01 PT0012182 07/01 Thu tiền hàng- HĐ 0012182 1111 17.869.091 13/01 VTB 1007 13/01 Thu tiền hàng- HĐ 0012442 112 40.221.818 22/01 VTB 1008 22/01 Thu tiền hàng- HĐ 0012831 112 1.195.990.000 Cộng số phát sinh tháng 01 1.417.660.000
Lũy kế phát sinh từ đầu năm 1.417.660.000
Số dư cuối tháng 01 1.417.660.000 03/02 VTB 1014 03/02 Thu tiền hàng- HĐ 0012988 112 52.900.000 04/02 VTB 1015 04/02 Thu tiền hàng- HĐ 0013011 112 356.400.000 13/02 PT0013301 13/02 Thu tiền hàng- HĐ 0013301 1111 13.750.000 17/02 PT0013443 17/02 Thu tiền hàng- HĐ 0013343 1111 16.000.000 19/02 VTB 1018 19/02 Thu tiền hàng- HĐ 0013541 112 80.333.636 20/02 VTB 1019 20/02 Thu tiền hàng- HĐ 0013551 112 32.863.636 28/02 VTB 1021 28/02 Thu tiền hàng- HĐ 0013933 112 43.806.145 Cộng số phát sinh tháng 02 596.053.417 Lũy kế phát sinh T2 2.013.713.417 Số dư cuối tháng 02 2.013.713.417 02/03 VTB 1022 02/03 Thu tiền hàng- HĐ 0014013 112 255.763.636 03/03 VTB 1024 03/03 Thu tiền hàng- HĐ 0014051 112 33.409.091 09/03 PT0014294 09/03 Thu tiền hàng- HĐ 0014294 1111 17.105.000 16/03 VTB 1027 16/03 Thu tiền hàng- HĐ 0014517 112 41.409.091
23/03 PT0014744 23/03 Thu tiền hàng- HĐ 0014744 1111 930.909 27/03 VTB 1030 27/03 Thu tiền hàng- HĐ 0014881 112 105.163.636
Cộng số phát sinh tháng 03 453.781.363
Lũy kế phát sinh T3 2.467.494.780
31/03 Kết chuyển Doanh thu 911 2.467.494.780
Số dư cuối tháng 03 -
Ngày ... tháng ... năm ...
Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Kết chuyển TK 511 TK 911 TK 511 TK 111 2.467.494.780 100.525.000 TK 112 2.366.969.780
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
Khi đi sâu nghiên cứu về thực trạng công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa tại công ty qua số liệu thu thập được của quý I năm 2020. Công ty TNHH Hồng Thanh là công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, kinh doanh cung cấp dịch vụ, thông qua quá trình kinh doanh công ty với mục đích nhằm khai thác có hiệu quả các nguồn vốn đầu tư, đáp ứng nhu cầu của thị trường, thu lợi nhuận để phát triển mở rộng doanh nghiệp, tăng tích lũy cho ngân sách cải thiện đời sống cho công nhân viên.
Các số liệu trong quý I năm 2020 đã thể hiện được tình hình kinh doanh của công ty phát triển, tuy nhiên công ty cần nhiều chính sách cụ thể để phát triển lâu dài hơn. Số liệu thực tế trong quá trình báo cáo tại chương 4 là nền tảng giúp em viết tiếp chương 5 nhằm đưa ra những so sánh khác biệt giữa quá trình học tập và báo cáo thực tế, đưa ra các biện pháp, kiến nghị khách quan của bản thân nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý cũng như hệ thống sổ sách chứng từ của công ty TNHH Hồng Thanh dựa vào những gì em đã được học tập tại trường và dưới sự hướng dẫn của giảng viên.
CHƯƠNG 5: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VẢ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH HỒNG THANH
5.1 Một số nhận xét chung về công ty 5.1.1 Ưu điểm
Qua thời gian báo cáo tại công ty đã giúp em hiểu rõ hơn về công tác kế toán trong thực tế cũng như các phương pháp tổ chức kế toán tại công ty nói chung em xin rút ra một số nhận xét sau:
Bộ máy kế toán được tổ chức tương đối gọn nhẹ nhưng hoạt động khá hiệu quả, do trình độ chuyên môn và giàu kinh nghiệm trong công việc kế toán, công ty đã không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, cập nhật các văn bản liên quan đến công việc cho các nhân viên trong bộ phận nắm bắt kịp thời các quy định của nhà nước để phục vụ cho tốt công tác kế toán tại công ty.
Công ty có sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ và trình độ chuyên môn của mỗi người để thực hiện được hết khả năng của mình trong công việc. Bên cạnh đó, các quy định chung của công ty cũng rất nghiêm nên các cán bộ công nhân viên phải thực hiện đúng nhiệm vụ và trách nhiệm của mình.
Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán với sự trợ giúp của máy vi tính giúp các nhân viên kế toán không phải mất nhiều thời gian để giải quyết các công việc kế toán.
Tại công ty các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép vào các loại sổ sách theo trình tự và có hệ thống.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về các chi phí, tiền lương cán bộ công nhân viên, đều được phản ánh một cách đầy đủ, trung thực, chính xác và kịp thời. Từ các nghiệp vụ phát sinh trong ngày, trong kì, kế toán tính toán và ghi sổ sách cuối mỗi quý kế toán tập hợp lại và báo cáo với cấp trên. Công ty áp dụng hình thức nhật kí chung và sổ cái, điều này rất thuận lợi cho việc theo dõi tình hình nhập xuất hàng hóa liên quan đến hoạt động của công ty. Hiện nay, nhiều công ty đang áp dụng phương pháp này.
5.1.2 Nhược điểm
Trong tháng, công ty nhập rất nhiều hàng hóa và có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh đòi hỏi nhân viên kế toán phải thật cẩn thận khi nhập dữ liệu vì rất dễ bị nhầm hay bỏ sót nghiệp vụ. Chính việc nhầm hay bỏ sót đó sẽ ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty không được chính xác.
Công ty không có kế toán quản trị nên không tiến hành đi sâu phân tích, đánh giá, tìm ra những giải pháp mới giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn.
Cuối kỳ kế toán (cuối năm) công ty mới tiến hành in ấn các sổ kế toán, mà không chốt và in theo tháng, việc này làm cho công việc dồn ứ vào cuối năm, làm cho lượng công việc của cuối năm tài chính tăng lên rất nhiều.
Việc thu hồi nợ từ khách hàng lớn thường gặp khó khăn do khách thường xuyên trả chậm, làm cho công tác đóng thuế của công ty thường bị chậm, dẫn tới tăng các khoản phạt chậm nộp.
Kế toán không thường xuyên kiểm kê định kỳ vì kho nằm khá xa so với công ty gây bất lợi cho việc vận chuyển, cũng như khó có thể xử lý sai sót kịp thời.
Công ty không có bước “xét duyệt mua hàng” trong chu trình mua hàng vì đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình mua hàng. Công ty nên chỉ định người được phân công trực tiếp thì mới được lập phiếu này hoặc có thể ủy quyền cho người khác.
Công ty không thực hiện việc “xét duyệt bán chịu” cho khách hàng mới. Khi không thực hiện chính sách bán chịu này, công ty phải chịu rủi ro rất cao trong việc thu hồi nợ từ khách hàng.
Công ty không xây dựng định mức tồn kho tối thiểu vì việc đặt hàng có thể được tiến hàng ngay kho số lượng hàng hóa trong kho thấp hơn mức tối thiểu được lập ra.
Tại công ty, việc quản lý và bảo quản hóa đơn đầu ra chưa thật sự khoa học và hợp lý, cụ thể là tập hóa đơn GTGT đầu ra không được bảo quản cẩn thận.
5.2 Sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tế
Trong công tác hạch toán của công ty TNHH Hồng Thanh nhìn chung rất phù hợp với tình hình hoạt động của công ty. Lý thuyết với thực tế khá điểm tương đồng vì khi được học trên giảng đường đại học khi định khoản nghiệp vụ kinh tế phát sinh về việc nhập xuất trong công ty thì phải ghi chi tiết từng mặt hàng, không được ghi chung khi định khoản. Vì thế, em cảm thấy giữa thực tế và lý thuyết không có sự khác biệt nên không có sự bỡ ngỡ khi tiếp xúc với hóa đơn ĐV, ĐR, PNK, PXK và thực hiện định khoản dựa trên HĐ mà công ty cung cấp vì những loại chứng từ này em đã được học trên trường và được thầy cô chỉ dạy tận tình.
5.3 Giải pháp
5.3.1 Về chu trình mua hàng
* Thủ tục mua hàng:
Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều có giấy đề nghị mua hàng đã được duyệt. Chỉ những người phân công mới được lập phiếu mua hàng. Thủ tục này nhằm đối phó với một sai lầm phổ biến là nhân viên trong công ty lập đề nghị mua hàng không cần thiết hoặc đề nghị mua hàng vượt số lượng cần thiết.
Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin như bộ phận và người đề nghị, tên, quy cách, số lượng hàng cần mua, mục đích mua hàng,… Giấy đề nghị này phải là người có thẩm quyền ký và lập ít nhất hai liên: một liên lưu tại bộ phận yêu cầu, một liên giao cho bộ phận mua hàng cần đặt hàng.
Phải phân công cụ thề người có trách nhiệm lập phiếu đề nghị mua hàng cho từng bộ phận nhằm tránh đề nghị nhiều lần cho cùng một nhu cầu.
Giấy đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng và giao người phụ trách. Việc đánh dấu thứ tự này giúp dễ dàng theo dõi và nếu như có thất lạc các nhân viên phụ trách đề nghị dễ nhận ra và thông báo cho các bộ phận liên quan.
Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện giấy đề nghị mua hàng để được xử lý kịp thời.
* Lựa chọn nhà cung cấp:
Sau khi bộ phận mua hàng nhận được giấy đề nghị mua hàng thì sẽ căn cứ vào từng mặt hàng để tiếp cận nhà cung cấp có chất lượng và giá cả hợp lý nhất. Nhà cung cấp gửi bảng báo giá cho công ty và bộ phận mua hàng sẽ tập hợp các bảng báo giá lại để phân tích. Bộ phận mua hàng cũng phải đề nghị cho nhà cung cấp khi có nhu cầu mua hàng và bảng báo giá phải thể hiện đầy đủ thông tin về số lượng, chất lượng, phương thức giao hàng,…
Nếu như không có khâu phân loại và lựa chọn nhà cung cấp uy tín thì sản phẩm đến tay người tiêu dung sẽ không được đảm bảo và gây ra hình ảnh xấu cho công ty.
Ngoài ra, công ty nên quản lý danh sách các nhà cung cấp và cập nhật thường xuyên. Thủ tục này giúp công ty đảm bảo giao dịch mua hàng chỉ thực hiện với nhà cung cấp mà đơn vị hiểu biết, đủ năng lực. Không những thế, nó còn giúp công ty giữ được mối quan hệ lâu dài với NCC lâu năm và tránh được các NCC từng phát sinh mâu thuẫn với mình.
+ Đề nghị các nhà cung cấp báo giá ngay khi có nhu cầu mua hàng: bảng báo gía phải chi tiết, rõ ràng, đầy đủ thông tin về chất lượng, số lượng, phương thức giao nhận,..
+ Đối với các hàng hóa có giá trị nên đấu thầu để chọn nhà cung cấp.
+ Luân chuyển nhân viên để tránh tình trạng một người có quan hệ với NCC trong một thời gian dài.
+ Kỷ luật nghiêm khắc với nhân viên nhận tiền hoa hồng và cần có phương pháp thu nhập thông tin này.
+ Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu…) đều được thể hiện trên bảng báo giá và được ghi chep cẩn thận để báo cáo cho cấp trên.
Hiệu quả:
Việc đánh giá nhà cung cấp giúp cho công ty có thể biết được chất lượng hàng hóa, giá cả, dịch vụ của nhà cung cấp nào tốt hơn. Từ đó, công ty sẽ quyết định nhập hàng từ nhà cung cấp nào. Ngoài ra, mục đích đánh giá nhà cung cấp còn giúp quản lý nhà cung cấp tốt hơn và kích thích các nhà cung cấp cải thiện hiệu suất và chất lượng hàng hóa của họ.
* Phê duyệt mua hàng:
Công ty nên bổ sung bước “xét duyệt mua hàng” trong chu trình mua hàng vì đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình mua hàng. Công ty nên chỉ định người được phân công trực tiếp thì mới được lập phiếu này hoặc có thể ủy quyền cho người khác. Mục tiêu của giai đoạn là đảm bảo việc mua hàng đúng đắn, đúng nhu cầu sử dụng. Giấy đề nghị xét duyệt mua hàng cũng phải đúng theo quy định và lưu tại công ty một cách cẩn thận.
Công ty nên xây dựng định mức tồn kho tối thiểu vì việc đặt hàng có thể được tiến hàng ngay kho số lượng hàng hóa trong kho thấp hơn mức tối thiểu được lập ra. Điều này, làm cho việc kinh doanh của công ty thực hiện một cách thuận lợi và luôn luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Nếu đơn vị không xây dựng mức tồn kho tối thiểu, việc đặt hàng sẽ dựa vào đề nghị mua hàng nhận được từ các bộ phận có nhu cầu. Giấy đề nghị mua hàng cũng phải được duyệt bởi người có thẩm quyền.
Khi hàng hóa được giao tại kho thì thủ kho phải kiểm tra số lượng, hạn sử dụng và các chứng từ có liên quan đến lô hàng đó. Phải đưa ngay hóa đơn cho phòng kế toán vì đây là chứng từ rất quan trọng để ghi chép nghiệp vụ phát sinh.
Mẫu số 01 - VT 100 - 102 Lý Tự Trọng, Phường 1, TP.