Bước 1: Nhận thông báo tàu đến và sắp xếp chứng từ
Sau khi nhận thông báo tàu đến, bộ phận chứng từ sẽ sắp xếp chứng từ để bộ phận logistics tiến hành công việc của mình. Bộ chứng từ bao gồm:
- Hóa đơn thương mại - Hợp đồng mua bán - Vận đơn (Bill of lading)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch đầu nước ngoài (Health Certificate) - Phiếu đóng gói (Packing list)
- C/O gốc
- Giấy đăng kí kiểm dịch của công ty - Giấy giới thiệu của công ty
Sau khi nhận được bộ chứng từ, bộ phận logistics sẽ tiến hành các công việc của mình để có thể mang được hàng từ cảng về kho của công ty. Công việc sẽ được tiến hành một cách tuần tự. Công việc ở bước 2 là mở tờ khai sẽ được tiến hành cùng lúc và bất cứ khi nào bộ phận khai hải quan khai xong tờ khai hàng nhập, tờ khai sẽ được gửi tới cơ quan hải quan để chờ thông quan.
Bước 2: Đi lấy lệnh và cược vỏ
Sau khi đã nhận được thông báo tàu đến, xem ngày tàu cập cảng dự kiến, vào khoảng thời gian trước khi tàu cập cảng nửa ngày (có một số hãng yêu cầu đúng thời điểm tàu cập cảng trở đi mới được phát lệnh, điều này cần chú ý đối với từng hãng tàu để tránh trường hợp lên lấy lệnh nhưng không lấy được lệnh). Các giấy tờ cần thiết để lấy lệnh là:
- Giấy giới thiệu - Thông báo tàu đến - Bill of Lading bản photo
- Chứng minh photo của người được ủy quyền đi lấy lệnh
Giấy giới thiệu là giấy ghi thông tin của người đi lấy lệnh, nghiệp vụ được ủy quyền thực hiện, chức vụ. Có dấu xác nhận của doanh nghiệp. Thông báo tàu đến, Bill of Lading bản photo được chuẩn bị.
Trong phần này đề cập đến việc lấy lệnh tại hãng tàu Orient overseas container line
• Nhân viên làm giao nhận xem xét thông tin trên tờ giấy báo tàu đến, liên hệ kiểm
tra xem có điện giao hàng chưa, điện giao hàng là sự đồng ý của chủ tàucho phép
hàng hóa giao đến người nhận. Sau khi đã được xác nhận, nhân viên sẽ chuẩn bị giấy tờ cần thiết để lấy lệnh giao hàng.
• Để lấy được lệnh, nhân viên cần chuẩn bị các giấy tờ như:
- Giấy giới thiệu - Thông báo tàu đến - Bill of Lading bản photo
- Chứng minh photo của người được ủy quyền đi lấy lệnh. Đối với hãng tàu Orient overseas container line thì yêu cầu cần chứng minh photo của người được ủy quyền đi lấy lệnh (một số hãng tàu không bắt buộc điều này). Sau khi đã chuẩn bị giấy tờ đầy đủ, nhân viên nộp bộ giấy tờ này tại quầy phát lệnh, đợi đến lượt mình. Hãng tàu sẽ kiểm tra thông tin, nếu phù hợp không có sai sót gì, sẽ đưa lại tờ phiếu để đi nộp tiền cược vỏ và một tờ hóa đơn tiền phí lấy lệnh. Nhân viên giao nhận sẽ mang hai giấy tờ này sang quầy thu tiền, tại đây lấy phiếu ghi thông tin về cá nhân người được ủy quyền, thông tin về doanh nghiệp nhập khẩu, mã số thuế, số điện thoại (vì nộp ở đây là nộp tiền vào ngân hàng mà được hãng tàu Orient overseas container line ủy thác). Ở đây có hai quầy,1 quầy thu tiền mặt, 1 quầy thu tiền chuyển khoản. Muốn nộp tiền theo hình thức nào thì vào quầy đó.
- Đối với phần cược vỏ, sau khi ghi xong thông tin, trả lại cho quầy thu ngân và nhận lại 3 tờ liên gồm liên trắng ,liên đỏ và liên xanh, kí tên, số điện thoại.Sau đó trả lại quầy tờ hóa đơn trắng. Mang 2 tờ liên còn lại (gồm tờ xanh và tờ đỏ) sang quầy phát lệnh ban đầu để xác nhận đã đóng phí đầy đủ.
- Đối với phần nộp phí lấy lệnh: ghi đầy đủ thông tin công ty, mã số thuế của công ty. Ghi tên và số điện thoại của nhân viên giao nhận lên tờ nộp phí. Sau đó xếp lên bục và đợi đến lượt. Khi đến lượt mình sẽ nhận lại 2 tờ liên, kí tên và trả lại tờ trắng cho hãng tàu. Còn tờ hóa đơn đỏ thu về.
Khi đã được xác nhận nộp phí đầy đủ, nhân viên giao nhận nhận lại 3 tờ lệnh có đóng dấu đầy đủ thông tin như:
- Thời gian hạn cắm điện của cont tại cảng - Dấu và chữ kí của nhân viên hãng tàu xác nhận
Với cont 40 lạnh thì phí cược vỏ cho một cont là 100 triệu. Số tiền này hãng tàu giữ cho đến khi cont được trả lại.Trong các tờ hóa đơn, tờ hóa đơn xác nhận đã đóng
phí lấy lệnh được dùng với việc thu tiền của bên khách hàng. Tờ hóa đơn xác nhận đã đóng phí tiền cược vỏ, sẽ giữ lại để sau này lấy lại tiền cược từ hãng tàu.
Bước 3: Mở tờ khai hải quan
Đây là bước do bộ phận khai hải quan chịu trách nhiệm để hàng hóa khai đúng thông tin cần thiết trên tờ khai để hàng hóa có thể thông quan một cách thuận lợi. Mở tờ khai hải quan được thực hiện trên hệ thống điện tử, người khai hải quan sẽ khai báo những thông tin mà hệ thống yêu cầu, sau khi hoàn thành sẽ truyền tờ khai lên hệ thống. Sẽ có 3 trường hợp xảy ra khi truyền tờ khai lên hệ thống. Tờ khai trả về với kết quả là luồng đỏ, luồng vàng và luồng xanh.
- Luồng xanh : Doanh nghiệp chấp hành tốt các quy định của pháp luật về hải quan, miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa
- Luồng vàng : Hải quan kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra chi tiết hàng hóa. Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa đối với các hàng hóa xuất nhập khẩu của chủ hàng chấp hành tốt pháp luật về hải quan, máy móc, thiết bị thuộc diện miễn thuế của dự án đầu tư trong và ngoài nước, hàng hóa từ nước ngoài đưa vào khu thương mại tự do, hàng hóa thuộc các trường hợp đặc biệt do thủ tướng chính phủ quyết định.
- Luồng đỏ : Hải quan kiển tra chi tiết hồ sơ và tiến hành kiểm tra chi tiết hàng hóa.
Đối với mặt hàng đùi gà góc tư đông lạnh nhập khẩu từ nước ngoài, sẽ được phân là luồng vàng. Sẽ cần qua một bước là chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm của cục thú y. Chính vì vậy sẽ cần thực hiện các bước để có kết quả kiểm dịch từ cơ quan kiểm dịch, từ đó lô hàng mới được phép thông quan.
Bước 4: Đăng kí kiểm dịch cho lô hàng
Một bộ hồ sơ đăng kí kiểm dịch cho lô hàng bao gồm: - 2 bản đăng kí kiểm dịch của doanh nghiệp
- Hóa đơn (Invoice)
- Phiếu đóng gói (Packing list)
- Giấy chứng nhận kiểm dịch đầu nước ngoài (HC: Health Certificate) - Giấy phép nhập khẩu của cục thú y
- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp - Bill of lading
quan kiểm dịch để kiểm tra.
Vì mặt hàng là đùi gà góc tư đông lạnh nên yêu cầu đăng kí kiểm dịch là bắt buộc. Việc đăng kí kiểm dịch này được công ty xin công văn với cơ quan kiểm dịch xin được kiểm dịch với lô hàng mình nhập khẩu. Việc đăng kí kiểm dịch này nên được tiến hành trước khi tàu về để khi tàu về đến cảng, có thể thực hiện công việc kiểm dịch sớm, tránh bị để cont lâu dưới cảng phát sinh chi phí lưu cont. Vì mỗi hãng tàu chỉ cho phép miễn phí lưu cont với thời gian là 5 ngày tính từ ngày tàu cập cảng. Hơn nữa cont lạnh ngoài chi phí lưu cont tại cảng đắt đỏ hơn cont khô, còn phải chịu phí điện lạnh. Việc lưu cont càng lâu thì phải chịu phí điện lạnh càng nhiều, vì loại phí này là để giúp duy trì nhiệt độ trong cont bảo vệ hàng hóa tại cảng.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ giấy tờ, nhân viên giao nhận ghi thông tin của mình lên tờ giấy giới thiệu có chữ kí và dấu của công ty. Nộp cho cơ quan kiểm dịch để kiểm tra. Sau khi kiểm tra xong thì sẽ nhận lại một tờ đăng kí kiểm dịch của công ty có đóng dấu xác nhận của cơ quan kiểm dịch.
Bước 5: Lấy mẫu kiểm dịch
Sau khi tàu về đến cảng, cont được hạ xuống bãi. Hàng hóa cần được lấy mẫu để cơ quan kiểm dịch xét nghiệm. Một bộ hồ sơ để có thể xin phép lấy mẫu kiểm dịch bao gồm:
- Giấy giới thiệu của doanh nghiệp
- Công văn xin mẫu gửi hải quan giám sát - Bill of lading photo
- Lệnh photo
- Giấy đăng kí kiểm dịch (1 gốc 1 photo)
* Công văn xin mẫu gửi hải quan giám sát: Đây là giấy tờ đã bao gồmtrong bộ chứng từ mà khách hàng gửi đến công ty forwarder. Giấy này là được
dùng để xin bộ phận hải quan dưới cảng dấu xác nhận việc mở công để lấy được mẫu kiểm dịch. Có dấu này, nhân viên giao nhận mới được vào trong cảng để cắt chì, mở cont và lấy mẫu hàng hóa cho cơ quan kiểm dịch để kiểm dịch.
Sau khi có dấu xác nhận của bộ phận giám sát hải quan vào tờ công văn. Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành đổi lệnh kiểm dịch và nộp lệ phí kiểm dịch. Tại quầy cấp lệnh (lệnh kiểm dịch, có lệnh này mới được phép cắt chì, mở cont), nhân viên giao nhận sẽ nhận được 3 tờ hóa đơn, kí và ghi đầy đủ họ tên vào cả 3 tờ này. Đưa lại cho
quầy tờ hóa đơn trắng trên cùng, sang quầy thu tiền để nộp tiền kiểm dịch. Phí kiểm dịch là 2.300.000 đồng. Sau khi nộp sẽ có dấu xác nhận đã thu tiền vào tờ hóa đơn đỏ. Sau khi đã hoàn thành thủ tục nộp tiền, mang tờ hóa đơn xác nhận nộp tiền và bộ giấy tờ ban đầu để kí hải quan giám sát. Tại đây sẽ được đưa cho một biên bản chứng nhận, biên bản này chứng nhận việc đã tiến hành việc kiểm dịch tải cảng với cont hàng. Ghi đầy đủ thông tin của người được ủy quyền, công ty ủy quyền (Ghi vào phần đại diện doanh nghiệp), thông tin của cont bao gồm số tàu, số chuyến vận chuyển, sau đó ghi chì mới vào tờ biên bản này. Chì mới là chì sau khi cắt chì kiểm dịch sẽ gắn chì này vào.
Sau khi hoàn thành, sẽ tiến hành vào cảng mở cont kiểm dịch. Công việc đầu tiên là xem vị trí công ở cảng. Có thể tra vị trí công trực tiếp trên hệ thống trang web của cảng, hoặc vào phòng vị trí cont. Tại đây đưa cho nhận viên cảng tờ lệnh kiểm dịch, nhân viên cảng sẽ tra trên hệ thống vị trí cont và điền vị trí vào tờ lệnh kiểm dịch. Đồng thời thông báo với tổ điện chịu trách nhiệm tại vị trí cont này ngắt điện, hoặc hạ cont xuống tầng 1 để quá trình kiểm dịch được diễn ra dễ dàng.
Sau đó, nhân viên giao nhận vào trong bãi và làm việc với tổ điện để tiến hành huy động giàn gắp công xuống để kiểm dịch. Tại đây đưa cho nhân viên tổ điện biên bản chứng nhận và lệnh kiểm dịch để xác nhận. Sau đó gọi nhân viên cắt chì để cắt chì mở cont. Tiến hành lấy mẫu theo sự hướng dẫn của người kiểm dịch, sau khi hoàn thành lấy mẫu, đóng cont lại và kẹp chì theo số chì mới đã được ghi trong biên bản chứng nhận. Cùng với đó là chì kiểm dịch do cơ quan kiểm dịch cung cấp.
Kiểm dịch xong sẽ có chữ kí xác nhận của tổ điện vào biên bản chứng nhận, nhân viên giao nhận mang biên bản chứng nhận này đến khu vực kí hải quan nơi mà được cấp là hoàn thành việc lấy mẫu kiểm dịch tại cảng. Việc kiểm dịch sẽ có kết quả trong khoảng thời gian là từ 2-3 ngày.
Bước 6: Nhận kết quả kiểm dịch và thông quan cho lô hàng
Với tờ khai được trả về ở bước 3, vì mặt hàng là đùi gà góc tư đông lạnh nhập khẩu nên có luồng vàng, muốn được cơ quan hải quan cho phép lưu thông hàng hóa, tức là mang hàng về. Thì phải có kết quả kiểm dịch của bên kiểm dịch chứng nhận là hàng hóa đủ an toàn vệ sinh thực phẩm. Với lô hàng mà không cần lấy mẫu, khi đăng kí kiểm dịch sẽ nhận lại kết quả luôn và tiến hành bước này, mà không cần trải qua bước số 5 ( bước lấy mẫu ). Còn với lô hàng cần lấy mẫu thì sẽ tiến hành bước số 5
như bình thường, và đợi kết quả xét nghiệm của cơ quan kiểm dịch.Nếu kết quả đạt tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm thì sẽ mang tờ kết quả đó lên cơ quan hải quan để được thông quan hàng hóa. Còn trong trường hợp không đạt tiêu chuẩn thì cần có biện pháp xử lí.
Một bộ thủ tục hải quan để trình với hải quan bao gồm: - Tờ khai hải quan (tờ được trả về ở bước 3)
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Vận đơn đường biển (Bill of Lading)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O gốc) - Kết quả kiểm dịch
Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ trên, rồi nộp cho cơ quan hải quan. Nếu không có sai sót gì sẽ nhận lại tờ thông quan có mã vạch. Được dùng cho công đoạn tiếp theo để kéo hàng. Tờ khai mã vạch được lấy ở trên hệ thống hải quan, tại địa
chỉ:customs.gov.vn. Nhập lên hệ thống các thông tin yêu cầu như mã doanh nghiệp, số tờ khai, mã loại hình và ngày của tờ khai. Nếu hàng hóa đã được thông quan trên hệ thống, thì sẽ có tờ khai thông quan có mã vạch hiện ra, và nhiệm vụ là in tờ khai đó để chuẩn bị cho bước tiếp theo.
Bước 7: Làm thủ tục kéo hàng
Trước khi có thể tiến hành bước này, cần làm 2 việc. Việc thứ nhất là nộp phí cơ sở hạ tầng cho lô hàng, với mỗi cont là 500.000 (đồng). Nộp phí cơ sở hạ tầng thủ tục bao gồm:
- 2 tờ khai nộp phí - Vận đơn theo tờ khai
- Tờ khai hải quan mặt đầu tiên
Sau khi nộp phí sẽ thu về tờ khai nộp phí có dấu xác nhận đã thu tiền, kèm theo đó là 2 biên lai, 1 biên lai đỏ giữ lại, 1 biên lai vàng được dùng để kẹp vào hồ sơ làm các bước tiếp theo.
Việc thứ 2 là cần xin chữ kí xác nhận của hải quan giám sát tại cảng. Một bộ thủ tục xin xác nhận hải quan gồm:
- Tờ thông quan có mã vạch - Tờ khai hải quan
- Biên lai vàng
Chuẩn bị đầy đủ bộ thủ tục trên rồi mang tới khu vực giám sát hải quan xin xác nhận. Sau đó đi đổi lệnh kéo hàng về kho riêng của người mua. Đổi lệnh kéo hàng gồm:
- Tờ thông quan có mã vạch kèm xác nhận (kết quả bước trên) - Lệnh giao hàng
- Tờ cược vỏ
Sau khi đã đổi được lệnh kéo hàng, giao lệnh đó cho lái xe để họ có thể qua cổng cảng cảng lấy hàng về kho của công ty.
Bước 8: Trả vỏ về bãi và trả phiếu cược lấy lại tiền cược
Sau khi đã rút xong hàng trong cont, lái xe sẽ mang cont rỗng đó trả về bãi quy định, lái xe sẽ nhận được 1 tờ được gọi là phơi (Equipment Interchange Receipt). Chứng nhận tình trạng của cont khi trả về bãi so với ban đầu lúc mượn. Tờ phơi này sẽ được hãng tàu kiểm tra và xác nhận, nếu có hỏng hóc gì đối với cont, thì sẽ phải chịu chi phí sửa chữa cont. Sau khi hoàn tất bước này sẽ tiến hành trả lại phiếu cược và lấy lại tiền cược lúc mượn cont.
Bộ thủ tục để lấy lại tiền cược bao gồm: - Giấy giới thiệu
- Tờ cược vỏ
- Phiếu giao nhận cont (tờ phơi)
- Phiếu xác nhận tình trạng cont khi rời cảng
Sau khi kiểm tra, nhân viên hãng tàu sẽ hoàn trả lại tiền cược đối với cont hàng. Giải thích bộ chứng từ đi kèm: