4. Nghệ thuật xử lý tình huống trong thuyết trình
4.2.2. Nghệ thuật trả lời câu hỏi
• Giải đáp câu hỏi – kỹ năng không thể thiếu khi thuyết trình
Sau khi thuyết trình, diễn giả đều dành một chút thời gian để thính giả có thể đặt câu hỏi. Nếu bài thuyết trình đề cập tới một chủ đề nóng hổi, đang thu hút được nhiều sự quan tâm của công chúng thì thời gian hỏi-đáp này sẽ là lúc tranh luận khá sôi nổi và căng thẳng vì không chỉ diễn giả mà cả các khán giả ngồi dưới cũng được đưa ra ý kiến và trình bày quan điểm của mình. Còn nếu bài thuyết trình giới thiệu một công trình khoa học, một dự án, một nghiên cứu, v.v thì sẽ có rất nhiều thắc mắc xung quanh nội dung của bài thuyết trình vì không phải ai cũng có thể hiểu hết toàn bộ những kiến thức mới mẻ hay sẽ có nhiều người hoài nghi tính thực tiễn của những nội dung được đưa ra.
Đã có những buổi thuyết trình gặp thất bại do diễn giả trả lời không thỏa đáng các câu hỏi của người nghe. Do đó trong quá trình chuẩn bị bài thuyết trình, bạn nên học cách xử lý những câu hỏi khó và rắc rối để rèn luyện sự tự tin.
• Bí quyết rèn luyện sự tự tin khi giải đáp câu hỏi thuyết trình:
➢ Bạn bước vào buổi thuyết trình với tinh thần sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi của người
nghe là rất quan trọng.
Muốn vậy, sau khi hoàn tất bản dự thảo, bạn phải dự kiến những câu hỏi mà người nghe có thể hỏi và tìm lời giải đáp cho những câu hỏi đó. Nếu được, bạn nên nhờ bạn bè hay đồng nghiệp phản biện trước cho bạn. Khi đã chuẩn bị kỹ, thực tế vẫn có những câu hỏi mà bạn chưa nghĩ đến nhưng thường không nhiều.
28
➢ Đừng bao giờ cho phép hai hay nhiều người nói cùng một lúc, nếu không tình hình
rất dễ vượt ra khỏi tầm kiểm soát.
Bạn hãy thông báo rõ bạn chỉ có thể trả lời từng câu hỏi. Bạn cần tỉnh táo để tránh bị cuốn vào những câu hỏi dông dài về một khía cạnh nhỏ nào đó trong bài thuyết trình. Nhưng nếu mọi người lại quan tâm đến vấn đề này, bạn nên để vào cuối buổi thuyết trình (nếu còn thời gian) thì hãy tiếp tục thảo luận.
➢ Cần nhận biết và có cách ứng xử phù hợp với những kiểu câu hỏi khác nhau.
Có những câu hỏi chỉ để chứng tỏ người hỏi hiểu biết nhiều hơn bạn (có tính phô trương), có những câu hòi không hỏi trược tiếp mà nói vòng vo… Bạn nên lịch sự với những câu hỏi “phô trương” và gợi ý vào trọng tâm những câu hỏi vòng vo, chẳng hạn bạn nói đó là một ý rất hay, nó có trọng tâm về…. Nếu bạn gặp phải câu hỏi khó thật sự thì hãy cố gắng bình tĩnh, đôi khi đừng ngại xem lại bài thuyết trình của mình trước khi trả lời.
Có thể dùng thủ thuật trì hoãn, chẳng hạn như: uống nước, hắng giọng hay thậm chí lấy mùi soa để lau mặt. Điều này giúp bạn tránh được thời gian trống khi chưa tìm đựợc câu trả lời thích hợp. Trong tường hợp bạn không nắm rõ thông tin, không đủ dữ kiện để trả lời hay bạn không thể trả lời được câu hỏi nào đó, thì hãy thẳng thắn thừa nhận điều này, thay vì cố gắng trình bày vòng vo, tránh né. Điều này cũng không có gì là quá nghiêm trọng vì bạn không thể biết hết mọi điều.
Bạn có thể sử dụng một vài câu nói mẫu sau:
- Hiện tôi không có câu trả lời nhưng tôi có thể tra cứu giúp anh (chị). Xin vui lòng
cho tôi địa chỉ, tôi sẽ liên lạc với anh (chị) sau.
- Tôi cần suy nghĩ một chút. Chúng ta có thể trở lại câu hỏi này vào cuối buổi. Xin
mời câu hỏi tiếp theo.
- Thực sự không có câu trả lời đúng hoặc sai thật rõ ràng cho vấn đề này. Song cá
nhân tôi cho rằng….
➢ Cần lưu ý cảnh giác với những câu hỏi được chuẩn bị sẵn nhằm mục đích chỉ ra
những điểm yếu trong lập luận, nhằm hạ thấp uy tín của bạn và hạ thấp uy tín bài thuyết trình.
Đối với những câu hỏi kiểu này, bạn hãy chuẩn bị sẵn một số câu trả lới như: “Hôm nay, tôi không định đề cập đến cả khía cạnh đó của vấn đề…”, hay “Đây là vấn đề hoàn toàn tách biệt với chủ đề thuyết trình nên tôi không có đủ thời gian để thảo luận nó, tôi sẽ
29
trả lời riêng cho ….”. Những câu trả lời như vậy, tuy có vẻ lẩn tránh nhưng sẽ giảm bớt áp lực lên bạn.
Trong suy nghĩ của người nghe, bạn là người đóng vai trò hòa giải nếu giữa những người nghe xảy ra tranh luận. Đối với trường hợp này, bạn hãy cố gắng giảm bớt sự căng thẳng, đảm bảo với mọi người ai cũng có cơ hội được phát biểu và lập lại trật tự càng sớm càng tốt. Nhắc mọi người nhớ lại mục đích của buổi thuyết trình để đưa họ trở lại đúng hướng đi của bạn. Hãy chứng tỏ cho mọi người thấy bạn có kỹ năng thuyết trình tốt bằng cách kiểm soát được tình hình.
Sau đây là một số lời khuyên khi xử lý các câu hỏi:
- Nghiên cứu kỹ các tài liệu thuyết trình và thông tin liên quan sẽ giúp bạn lường
trước những vấn đề được hỏi.
- Sự căng thẳng có thể khiến bạn vội vã trả lời. Vì thế hãy bình tĩnh suy nghĩ trước
khi đưa ra câu trả lời.
- Nếu cần, hãy đề nghị người hỏi làm rõ nghĩa câu hỏi.
- Nên trả lời từng câu hỏi một.
- Cho dù giọng điệu hay ý định của người hỏi thiếu thiện chí. Bạn cũng nên cố gắng
giữ bình tĩnh và tạo sự ôn hòa.
- Nếu người đặt câu hỏi tỏ ra rụt rè, bạn hãy khen ngợi và khích lệ họ.
- Chú ý tránh bị lôi kéo vào những cuộc tranh cãi với người hỏi, mặc dù ý kiến của
họ không hoàn toàn được chấp nhận.