V. Bố cục của đề tài
3.Vấn đề thuê chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung ương Hộ
Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam
Nguồn nhân lực ít mà khối tài liệu hình thành tại cơ quan lại quá nhiều là vấn đề đáng lo ngại trong công tác lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý nói riêng của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam. Đến hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Đảng cơ quan phải giao nộp một khối tài liệu tương đối lớn. Tuy nhiên, do cán bộ
vào lưu trữ lịch sử Đảng. Vì thế, tháng 6/2018 cơ quan thuê một đơn vị bên ngoài chỉnh lý khối tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của khóa IX để kịp thời hạn giao nộp vào lưu trữ lịch sử Đảng.
Cơ quan chính thức ký hợp đồng với đơn vị chỉnh lý vào tháng 6/2018 với khối lượng là 20m giá tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của khóa IX. Tuy nhiện, cho đến tháng 8/2019 việc chỉnh lý 20m giá tài liệu mới được hoàn thành. Theo như cán bộ cơ quan cho biết việc chỉnh lý 20m giá tài liệu kéo dài hơn một năm là do đơn vị chỉnh lý đang chỉnh lý sau đó bỏ dở và một thời gian sau quay lại tiếp tục chỉnh lý. Sau khi chỉnh lý xong khối lượng 20m giá tài liệu thu được 15m giá tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Đảng.
Trong quá trình thực tập tại cơ quan tôi đã được cán bộ giao cho nhiệm vụ kiểm tra hay gọi cách khác là nghiệm thu 15m giá tài liệu mà cơ qaun đã thuê chỉnh lý. Sau khi kiểm tra xong 15m giá tài liệu tôi phát hiện ra khối tài liệu đã được chỉnh lý đó còn quá nhiều chỗ sai sót, các lỗi cụ thể như: đánh sai số tờ; thừa, thiếu tài liệu trong hồ sơ; tên tiêu đồ hồ sơ không phản ánh đúng với khối tài liệu bên trong hồ sơ; hồ sơ không có chứng từ kết thúc; sai số tờ, ngày tháng bắt đầu và kết thúc của hồ sơ,... Đó là những lỗi thường gặp nhất và rất nhiều. Sau đó, cán bộ và chúng tôi phải sửa lại hết tất cả những hồ sơ bị sai đó. Thời gian sửa lại mất khá lâu vì phải tẩy xóa và sửa ở rất nhiều tài liệu khác sau như ở hồ sơ, cặp hộp, mục mục hồ sơ,...
Trong vấn đề thuê chỉnh lý của Trung ương Hội Liên Hiệp Phụ nữ Việt Nam ưu điểm ít mà hạn chế thì quá nhiều. Thời gian chỉnh lý kéo dài, mất kinh phí khá nhiều. Kinh phí chỉnh lý 20m giá tài liệu của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam là 155 triệu.
Tuy nhiên kết quả nhận lại chưa tốt cho lắm. Khối lượng tài liệu sai còn quá nhiều dẫn đến cán bộ lại mất thêm thời gian để sửa.
Việc dẫn đến sai sót nhiều như vậy một phần là do đơn vị chỉnh lý không nghiên cứu kỹ về tài liệu của cơ quan, nhưng phần lớn là do chuyên môn nghiệp vụ của họ còn chưa tốt.
Theo ý kiến của bản thân, tôi không cho rằng việc thuê chỉnh lý là không tốt nhưng nên lựa chọn đơn vị chỉnh lý hợp lý nhất để có kết quả tốt nhất. Mặt khác, việc chỉnh lý tài liệu của cơ quan có lẽ cán bộ lưu trữ sẽ là người có thể hoàn thành tốt nhất do cán bộ đã hiểu kỹ về thành phần tài liệu của cơ quan.
IV. NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ