CƠ SỞ HOÀN THIỆN THÊM QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải luôn được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cơ cấu tổ chức phải đảm bảo mối quan hệ hợpl ý về số lượng với khâu quản lý ít nhất. Có như vậy cơ cấu quản lý mới năng động đi sát vào phục vụ sản xuất kinh doanh và phù hợp với môi trường kinh doanh qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị.
1. Sơ đồ tổ chức công ty trước khi chuyển sang cổ phần và sau khi chuyển sang cổ phần ta thấy cơ cấu bộ máy quản lý có phần gọn nhẹ nhưng chuyển sang cổ phần ta thấy cơ cấu bộ máy quản lý có phần gọn nhẹ nhưng chưa được hoàn thiện lắm.
1.1. Về các phòng ban bỏ đi một phòng đó là phòng vật tư.
Vì đặc thù của ngành xây dựng thường thực hiện cơ chế làm khoán nghĩa là công ty khoán công trình cho xí nghiệp và đội theo tỉ lệ % từ khoảng trên dưới 14%, còn lại là xí nghiệp và đội chủ động lo vật tư và nhân công để thực hiện công việc được giao cho nên phòng vật tư là không cần thiết.
Để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý các bộ phận chức năng, quan hệ quản lý giữa các bộ phận chức năng và nhiệm vụ trong các bộ phận phải luôn luôn hoàn thiện giữa các phòng ban và cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Muốn thực hiện những vấn đề trên ta phải phân tích quá trình thực hiện các chức năng qui định, khối lượng công việc, phát hiện ra những khâu yếu nhất trong công tác, phân chia quyền hạn, tỷ lệ lao động gián tiếp với nơi lao động trực tiếp. Trên cơ sở đánh giá đã hợp lý hay chưa để từ đó đề ra những biện pháp hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban.
1.3. Hoàn thiện chức năng ban giám đốc.
Ban giám đốc công ty nên có khoảng 2 - 3 người. Trong đó có 1 giám đốc và 1 - 2 phó giám đốc.
- Giám đốc: Phụ trách chung toàn bộ các công việc như tổ chức, kỹ thuật, kế hoạch, tài chính.
- Phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn và phê duyệt một số vấn đề được giám đốc uỷ quyền.
Nghĩa là sau khi chức năng của ban giám đốc được chia lại ta có thể thấy rằng. Các phó giám đốc trước đây phụ trách theo mảng chẳng hạn như phó giám đốc phụ trách thi công xây dựng thì quản lý luôn phòng kỹ thuật - AT - KCS và các Xí nghiệp và Đội thuộc về lĩnh vực xây dựng.
Phó giám đốc thi công cơ điện thì quản lý các xí nghiệp hoặc đội thuộc lĩnh vực điện và nước.
Phó giám đốc kế hoạch tiếp thị phụ trách trực tiếp phòng kế hoạch phòng đầu tư.
Như trên cho ta thấy sơ đồ tổ chức cũ tạo nên sự phân quyền cát cứ mỗi phó giám đốc có một mảng riêng của mình cho nên trong quá trình làm việc rất khó có sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau đó là nhược điểm của sơ đồ tổ chức cũ. Chuyển sang sơ đồ tổ chức mới, các phó giám đốc ngoài chức năng giúp việc và tham mưu cho giám đốc về các lĩnh vực chuyên môn như (xây dựng, điện nước) còn được giám đốc uỷ quyền choi một số công tác khác như về
phụ trách an toàn lao động, kiểm tra hồ sơ dự thầu về chuyên môn và pháp lý đã đúng theo yêu cầu của hồ sơ dự thầu chưa... nhưng điểm mấu chốt ở đây là các phó giám đốc có thể phối hợp với nhau về chuyên môn cũng như phối hợp với các phòng ban để thực hiện tốt những công việc của giám đốc đã giao.
2. Bố trí lại lao động cho các phòng ban.
Ở đầu phần thứ hai chúng ta đã thấy được rằng nói chung sự phân chia tương đối rõ ràng, khoa học, hầu hết các phòng ban đều có đầy đủ các chức năng và nhiệm vụ được giao và phù hợp với khả năng và quyền hạn cũng như trách nhiệm của mình. Nhưng phần trên chỉ đưa ra những chức năng và nhiệm vụ chính của từng phòng mà chưa thể hiện trong từng phòng từng bộ phận thì phân công công việc như thế nào, chế độ trách nhiệm ra sao, chế độ báo cáo, chế độ ra quyết định ... và về cán bộ sắp xếp như thế nào (tiêu chuẩn, bố trí, định danh...) ta có thể đưa ra một số giải pháp cho phòng ban sau đây:
Phòng kỹ thuật - an toàn - chất lượng.
Bố trí lao động cho phòng kỹ thuật - an toàn - KCS.
STT Chức danh Số lượng Trình độ Chuyên môn
1 Trưởng phòng 1 Đại học KSXD
2 Nhóm duyệt và làm biện pháp thi công
2 Đại học KSXD + KTS
3 Nhóm an toàn 1 Đại học Cử nhân pháp lý
4 Nhóm chất lượng 2 Đại học KSXD
5 Công tác khác (duyệt KL, kế toán, phòng..)
2 Đại học KS thông gió + điện 6 Tổ trắc đạc 2 Trung cấp Trắc đặc
Ta có thể mô hình hoá cho phòng kỹ thuật - an toàn - KCS như sau:
35 Trưởng phòng Nhóm BT - TC Nhóm AT Nhóm KCS Nhóm công việc Tổ trắc đạc
Như vậy theo mô hình trên trong một phòng ta có thể thấy được. - Về số lượng: 10 người
- Về chức năng: 4 nhóm + 1 tổ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Về trách nhiệm: được phân định rõ ràng cho từng nhóm và tổ
- Về báo cáo thì: khi có nhiệm vụ được giao các nhóm, các tổ tự giác làm những phần việc thuộc trách nhiệm của mình sau đó báo cáo lên trưởng phòng xem xét và kiểm tra. Trước khi báo cáo lên ban giám đốc, ngoài ra trong công việc các nhóm cũng có sự phối hợp và hỗ trợ lẫn nhau. Ví dụ: như nhóm làm biện pháp thi công cho công trình thì có liên quan đến biện pháp an toàn lao động( những qui định, qui phạm do nhóm an toàn cấp tài liệu và số liệu) còn nhóm KCS phối hợp với nhóm làm biện pháp đề ra các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng (TCVN: những qui trình qui phạm).
Như vậy: Ta có thể thấy rõ được chức năng, nhiệm vụ của từng người trong nhóm của từng phòng và từng phòng lại là 1 bộ phận của bộ máy quản lý công ty. Từ đó giám đốc trong quá trình điều hành có thể nắm rõ được mọi công ty. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như trách nhiệm của từng cá nhân trong bộ phận đó có thể điều hành điều khiển cho bộ máy quản lý của công ty hoạt động nhịp nhàng đạt được hiệu quả cao nhất và phấn đấu đạt được mục tiêu của Đại hội đồng cổ đông đã đề ra.
3. Hoàn thiện nâng cao chất lượng đội ngũ lao động.
- Hoàn thiện công tác đào tạo.
Công tác đào tạo thể hiện ở hai hình thức đó là:
+ Đào tạo tại chỗ: để có thể khai thác hết khả năng làm việc của người lao động, người lao động có thể vừa làm việc vừa hỏi nghiệp vụ trong công ty.
+ Đào tạo ngoài công ty. Công ty có thể gửi nhân viên đến các cơ sở đào tạo để nghiên cứu học hỏi thêm về kỹ thuật quản lý.