Chi phí sử dụng máy thi công là một khoản mục chi phí cấu thành trong giá thành sản phẩm. Chi phí này đặc biệt quan trọng và cần phải đợc theo dõi một cách chính xác, đầy đủ. Đó là tất cả các chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công (nh đã nghiên cứu ở chơng I). Yêu cầu đối với những bộ phận có trách nhiệm là phải ghi chép, phản ánh đầy đủ các chi phí có liên quan trực tiếp đến việc sử dụng máy thi công của từng máy, theo dõi đúng số ca máy chạy cho từng công trình là căn cứ phân bổ chi phí sử dụng máy thi công.
Tại Cty, các chi phí có liên quan đến việc sử dụng máy thi công đợc hạch toán thẳng và các tài khoản tơng ứng TK621, TK622, TK627. Riêng các chi phí thuê ngoài máy thi công lại đợc hạch toán nh sau:
Nợ TK 154 Nợ TK 133
Có TK 331
Trên Bảng tập hợp CPSX và tính giá thành sản phẩm, chi phí thuê ngoài máy thi công đợc đa vào khoản mục “Chi phí khác”.
Hạch toán nh của công ty tuy rằng có giảm bớt một số công việc của kế toán cũng nh của bộ phận quản lý, sử dụng máy thi công, song chi phí phân bổ cho các CT không thực sự hợp lý vì khi đa một số khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công vào chi phí sản xuất chung để tiến hành phân bổ thì phải thông qua một
tiêu chuẩn phân bổ mà công ty lựa chọn, mức độ chính xác của chi phí phụ thuộc vào việc lựa chọn hợp lý hay không hợp lý tiêu chuẩn dùng để phân bổ.
Công ty nên thay đổi một phần cách hạch toán chi phí sử dụng máy thi công. Không đa các chi phí này vào TK 621, TK 622, TK 627 mà mở thêm TK 623 – “Chi phí sử dụng máy thi công” để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho từng công trình. Nội dung và phơng pháp ghi chép vào tài khoản này đợc trình bày ở Chơng 1.
Trớc hết tất cả các chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công đợc tập hợp vào TK 623.
Ví dụ: Xuất nhiên liệu cho máy thi công, kế toán ghi: Nợ TK 623 (6231)
Có TK 152
Các chi phí sử dụng máy thi công sau khi đợc tập hợp phải tiến hành phân bổ cho từng công trình căn cứ vào số ca sử dụng máy thi công của từng công trình.
Để theo dõi số ca sử dụng máy của từng công trình phải lập phiếu theo dõi ca xe máy thi công (Biểu 07 Phụ lục 16– )
Phiếu theo dõi ca xe máy thi công đợc lập theo từng tháng do ngời điều khiển xe máy thi công lập, có sự xác nhận của bộ phận sử dụng xe, máy. Phiếu này đợc chuyển cho phụ trách của bộ phận sử dụng xe máy ký duyệt chấp nhận thời gian hoạt động của xe máy thi công.
Sau khi có đầy đủ chữ kí, phiếu theo dõi xe máy thi công đợc chuyển đến bộ phận kế toán để làm căn cứ phân bổ chi phí sử dụng máy thi công.
Bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công đợc lập hàng tháng căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết chi phí sử dụng máy thi công và phiếu theo dõi ca xe máy thi công.
Khi đố chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho từng công trình đợc xác định theo công thức sau:
Chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho
CT (HMCT) i
Tổng số CP sử dụng máy thi công Tổng số ca máy chạy
Số ca máy chạy cho thi công CT
(HMCT) i
Đây là chi phí sử dụng máy thi công của một máy. Sau đó, muốn biết tổng chi phí sử dụng máy thi công phân bổ cho mỗi công trình phải tổng hợp theo công thức sau:
