Kế toán tiền lương

theo lương phải kiểm tra kĩ càng các mục thay đổi (nếu có) và gửi về

Kế toán trưởng để rà soát lần 2 sau chỉnh sửa. Tuy nhiên, nếu không có thay đổi, nhân viên kế toán của nghiệp vụ này trực tiếp thực hiện bước 6.

Bước 6 - Xét duyệt lần 3 : Ban Giám đốc sẽ kí xác nhận vào bảng

S T T B PH NỘ Ậ S O N V LUVNG NGAY CÕNG LƯƠNG CHỦ NH TẬ LƯƠNG LÉ NGIII VI CỆ HƯỜ NG LƯƠNG LƯƠNG THÊM GIỜ TIEN C MƠ ^{PH CAP} DÈM^Ụ TRỢ G p Dl∖ L IẠ TRỢ GVP DI NỆ Tliavi TÒNG C NGỘ BHXH BHVT BlVN KPCD T H Ư Ớ N G TÒNG C NGỘ Khiu trư Ihuer NLN TH C NH NỰ Ặ SAU THUE TNCN 175% 8% ^3% 1.5% _% ¹ _% ¹ 1% _% ¹ - TÓDONME_________________²₂ ^99.801.2₃₂ 403.077 ^2.735.4₆₅ ^12,675,0₀₀ 423.265 ^1’6.038.03₉ ^20,697,7_{75 -f,z}^{- --- 3 548} _-90 ^1,774,09₅ ^1,182,₇₃₀ ^{- ---} _~s? - .82 730 ^{- .82}₇₃₀ ^102.436.64₄ ^102.436.64₄ 2 TÓ SAN XU T-LÒ Ấ H IƠ 4 4 ^188.631.694 ^2.358.153 ^5,873,512 ^24.550.000 ^29.049.415 ^250.462.774 ^38,692.500 000^{17,688. 6.633.0}00 ^3.316,500 ^2.211.000 000^{2.211, 2.211.00}0 ^2.211,000 ^225,036,274 ^225.036,274 3 QLDOANH NGHIẼP 3 2 ^153.217.206 ^11,529,537 ^16.500,000 7403.088 ₀₀₀^{6.000, 6,000,}₀₀₀ ^200,649,83₁ ^20,595,2₂₅ ^9.414,9₆₀ ^3.530.6₁₀ ^1,765,30₅ ^1,176.₈₇₀ ^1,176._{870 0}^{1.176,87 1,176,}₈₇₀ ^187,115,82₆ ^7.430,₁₉₆ ^179.685.63₀ 4 ^{T PH N Ộ Ấ XƯƠNG-} XAY- S Y-BÓCV CẤ Ấ 4 6 201.587, 387 ^8.362,309 ^1.148497 ^25,875,000 ^7.202,654 ^244.175.847 ^39,728.850 ^18,161,760 ^6.967,860 ^3.483.930 ^2.270,220 ^2.270,220 ^2.270,220 ^2.270,220 ^217,989,717 ^217,989.717 5 BP BÁN H NGẰ _____________³₁ ^130.184.₅₀₀ ^3,091.92₂ ^17.100.0₀₀ ^5,017,96₂ ^2,000,₀₀₀ ^157.394,38₄ ^26.331.7₂₅ ^12,037,₃₆₀ ^4,514,0₁₀ ^2.257.00₅ ^1,504,₆₇₀ ^1,504,₆₇₀ ^1.504.67₀ ^1,504,₆₇₀ ^140,090.67₉ ^512.0₀₀ ^139.578.67₉ 6 BP NUOl CẮTHÍ NGHIÊM 9 ^48,945,0₀₀ ^7,529,99₈ ^4.036,9₄₇ ^6.300,00₀ ^{66.811.945 8.565,37}₅ ^3.915.6₀₀ ^1.468.3₅₀ ^{734,175 489.4}₅₀ ^489.4₅₀ ^{489.450 489,4}₅₀ ^{61,183.270 61,183.270} TÔNG CÓNG ¹8 ^822,367,019 ^33,274,996 ^13,794,421 ^103,000,000 ^49,096,385 ^6,000,000 ^8,000.000 ^1,035,532,821 450^{154,611, 70.679,}520 ^26,662,020 ^13,331,010 ^8,834,940 940^{8,834, 8,834,94}0 ^8,834,940 ^933,852.411 ^7,942,196 ^925,910,215 52 Đ N Ơ VLCTYTNHH SX-TM-DV TR NGỌ PHÚC

Đ/C:42OĐ 1 L BINH DẠ Ộ ƯƠNG-KP ĐÔNG BA-P.BÌNH HOÀ-THU NAN BINH DẬ ƯƠNG MST 37OO61O824∣

B NG TÕNG H P THANH TOÁN TI N LẢ Ợ Ề ƯƠNG

φ

Ngườ ậi l p bi uế K ềtoán trường Giám Đ cố

Kiêu Công DuyKhanh Nguyên Th M - Hôngị ị Nguyên ThiNgocMinh

(Nguồn: Bộ phận Kế toán tại Công ty Trọng Phúc)

Hình 13: Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương cho CNV tháng 07/2021

53

Khi được xét duyệt, kế toán ghi nhận vào sổ theo hình thức nhật kí chung như sau:

Bảng chấm công Bảng thanh toán tiền lương

Bảng cân đoi số phát sinh

BCTC

(Nguồn: Bộ phận Kế toán tại Công ty Trọng Phúc)

Sơ đồ 14: Quy trình ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương

Dựa trên bảng chấm công và bảng thanh toán tiền lương Kế toán ghi

nhận vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK 334, các khoản trích theo lương được ghi nhận vào sổ cái TK 338.

Cuối cùng, sau khi đối chiếu số liệu giữa các sổ cái, nhật ký chung, các chứng từ có liên quan và bảng cân đối số phát sinh, kế toán tiến hành chuyển sang BCTC.

Ví dụ hạch toán lương tháng 7 của CNV và các khoản trích theo lương tại Công ty Trọng Phúc như sau:

Trong tháng 7/2021, công ty đã tính lương cho các bộ phận và tổng tiền lương thể hiện trên Bảng tính lương và các khoản trích

theo lương cụ thể như sau:

- Bộ phận sản xuất: 606.570.905 đồng

- Bộ phận bán hàng: 129.578.679 đồng

- Bộ phận quản lý doanh nghiệp: 179.685.630 đồng

Nợ TK 622 - Chi phí nhân công trực tiếp: 606.645.906 đồng Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng: 139.578.679 đồng

Nợ TK 642 - Chi phí QLDN: 179.685.630 đồng

Có TK 334 - Phải trả NLĐ: 925.910.215 đồng

54

viên được thể hiện trên Bảng tính lương và các khoản trích theo lương, cụ thể: Nợ TK 3382 - KPCĐ: 17.669.880 đồng Nợ TK 3383 - BHXH: 225.290.970 đồng Nợ TK 3384 - BHYT: 39.993.030 đồng Nợ TK 3386 - BHTN: 17.669.880 đồng Có TK 334: 300.623.760 đồng

Bút toán hạch toán trích xuất từ phần mềm Amis do Công ty Misa cung cấp:

(Nguồn: Amis 2021)

55

(Nguồn: Amis 2021)

Hình 16: Hạch toán nộp các khoản trích theo lương tại Công ty Trọng Phúc

Bước 7 - Chi lương: Đây là bước cuối cùng trong quy trình tính

lương và các khoản trích theo lương của kế toán nghiệp vụ này. Công

ty Trọng Phúc sử dụng 2 hình thức thanh toán lương: tiền mặt và chuyển khoản, do vậy, nghiệp vụ chi lương sẽ có 2 nhân viên kế cùng thực hiện.

Bước 7.1 - Chi tiền mặt: Kế toán tiền lương và các khoản trích

theo

lương sẽ là người trực tiếp chi tiền cho NLĐ. Đến kì trả lương, NLĐ

đến phòng kế toán và kí xác nhận vào phiếu chi tiền lương theo đúng

Ví dụ: Trong tháng 7, công ty thực hiện chi lương tháng cho NLĐ

sử dụng hình thức trả lương bằng tiền mặt, khi chi lương kế toán

sẽ ghi nhận vào sổ cái TK 334:

Nợ TK 334 - Phải trả NLĐ: 59.125.460 đồng Có TK 111: 59.125.460 đồng

56

<r∙ ɔ Cõng ty TXHH SX TM DV Trong Phac

V Địa chi: 420 Ắp Đóng Ba. Qucc Lộ 13, X Bish Hc∙a. H Thuận An, Btnh Dtreug

PHIẾV CHl Ho x*ã tên nguôi nhận txén Vd Thanh Tân

Đia chỉ: Tô XBy sây

Lý do nhàn ti én Txen luσne thane 7 2021

Sô txẽn 5 J44,083 VNĐ (Vxét băng chữ) Nấm trxẽu hax ữảm bôn mươi bôn nghìn không tràm tam mươi ba Viet Nam đông

Xgảy 05 tháng 8 nàm 202ỉ

Giâm đoc Kê toan trtrông Thà quỳ Ngxreri lập phiên Ngxreri nhận tiên

(Kỷ. họ ứn. đóng dâm (Kỷ. họ ĩirụ (Ký. họ tifý (Kỷ. họ lén.1 (Ký. họ tim

(Nguồn: Bộ phận Kế toán tại Công ty Trọng Phúc Hình 17: Phiếu chi lương bằng tiền mặt cho CNV

Bước 7.2 - Chuyển khoản: Kế toán ngân hàng tiến hành chi lương

cho NLĐ theo đúng bảng thanh toán lương nhận từ Kế toán tiền lương.

Khi hạch toán lương nhân viên thông qua hình thức chuyển khoản, kế toán ghi nhận vào sổ cái TK 334 như sau:

Nợ TK 334 - Phải trả NLĐ: 925.910.215 đồng Có TK 112: 925.910.215 đồng

■ Nộp các khoản trích theo lương

o Đối với các khoản trích theo lương do DN chi trả, Công ty áp dụng hình thức nộp định kỳ theo tháng cho thông qua tài khoản của cơ quan BHXH mở tại Kho bạc Nhà nước, định khoản như sau:

Nợ TK 3382 - KPCĐ: 17.669.880 đồng Nợ TK 3383 - BHXH: 225.290.970 đồng Nợ TK 3384 - BHYT: 39.993.030 đồng Nợ TK 3386 - BHTN: 17.669.880 đồng

Có TK 112: 300.623.760 đồng

o Chi trả cho NLĐ khi ốm đau, hạch toán như sau:

57

Nợ TK 112: 2.000.000 đồng Có TK 338: 2.000.000 đồng

❖Chi trả tiền cho NLĐ được hưởng, ghi: Nợ TK 334: 2.000.000 đồng

Có TK 112: 2.000.000 đồng

2.3. Nhận xét

Dựa trên quy trình chấm công tại Công ty Trọng Phúc hiện nay, giai đoạn chấm công hàng ngày của Tổ trưởng cũng như nhân viên đại diện cho từng

bộ phận, có nguy cơ xảy ra thông đồng và gian lận giữa cán bộ quản lý đánh giá chấm công và nhân viên được đánh giá.

Đối với quy trình tính lương và các khoản trích theo lương khá phức tạp đang được áp dụng tại công ty Trọng Phúc hiện nay, kế toán tiền lương đóng vai trò then chốt trong suốt quá trình này. Tuy nhiên, do tính phức tạp của quy trình, dẫn đến việc phát sinh nhiều nghiệp vụ xuyên suốt, làm tăng lượng công việc phải làm, quá trình thực hiện nghiệp vụ của kế toán viên sẽ dễ xảy ra sai sót khi kế toán viên đồng thời đảm nhận nhiều nghiệp

vụ khác nhau.

Cụ thể, nhân viên kế toán của nghiệp vụ tính lương đồng thời đảm nhiệm phần hành tiền và TSCĐ, dựa theo quy trình, cuối tháng kế toán tiền lương

sẽ tiến hành tính lương thực nhận cho NLĐ, tuy nhiên, cùng lúc này, TSCĐ

cũng được đánh giá và phân loại lại, tiền cũng được kiểm soát lại lần nữa trước khi kết thúc tháng.

Thêm vào đó, việc tính lương còn gặp khó khăn do hiện trạng chứng từ luân chuyển chậm giữa các bộ phận làm ảnh hưởng tiến độ của nghiệp vụ này. Hơn thế nữa, cuối quy trình là giai đoạn chi tiền lương, hiện nay, doanh nghiệp sử dụng 2 hình thức chi lương là tiền mặt và chuyển khoản;

58

Tóm lại, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công

ty đang dần hoàn thiện và phát triển. Song, công tác này vẫn còn gặp vướng

mắc, cụ thể:

- Công tác kế toán tại công ty đã và đang dần bước vào giai đoạn hoàn thiện; vì vậy, Ban quản lý gần như không muốn xáo trộn tình hình ổn định này, do đó dẫn đến tình trạng các phần mềm kế toán sử dụng không được cập nhật. Bên cạnh đó, các kế toán viên đều sử dụng chung một phần mềm nên thường xuyên xảy ra tình huống lỗi phần mềm. Những vấn đề này gây ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc của Bộ phận Kế toán.

- Theo quy trình tiền lương và các khoản trích theo lương đã được Ban Giám đốc phê duyệt, cuối mỗi tháng, Bộ phận Kế toán sẽ nhận được Bảng lương tổng hợp phải trả từ Bộ phận Nhân sự bao gồm các khoản tiền thưởng, phụ cấp và phúc lợi khác; đồng thời, bảng tổng hợp này buộc phải gửi kèm theo các chứng từ phát sinh (nếu có). Tuy nhiên, do gặp phải vướng mắc trong khâu luân chuyển chứng từ kế toán, các chứng từ này sẽ về chậm hơn so với bảng tổng hợp, làm ảnh hưởng khá nhiều đến tiến độ và năng suất của Kế toán tiền lương.

- Do bản chất nghiệp vụ kế toán, công việc của bộ phận Kế toán tương đối nhiều nhưng lại thiếu nhân sự, dẫn đến một kế toán viên nhưng phải kiêm nhiệm nhiều phần hành khác nhau, ví dụ: kế toán tiền, tiền lương, BHXH kiêm nhiệm luôn cả kế toán TSCĐ. Việc kiêm nhiệm này dễ dẫn đến việc nhầm lẫn trong khâu bảo quản chứng từ và dễ gây sai sót

2.4. Kiểm soát nội bộ tiền lương và các khoản trích theo lương

- Về mặt chứng từ, bảng chấm công chưa đủ làm cơ sở để tính tiền lương và các khoản trích theo lương; do bảng chấm công không xác định được nguy cơ xảy ra các tình huống đi làm trễ hay về sớm. Đồng

59

gian lận và thông đồng giữa cán bộ quản lý, đánh giá và nhân viên

được chấm công.

- Hơn thế nữa, cùng với việc chứng từ bị chuyển giao chậm, còn có việc chứng từ không cùng biểu mẫu, vi phạm nguyên tắc nhất quán của chứng từ và làm ảnh hưởng đến quá trình thu thập, tổng hợp và ghi nhận của bộ phận Kế toán.

- Bên cạnh đó, vấn đề đa nhiệm vi phạm thủ tục phân công nhiệm vụ rõ ràng, hợp lý làm tăng nguy cơ gian lận của kế toán viên trong nhiều nghiệp vụ.

- Thêm vào đó, hiện nay, tiền lương của CNV tại Công ty Trọng Phúc được thanh toán theo 2 hình thức: tiền mặt và chuyển khoản, do đó, điều này làm tăng nguy cơ gian lận và sẽ khó kiểm soát đối với thu, chi tiền mặt tại đơn vị.

3.Đánh giá về công tác kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương

Sau thời gian nghiên cứu và tìm hiểu tình hình thực tế về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Trọng Phúc, dựa trên

cơ sở những lý luận cơ bản và những kiến thức em đã được học, em xin nêu lên một số nhận xét về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty như sau:

3.1. Ưu điểm

- Trong quá trình tính lương, kế toán luôn đảm bảo tính chính xác, thống nhất trong tháng và giữa các tháng trong năm.

- Phương pháp tính lương đơn giản, dễ hiểu, dễ làm. Việc ghi chép số liệu từ chứng từ gốc vào các sổ sách kế toán đảm bảo tính chính xác, hợp lý và đúng theo quy định của Nhà nước.

- Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước; hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán đúng với chế độ kế toán hiện hành. Đối với những mẫu sổ có chỉnh sửa theo đúng tình hình thực tế tại công ty vẫn được đảm

60

- Các chứng từ được trình bày đúng như quy định, có đầy đủ chữ ký, đảm bảo chính xác, không bị tẩy xoá, việc thu thập xử lý chứng từ rất cẩn thận, khoa học, hợp lý thuận lợi cho quá trình tính toán cũng như kiểm tra nếu cần.

- Việc thanh toán các khoản phải trả, phải thu rõ ràng, đúng theo chế độ đã quy định. Việc thanh toán trả lương cho CNV đúng thời hạn quy định. Đối với việc thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lưu giữ đầy đủ giấy tờ liên quan. Công ty trả lương cho CNV định kì mỗi tháng một lần và có tạm ứng lương nhằm tạo điều kiện cho người lao động trong việc chi tiêu, sinh hoạt cá nhân khi cần thiết, tuy nhiên vẫn có giới hạn rõ ràng. Do đó đã tạo được sự tin tưởng, tâm lý thoải mái kích thích người lao động nâng cao tinh thần trách nhiệm, hăng say làm việc cống hiến cho đơn vị.

- Công ty có quy chế rõ ràng trong việc vận dụng và luân chuyển chứng từ làm giảm thiểu những sai sót trong quá trình áp dụng cũng như đảm bảo tính an toàn và việc phê chuẩn được rõ ràng.

- Các chứng từ thường xuyên được kế toán kiểm tra, giám sát và đối chiếu với hệ thống, phần hành kế toán.

- Hệ thống tài khoản thống nhất theo Thông tư 200 đáp ứng nhu cầu hạch toán hiện tại, giúp công ty theo dõi tình hình tài chính cụ thể.

3.2. Hạn chế

- Phần mềm không được cập nhật thường xuyên, chứng từ luân chuyển chậm làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bộ phận Kế toán nói chung và Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng.

- Chứng từ chưa có biểu mẫu quy định cụ thể, rõ ràng đối với từng khoản mục phát sinh, gây khó khăn trong việc tập hợp và ghi nhận chứng từ vào sổ.

61

- Có quá ít chứng từ liên quan làm cơ sở tính lương theo ngày công cho NLĐ: chỉ có bảng chấm công làm cơ sở tính lương cho NLĐ là chưa đủ.

- Ke toán bị đa nhiệm: Ke toán tiền lương kiêm Ke toán tiền và TSCĐ, điều này dễ gây ra sai sót và gian lận trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.

3.3. Nguyên nhân của hạn chế

Qua phân tích, đánh giá chung tình hình công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty, bên cạnh những ưu điểm mà Công ty Trọng Phúc đã thiết lập được cho bộ máy Kế toán, song những sai sót, nhược điểm vẫn còn tồn tại và nguyên nhân là do:

-I- về bộ máy kế toán công ty:

Thứ nhất: Thiếu nhân sự cho bộ phận Kế toán dẫn đến công tác tổ chức công việc còn nhiều mâu thuẫn, chưa phân công nhiệm vụ rõ