III.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DP VIỆT HÀ. VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DP VIỆT HÀ.
III.1.1: Nhận xét chung.
Trong những năm vừa qua, Công ty đã trải qua những giai đoạn thuận lợi và khó khăn, những bươc thăng trầm và nhiều biến động của thị trường. Tuy nhiên, Công ty Việt Hà vẫn gặt hái được nhiều thành tích to lớn trong kinh doanh.
Có được thành tích như trên, Công ty đã không ngừng mở rộng thị trường tiêu thụ, khai thác triệt để các vùng thị trường tiềm năng, đồng thời có các biện pháp thoả đáng đối với các khách hàng quen thuộc nhằm tạo ra sự gắn bó hơn nữa để tạo ra một nguồn cung cấp hàng hoá dồi dào và một thị trường tiêu thụ luôn ổn định. Ngoài ra, để có thể đạt được kết quả như trên phải có sự cố gắng nỗ lực không ngừng của tất cả các thành viên của công ty, trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng tài chính kế toán. Với cách bố trí công việc khoa học, hợp lý như hiện nay, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ của Công ty đã đi vào nề nếp và đã đạt được những hiệu quả nhất định.
III.1.2: Đánh giá công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Cổ phần DP Việt Hà.
* Ưu điểm:
Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ ở Công ty Cổ phần DP Việt Hà được tiến hành tương đối hoàn chỉnh.
- Đối với khâu tổ chức hạch toán ban đầu:
+ Các chứng từ được sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh và cơ sở pháp lý của nghiệp vụ .
+ Các chứng từ đều được sử dụng đúng mẫu của Tài chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ.
+ Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ, hoàn chỉnh và xử lý kịp thời.
+ Công ty có kế hoạch lưu chuyển chứng từ tương đối tốt, các chứng từ được phân loại, hệ thống hoá theo các nghiệp vụ, trình tự thời gian trước khi đi vào khâu lưu trữ.
- Đối với công tác tổ chức hạch toán tổng hợp:
+ Kế toán đã áp dụng “ Hệ thống chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ” ban hành ngay 21-12-2001 theo Quyết định 144/2001/ QĐ- BTC . Để phù hợp với tình hình và đặc điểm của Công ty, kế toán đã mở các tài khoản cấp 2, cấp 3 nhằm phản ánh một cách chi tiết, cụ thể hơn tình hình biến động của các loại tài sản của Công ty và giúp cho kế toán thuận tiện hơn trong việc ghi chép một cách đơn giản, rõ ràng và mang tính thuyết phục, giảm nhẹ được phần nào khối lượng công việc kế toán, tránh được sự chồng chéo trong công việc ghi chép kế toán.
+ Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho là hợp lý, vì Công ty Cổ phần DP Việt Hà là một Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hoá khác nhau, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hoá nhiều không thể định kỳ mới tiến hành hạch toán
- Đối với công tác tổ chức hệ thống sổ sách:
+ Công ty đã áp dụng chương trình phần mềm kế toán trên máy nên đã giảm bớt khối lượng công việc ghi chép trên sổ sách, đảm bảo cung cấp số liệu nhanh chóng, chính xác.
+ Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên hình thức này cũng được kế toán Công ty thay đổi, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Mỗi nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi một số loại tài khoản riêng, nhất định, thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu và kiểm tra, giúp cho kế toán trưởng nắm bắt được nhanh chóng các khoản mục phát sinh.
Nói tóm lại, tổ chức hạch toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ là nội dung quan trọng trong công tác kế toán hàng hoá của Công ty. Nó liên quan đến các khoản thu nhập thực tế và cần nộp cho Ngân Sách Nhà nước, đồng thời nó phản ánh sự vận động của tài sản, tiền vốn của Công ty trong lưu thông.
* Một số tồn tại cần khắc phục:
Bên cạnh những kết quả trong công tác tổ chức kế toán hàng hoá, tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ mà kế toán Công ty đã đạt được, còn có những tồn tại mà Công ty có khả năng cải tiến và cần hoàn thiện nhằm đáp ứng tốt hơn nữa yêu cầu trong công tác quản lý của Công ty.
Mặc dù về cơ bản, Công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá , tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ nhưng Công ty vẫn còn có một số điểm nên khắc phục như sau:
- Thứ nhất: Công ty Cổ phần Dược phẩm là một Công ty kinh doanh
thương mại, đặc biệt chủ yếu kinh doanh hàng xuất nhập khẩu, có nhiều nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, nhưng trong thực tế Công ty không sử dụng tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá “ và tài khoản 007 “ Nguyên tệ các loại “ để phản ánh. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hạch toán hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ của các mặt hàng được thanh toán bằng ngoại tệ.
- Thứ hai: Công ty thường phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý
doanh nghiệp cho hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, không phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định được chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
- Thứ ba: Do đặc điểm kinh doanh của Công ty có một số khách trả
chậm với số lượng tiền khá lớn nhưng Công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hưởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ.
- Thứ tư: Công ty Cổ phần DP Việt Hà là một đơn vị kinh doanh
thương mại, để tiến hành kinh doanh không nhiều trường hợp Công ty phải tiến hành mua hàng nhập kho sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
III.2: MỘT SỐ Ý KIẾN GÓP PHẦN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ. TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ.
III.2.1. Sử dụng sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Về trình tự ghi sổ kế toán thì kế toán Công ty Việt Hà sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Nhưng trong thực tế kế toán Công ty lại không sử dụng Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, đây là một thiếu sót cần phải được khắc phục ngay, vì:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là một sổ kế toán tổng hợp được ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. Nó có tác dụng:
+ Quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái.
+ Mọi chứng từ ghi sổ sau khi đã lập xong đều phải đăng ký vào sổ này để lấy số hiệu và ngày tháng.
+ Số hiệu của các chứng từ ghi sổ được đánh liên tục từ đầu tháng ( hoặc đầu năm ) đến cuối tháng ( hoặc cuối năm ), ngày tháng trên chứng từ ghi sổ được tính theo ngày ghi vào “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
+ Tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ bằng tổng số phát sinh bên nợ hoặc bên có của tất cả các tài khoản trong sổ cái (hay bảng cân đối tài khoản ). Điều này giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được chính xác và nhanh hơn
Từ những tác dụng đã nêu trên, Công ty nên đưa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vào để sử dụng cho phù hợp với hình thức mà kế toán sử dụng, nếu thiếu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ thì không thể coi đó là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được trình bày như sau:
Biểu số 9 ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Năm...
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số
hiệu
Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
1 2 3 1 2 3
Cộng Cộng tháng
Luỹ kế từ đầu quý
Ngày...tháng...năm.... Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu số 12 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số...
Ngày... tháng...năm...
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
1 2 3 4 5
Cộng: x x
Kèm theo...chứng từ gốc
Người ghi sổ Kế toán trưởng
III.2.2. Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính chính xác kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng.
Một trong những vấn đề quan trọng nhất để tổ chức kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là việc lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý, khoa học. Bởi vì mỗi nhóm hàng có tính chất thương phẩm khác nhau, dung lượng chi phí quản lý doanh nghiệp có tính chất khác nhau , công dụng đối với từng nhóm hàng cũng khác nhau nên không thể sử dụng
chung một tiêu thức phân bổ mà phải tuỳ thuộc vào tính chất của từng khoản mục chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp.
- Đối với các khoản chi phí bán hàng có thể phân bổ theo doanh số bán: - Tương tự ta sẽ có tiêu thức phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp theo doanh số bán như sau:
Chi phí QLDN phân bổ cho nhóm hàng
= Chi phí QLDN cần phân bổ x Doanh số bán nhóm Tổng doanh số bán
Khi phân bổ được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng nhóm hàng, lô hàng tiêu thụ, ta sẽ xác định được kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, lô hàng theo công thức:
Chi phí BH phân bổ cho hàng "i" nhóm
hàng thứ "i"
= Chi phí bán hàng cần
phân bổ x
Doanh số bán nhóm hàng thứ
"i" Tổng doanh số bán
III.2.2: Lập dự phòng phải thu khó đòi:
Do phương thức bán hàng thực tế tại Công ty Việt Hà có nhiều trường hợp khách hàng chịu tiền hàng. Bên cạnh đó, đôi khi việc thu tiền hàng gặp khó khăn và tình trạng này ảnh hưởng không nhỏ đến việc giảm doanh thu của doanh nghiệp.
Vì vậy, Công ty nên tính toán khoản nợ có khả năng khó đòi, tính toán lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Để tính toán mức dự phòng phải thu khó đòi, Công ty cần đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm, trên cơ sở số thực nợ và tỷ lệ có khả năng khó đòi tính ra mức dự phòng nợ thất thu. Đối với các khoản nợ thất thu.
Đối với các khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế toán, kế toán Công ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác phải theo dõi ở TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý.
Các khoản dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi ở TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi”
III.2.3: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty Cổ phần DP Việt Hà nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lưu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thường xuyên, liên tục của hàng hoá trong kho.
Vì vậy, Công ty nên dự tính khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán của hàng tồn kho. Cuối kỳ, nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thường xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp Công ty bù đắp các thiệt hại thực tế xảy ra do hàng hoá tồn kho bị giảm giá,đồng thời cũng để phản ánh trị giá thực tế thuần tuý hàng tồn kho của Công ty nhằm đưa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của Công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được phản ánh trên TK159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”
III.2.4: Mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3.
Công ty Cổ phần DP Việt Hà là một Công ty kinh doanh nhiều loại hàng hoá ( nhiều chủng loại thuốc, nhóm thuốc), việc theo dõi hàng hoá chính xác là một yêu cầu hết sức quan trọng trong Công ty. Vì vậy , để việc theo dõi hàng hoá được thuận tiện hơn, dễ dàng hơn kế toán Công ty nên mở thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3 với tài khoản theo dõi hàng hóa - TK 156
Ví dụ: Tài khoản 156 bao gồm hai tài khoản cấp 2: TK1561: Trị giá hàng mua.
TK1562: Chi phí thu mua.
Từ hai tài khoản cấp 2 này kế toán nên mở thêm các tài khoản cấp 3 nữa, như:
TK15611: Các loại thuốc tiêm.
+ TK 15611.1 : Nhóm Thuốc kháng sinh + TK 15611.2 : Nhóm thuốc khác
TK15612 : Các loại thuốc viên
+ TK15612.1 : Nhóm hàng OTC + TK 15612.2 : Nhóm hàng bảo hiểm ………..
Tương tự, chi phí thu mua cũng được phân chia theo từng tiểu khoản như trị giá thu mua
Ngoài ra, để đồng nhất với việc xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, thì kế toán Công ty cũng nên phân chia tài khoản giá vốn như tài khoản hàng hoá, ví dụ cụ thể:
TK 632 nên được phân thành:
+ TK 6321: Giá vốn của các loại thuốc tiêm + TK 6322: Giá vốn của các loại thuốc viên …………