a.Chuẩn bị
- Tìm hiểu tên đơn vị đặt hội nghị, số người, thời gian và yêu cầu của hội nghị.
- Căn cứ vào yêu cầu và số người dự hội nghị để xác định cách xếp bàn hội nghị hình “O”, hình “ U”, hình “T”, hình lớp học,…..
- Căn cứ vào yêu cầu của khách đặt hội nghị để chuẩn bị bàn ghế, vải trải bàn, vải quây bàn, ấm trà, tách trà, gạt tàn, giấy, bút, lọ cắm hoa.
- Căn cứ vào yêu cầu của khách để chuẩn bị bảng phoóc mi ca, bút viết bảng, micro, loa, máy chiếu phim (nếu nhà hàng thuộc khách sạn, công việc này sẽ do bộ phận hành chính hoặc bộ phận hỗ trợ phục vụ chuẩn bị).
b.Đặt bàn
- Đặt ở trên bàn cho mỗi khách một tập giấy để ghi chép, bút chì đặt trên tập giấy, đầu viết quay lên trên.
- Mỗi khách một chai nớc và một ly uống nớc phía trên tập giấy viết. Nếu không đặt giấy viết, đặt ly và chai nước cách mép bàn 30cm.
- Đặt hoa tơi trên bàn.
- Thiết bị chuyên dùng bố trí theo yêu cầu của khách và phải thử trớc khi hội nghị bắt đầu, bảo đảm máy chạy bình thờng.
111
- Treo băng, biển ngữ, tiêu đề hội nghị, bố trí bảng chương trình và thông báo của hội nghị.
c.Phục vụ
- Khi khách tới, nhân viên phục vụ phải đứng ở cửa phòng thang máy lễ phép chào hỏi khách và dẫn khách vào chỗ ngồi trong hội trờng.
- Tiếp nước cho khách.
- Hớng dẫn khách sử dụng các thiết bị (thường là một nhân viên chuyên nghiệp). - Khi hội nghị nghỉ giữa giờ, phục vụ trà, cà phê, ăn nhẹ (coffee break,).
- Nhân viên phục vụ giúp sắp xếp lại hội trường, bổ sung và thay đổi vật dụng. d.Công việc sau khi kết thúc
- Thanh toán theo hợp đồng.
- Cảm ơn, tiễn khách, nhân viên phục vụ bấm nút thang máy (nếu có) giúp khách và chào khách.
- Kiểm tra xem khách có quên gì không, nếu có thì trả ngay cho khách. - Sau khi khách về, thu dọn hội trường.