Đăng nhập hệ thống quản trị OA trên web
Người quản trị hệ thống (Admin):
dùng chưa follow hệ thống.
Hình 3. 8 - Xuất thông tin ra excel
Thêm, xóa, sửa thông tin người dùng
Hệ thống cho phép thêm người dùng với thông tin tên và số điện thoại.
Tạo nhóm người dùng riêng
Đối với việc quản lý sinh viên nội bộ BUH, phần mềm có tổ chức cây thư mục phân cấp theo các tiêu chí: sinh viên toàn trường, từng khóa hệ, từng khoa, từng ngành, từng lớp cụ thể rất dễ dàng. Ví dụ: Khoa Hệ thống thông tin quản lý muốn gửi thông báo cho riêng khoa mình, người quản trị chỉ cần nhấn chuột vào hình dấu cộng (+) để mở ra thư mục (folder) con các cấp để gửi.
Hình 3. 10- Gửi tin theo từng tiêu chí
Ngoài ra, hệ thống cho phép tạo nhóm thông tin riêng để lưu danh sách từ file excel hoặc nhập bằng tay.
Hình 3. 11 - Thêm nhóm người dùng
Người dùng tạo nhóm quản lý khác nhau để dễ dàng theo dõi, ví dụ: Phòng Tư vấn tuyển sinh có thể tạo nhóm học sinh trường ABC, trường XYZ.
23
Chức năng kết nối với ứng dụng Zalo Official Account
Phần mềm ICBUH cho phép người quản trị quét mã QR từ giao diện chính hoặc có thể nhấn vào đường liên kết chuyển sang giao diện web để quản trị hệ thống.
Hình 3. 12 - Kết nối với hệ thống quản trị Zalo trên web
Thông qua giao diện web, người quản trị có thể thực hiện các chức năng (được trình bày chi tiết trong phần phụ lục):
▪ Dùng để đưa tin tức bài viết
▪ Quản lý người dùng
▪ Quản trị tài khoản
▪ Theo dõi tương tác, truy cập tin bài…
▪ Người quản trị hệ thống sẽ tạo bài viết, tin nhắn chủ động, video trực tiếp trên hệ thống ZOA hoặc liên kết bài viết từ nguồn website khác
▪ Bài viết, tin nhắn, video sẽ tự động chuyển đến hộp thư cá nhân của người dùng.
▪ Người dùng tiếp cận tin bài, video, nhắn tin và tương tác chia sẻ bài viết.
▪ Người dùng có thể đánh giá trực tiếp về chất lượng tin bài
▪ Người quản trị có thể thống kê bài viết đã chuyển tải đến người dùng chưa, số lượng người dùng đã đọc và tương tác với bài viết, thống kê số lần người dùng đã gọi điện, gửi tin nhắn. Trên cơ sở số liệu thống kê từ phòng chức năng gửi đến khoa quản lý sinh viên, khoa làm cơ sở để cộng thêm điểm rèn luyện hoặc có những ưu đãi khác đối với sinh viên tích cực tương tác, theo dõi thông tin thông qua ứng dụng ZOA.
Các chức năng khác.
3.2.9.1. Nhập chuỗi Token
Token là một chuỗi ký tự mà hệ thống Zalo cung cấp khi ta xây dựng hệ thống ZOA, chuỗi này có thời hạn 1 năm. Sau khi hết hạn, cơ quan sử dụng ZOA liên hệ với bộ phận quản lý Zalo để được cấp mới, hệ thống muốn hoạt động được cần phải
có Token. Tại giao diện chính, người quản trị chọn menu “Hệ thống” ➔ “Nhập lại Token”
Hình 3. 13 - Nhập lại Token mới
3.2.9.2. Đổi mật khẩu người quản trị
Mặc định tên đăng nhập hệ thống là “admin”, mật khẩu là “admin123”, tuy nhiên người quản trị cần đổi mật khẩu mới để bảo mật thông tin
Hình 3. 14 - Đổi mật khẩu người quản trị
3.2.9.3. Thoát phần mềm
Khi người quản trị nhấn vào nút “Thoát phần mềm” để kết thúc phiên làm việc
25
3.2.9.4. Hướng dẫn sử dụng
Chức năng này cho phép người quản trị hệ thống hiểu rõ cách vận hành và quản trị để sử dụng hiệu quả. Chỉ cần nhấn chuột vào menu “Hướng dẫn sử dụng
phần mềm” sẽ mở ra file pdf hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện
Đăng nhập hệ thống quản trị OA trên web
Việc đăng nhập và quản trị hệ thống rất đơn giản, người quản trị vào địa chỉ sau: https://oa.zalo.me/home để đăng nhập bằng số điện thoại của người quản trị hoặc dùng mã QR (QR code) có trên giao diện phần mềm ICBUH.
Các cách đăng nhập hệ thống
Giao diện chính của ZOA sau khi đăng nhập hệ thống
Người quản trị hệ thống (Admin):
- Tạo bài viết mới: Bài viết bao gồm tiêu đề, nội dung, hình ảnh, hình đại diện - Tạo video mới cho phép người dùng xem trực tiếp trên thiết bị di động có kết nối Internet
27
- Gửi tin cùng một lúc cho nhiều người nhận (broadcast): Chức năng này cho phép bạn chọn 1 hoặc nhiều tin (bài viết) để gửi cho nhiều người cùng một lúc, ta có thể thiết lập thời gian gửi, độ tuổi được nhận tin…
- Xem lịch sử bài gửi: Hệ thống cho phép người quản trị xem trạng thái bài viết đã gửi đi hay chưa, có bao nhiêu người nhận, bao nhiêu người đã đọc tin.
- Thống kế số lượng người nhận tin bài viết, số người đọc tin, số người tương tác - Thiết lập hệ thống menu cho phép người dùng thực hiện chức năng mong muốn - Nhiều tính năng quản lý khác …
Người sử dụng hệ thống:
Khi hệ thống xuất bản bài viết, gửi tin nhắn đến người dùng, ngay lập tức trên thiết bị người dùng như điện thoại di động, máy tính và các thiết bị di động khác sẽ nhận được thông tin (được đánh dấu màu đỏ) nhằm thông báo đánh dấu sự chú ý của người dùng.
Người dùng có thể:
- Nhận tin bài viết, xem nội dung và đánh giá bài viết - Xem tin nhắn tức thời
- Gửi tin nhắn đến hệ thống (instant message) để trao đổi với người quản trị hệ thống - Nhấn nút gọi trên menu hệ thống để gọi điện thoại miễn phí
- Mở menu để xem thông tin tức thời bao gồm: Thông tin tư vấn tuyển sinh (website và video), hệ thống e-learning, hỏi đáp, các thông báo, tin tức, sự kiện mới nhất….
3.3.2.1. Tạo bài viết mới
Để tạo một bài viết (1 tin tức) mới ta vào đường dẫn sau:
Quản lý nội dung →Bài viết →Soạn bài viết mới
1
2
Giao diện tạo bài viết mới
Màn hình tạo bài viết như sau:
Giao diện soạn thảo bài viết
- Nhập nội dung cho phần Tiêu đề, độ dài tối đa cho nội dung là 150 ký tự - Nhập nội dung cho phần trích dẫn cho bài viết, độ dài tối đa là 300 ký tự - Nhập nội dung chính cho bài viết
- Người quản trị có thể chèn video, hình đại diện cho bài viết, kích thước tối đa cho 1 video là 50MB, kích thước tối đa cho hình ảnh là 1MB
- Cuối cùng là nhấn vào nút “Xuất bản” để hoàn thành việc tạo một bài viết
29
3.3.2.2. Gửi tin nhắn (broadcast) Broadcast là gì:
Broadcast là phương thức gửi bài viết đến tất cả những người quan tâm (follower) đến hệ thống ZOA, người quản trị sau khi biên tập bài viết và xuất bản (Publish) để gửi đến người dùng chủ động, có thể gửi ngay hoặc đặt lịch gửi.
Các chức năng và mô tả:
▪ Gửi tin nhắn đến tất cả người dùng quan tâm OA ngay tức thời và xuất hiện trong hộp thư cá nhân trên thiết bị của mình, khi nhận tin nhắn người dùng sẽ nhận được tín hiệu âm thanh, khi nhận tin bài viết, người dùng sẽ nhận thông tin bài viết được đánh dấu màu đỏ để tạo sự chú ý.
▪ Gửi tin nhắn đến nhóm người dùng đã được chọn lọc (Targeting đối tượng)
▪ Nội dung tin gửi đa dạng với hình thức multi (tối đa 5 bài viết trong 1 tin nhắn)
▪ Người dùng trải nghiệm nội dung tin với tốc độ tải tin nhanh chóng trên thiết bị di động với giao diện thân thiện dễ nhìn.
▪ Tần suất gửi tin nhắn tùy vào loại tài khoản đăng ký
Thao tác:
Vào menu Broadcast → Gửi broadcast
Cách thức gửi tin nhắn
1
Màn hình chọn bài viết để gửi
Ngoài việc chọn bài viết để gửi đi, người quản trị có thể soạn video và gửi video đến người dùng. Với dung lượng video cho phép tối đa là 50MB.
Màn hình soạn video, việc gửi video tương tự như gửi bài viết
Thao tác:
Nhấn vào nút “chọn” của bài viết, có thể chọn tối đa 5 bài viết sau đó nhấn nút “gửi broadcast”
31
Chọn các bài viết để gửi đi
Chọn đối tượng và thời gian để gửi bài
1
Xác nhận gửi tin nhắn
3.3.2.3. Xem lịch sử gửi bài
Người quản trị hệ thống có thể xem lại những bài viết hay video đã gửi đi, thông tin thể hiện gồm: Thời gian gửi, nội dung tin, số lượng người dùng được gửi, số lượng người dùng nhận được, số lượng người dùng đã đọc tin và trạng thái cho biết tin bài gửi thành công hay không.
Thao tác:
Vào menu Broadcast → Lịch sử broadcast
Quản lý lịch sử bài gửi
3.3.2.4. Thống kê mô tả
Hệ thống cho phép người quản trị thực hiện các loại thống kê: số lần quan tâm hoặc bỏ quan tâm; thống kê theo độ tuổi; thống kê theo giới tính; tổng quan người quan tâm. Các số liệu thống kê được mô tả bằng biểu đồ với giao diện thân thiện và trực quan. Việc thống kê có thể được thực hiện theo tuần, theo tháng…giúp cho người quản trị hệ thống dễ dàng theo dõ và vận hành.
Thống kê người quan tâm Thao tác:
Chọn menu Thống kê→Người quan tâm
1
33
Thống kê người quan tâm
Kết quả thống kê số lượng quan tâm
1
Biểu đồ thống kê người quan tâm
Thống kê số người tương tác với trang
Chức năng này cho phép thống kê tổng số người quan tâm tương tác với trang và hoạt động của người đó theo thời gian tuần, tháng….
Thao tác:
35
Biểu đồ thống kê người tương tác
Thống kê bài viết và video
Hệ thống cho phép người quản trị thống kê theo tuần, theo tháng… về lượt xem bài viết, xem video, nhấn link, chia sẻ….
Biểu đồ thống kê lượng người dùng xem bài viết
3.3.2.5. Quản lý
Chức năng quản lý cho phép người quản trị quản lý về thông tin tài khoản, người dùng, quản lý admin, quản lý tin nhắn hệ thống và lịch sử hoạt động của người dùng.
Menu quản lý của hệ thống
Quản lý thông tin tài khoản
37
• Official Account ID: Định danh của hệ thống
• Tên chính thức của hệ thống
• Mô tả ngắn gọn về hệ thống
• Địa chỉ của trang
• Số điện thoại khi liên hệ khẩn cấp
• Website
Giao diện thông tin của ứng dụng
▪ Quản lý Thiết lập tài khoản: Cho phép người quản trị có thể thiết lập hệ thống menu để người dùng khi truy cập vào Media Box có thể dễ dàng sử dụng.
• Mục “Lời chào”: Cho phép người quản trị nhập nội dung để người dùng khi truy cập hệ thống sẽ thấy được nội dung này.
• Mục “Trả lời tự động”: Khi người sử dụng tương tác với hệ thống bằng cách gửi tin nhắn trong hộp thoại soạn tin, hệ thống tự động gửi phản hồi cho người dùng với nội dung do người quản trị thiết lập trên hệ thống.
Thiết lập tài khoản – menu và truy vấn tin bài
▪ Quản lý Tài liệu chứng thực: Hệ thống lưu trữ tài liệu chứng thực pháp lý của tổ chức, doanh nghiệp khi đăng ký với cơ quan quản lý Zalo Official Account.
Quản lý tài liệu chứng thực
39
Quản lý người dùng
3.3.2.6. Mời người quan tâm:
• OA được mời tối đa 20 người quan tâm/ngày (danh sách người quan tâm đồng bộ với danh bạ Zalo)
• Đang gửi: lời mời đã gửi đến người quan tâm OA, đang trong quá trình từ chối hoặc chấp nhận.
• Chấp nhận: những người quan tâm đã chấp nhận lời mời và trở thành follower (hiển thị danh sách user chấp nhận quan tâm OA trong 7 ngày gần nhất)
• Từ chối: người quan tâm đã từ chối lời mời quan tâm OA
Danh bạ những người đã quan tâm theo dõi hệ thống
Quản lý người quản trị (admin)
OA admin có thể thêm người quản trị tài khoản với các quyền tương ứng như sau: • Quản trị viên: quyền cao nhất, có thể sử dụng tất cả chức năng quản lý Zalo Official Account và có thể khóa hoặc mở khóa OA.
• Nhân viên quảng cáo: Chỉ có thể sử dụng chức năng tự chạy quảng cáo cho Official Account trên Zalo (self – serving)
• Phân tích viên: Chỉ xem được các số liệu về thống kê, báo cáo trong trang quản lý Zalo Official Account
• Quản lý nội dung: Chỉ có thể gửi tin nhắn Broadcast, tạo các thiết lập cho OA, trả lời và tương tác với khách hàng và người quan tâm OA
Sau khi được thiết lập quyền admin thì admin đó chỉ cần đăng nhập số điện thoai và mật khẩu Zalo của mình để quản trị OA. Số admin được thêm tối đa 10 người
41
Giao diện thể hiện thông tin người quản trị hệ thống
Tin nhắn hệ thống
Giao diện quản lý tin nhắn hệ thống
Quản lý lịch sử hoạt động
Người dùng truy cập hệ thống
Để sử dụng được hệ thống nay, người dùng (sinh viên, giảng viên…) sau khi kết nối hệ thống bằng các cách:
Cách 1:Nhập địa chỉ trên trình duyệt web: zalo.me/113174504390444714
Cách 2: Quét mã QR (QR code): Sau khi người quản trị hệ thống hoặc phòng chức năng gửi mã này đến người dùng.
Cách 3:Người quản trị hệ thống nhập số điện thoại để mời “quan tâm”, trên thiết bị người dùng sẽ nhận được thông báo và nhấn nút “Đồng ý” để theo dõi hệ thống.
Người dùng quét mã QR
Giao diện hệ thống trên thiết bị di động của người dùng
43
Sau khi người dùng đăng nhập hệ thống và nhận được thông báo
Giao diện hội thoại giữa người quản trị và người dùng
CHƯƠNG 4
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết quả đạt được
Phần mềm đáp ứng được các mục tiêu đề ra:
- Gửi tin nhắn chủ động (tin nhắn hình ảnh, văn bản, tập tin, đa phương tiện) - Cho phép tương tác hai chiều (instant message -chat)
- Đảm bảo mỗi lần gửi với số lượng người nhận rất lớn (hàng trăm ngàn người dùng)
- Không hạn chế số lần gửi tin nhắn trong một ngày
- Xuất bản bài viết nhanh chóng và chủ động đến người dùng - Không tốn chi phí vận hành và duy trì như một số công cụ khác - Giao diện phần mềm thân thiện
- Cài đặt và sử dụng dễ dàng
- Dễ dàng triển khai và ứng dụng rộng rãi cho các đơn vị trong toàn trường
Kiến nghị
Để hỗ trợ hiệu quả về tuyển sinh, cần được chuyển giao công nghệ cho phòng Tư Vấn Tuyển Sinh và Phát Triển Thương Hiệu, Khoa Sau Đại học,Viện Đào Tạo Quốc Tế đồng thời phòng Công Tác Sinh Viên sử dụng cho việc quản lý sinh viên. Ngoài ra, phần mềm có thể áp dụng cho Trung Tâm Hỗ trợ Sinh Viên, Trung Tâm Ngoại ngữ Tin học, Trung Tâm Đào Tạo Tài Chính – Ngân hàng và áp dụng cho các Khoa quản lý sinh viên. Việc duy trì cũng dễ dàng vì không phải tốn chi phí để duy trì hệ thống.
Đối với sinh viên trong nhà trường: Trường sẽ đưa thông báo hướng dẫn và bắt buộc sinh viên quét mã QR để được truy cập thông tin quan trọng, điều này rất khả thi và dễ dàng yêu cầu sinh viên thực hiện
Đối với người dùng bên ngoài BUH: Các phòng chức năng làm nhiệm vụ tuyển sinh cần cung cấp mã QR để học sinh, học viên… dễ dàng truy cập hệ thống
Hệ thống này có thể được phát triển thêm các chức năng cần thiết khác như chức năng xem học phí, xem điểm và lịch học, lịch thi… được tích hợp từ hệ thống online.buh.edu.vn…
45
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. https://developers.zalo.me/ 2. https://developers.zalo.me/docs/api/official-account-api-147 3. https://oa.zalo.me/manage/oa?option=create 4. https://fchat.vn/blog/zalo-va-facebook-ung-dung-nao-bao-mat-tot- hon.html 5. https://cuocsongdigital.com/mobile/zalo-vs-facebook-messenger/