3.2.1.1. Nội dung
Đƣợc sự giới thiệu của Khoa Kinh tế và phát triển nông nghiệp và sự đồng ý của Chi cục trƣởng Chi cục Thủy Sản tỉnh Tuyên Quang, em đƣợc thực tập tại cơ sở đơn vị. Đƣợc sự phân công của trƣởng phòng, đồng chí chuyên viên sẽ hƣớng dẫn em trong đợt thực tập lần này là đồng chí: Trần Thị Việt Hà là cán bộ phòng Hành chính tổng hợp, công việc của đồng chí làm việc liên quan tới lĩnh vực Hành chính - tổng hợp, kế toán.
3.2.1.2. Những công việc cụ thể
Đƣợc sự giới thiệu của nhà trƣờng, khi đến cơ sở thực tập tại Chi cục Thủy Sản tại tỉnh Tuyên Quang em đã đƣợc Trƣởng Phòng HC – TH cô Trần Thị Việt Hà tiếp đón tận tình, trƣng cầu ý kiến và tiến hành phân công thực tập.
Trƣớc tiên em đƣợc làm quen với những công việc có tính quen thuộc nhƣ quan sát, tham gia vào những công việc dọn dẹp, rửa ấm chén, kê bàn ghế, pha chè, rót nƣớc,... những hoạt động đó giúp em gần gũi hơn với mọi ngƣời trong cơ quan và hiểu rõ hơn về môi trƣờng làm việc. Sau đó khi đã quen dần với môi trƣờng làm việc em đƣợc giao những công việc lạ lẫm nhiều khó khăn, thử thách hơn, đòi hỏi những kỹ năng, kiến thức nhiều hơn so với những gì mà bốn năm học tập ở trƣờng nhƣng em vẫn cố gắng để có thể hoàn thành tốt những công việc đƣợc giao. Cụ thể những công việc đó là:
+ Tham gia vào các cuộc họp giao ban hàng tuần của Phòng HC - TH
Ngƣời chủ trì của các cuộc họp giao ban là trƣởng phòng HC - TH. Cô thu thập những công việc của tháng vừa qua sau đó đƣa ra những công việc chƣa hoàn thành yêu cầu các cán bộ, đƣa ra những ý kiến, đề xuất những khó khăn, tồn tại chƣa giải quyết đƣợc. Đồng thời đƣa ra các giải pháp để giải quyết những tồn tại và triển khai thực hiện những nhiệm vụ tháng tiếp theo.
Trong cuộc họp của phòng HC - TH em đƣợc giao nhiệm vụ đến sớm dọn dẹp phòng họp, pha chè, rót nƣớc cho các cán bộ tham gia cuộc họp, hỗ trợ các tài liệu phát cho các cán bộ. Đồng thời, em cũng đƣợc lắng nghe ý kiến, kiến nghị của các đại biểu tham gia cuộc họp.
Sau khi tham gia cuộc họp em đã đút rút đƣợc cho mình nhiều kỹ năng thực tế nhƣ: kỹ năng lắng nghe, kỹ năng chủ trì cuộc họp, kỹ năng làm chủ bản thân hƣớng sự chú ý của ngƣời khác và mình, cách đặt câu hỏi và trả lời một cách rõ ràng dứt khoát, chân thành, không né tránh.
Thuận lợi: Đƣợc sự cho phép của lãnh đạo cơ sở, cũng nhƣ nhằm tạo điều kiện cho sinh viên mở rộng hiểu biết, rèn luyện thực tế thông qua việc tham gia vào các cuộc họp hàng tuần của phòng HC - TH xã từ đó giúp em có cơ hội biết thêm về cách thức làm việc, cách xử lý công việc nhằm giải quyết vấn đề tồn đọng.
Khó khăn: Trong thời gian thực tập còn nhiều hạn chế nhƣ: Hạn chế về việc hiểu biết tình hình chung, hạn chế về tiếp cận và thu thập thông tin, sự hiểu biết về vấn đề tồn đọng trên địa bàn còn thiếu sót. Mặt khác khi thăm gia vào các cuộc họp và tham gia vào quá trình ghi biên bản em vẫn còn nhiều bỡ ngỡ với cách thức ghi biên bản khá phức tạp.
+ Soạn thảo văn bản
Trong thời gian thực tập tại phòng em đã đƣợc giao nhiệm vụ soạn thảo một số văn bản nhƣ: giấy mời tham dự các cuộc họp,...
Thông qua công việc này em đã biết thêm về quy định và cách thức trình bày văn bản quy phạm pháp luật, từ đó nâng cao năng lực tin học văn phòng của mình.
Thuận lợi: Do đã đƣợc học và làm quen với tin học cơ bản trên ghế nhà trƣờng nên khi tiến hành soạn thảo các văn bản đƣợc giao em không còn bỡ ngỡ.
Khó khăn: Do thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính đƣợc
01 năm 2011. Thông từ về Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nên việc thực hiện viết và hoàn thiện việc soạn thảo văn
bản hành chính đƣợc giao còn phụ thuộc vào Thông tƣ và mất nhiều thời gian trong quá trình nghiên cứu áp dụng.
+ Nghiên cứu tài liệu
Trong thời gian rảnh rỗi, em đã mƣợn các báo cáo, tài liệu của phòng HC- TH về tham khảo và tìm tòi trên mạng internet. Cụ thể nhƣ: Luật cán bộ công chức 2008; Quyết định số 362/QĐ-UBND ngày 09/12/2015 của UBND tỉnh về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang;
3.2.2. Tóm tắt kết quả thực tập
Qua quá trình thực hiện các nội dung công việc trong thời gian thực tập tôi. xin tóm tắt kết quả thực tập với các nội dung sau:
3.2.2.1. Đọc và tìm hiểu tài liệu
- Xin các quyết định, văn bản liên quan đến cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính tổng hợp, các quyết định văn bản nhƣ: QĐ về việc ban hành Quy chế làm việc của Sở Nông Nghiệp và PTNT của tỉnh Tuyên Quang, QĐ quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của sở Nông Nghiệp và PTNT tỉnh Tuyên Quang và các thông báo về việc phân công nhiệm vụ cán bộ, công chức Phòng Hành chính - Tổng hợp. Từ đó thu đƣợc những kết quả nhƣ: Hiểu rõ vai trò, chức năng nhiệm vụ của phòng, quyền hạn, cơ cấu, công việc mà các cán bộ trong phòng phải thực hiện.
3.2.2.2. Bài học kinh nghiệm rút ra từ thực tế
- Trong quá trình làm việc thực tiễn, học hỏi thông qua những công việc được giao tại cơ sở em rút ra một số bài học về kỹ năng làm việc như sau:
+ Kỹ năng tiếp xúc: Gặp gỡ, tiếp xúc trực tiếp, sử dụng kết hợp việc hỏi đáp, trao đổi ý kiến với ngƣời dân.
+ Kỹ năng lắng nghe: Nên giành thời gian trong các buổi họp bản, gặp gỡ tại gia đình, cơ quan để ngƣời dân dân đƣợc phát biểu, bày tỏ ý kiến của mình. Ngoài ra cán bộ cần lắng nghe thêm những ý kiến của bạn bè, hàng xóm láng giềng, trƣởng thôn. Sẽ giúp Chủ tịch xã nắm bắt đƣợc những vấn đề bức xúc và tâm tƣ, nguyện vọng cần đƣợc giải quyết ở địa phƣơng.
+ Kỹ năng đặt câu hỏi: Cần lựa chọn cách đặt câu hỏi phù hợp với từng đối tƣợng: trình độ, lứa tuổi, tâm sinh lý...câu hỏi phải cụ thể, dễ hiểu.
+ Kỹ năng quan sát: Quan sát trực tiếp, hoặc gián tiếp, công khai hoặc bí mật các cá nhân, cộng đồng, các hoạt động, công việc.
- Trong thời gian thực tập em thấy mình còn nhiều thiếu sót, các kiến thức trong nhà trƣờng chƣa thật sự vững chắc để tự tin áp dụng trong công việc. Do vậy, em thấy cần bổ sung thêm kiến thức chuyên ngành.
- Giữa thực tế và lý thuyết có một khoảng cách rất lớn nên nghĩ em cần tích cực hơn trong quá trình tham gia các hoạt động nhằm nâng các kiến thức thực tế .
- Tiếp tục tự học và học hỏi những kĩ năng mềm nhƣ kĩ năng giao tiếp, kĩ năng văn phòng word, excel.. nâng cao trình độ ngoại ngữ.
3.2.3. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lƣơngg̣ đào taọ vàbồi dƣỡng cán bô g̣ phòng Hành chính - Tổng hợp
- Nâng cao chất lƣợng đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ HC - TH phải đồng nghĩa với việc xây dựng đƣợc một đội ngũ cán bộ quản lý đủ về số lƣợng, có chất lƣợng cao, có bản lĩnh chính trị vững vàng, có kiến thức và năng lực làm việc, có khả năng tiếp thu đƣợc những kiến thức làm việc tổng hợp mới của thế giới và biết cách ứng dụng một cách sáng tạo vào hoàn cảnh cụ thể của nƣớc mình.
- Nâng cao chất lƣợng đào tạo và bồi dƣỡng cũng có nghĩa là phải nâng cao hiệu quả hoạt động thực tiễn của các cán bộ phòng Hành chính - Tổng hợp, phải phục vụ trực tiếp cho chiến lƣợc phát triển của ngành Thủy sản.
3.2.3.1. Môṭ sốgiải pháp nâng cao chất lươngg̣ đào taọ cán bô g̣công chức
- Giải pháp về nhận thức và phƣơng hƣớng chung.
- Cần tiến hành rà soát lại những nhiệm vụ đƣợc giao để thực hiện đúng, đủ kế hoạch, nhiệm vụ đã để ra.
- Đẩy nhanh tiến độ và nâng cao chất lƣợng hiệu quả của những công việc đang thực hiện.
- Điều chỉnh kế hoạch thực hiện một số nội dung phù hợp với tình hình mới để hoàn thành mục tiêu đã đề ra.
- Xây dựng hệ thống kiểm tra, đánh giá đào tạo, bồi dƣỡng.
3.2.3.2. Đổi mới phương thức và nội dung các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
- Các chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng cần sát với thực tế, hƣớng vào các vấn đề thiết thực đặt ra từ quá trình thực thi công vụ, nâng cao kỹ năng hành chính. Thông qua đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng hành chính bảo đảm tính thống nhất trong hoạt động của cơ quan hành chính, nhất là trong giải quyết các yêu cầu của nhân dân. Thực hiện cơ chế đào tạo tiền công vụ và đào tạo, bồi dƣỡng trong công vụ theo định kỳ bắt buộc hàng năm cũng nhƣ chế độ đào tạo, bồi dƣỡng trƣớc khi bổ nhiệm.
- Nội dung đào tạo, bồi dƣỡng phải bảo đảm đủ kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ theo yêu cầu công vụ, quy định theo tiêu chuẩn cho công chức lãnh đạo, quản lý và công chức các ngạch hành chính, kiến thức văn hoá công sở, trách nhiệm và đạo đức công chức.
- Ðối với đội ngũ cán bộ lãnh đạo quản lý cần chú trọng xây dựng nội dung kiến thức chuyên ngành khoa học lãnh đạo, trong đó nói sâu về kỹ năng lãnh đạo, nghệ thuật lãnh đạo nhằm trang bị cho họ những kiến thức, kỹ năng cần thiết về lãnh đạo. Chú trọng gắn liền nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn, cập nhật những chủ trƣơng, chính sách mới và kinh nghiệm thực tế trong
việc giải quyết những tình huống cụ thể thƣờng xảy ra ở cơ sở giúp nâng cao năng lực, trình độ của cán bộ.
- Phƣơng pháp đàp tạo cần đổi mới theo hƣớng nâng cao năng lực lãnh đạo, quản lý gắn với vị trí và trách nhiệm tƣơng ứng của cán bộ. Tuỳ theo đặc thù của từng môn học có thể lựa chọn các phƣơng pháp phù hợp, vận dụng các phƣơng pháp giảng dạy tiên tiến kết hợp sử dụng các công cụ, phƣơng tiện dạy học hiện đại.
- Ða dạng hoá các hình thức đào tạo, bồi dƣỡng, kết hợp giữa đào tạo chính quy với bồi dƣỡng tại chức, giữa nâng cao kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ với xây dựng bản lĩnh chính trị, đạo đức lối sống, tác phong cho cán bộ. Phƣơng thức học tập nên đƣợc thực hiện kết hợp giữa học tập trung và học thực tế để điều tra, nghiên cứu thực sự và xử lý tình huống nhằm góp phần giải quyết một số vấn đề và đề xuất những biện pháp xử lý những vấn đề đang nổi cộm, bức xúc hiện nay.
- Chƣơng trình, giáo trình: Tiếp tục đổi mới, bổ sung, hoàn thiện giáo trình, tài liệu bồi dƣỡng cán bộ cơ sở cho sát với chức năng, nhiệm vụ của từng đối tƣợng. Cần đầu tƣ xây dựng chƣơng trình, giáo trình phù hợp với thời gian đào tạo và các hệ đào tạo khác nhau, tránh sự trùng lặp kiến thức gây nhàm chán và lãng phí thời gian. Thống nhất nội dung chƣơng trình và hoàn thiện, chuẩn hoá các giáo trình cơ bản. Từng bƣớc xây dựng các chƣơng trình khung thích hợp với yêu cầu, nội dung đào tạo, bồi dƣỡng cho từng đối tƣợng cán bộ và công chức nhà nƣớc và chuẩn hoá các loại giáo trình chủ yếu.
3.2.3.3. Đầu tư cơ sở vật chất, cơ cấu lại cơ sở đào tạo và nâng cao chất lượng đội ngũ giảng viên
- Cần đầu tƣ trang thiết bị, vật chất cho các cơ sở đào tạo, bồi dƣỡng đáp ứng yêu cầu dạy, học theo phƣơng pháp mới. Cơ sở vật chất, trang thiết bị đào tạo, bồi dƣỡng phải đáp ứng đƣợc việc áp dụng, sử dụng các phƣơng pháp
trao đổi tích cực. Cần giới hạn số lƣợng học viên cho từng lớp học cho phù hợp với việc áp dụng các phƣơng pháp đào tạo, bồi dƣỡng.
- Ðối với cơ sở đào tạo, trƣờng đào tạo, bồi dƣỡng của các Bộ, ngành trung ƣơng là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ, ngành chủ quản, cần đƣợc sắp xếp lại về cơ cấu và vị trí tổ chức cho thích hợp với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng trƣờng. Xem xét lập mới một số trƣờng hoặc trung tâm đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức nhà nƣớc cho một số Bộ, ngành hiện nay còn thiếu. Xây dựng quy định về việc mở lớp, lên lớp; đồng thời có sự phân công, phân nhiệm cụ thể giữa các cơ sở đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ.
PHẦN 4 KẾT LUẬN
4.1. KẾT LUẬN
Phòng Hành chính tổng hợp có vai trò rất quan trọng trong Chi cục Thủy sản. Phòng có chức năng tham mƣu giúp Chi cục trƣởng quản lý các công tác về tổ chức bộ máy, biên chế, quản lý cán bộ công chức; theo dõi, thực hiện các chế độ, chính sách về lao động, tiền lƣơng cho các cán bộ trong chi cục Thủy sản, về bảo hiểm xã hội, đào tạo, bồi dƣỡng đối với các cán bộ, công chức trong Chi cục Thủy sản. Thực hiện và xây dựng các công tác thi đua và khen thƣởng và kỉ luật các cán bộ, công chức, viên chức nếu vi phạm và xét xử theo thẩm quyền. Ngoài ra, Phòng còn quản lý, thực hiện các công tác hành chính, quản lý phục vụ yêu cầu nhiệm vụ công tác của đơn vị, trực tiếp quản lý và theo dõi cung cấp, đăng tải các thông tin của Chi cục lên trang thông tin điện tử của Sở theo sự phân công của lãnh đạo Chi cục. Thực hiện các công tác văn thƣ,lƣu trữ,quản lý các con dấu theo các quy định hiện hành của Nhà nƣớc thông qua.
Với đội ngũ cán bộ của phòng Hành chính tổng hợp là những ngƣời hàng ngày nắm bắt tình hình công việc của Chi cục, các số liệu và văn bản cụ thể liên quan tới công tác của Chi cục Thủy Sản, giúp cho quá trình nắm bắt về thông tin cũng nhƣ các công việc của Chi cục ngày càng nhanh chóng và đƣợc cập nhật, đồng thời giúp cho quá trình phát triển của Chi cục Thủy sản ngày càng đạt tới thành công và vững mạnh hơn.
Trong quá trình thực tập và quan sát nghiên cứu đề tài, em thu nhận đƣợc một số kết quả nhƣ sau:
Suốt quá trình thực tập tại phòng Hành chính - Tổng hợp thuộc Chi cục Thủy sản, em đã tham gia đƣợc rất nhiều công việc nhƣ tham gia các buổi thực tế, tham gia vào các buổi họp giao ban hàng tuần của Chi cục… Từ
đó,em đã học hỏi đƣợc rất nhiều điều bổ ích nhƣ : tác phong làm việc khoa học, cách giao tiếp cũng nhƣ cách sắp xếp thời gian phù hợp..
Qua quá trình nghiên cứu, em đã thấy đƣợc những hạn chế của phòng Hành chính - Tổng hợp nhƣ: Trong công tác chuyên môn nghiệp vụ đôi khi tham mƣu còn chậm, chƣa đạt hiệu quả cao; khi giải quyết công việc còn chƣa chủ động, chồng chéo; phân công nhiệm vụ cho cán bộ phòng còn chƣa đúng với chuyên môn đƣợc đào tạo cũng nhƣ cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ cho hoạt động làm việc của phòng còn hạn chế. Do đó, em đã đƣa ra những biện pháp khắc phục cho phòng Hành chính - Tổng hợp để khắc phục những khó khăn trong công việc, trong đó giải pháp trọng tâm cần thiết nhất là tiếp tục bồi dƣỡng năng lực đội ngũ cán bộ, nâng cao trình độ chuyên môn,