* Sổ chi tiết theo dõi
Đối với hạch toán chi tiết phải thu khách hàng kế toán của công ty mở chi tiết từng đối tượng khách hàng. Nhưng để giảm bớt số lượng sổ chi tiết phải thu của khách hàng thì Công ty phân loại khách hàng thành hai nhóm: Khách hàng thường xuyên và khách hàng không thường xuyên mở chung một sổ chi tiết.
* Hạch toán chi tiết
Đối với các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đên khách hàng sẽ được theo dõi trên danh sách chứng từ phát sinh của chi tiết tài khoản 131 chi tiết cho từng khách hàng dựa trên chứng từ kế toán như: Hóa đơn GTGT, phiếu thu... Cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu rồi lập bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng bao gồm số phát sinh, số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ cho tất cả các khách hàng.
VD:
+Ngày 04/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuân, tổng giá trị là 320,806,399 đ
Nợ TK 131 : 320,806,399 Có TK 511 : 305,529,904 Có TK 333 : 15,276,495
+Ngày 10/06/2007 Bán hàng cho Công ty Xăng Dầu Quân Đội tổng giá là: 286,053,963 đ
Nợ TK 131 : 286,053,963
Có TK 511 : 272,432,346 Có TK 333 : 13,621,617
+Ngày 23/06/2007 Bán hàng cho Công ty Nhựa Đông á, tổng giá trị là: 64,230,283 đ
Nợ TK 131 : 64,230,283
Có TK 511 : 61,171,698 Có TK 333 : 3,058,585
+Ngày 30/06/2007 Bán hàng cho Công ty Vạn Xuõn, tổng giá trị là: 43,287,884 đ
Nợ TK 131 : 43,287,884
Có TK 511 : 41,226,556 Có TK 333 : 2,061328
Căn cứ vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu thu, biên bản giao hàng kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng. Sau đó, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết phải thu khách hàng cuối tháng lập bảng chi tiết cho tất cả các đối tượng như sau:
Mẫu biểu số 03: Bảng chi tiết phải thu của khách hàng
Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
Công ty CP phát triển và đầu tư Vạn Xuân
Tháng 06 năm2007
NTghi
sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ SỐ PHÁT SINH SỐ DƯ ChuGhi
SH NT Nợ Có Nợ Có Dư 01/03/06 427,988,224 HD 1064 04/06 Bán hàng thép 511 305,529,904 HD 1064 04/06 Bán hàng thép 333 15,276,495 PT86 04/06 Thu tiền hàng 111 90.000.000 CK 23/06 Thu tiền hàng 112 306,864,238 HD 1069 30/06 Bán hàng thép 511 41,226,556 HD 1069 30/06 Bán hàng thép 333 2,061,328 Cộng phát sinh 364,094,283 396,864,238 Dư 30/06/07 395,218,269
Mẫu biểu số 04: Bảng tổng hợp chi tiết phải thu của khách hàng.
Công ty TNHH TM Phú Đức SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG
TK:131- Phải thu của khách hàng Tháng 06 năm 2007
ĐV: 1000đ
NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số dư
Nợ Có Nợ Có 04/6 1064 04/6 Xuất bán 511 305,529,904 - - 04/6 1064 04/6 Xuất bán 333 15,276,495 04/6 Pt86 04/6 Thu tiền 111 90,000,000 10/6 1065 10/6 Xuất bán 511 272,432,346 10/6 1065 10/6 Xuất bán 333 13,621,617 23/6 CK 23/6 Thu tiền 112 306,864,238 23/6 1066 23/6 Xuất bán 511 61,171,698 23/6 1066 23/6 Xuất bán 333 3,058,585 25/6 1067 25/6 Xuất bán 511 19,297,587 25/6 1067 25/6 Xuất bán 333 964,879 27/6 1068 27/6 Xuất bán 511 31,108,687 27/6 1068 27/6 Xuất bán 333 1,555,434 29/6 Pt87 29/6 Thu tiền 111 100,000,000 30/6 Pt88 30/6 Thu tiền 111 264,500,000 30/6 1069 30/6 Xuất bán 511 41,226,556 30/6 1069 30/6 Xuất bán 333 2,061,328 Cộng phát sinh trong tháng 767,305,116 761,364,238 Dư cuối tháng 5,940,87 8