Văn bản quy định quy trình thực hiện nghiệp vụ còn bất cập. Hiện tại, mặc dù NHNT đã ra văn bản “Quy trình nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu và chuyển tiền”, song cũng chỉ là sự cụ thể hoá các thông lệ quốc tế hiện đang áp dụng như UCP500, URR522, URC525 tại NHNT. Nhiều quy định còn chung chung, không cụ thể nên nhiều trường hợp, cán bộ thanh toán không có cơ sởđể giải quyết công việc. Ví dụ về chiết khấu chứng từ, quy trình nghiệp vụ chỉ quy định: “khi chứng từ phù hợp, ngân hàng đại lý có uy tín, khách hàng có tín nhiệm cam kết hoàn trả…”. Những quy định này rất trừu tượng, không có chỉ tiêu cụ thể
nên đểđáp ứng yêu cầu của khách hàng, NHNT phải chiết khấu bộ chứng từ cho họ nhưng rủi ro gặp phải là rất lớn.
Bên cạnh đó, việc đúc kết kinh nghiệm là hết sức cần thiết. Mặc dùđã có những thông lệ quốc tế nhưng thực tế giao dịch hàng ngày rất đa dạng, phát sinh nhều trường hợp đặc biệt mà các thông lệ quốc tế không thểđề cập hết. Tuy nhiên tại NHNT chưa có sự ghi nhận lại những kinh nghiệm thực tiễn đó bằng văn bản để làm tài liệu nội bộ, đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ. Việc truyền kinh nghiệm chủ yếu là truyền miệng, cho từng cán bộ riêng lẻ khi phát sinh nghiệp vụ liên quan, chính vì vậy vẫn có trường hợp lặp lại những lỗi đã gặp phải.
Thực lực tài chính của ngân hàng là một trong những yếu tố tạo nên uy tín của ngân hàng. Vốn chủ sở hữu của NHNT cuối năm 2005 là gần 9000 tỷđồng, tổng tài sản là 135,000 tỷđồng, khá nhỏ so với ba ngân hàng quốc doanh còn lại. Đây là một hạn chế không nhỏ mà Ngân hàng Ngoại thương đang từng bước khắc phục, tăng vốn trong quá trình cổ phần hóa đang tiến hành.
Việc phối hợp giữa các phòng ban chưa nhịp nhàng cũng là một yếu tố gây nên những hạn chế trong hoạt động thanh toán quốc tế theo phương thức tín dụng chứng từ tại NHNT VN.Việc tổ chức các phòng ban dựa trên cơ sở nghiệp vụ cơ bản như thanh toán xuất khẩu, thanh toán nhập khẩu, tín dụng… Giữa các phòng ban lại chưa có sự liên kết và chỉđạo thống nhất một cách chặt chẽđể trao đổi thông tin, đa dạng hoá sản phẩm dịch vụ nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Do đó có trường hợp khách hàng muốn mở thư tín dụng bằng vốn vay thì phải làm thủ tục vay vốn tại phòng tín dụng, sau đó lại mua ngoại tệ tại phòng kinh doanh ngoại tệđể ký quỹ mở thư tín dụng tại phòng thanh toán nhập khẩu. Hay khách hàng thanh toán chứng từ hàng xuất qua phòng thanh toán xuất khẩu song lại làm thủ tục vay vốn tại phòng tín dụng, sau đó khi nhận được tiền hàng lại chuyển sang VND hoặc các loại ngoại tệ khác tại phòng kinh doanh ngoại tệ. Như vậy họ phải làm việc với ít nhất ba phòng trong một lần giao dịch, mất thời gian và tốn chi phí.
Phòng thanh toán xuất khẩu cũng chưa có sự phối hợp chặt chẽ mặc dù nghiệp vụ có liên quan mật thiết với nhau. Đặc biệt trong trường hợp mở thư tín dụng đối khai hay thư tín dụng giáp lưng, sự hợp tác chưa ăn khớp đôi khi gây ra những thiệt hại, gây khó khăn cho khách hàng cũng như bản thân ngân hàng.
Mạng lưới ngân hàng đại lýcủa NHNT mặc dùđã mở rộng hơn trong những năm qua – hiện nay khoảng 1250 ngân hàng trên toàn thế giới, nhưng vẫn là nhỏ bé so với vị thế và tiềm năng của ngân hàng. NHNT cũng chỉ có tài khoản tại gần 70 ngân hàng, chủ yếu làđồng USD tại Mỹ vàđồng EUR tại một số ngân hàng ở Châu Âu, nên việc thanh toán cho ngân hàng nước ngoài hay nhận tiền về vẫn phải qua một, hai ngân hàng trung gian, tốn thời gian và phí ngân hàng. Bên cạnh những ngân hàng thanh toán nhanh, đúng hạn như các ngân hàng của Nhật, Đài Loan, Singapore…, còn có một số ngân hàng chưa thiện chí trong việc hỗ trợ lẫn nhau và thiên về bảo vệ quyền lợi của khách hàng trong nước về mọi giá, nhiều khi cố tình bắt lỗi để tránh rủi ro, do vậy ảnh hưởng tới thời gian thanh toán cho khách hàng. Ngoài ra trong quá trình phát hành thư tín dụng, còn nhiều ngân hàng nước ngoài màNHNT chưa đặt quan hệ trao đổi khoá SWIFT, dẫn đến việc phải thông báo thư tín dụng qua một ngân hàng thứ ba, vừa chậm trễ, vừa tốn thời gian, ảnh hưởng tới uy tín của Ngân hàng Ngoại thương.
Ngoài ra, công tác thẩm định khi mở thư tín dụng cũng như khi quyết định chiết khấu một bộ chứng từ chưa được tiến hành một cách khoa học và cẩn thận. Trừ trường hợp khách hàng sử dụng vốn vay để mở thư tín dụng, còn lại việc thẩm định đối với từng hợp đồng ngoại thương khi tiến hành mở thư tín dụng hầu như không được thực hiện. NHNT chủ yếu thực hiện theo hình thức hàng năm cung cấp cho khách hàng một hạn mức mở thư tín dụng miễn ký quỹ hoặc hạn mức chiết khấu truy đòi do hội đồng tín dụng ra quyết định, dựa trên tình hình kinh doanh và uy tín thanh toán của đơn vị. Chính vì vậy rất nhiều trường hợp có những hợp đồng ngoại thương an toàn, có lợi nhưng chỉ vì vượt hạn mức cho phép mà NHNT từ chối mở thư tín dụng hay từ chối chiết khấu bộ chứng từ cho khách hàng dù bộ chứng từ là sạch. Ngược lại, có trường hợp Ngân hàng mở thư tín dụng
miễn ký quỹ cho khách vẫn trong hạn mức cho phép, nhưng khi có biến động về giá hàng hoá, khách hàng gây khó khăn, chậm trễ thanh toán khi bộ chứng từ về, làm mất uy tín của NHNT.
Thực tế trong thời gian qua tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam rất nhiều trường hợp thẩm định dựán còn sơ sài, chỉ mang tính hình thức hoặc đểđối phó, thẩm định dựán lại không chỉ rõđược những rủi ro có thể xảy ra của dựán. Nguyên nhân có thể do thiếu thông tin, thời gian thẩm định ngắn, nhưng nhiều khi vì muốn duy trì quan hệ với khách hàng truyền thống mà NHNT bỏ qua những bước quan trọng trong quá trình thẩm định. Có thể nói chất lượng thẩm định chưa cao là nguyên nhân chính dẫn đến những rủi ro trong nghiệp vụ bảo lãnh phát hành thư tín dụng trả chậm của NHNT.
Với những khách hàng mới chưa có hạn mức miễn ký quỹ mở thư tín dụng với NHNT, NHNT không có bước thẩm định khách hàng và giao dịch ngoại thương của khách mà luôn yêu cầu khách phải ký quỹ 100% hoặc phải qua phòng Tín dụng vay vốn . Điều này tạo không ít khó khăn cho những khách hàng là những công ty nhỏ và cũng là một hạn chế khiến cho lượng khách hàng này không đến với NHNT. Trong cơ chế mở cửa khuyến khích ngoại thương hiện nay, bộ phận khách hàng này là không nhỏ, với một cơ chế cứng nhắc như vậy, Sởđã tựđánh mất lợi thế của mình, bỏ ngỏ một mảng thị trường có thể mang lại lượng phí dịch vụđang kể.
Một nguyên nhân nữa làtrình độ cán bộ của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam còn nhiều hạn chế. Nước ta đã mở cửa giao lưu kinh tế quốc tế với rất nhiều nước trên thế giới, hơn ai hết ngân hàng cần phải đi trước một bước để tiếp cận với những kiến thức kinh tế thị trường, trong đó thanh toán quốc tế là một trong những lĩnh vực quan trọng. ở Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, mặc dùđã có một đội ngũ cán bộ làm công tác thanh toán quốc tế có thể nói là uy tín nhất trong hệ thống các ngân hàng thương mại cả nước nhưng bên cạnh đó vẫn còn những cán bộ thiếu kiến thức cần thiết để thực hiện công việc khó khăn này. Cán bộ thanh toán thư tín dụng còn thiếu những hiểu biết về luật pháp và những thông lệ quốc tế cũng như
trình độ ngoại ngữ còn hạn chế. Vì thế, họ thiếu đi khả năng tư vấn cho khách hàng, công tác tiếp thị thu hút khách hàng chưa được chú trọng. Nhận thức của một số cán bộ nghiệp vụ khi thực hiện các nghiệp vụ thư tín dụng chỉ coi đó như là một phương thức thanh toán nhằm thu phí mà chưa đánh giáđúng mức tầm quan trọng của phương thức này với tư cách là công cụ quan trọng để tài trợ thương mại. Vì là ngân hàng thương mại đầu tiên vàđộc quyền trong một thời gian dài thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế, nên có những cán bộ không tránh khỏi tính ỷ lại, chưa chịu khó tìm hiểu nghiệp vụ mới, đặc biệt là các nghiệp vụ liên quan đến môi trường quốc tế, thiếu tự tin trong việc tiếp xúc và tư vấn cho khách hàng. Khả năng giao dịch trực tiếp qua điện thoại đối với đối tác nước ngoài thì không nhiều nhân viên có thể thực hiện được.
Hơn nữa, khả năng thu thập thông tin, đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp còn bất cập và chưa được chú trọng dẫn đến việc phân loại khách hàng, xem xét phương án kinh doanh của khách hàng không chính xác. Điều này đã tạo điều kiện cho doanh nghiệp vi phạm các cam kết trong thanh toán.
Những hạn chế này một phần là do Ngân hàng chạy theo nhiệm vụ kinh doanh trước mắt, chưa có chính sách đào tạo cán bộ toàn diện và lâu dài. Đội ngũ cán bộ chủ chốt bị hẫng hụt, cán bộ thâm niên cóý thức trách nhiệm cao lại thiếu kiến thức thị trường, lớp cán bộ trẻ nhạy bén với những cái mới nhưng trình độ chuyên môn còn chưa sâu.
Chương trình công nghệ là công cụ hỗ trợđắc lực cho các nghiệp vụ của Ngân hàng. Từ khi chương trình Trade Finance được chính thức đưa vào hoạt động, bên cạnh những mặt tích cực cũng gây ra một số khó khăn như: tác nghiệp của các thanh toán viên tăng lên nhiều so với chương trình cũ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ phục vụ khách hàng của NHNT. Hơn nữa, việc thực hiện các tác nghiệp trong Trade Finance còn rất nhiều phần phải thực hiện bằng tay, làm mất thời gian, trong khi chương trình hoàn toàn có thể hỗ trợ. Việc thay đổi địa chỉ, mã SWIFT của các ngân hàng nước ngoài không được cập nhật trên hệ
thống khiến cho việc tra soát của thanh toán viên gặp nhiều khó khăn. Về số liệu báo cáo, Adhoc Report ra đời đầu năm 2006 là một bước ngoặt lớn của việc làm báo cáo, tuy nhiên chương trình này sẽ tốt hơn nhiều nếu có thể tựđộng cập nhật số liệu.