Tuỳ vào từng loại hàng hoá, hàng hoá thông thường hay đặc biệt, doanh nghiệp sẽ cần làm các thủ tục hải quan khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình cơ bản sẽ bao gồm các bước sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG
ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG
TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
BÁO LỊCH HÀNG VỀ
LÀM THỦ TỤC NHẬP KHẨU
KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA
THUÊ PHƯƠNG TIỆN VÀ MUA BẢO HIỂM
LẬP BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN
THANH LÝ HỢP ĐỒNG
GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI
(Nguồn: Tài liệu nghiệp vụ của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh năm 2021)
oBước 1: Nghiên cứu thị trường
Nghiên Cứu thị trường của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 05 tháng Công ty hoàn thành bước này.
iNghiên icứu ithị itrường ilà imột inghiệp ivụ ivô icùng iquan itrọng, inếu icông itác inghiên icứu ithị itrường iđược ilàm itốt, inó icung icấp iđầy iđủ ithông itin ichính ixác iđể igiúp ingười ilàm imarketing iđưa ira imột ichiến ilược iphù ihợp ivà ido iđó imang ilại ihiệu iquả icao.
iNgược ilại, inếu icông itác inghiên icứu ithị itrường ithu ithập ivề inhững ithông itin ikhông ichính ixác, ikhông iphản iảnh iđúng itình ihình ithực itế ithị itrường, ivà ido ikhông idựa itrên icơ isở ithông itin ivững ichắc inên iquyết iđịnh iđược iđưa ira isẽ ikhông isát ivới ithực itế, idẫn iđến ihoạt iđộng imarketing isẽ ikhông ihiệu iquả, ilãng iphí inhân ivật ilực.
oBước i2: iĐàm iphán iký ikết ihợp iđồng inhập ikhẩu
Đàm iphán iký ikết iHĐNK icủa iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ido iphòng ikế ihoạch iđảm inhận, itrong ivòng i3 i- i5 ingày iCông ity isẽ ihoàn ithành ibước inày.
Việc ithực ihiện iký ikết iHĐNK icủa iCông ity idiễn ira inhư isau: iBên ibán, ibên imua icùng ighi irõ itên icủa iCông ity, iđịa ichỉ, isố iđiện ithoại, ifax, itên ingân ihàng icủa iCông ity, isố itài ikhoản imở, itên iđại idiện icho iCông ity ivà ichức ivụ icủa ihọ. iSau ikhi ighi irõ itất icả inhững iđiều ikiện itrên i2 ibên icùng ithoả ithuận iđồng iký ikết ihợp iđồng itheo inhững iđiều ikhoản ighi itrong ihợp iđồng inhư:
- Điều ikhoản itên ihàng: iđơn igiá, isố ilượng, ivà igiá icả itrong iHĐNK; - Điều ikhoản ivề ichất ilượng ivà iquy icách imặt ihàng;
- Điều ikhoản igiao ihàng; - Điều ikhoản ithanh itoán; - Điều ikhoản ikhiếu inại.
VD: iCONTRACT iNo.X00000 iMS iBên ibán: iCÔNG iTY iTNHH iTM i& iXNK iQUỐC iKHÁNH. iĐịa ichỉ: iThôn iHải iĐông, iXã iQuảng iThành, iHuyện iHải iHà, iTỉnh iQuảng iNinh, iViệt iNam, iViệt iNam. iTel:0903479828. iBên imua: i“BOGART iLINGERIE iLTD” iĐịa ichỉ: i16/F, iTOWER iB, i223-231 iWAI iYIP iSTREET, iKWUN iTONG, iHONG iKONG. iTel: i852-23416286 i(HK). iCả ihai icùng iđồng iý iký ihợp iđồng inày itheo iđiều ikhoản ivà icác iđiều ikiện inhư icho iphép: iMặt ihàng, isố ilượng, ichất ilượng, igiá icả.
- Mặt ihàng: iThịt ibò iMỹ i - Số ilượng: i72000 iTấn i
- Giá icả: i16.560.000.000 iVND - Điều ikiện igiao ihàng: iTàu ibiển i
Thời igian igiao ihàng: ihàng isẽ iđược ichuyển ilên itàu inội itrong i10 ingày isau ikhi inhận i10% igiá itrị ihợp iđồng iđặt icọc. iNội itrong i5 ingày isau ikhi ichuyển ihàng. iNgười ibán inên igửi ibằng ifax inhững ithông itin ivề iviệc ivận ichuyển ihàng icho ingười imua. iĐiều ikiện ithanh itoán: iThanh itoán ibằng iđiện ichuyển itiền itrong i60 ingày ikể itừ ingày ira ihóa iđơn: i3542181 iở ingân ihàng iVietcombank iMóng iCái. i
Hoá đơn yêu cầu:
- Giấy chứng nhận xuất xứ do phòng TM cấp: 1 bản chính, 2 bản photo; - Hoá đơn thương mại: 03 bản chính;
- Một bộ 3 vận đơn sạch;
- Giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng đưa ra bởi người bán: 3 bản chính.
Điều kiện khác. Hợp đồng có giá trị kể từ ngày ký kết: 13/6/2019.
Sau khi mọi công tác của đàm phán thống nhất và đi đến ký kết hợp đồng. Công ty có nghĩa vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã ký kết.
oBước 3: Tổ chức và thực hiện hợp đồng
Tổ chức và thực hiện hợp đồng của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế hoạch và phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 01 tháng Công ty sẽ hoàn thành. Trong quá trình thực hiện bước này Công ty sẽ chuẩn bị:
Giấy ixin iphép inhập ikhẩu
Công ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh isau igần i10 inăm ithành ilập iđã itrở inên ivững imạnh, iviệc ixin igiấy iphép inhập ikhẩu iđã iđược ithực ihiện ingay itừ ithời igian iđầu ithành ilập.
Lên ikế ihoạch inhập ikhẩu
Sau ikhi ihợp iđồng iđã ihoàn itất ithủ itục, ibộ iphận ikế ihoạch isẽ iđánh igiá ivà ilên ikế ihoạch isắp itới. iCăn icứ itheo itốc iđộ idây ichuyền inhập ikhẩu ivà ithời ihạn igiao ihàng, inhân iviên ibộ iphận ikế ihoạch isẽ ilập ibảng ibáo icáo iđánh igiá ixem icần ibao inhiêu ichuyền inhập ikhẩu icho imột ilô ihàng iđã iký ihợp iđồng.
Nhập ihàng ihóa, ikiểm itra
Các ithị itrường iở inước ingoài irất iđa idạng, inăng iđộng ivà icó isự icạnh itranh iđến imức inếu inhư inhà inhập ikhẩu iở icác inước iđang iphát itriển ikhông icó ikế ihoạch ivà ikhông icó isự ichuẩn ibị ithì ikhông icó icơ ihội ithâm inhập. iCần ituân ithủ ivà ithực ihiện iđúng inhững iđiều ikiện itrong iHĐNK ivề isố ilượng, ichất ilượng, ithời igian igiao ihàng ivà icác iđiều ikiện ikhác. iĐể ilàm itốt iđiều inày itrước itiên iphải itổ ichức itốt ihệ ithống ithu imua ihàng ihóa iđúng iquy icách iphẩm ichất ivà iđáp iứng iđúng ithời ihạn igiao ihàng iphục ivụ icho ixuất ikhẩu.
Sau khi hàng hóa tập kết tại kho, được mua đúng số lượng và kiểm tra chất lượng.
oBước 4: Báo lịch hàng về
Báo lịch hàng về của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 5 – 10 ngày để Công ty hoàn thành bước này.
Phòng marketing sẽ phải báo lại cho Công ty gồm: ngày nào cập bến, tại cảng nào, lượng hàng hóa là bao nhiêu.
oBước 5: làm thủ tục nhập khẩu
Làm thủ tục xuất khẩu của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng xuất nhập khẩu đảm nhận, trong vòng 1 – 2 ngày. Làm thủ tục xuất khẩu của Công ty làm như sau:
Lập tờ khai hải quan tại Công ty
Khi iđã ichuẩn ibị ixong inhân iviên ichứng itừ isẽ ilập itờ ikhai ihải iquan iđiện itử iqua iphần imềm ihải iquan imà iCông ity iđã iđăng iký ivà iđược icấp imã isố ivào imạng ikhai ibáo ihải iquan. iNhân iviên ichứng itừ inhập ihết itất icả idữ iliệu ivào iphần imềm ithật ichính ixác, ighi ilại ivà iin ira itờ ikhai ihải iquan ihàng ixuất.
Sau iđó ilãnh iđạo iphòng iXuất inhập ikhẩu ikiểm itra ivà iký inháy, iTổng iGiám iĐốc ihoặc ingười iđược iủy iquyền iký itờ ikhai ixuất, iđóng idấu ivà ihoàn itất ikhâu ichuẩn ibị ibộ ichứng itừ ixuất ikhẩu iđể ikhai ihải iquan.
Nhân iviên ikhai ibáo ihải iquan icủa iCông ity inhận ihồ isơ itừ inhân iviên ilàm ichứng itừ ivào imỗi iđầu igiờ isang ihoặc itrưa, isau iđó ikiểm itra itổng iquát itính ihợp ilệ icủa ibộ ihồ isơ iđăng iký iHải iquan.
Nhân iviên iHải iquan isẽ ighi iđầy iđủ ichi itiết ilô ihàng itheo imẫu itrên isổ ikhai ihàng icủa iCông ity i(số itờ ikhai, imã ihàng, isố ilượng, itrị igiá).
oBước i6: iKiểm itra ichất ilượng ihàng ihoá
Kiểm itra ichất ilượng ihàng ihóa icủa iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ido iphòng ixuất inhập ikhẩu icùng ihải iquan iđảm inhận, itrong ivòng i1 i– i2 ingày. iCông ity icần ichuẩn ibị itrước: imẫu ilưu iTK inhập, iMời iHải iquan ikiểm ihóa iđến icảng ikiểm itra ihàng iXK, ilúc inày ihàng iđã icó itại icảng iMở iniêm iphong ithùng ihàng, ixuất itrình icho iHQ, igiải ithích icác itiêu ichí ikỹ ikỹ ithuật.
Nếu ilà ilô ihàng iphải ikiểm itra itỷ ilệ iphần itrăm i(có i3 imức i5%, i10% ivà itoàn ibộ) ithì ichi icục ilãnh iđạo isẽ icho ibiết inhân iviên ikiểm ihóa ihàng, ichuyển ihồ isơ icho ilãnh iđạo iđội ikiểm itra ichi itiết ihồ isơ, ibên ikiểm itả ichi itiết isẽ iphân icán ibộ ikiểm ihóa, ikiểm itra itính ithuế iđể iký ixác inhận iđã ilàm ithủ itục ihải iquan.
Việc ikiểm itra ihàng itại ikho ihàng icủa iHải iquan ithành iphố iHải iphòng, ikiểm itra iđại idiện i10 i% itổng isố ihàng.
Phần idành icho ikiểm itra icủa ihải iquan irất iquan itrọng itrong ikhâu ikiểm ihóa, itrên itờ ikhai isẽ icó imức ikiểm ihóa. iCác ibước ighi imặt isau itờ ikhai icó i2 itrường hợp:
oBước 7: Thuê phương tiện và mua bảo hiểm
Thuê phương tiện và mua bảo hiểm của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh ido iphòng ikinh idoanh iđảm inhận, ithời igian iđể iphòng inày iđảm inhận iđó ilà itrong isuốt iquá itrình iđi itrên iđường.
Mua iBảo ihiểm icho ihàng ihóa ixuất ikhẩu inhằm igiảm ibớt irủi iro icho ihàng ihóa ixuất ikhẩu itrong iquá itrình ichuyên ichở itừ inước ingười ixuất ikhẩu isang inước ingười inhập ikhẩu ido iCông ity ibảo ihiểm ichịu itrách inhiệm. iNhưng ihiện inay iCông ity ichưa icó iđủ ikhả inăng iký ikết icác iđiều ikiện ithương imại icó ilợi icho iCông ity inên iviệc imua ibảo ihiểm itùy ithuộc ivào iđối itác.
Với iphương ithức ibán itheo igiá iFOB ithì iCông ity isẽ ichịu imọi iphí itổn icũng inhư irủi iro ivề itổn ithất ihàng ihóa icho iđến ikhi ihàng ihóa iđược igiao ihẳn iqua ilan ican itàu itại icảng ixếp ihàng ivà ikhông icó inghĩa ivụ imua ibảo ihiểm icho ihàng ihóa, iviệc imua ibảo ihiểm inày icòn itùy ithuộc ivào inhà inhập ikhẩu.
Công ity iphải icung icấp iđầy iđủ inhững ithông itin icần ithiết iđể ingười inhập ikhẩu imua ibảo ihiểm icho ihàng ihóa icủa ihọ. iTuy inhiên itùy itheo iđiều ikiện iký ikết itrong ihợp iđồng ivà iphương ithức imua ibán igiữa ihai ibên iđối itác ivới inhau ivà igiá iFOB inên iCông ity imất iđi inhiều ilợi ithế iviệc imua ibảo ihiểm icho ihàng ihóa. iĐối ivới iphương ithức iFCA icũng ivậy, imọi ichi iphí ibảo ihiểm irủi iro icho ihàng ihóa iđều ido ibên ingười imua ichịu itrách inhiệm.
Tuy inhiên ivới inhững iphương ithức itrên ithì iCông ity icũng isẽ imất iđi inhiều ilợi inhuận ivề iviệc imua ibảo ihiểm icho ihàng ihóa. iDo iđó iCông ity icần iphải icó inhững icán ibộ inhân iviên ixuất inhập ikhẩu icó ikinh inghiệm ivà iam ihiểu ivề icác iđiều ikiện ithương imại, inghiệp ivụ ingoại ithương.
Bước 8: Lập bộ chứng từ thanh toán
Lập bộ chứng từ thanh toán của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế toán đảm nhận, trong vòng 30 ngày.
Sau ikhi igiao ihàng, ingười ixuất ikhẩu inhanh ichóng ilập ibộ ichứng itừ ithanh itoán igiao itrình icho ingân ihàng iđể iđòi itiền ihàng. iBộ ichứng itừ iphải ichính ixác iphù ihợp ivới inhững iyêu icầu icủa iL/C icả ivề inội idung ilẫn ihình ithức i(tùy itheo iphương ithức ithanh itoán imà icó inhững iyêu icầu itrong ibộ ichứng từ).
oBước 9: Thanh lý hợp đồng với đối tác
Thanh lý hợp đồng với đối tác của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế toán đảm nhận, trong vòng 30 ngày.
Theo itập iquán ithương imại iquốc itế ithì isau ikhi igiao ihàng ixong ithì ingười ibán ivẫn ichưa ihết itrách inhiệm ivới ihàng ihóa icủa imình ichỉ ikhi ihàng ihóa igiao ilên itàu ihoặc icho ingười ivận ichuyển ithì ilúc iđó ingười ibán imới ihết itrách inhiệm icủa imình. iTùy itheo iđiều ikiện igiao ihàng imà inghĩa ivụ icủa ingười ibán isẽ iđược iquy iđịnh icụ ithể. iVì ivậy iquyền isở ihữu ihàng ihóa itừ ingười ibán ichuyển isang ingười imua ikhi ingười imua ichấp inhận ihàng. Như ivậy, ichỉ ikhi inào ihết ithời ihạn ikhiếu inại icủa ihợp iđồng imà ingười imua ikhông ikhiếu inại igì ithì iCông ity imới ihoàn itoàn ihết itrách inhiệm. iTrường ihợp inếu icó ixảy ira ikhiếu inại ivới ikhách ihàng ithì iCông ity isẽ icó iphương ihướng iđàm iphán itìm icách igiải iquyết ivấn iđề imột icách iổn ithỏa inhất itránh itình itrạng ihủy ihợp iđồng ithì isẽ igây itổn ithất icho iCông ity.i
oBước i10: iGiải iquyết ikhiếu inại i(nếu icó)
Giải iquyết ikhiếu inại icủa iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ido icác iphòng isau: iphòng ikế itoán, iphòng ikinh idoanh, iphòng imarketing, iphòng itổ ichức ihành ichính iđảm inhận. iTrong ivòng i60 i-90 ingày iCông ity isẽ igiải iquết ihết ivấn iđề ikiếu inại.
Trong isuốt iquá itrình ithành ilập iCông ity iluôn iduy itrì imối iquan ihệ itốt iđẹp ivới icác ibạn ihàng, iđối itác ivà itạo iđược isự itin itưởng itrong iquá itrình ithực ihiện ihợp iđồng ikhông ixảy ira imâu ithuẫn ihay itranh ichấp. Tuy inhiên icó ithể icó inhững imâu ithuẫn inhỏ
ixảy ira inhưng iCông ity ivà iđối itác igiải iquyết iổn ithỏa itrong iquá itrình iđàm iphán. iVì ithế iCông ity itạo iđược isự itín inhiệm itrong ibạn ihàng ivà icác iđối itác.
Sự itín inhiệm icủa ibạn ihàng iđã igiúp iCông ity icó inhiều imối iquan ihệ itốt iđẹp ivới ihầu ihết icác ibạn ihàng itrong ivà ingoài inước. iĐiều iđó igiúp iCông ity icó inhiều ihợp iđồng iđược iký ikết, imua ibán idài ihạn ivới iđối itác. iĐã iđưa ikim ingạch ixuất ikhẩu icủa iCông ity ităng inhiều iđáng ikể iso ivới inhững inăm igần iđây.
2.2.3. Đánh giá thực trạng nhập khẩu của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
2.2.3.1. Những thành công và kết quả đạt được
Hầu ihết i100% icác iHĐNK icủa iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh iđều iđược ithực ihiện ithành icông. iCác ichỉ itiêu ikinh itế itài ichính iđặt ira iđều ihoàn ithành ikhá itốt ivà ivượt imức ikế ihoạch: iKim ingạch inhập ikhẩu ingày icàng ităng, iquy imô inhập ikhẩu ingày icàng ilớn.
Công ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh icó isự iliên ikết ichặt ichẽ ivới inhiều icơ isở isản ixuất icũng inhư inhư inhững iđại ilý itrong inước ivà ingoài inước igiúp icho inguồn ihàng icủa iCông ity iluôn iổn iđịnh ivà iđáp iứng iđược icác iyêu icầu icấp ithiết icủa ikhách ihàng.
Công ity itích icực itham igia icác ihội ichợ, itriển ilãm, inhằm iphát ihuy itối iđa inăng ilực ikinh idoanh icủa imình, itạo iđiều ikiện iquảng ibá icho icác imặt ihàng.
Tài ichính, iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ithành ilập iban iđầu ivới ivốn ikhởi iđiểm ilà i9.800.000.000 i(VNĐ). iTrải iqua icác inăm ihoạt iđộng, ihiện itại iCông ity iđã icó inguồn ilực itài ichính itương iđối ivững imạnh. iTài ichính ilà inhân itố iquan itrọng iđối ivới imọi ihoạt iđộng icủa iCông ity. iMột iCông ity icó inguồn itài ichính imạnh ithì ibước iđầu itheo iđuổi icác imục itiêu icó iphần ithuận ilợi ivà ithành icông. iVới inguồn ivốn iổn iđịnh ithì iCông ity iđã igây idựng iđược iuy itín icũng inhư iniềm itin iđối ivới icác ibạn ihàng. iQua iđó igiúp icho iCông ity ithuận ilợi ihơn itrong iviệc itìm ikiếm ibạn ihàng.
Cơ isở ivật ichất ikỹ ithuật, ihiện itại iCông ity iđang ithực ihiên itheo imô ihình itập iđoàn. iVới iviệc imở irộng iquy imô ithì icơ isở ivật ichất ikỹ ithuật icủa iCông ity icũng isẽ iđược inâng icấp ivà ihoàn ithiện. iKhi iđó iCông ity icũng isẽ iđầu itư ivào icác icơ isở, ikho ihàng idự itrữ inhằm ibảo iquản ihàng itốt ihơn.
2.2.3.2. Những hạn chế
Không icó isự itính itoán idự itrù ivề isố ilượng ihàng ihóa icần itheo idự ibáo ihay inhu
icầu icủa iCông ity, imà ichỉ ira iquyết iđịnh inhập ikhẩu ikhi icó iđơn iđặt ihàng iđược ilên ihệ ithống. iChính ivì ivậy imà ikhiến iviệc imua inhập ikhẩu ihàng icủa iCông ity ithường ikhông icó isự itính itoán itrước ivà iluôn ibị iđộng. i
Về ithủ itục ihải iquan iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh icó iít inhân iviên ilàm ivề imảng inày ivà ihầu inhư iđều ilà inhững inhân iviên ituổi iđời icòn itrẻ icũng inhư iít ikinh inghiệm, ivì ivậy idẫn iđến iviệc imột inhân iviên iphải iđảm inhiệm inhiều ikhâu itừ iviệc ichuẩn ibị ihồ isơ iđến iviệc iđến itận ihải iquan iđể ilàm iviệc, ivì ivậy imất inhiều ithời igian iđể ihoàn ithành.
Về ikiểm itra ichất ilượng ihàng iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ichưa
ithực isự ikiểm itra ichặt ichẽ ichất ilượng ihàng ihóa inhập ikhẩu ivề ikhông icó ibộ iphận iđảm inhiệm inhiệm ivụ inày inên imột ivài itrường ihợp ihàng ihóa iđến itay ikhách ihàng ibị itrả ivề ido ikhông iđảm ibảo ichất ilượng iyêu icầu.
2.3. Thực trạng đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
2.3.1. Thực trạng đàm phán hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
Trong ithực itế iCông ity iTNHH iTM i& iXNK iQuốc iKhánh ichỉ iđặt ihàng ivới icác