Trưng bày hàng mẫu và quảng bá tại các hội chợ thương mại là phương pháp xúc tiến phổ thông nhất mà các chính phủ cũng như doanh nghiệp thường sử dụng. Hội chợ chuyên ngành là nơi tập trung nhất để doanh nghiệp có thể khảo sát thị trường, tìm kiếm bạn hàng. Thông qua các hội chợ chưyên
ngành các doanh nghiệp có thể nhận biết được thị trường đang cần gì, xu hướng phát triển của thị trường, nhận diện đối thủ cạnh tranh và tiềm lực của họ. Hội chợ chuyên ngành là nơi hội tụ người mua và kẻ bán của cùng một ngành; do vậy đây sẽ là nơi lý tưởng nhất để giới thiệu các sản phẩm mới, thăm dò phản ứng của thị trường đối với sản phẩm, gặp gỡ các đối tác kể cả các đối tác chưa từng có quan hệ hợp tác từ trước.
Tuy nhiên chi phí trưng bày tại các hội chợ quốc tế nói chung và hội chợ tại Mỹ nói riêng là rất cao. Chi phí trưng bày một gian hàng tiêu chuẩn (3x3m) tại Mỹ theo tiêu chuẩn quốc tế tốn từ 13 đến 15 nghìn USD. Mặt khác nếu việc trưng bày tại hội chợ không được chuẩn bị và tiến hành một cách chu đáo và cẩn thận thì không những lãng phí mà còn gây ấn tượng xấu với khách hàng. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ thị trường trước khi đưa ra quyết định có tham gia hội chợ hay không, nếu có thì nên tham gia những hội chợ nào thích hợp nhất, nên trưng bày những sản phẩm nào. Nhìn chung, trước khi tham gia một hội chợ thì công ty cần cân nhắc, xem xét và chuẩn bị những vấn đề sau đây:
- Lựa chọn hội chợ tham gia
Hàng năm tại Mỹ có tới hàng ngàn hội chợ thương mại được tổ chức tại các bang khác nhau. Riêng đối với mặt hàng thuỷ sản cũng đã có tới hàng trăm hội chợ trong đó lớn nhất là: Hội chợ quốc tế về thuỷ sản tại Boston và Hội chợ quốc tế về thuỷ sản tại Bờ Tây.
Hội chợ quốc tế về thuỷ sản tại Boston là hội chợ lớn nhất Mỹ về thuỷ sản đông lạnh, thủy sản chế biến và trang thiết bị ngành thuỷ sản. Hội chợ này được tổ chức hàng năm vào tháng 3 với khoảng trên 750 công ty chế biến, xuất nhập khẩu, phân phối của Mỹ và các nước khác.
Hội chợ quốc tế về thuỷ sản tại Bờ Tây: được tổ chức hàng năm tại Long
Xét điều kiện và khả năng hiện tại của công ty cũng như tình hình cạnh tranh trên thị trường thì thấy công ty Seaprodex Hà Nội chưa có đủ khả năng về tài chính để có thể tham gia vào hai hội chợ lớn trên. Vì vậy, công ty có thể lựa chọn một trong các hướng đi sau:
+ Tham gia các hội chợ thương mại về thuỷ sản có quy mô nhỏ hơn ví dụ như các hội chợ của các bang. Biện pháp này có nhiều ưu điểm và phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam vì: do quy mô hội chợ nhỏ, phạm vi ảnh hưởng rộng nên chi phí tham gia hội chợ là nhỏ hơn rất nhiều, đồng thời công ty cũng có thể tiếp cận gần hơn tới khách hàng mục tiêu của mình.
+ Liên kết với các doanh nghiệp xuất khẩu thuỷ sản khác của Việt Nam cùng tham gia hội chợ để có thể chia sẻ chi phi chung và hỗ trợ lân nhau trong quá trình chuẩn bị và tiến hành tham gia hội chợ.
+ Liên kết với nhà nhập khẩu, phân phối tại thị trường Mỹ cùng tham gia hội chợ nhằm đem lại lợi ích cho mỗi bên.
- Lựa chọn hàng mẫu để trưng bày
Khi tham gia các hội chợ, công ty nên chọn các sản phẩm được thị trường Mỹ ưa chuộng và phù hợp với công ty để trưng bày như: tôm, mực, ngao...Tuy nhiên do thực tế hiện nay các doanh nghiệp xuất khẩu thuỷ sản của Việt Nam nói chung và công ty Seaprodex Hà Nội nói riêng chủ yếu sản xuất theo mẫu mã, đơn đặt hàng của các nhà nhập khẩu nước ngoài nên công ty chỉ nên trưng bày ít chủng loại và mãu mã sản phẩm. Thay vào đó công ty nên tập trưng quảng bá về khả năng sản xuất theo mẫu của nhà nhập khẩu, khả năng đáp ứng đơn hàng...qua đó thu hút các đối tác nhập khẩu tại thị trường Mỹ. - Chuẩn bị Catalogue, quà tặng và các tài liệu quảng bá
Catalogue và tài liệu quảng bá sẽ góp phần quảng bá năng lực cung ứng và sự đa dạng sản phẩm của công ty. Các nhà nhập khẩu chủ yếu nhìn vào tài liệu này để đánh giá năng lực và tính chuyên nghiệp của nhà cung cấp. các
Các tài liệu này phải được thiết kế và in ấn một cách chuyên nghiệp như vậy sẽ tạo được ấn tượng ban đầu tốt với khách hàng và hiệu quả quảng bá sẽ cao hơn rất nhiều. Thông tin trên các tài liệu nên tập trung vào những thứ mà khách hàng đang quan tâm như lĩnh vực kinh doanh, khả năng sản xuất, uy tín của công ty trong quá khứ...Ngôn ngữ trong các tài liệu quảng bá nên được in bằng một thứ tiếng duy nhất ( tại Mỹ thì chỉ nên in bằng tiếng anh), không nên in song ngữ bao gồm cả tiếng Việt vừa làm tăng chi phí và vừa gây sự khó chịu cho khách hàng.
Ngoài catalogue, tài liệu giới thiệu thì công ty cũng nên chuẩn bị một số lượng hàng mẫu có in tên, logo, địa chỉ của công ty để tặng cho khách hàng. Đây là một cách quảng bá rất hữu hiệu vì nó thu hút được sự quan tâm, chú ý của khách hàng.
- Thiết kế và dàn dựng gian hàng
Do điều kiện hạn hẹp về tài chính hoặc do chưa nhận thức hết được tầm quan trọng của việc thiết kế và dàn dựng gian hàng nên từ trước đến nay khi tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế các doanh nghiệp Việt Nam thường là tự biên tự diễn là chính. Vì vậy, gian hàng thường rất sơ sài, đơn điệu và thiều tính chuyên nghiệp nên không thu hút được sự chú ý ban đầu của khách hàng. Để giảm chi phí và tăng tính hiệu quả công ty có thể thuê các nhà thiết kế và dàn dựng gian hàng chuyên nghiệp ở trong nước. Trong trường hợp cần thiết có thể thuê các nhà thiết kế của Mỹ, tuy chi phí có cao hơn nhưng nó sẽ an toàn và hiệu quả hơn vì thị trường Mỹ còn rất mới mẻ với các doanh nghiệp Việt Nam.
- Quảng bá về việc tham gia hội chợ
Để thu hút được nhiều khách hàng đến thăm và giao dịch, công ty cần thông tin, quảng cáo về sự có mặt của mình tại hội chợ. Cách tốt nhất là đăng
in và quảng cáo trên danh bạ hội chợ hoặc các tạp chí chuyên ngành gắn với hội chợ.