II. Báo cáo kế toán tài chính tài liệu chủ yếu sử dụng trong
d. Thuyết minh báo cáo tài chính
2.5 Mô hình tổ chức công tác kế toán của phòng kế toán công ty
Phòng kế toán công ty là một trong 9 phòng ban của công ty. Phòng kế
toán công ty chịu sự chỉđạo trực tiếp của phòng kế toán Tổng công ty xăng dầu Việt nam và ban giám đốc công ty. Vì công ty là một đơn vị hạch toán độc lập có các xí nghiệp và chi nhánh phụ thuộc, nên hình thức tổ chức công tác kế toán tại công ty theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán, các nghiệp vụ hạch toán (phản ánh, ghi chép, lưu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo...) đều được thực hiện tại phòng kế toán công ty và tại phòng kế toán của các xí nghiệp trực thuộc.
Việc lập báo cáo quyết toán của công ty thực hiện tổng hợp báo cáo quyết toán của khối văn phòng công ty trực tiếp kinh doanh và báo cáo của các chi nhánh xí nghiệp trực thuộc.
-Trực thuộc công ty, xí nghiệp, chi nhánh là hệ thống các của hàng bán lẻđây là các đơn vị hạch toán báo sổ. Các đơn vị này có hệ thống sổ sách kế
toán theo dõi chi tiết mang tính chất đăng ký chứng từ phát sinh và thống kê...Theo quy định của công ty xí nghiệp và chi nhánh quản lý. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đây đều được hạch toán kế toán trên hệ thống sổ kế toán tại phòng kế toán các xí nghiệp, chi nhánh, hoặc tại phòng kế toán công ty trực tiếp quản lý.
Phòng kế toán công ty tổ chức chuyên môn hoá công tác kế toán theo các mảng nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
-Kế toán vốn bằng tiền -Kế toán hàng hoá
-Kế toán tài sản cốđịnh và vốn chủ sở hữu -Kế toán kết quả kinh doanh
-Kế toán công nợ -Kế toán chi phí
-Kế toán thuế và các khoản phải nộp ngân sách
Kế toán tiền lương, BHXH và các khoản thu nhập của người lao động Kế toán tổng hợp
Tổ chức kế toán theo mục tiêu quản lý: Kế toán tái chính và kế toán quản trị +Kế toán tài chính: là phản ánh và ghi chép các dòng tài chính bên ngoài doanh nghiệp về tình hình sản nghiệp, kết quả kinh doanh để lập báo cáo tài chính theo pháp luật.
+Kế toán quản trị: là phản ánh và ghi chép các dòng tài chính trong nội bộ doanh nghiệp về tình hình giá phí, giá thành, thu nhập của từng hoạt động, từng đơn vị, từng bộ phận cấu thành nên doanh nghiệp.
Hiện nay, do yêu cầu đổi mới trang thiết bị khoa học kỹ thuật phục vụ cho công tác quản lý, để phù hợp với nền kinh tế thị trường, tạo điều kiện để xử lý thông tin giúp giám đốc có những quyết định ứng xử trong kinh doanh. Giám đốc công ty đã quyết định trang bị cho phòng kế toán công ty và các phòng kế toán tại các đơn vị trực thuộc công ty một hệ thống máy vi tính từ
năm 1999 Do vậy toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được hạch toán trên mạng vi tính.
2.6 Sơ lược hệ thống kế toán của công ty.
- Hệ thống chứng từ kế toán: Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được áp dụng theo chếđộ chứng từ Bộ tài chính ban hành theo quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty áp dụng theo đúng hệ thống tài khoản kế toán ban hành kèm theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995của bộ trưởng bộ tài chính. Để thuận lợi cho việc quản lý công ty mở thêm tài khoản cấp3 và cấp 4 cho những tài khoản cần theo dõi chi tiết.
-Hình thức tổ chức kế toán: phân tán (văn phòng công ty và các chi nhánh, xí nghiệp đều hạch toán kế toán ).
Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từđây là một hình thức kế toán đang được áp dụng phổ biến rộng rãi.Ngoài ra ,vì thực hiện trên máy vi tính nên còn có dạng nhật ký sổ cái .
+ Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01, kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm;
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam (ngoại tệ tự do chuyển đổi USD quy theo tỷ giá hạch toán, doanh thu và các khoản phải thu, phải trả theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng );
+ Phương pháp kế toán tài sản cốđịnh: Hạch toán tài sản cốđịnh theo nguyên giá và giá trị còn lại ,phương pháp khấu hao đường thẳng (tuyến tính).
+ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo giá hạch toán Tổng công ty quy định (nguồn hàng tạm nhập tái xuất theo giáđích danh (thực tế- theo tờ khai TNTX)); hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Quy trình tổ chức công tác kế toán (hình bên).
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
II. Thực trạng báo cáo tài chính và việc phân tích tình hình tài chính của công ty.
1. Tình hình thực tế về báo cáo tài chính, phân tích tình hình tài chính của công ty Xăng dầu B-12
• Về việc lập báo cáo tài chính - nguồn thông tin sử dụng cho việc phân tích tài chính. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Báo cáo tài chính
+Nguồn thông tin chủ yếu phục vụ cho công tác phân tích tài chính của công ty Xăng dầu B-12 bao gồm BCĐKT và báo cáo kết quả kinh doanh. Định kỳ, hằng năm phòng tài chính kế toán tiến hành thu thập tổng kết và lập báo cáo này. Các báo cáo này được lập theo sự chỉđạo của kế toán trưởng cho các phó phòng và các kế toán viên sau khi tổng hợp được số liệu của năm.
Tuy nhiên, hạn chế của công ty là việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ hằng năm chưa được công ty thực hiện. Điều này sẽảnh hưởng đến tính cập nhật và gây khó khăn cho việc phân tích trong tương lai và khả năng thanh toán các khoản nợ của công ty .
•Về nhân sự cho công tác phân tích tài chínhđóng một vai trò quan trọng và cóảnh hưởng không nhỏ tới chất lượng phân tích tài chính. Tại công ty Xăng dầu B-12 công việc này do cán bộ phòng tài chính kế toán phụ trách chưa có một bộ phận chuyên trách đảm nhận đây cũng là hạn chế của công ty cần phải giải quyết để có thể nắm chắc hơn về tình hình tài chính của mình .Nhìn chung đội ngũ cán bộ của công ty giỏi về chuyên môn nghiệp vụ kế toán nắm vững đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty ,hiểu rõ môi trường kinh tế vĩ mô cũng như chính sách nhà nước ,các chính sách thuế biến động kinh tế trong và ngoài nước. Song việc phân tích tài chính chưa được quan tâm đúng mức nên việc phân tích còn hạn chế . Theo đó ,công tác bồi dưỡng nghiệp vụ phân tích tài chính cho cán bộđảm nhận công tấc này chưa được quan tâm đúng mức. Đây cũng là vấn đềảnh hưởng tới chất lượng phân tích .
•Về nội dung và phương pháp phân tích
Nội dung phân tài chính tại công ty còn sơ sài, mới chỉ dựa trên một số các chỉ tiêu tài chính như tỷ suất lợi nhuận / vốn kinh doanh, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu,doanh thu,lợi nhuận, thu nhập cán bộ công nhân viên. Như vậy mảng nội dung phân tích khái quát hoạt động tài chính doanh nghiệp (phân tích diễn biến nguồn vốn và sử dụng vốn; phân tích tình hình
đảm bảo cho vốn hoạt động sản xuất kinh doanh ... ) đều bị bỏ ngỏ. Các chỉ tiêu về khả năng thanh toán tức thời, khả năng thanh toán lãi vay chưa được tính toán phân tích một cách cụ thể. Mặc dù, công ty hoạt động chủ yếu bằng vốn đi vay và chiếm dụng vốn. Bên cạnh đó, các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng VLĐ, sử dụng TSCĐđến mức nào cũng chưa được quan tâm .
Tuy nhiên, dựa trên một số mục trong thuyết minh báo cáo tài chính công ty cũng đã lập các báo cáo chi tiết theo mẫu biểu của bộ tài chính và như vậy đã góp phần cung cấp thêm được nhiều thông tin cho việc phân tích tài chính.
•Về phương pháp phân tích :
Phương pháp chủ yếu được công ty sử dụng trong phân tích tài chính là phương pháp tỷ lệ. Ngoài ra, công ty cũng đã kết hợp với việc so sánh các tỷ lệ tài chính qua một vài năm (thường là hai năm ).
Tóm lại, để công tácphân tích tài chính thực sự phát huy vai trò trong quản trị tài chính doanh nghiệp trước mắt công ty cần phải đổi mới nhận thức, tư duy về phân tích tài chính .
2. Phân tích tình hình tài chính của công ty Xăng dầu B-12 thông qua các báo cáo tài chính .
Công việc này cung cấp cho chúng ta những thông tin tài chính trong kỳ là khả quan hay không khả quan .
a.Phân tích diễn biến nguồn vốn và sử dụng vốn .
Nội dung phân tích này cho chúng ta biết trong một kỳ kinh doanh nguồn vốn tăng (giảm )bao nhiêu ? Tình hình sử dụng vốn như thế nào ? những chỉ tiêu nào là chủ yếu ảnh hưởng tới sự tăng (giảm )nguồn vốn và sử dụng vốn của công ty ? Từđó, có các giải pháp khai thác các nguồn vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của công ty. Để tiến hành phân tích diễn biến nguồn vốn và sử dụng vốn của công ty trước hết ta lập phân tích diễn biến nguồn vốn và sử dụng vốn.
+Từ bảng phân tích có thểđánh giá khái quát như sau:
*Năm 2000 nguồn vốn và sử dụng vốn của công ty tăng 268,57 tỷđồng. Công ty chủ yếu tìm nguồn vốn từ tăng nguồn vốn nợ phải trả nội bộ chiếm 87,37%.Trích khấu hao TSCĐ hữu hình 8,01 tỷđồng (2,98%), tăng chiếm dụng nhà cung cấp 2,24 tỷđồng chiếm 0,83%, lợi thế thương mại của công ty nâng cao tạo giá trị 2,47 tỷđồng (0,91%), chiếm dụng khác của công ty là 3,12 tỷđồng đạt 1,16%, từ quỹđầu tư phát triển 3,29 tỷđạt 1,22%, quỹ khen thưởng phúc lợi 1,1%(2,98 tỷ ) và từ vốn đầu tư XDCB 0,15% (0,41 tỷ ). Ngoài ra, công ty còn huy động từ quỹ dự phòng tài chính 8,73 tỷ (3,3%) thuế và các khoản khác nộp chiếm 0,83%.
-Với tổng số vốn là 268,57 tỷđồng này công ty đã dùng phần lớn vào việc cung cấp tín dụng cho khách hàng là 219,51 tỷđồng chiếm 81,73%, giảm nguồn vốn kinh doanh 9,61 tỷ chiếm 3,99%, giảm khoản phải trả công nhân viên 10,26 tỷđồng (3,82%). Ngoài ra, công ty còn sử dụng vốn đầu tư TSCĐ 2,86 tỷđồng chiếm 1,06%, tăng lượng vốn bằng tiền 3,67tỷđồng tương đương 1,37%, dự trữ hàng hoá tồn kho là 1,19 tỷ (0,44%) và TSLĐ khác chiếm 0,16% (0,44 tỷ ). Như vậy, tổng số vốn huy động đãđược sử dụng chủ yếu vào việc cung cấp tín dụng cho khách hàng đây cũng là (chủ yếu là các đơn vị tuyến sau trực thuộc tổng công ty ) đây cũng là nhiệm vụ của công ty phải chịu sự chỉđạo của Tổng công ty nó thể hiện được hiệu quả kinh doanh của công ty.
* Năm 2001, nguồn vốn và sử dụng vốn tăng 298,09 tỷđồng .
- Nguồn vốn tăng huy động chủ yếu từ việc giảm cung cấp tín dụng cho khách hàng 216,68 tỷđồng chiếm 72,68%, giảm việc dự trữ hàng tồn kho 26,53 tỷđạt 8,9%. Trích khấu hao TSCĐđược 15,31 tỷđồng chiếm 5,13%, giảm TSLĐ khác 0,23 tỷ (0,28%), tiết kiệm chi phí XDCB 5,26 tỷ (1,76%), tăng chênh lệch đánh giá lại tài sản 13,89 tỷđạt 4,65%. Ngoài ra lợi nhuận chưa phân phối đạt 1,74 tỷ (1,704%), giảm vốn đầu tư XDCB 0,8 tỷđồng (0,27%) ,giảm khoản thuế và các khoản phải nộp 0,05 tỷ (0,016%) .
-Tổng nguồn vốn 298,09 tỷđồng công ty đã sử dụng phần lớn vào việc trả nợ với Tổng công ty 256,39 tỷđồng chiếm 86,01 % tăng cường đầu tư vào TSCĐ 16,64 tỷđồng (5,58%), tăng vốn bằng tiền 21,03 tỷ (7,05%). Ngoài ra, công ty còn trả nợ các nguồn khác 3,44 tỷ (1,15%) nợ dài hạn 0,09 tỷ (0,03%).
*Năm 2002, nguồn vốn và sử dụng vốn tăng 299,16 tỷđồng. Nguồn vốn tăng cũng do tăng các khoản phải trả nội bộ chiếm 45,11% (134,98 tỷđồng ), trích khấu hao 13,97 % (41,82 tỷ ), rút vốn bằng tiền 9,74% chiếm 29,15 tỷ, người mua trả tiền trước 22,84 tỷ (7,63%), tăng nguồn vốn kinh doanh 15,36 tỷ (5,13%). Ngoài ra, công ty còn huy động từ việc chenh lệch đánh giá lại tài sản 10,47 tỷđồng (3,5 %), từ các qũy dự phòng 3,07 tỷ chiếm 13,05 %, từ quỹ khen thưởng phúc lợi 0,57 tỷđồng (0,19 %), giảm TSLĐ khác 0,23 tỷ (0,07%).
- Với tổng số vốn 299,16 tỷđồng công ty đã sử dụng phần lớn vào việc cung cấp tín dụng cho khách hàng, mặc dù tỷ trọng này có giảm so với năm 2000 đạt 144,36 tỷđồng chiếm 48,25% và dự trữ hàng tồn kho chiếm tỷ trọng cao 82,43 tỷđồng đạt 27,55% ,tăng cường vào việc đầu tư vào TSCĐ nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh 55,17 tỷđồng (18,44%). Ngoài ra, còn trả nợ dài hạn 0,36 tỷđồng (0,12%) và phải trả các khoản khác 0,4 tỷđồng (0,13%). Sở dĩ, trong các năm 2000, 2001, 2002 có sự thay đổi về các khoản phải thu phải trả, hàng tồn kho là vì trong các năm này công ty đang kinh doanh trong tình trạng bất thường do giá cả thế giới có sự biến động mạnh, mặt khác theo sự chỉđạo của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam về việc đạt giá trần cho xăng dầu đểổn định giá cả.Tuy nhiên, qua 3 năm ta thấy công ty đã cố gắng nỗ lực thực hiện quản lý sản xuất kinh doanh có hiệu quả, nguồn vốn tăng lên đáng kể cơ sở vật chất kỹ thuật được mở rộng tạo điều kiện thuận lợi giúp công ty đứng vững nắm bắt kịp thời các cơ hội kinh doanh.
Bên cạnh việc sử dụng và huy động vốn khả năng tựđảm bảo về mặt tài chính, khả năng thanh toán cũng cho thấy một cách khái quát về tình hình tài chính công ty Xăng dầu B-12 .
Bảng số 5Bảng phân tích khả năng thanh toán đơn vị:tỷđồng Chỉ tiêu 2000 2001 2002 Chênh lệch 2001/2000 2002/2001 Lượng % Lượng % Nguồn vốn chủ sở hữu 127,14 156,42 216,92 29,28 123,02 60,5 138,67 2.Tổng số nguồn vốn(TS) 665,68 438,12 653,83 -227,56 65,81 215,71 149,23 3.Tổng số TSLĐ 562,24 339,83 537,24 -222,41 60,44 197,41 158 4.Tổng số nợ ngắn hạn 535,99 279,24 434,81 -256,75 52 155,57 155,7 5.Tổng số nợ dài hạn 2,55 2,46 2,1 - 0,09 96,47 - 0,36 85,36% 6.Tổng số vốn bằng tiền 21,2 42,23 13,08 21,03 199,1 -29,15 30,9 7.Tỷ suất tài trợ (1/2) 0,19 0,357 0,331 0,167 -0,026
8.Tỷ suất thanh toán nợ hiện hành(3/4)
1,048 1,216 1,235 0,168 0,019
9.Tỷ suất vốn bằng tiền trong TSLĐ (5/3)
0,037 0,124 0,024 0,087 -0,1
10.Tỷ suất thanh toán tức thời
0,0395 0,151 0,030 0,0095 -0,121
11.Hệ só thanh toán tổng quát(2/(4+5).
1,236 1,555 1,496 0,319 - 0,059
Nguồn :″Bảng cân đối kế toán công ty qua các năm 2000,2001,2002″
Qua bảng tính trên ta thấy khái quát tình hình tài chính của công ty như sau:
- Về tỷ suất thanh toán tổng quát: Qua ba năm tỷ suất thanh toán tổng quát của công ty là khá tốt phản ánh khả năng đảm bảo các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn một cách chắc chắn cụ thể năm 2000 là 1,236; năm 2001 là 1,555; năm 2002 là 1,496.
-Về tỷ suất tài trợ: so với năm 2000 tỷ suất tài trợ năm 2001 đã tốt hơn tăng lên 0,167, năm 2002 lại giảm xuống 0,026. Nguyên nhân là do tốc độ tăng nguồn vốn chủ sở hữu năm 2002 so với năm 2001 là 138,86% tưong ứng với tốc độ tăng công nợ phải trả 155,09%. Điều này cũng xuất phát từ việc công ty đã huy động vốn một cách phù hợp giữa vốn vay và vốn chủ sở hữu. Như vậy, mức độđộc lập về mặt tài chính của công ty là tương đối tốt nên ít bị chịu ảnh hưởng của các khoản nợ vay.
+Tỷ suất tài trợ của công ty không cao đồng nghĩa với hệ số nợ cao. Đây cũng làđiểm lợi đối với công ty vìđược sử dụng một lượng lớn tài sản mà chỉđầu tư một lượng vốn nhỏ .
-Về tỷ suất thanh toán nợ hiện hành: của công ty có xu hướng tăng lên từ 1,048 năm 2000 tăng lên 1,235 năm 2002. Đây là một dấu hiệu rất tốt vì trong khi chỉ cần giải phóng một lượng tài sản thực có của mình để thanh toán bằng cách chuyển đổi một bộ phận tài sản thành tiền .Năm 2000 từ việc