Công ty đang sử dụng máy vi tính để trợ giúp công tác kế toán nên hệ thống mở sổ chi tiết đợc lu trong máy. Hệ thống sổ tổng hợp sẽ đợc in ra khi cần thiết.
Hàng ngày khi các nghiệp vụ kế toán phát sinh lập các chứng từ gốc, căn cứ vào các chứng từ gốc và các chứng từ phát sinh để ghi sổ, kế toán vào nhật ký chung, vào sổ cái, vào sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng cộng số phát sinh trên sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết) đợc dùng làm cơ sở để lập các báo cáo tài chính.
Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.11: hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Chứng từ gốc là các bảng phân bổ
CPSX phát sinh
giai đoạn I CPSX phát sinh giai đoạn II
Sổ cái
CPSX phát sinh giai đoạn n
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chúng từ gốc
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.12: hình thức sổ kế toán nhật ký – sổ cái
Chứng từ gốc
Nhật ký - sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày
Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.13: hình thức ghi sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Chứng từ kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh
Bảng kê Nhật ký chứng từ Thẻ ghi sổ kế toán chi tiết
Sơ đồ 1.14: hình thức sổ kế toán nhật ký - sổ cái
Chứng từ gốc là các bảng phân bố
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi chú:
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày