người
N
hững kỹ năng lãnh đạo tập trung vào con người là những kỹ năng liên quan đến việc khiến cho nhân viên tận tâm với công việc, được thúc đẩy và cảm thấy hài lòng. Những nhà lãnh đạo có kỹ năng này sẽ hỗ trợ nhân viên thông qua việc xây dựng và duy trì các mối quan hệ. Họ có xu hướng là người lôi cuốn và có những kỹ năng xã hội giúp thúc đẩy hiệu quả cũng như gây ảnh hưởng tới những người xung quanh, đồng thời chủ động giúp đỡ những người khác phát triển. Nhóm nghiên cứu của tôi đã xác định được 11 kỹ năng lãnh đạo tập trung vào con người, những kỹ năng này được chia thành ba nhóm: Thuyết phục và gây ảnh hưởng, Con người và tập thể, Kỹ năng xã hội.
Thuyết phục và gây ảnh hưởng
Thuyết phục và gây ảnh hưởng là nhóm các kỹ năng lãnh đạo tập trung vào việc thúc đẩy nhân viên đạt được mục tiêu của tổ chức. Với vai trò một người lãnh đạo, bạn làm việc thông qua những người khác, điều này đồng nghĩa với việc bạn cần có những kỹ năng để thuyết phục và tạo ảnh hưởng với họ để hoàn thành công việc. Những kỹ năng này đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong những tình huống bạn cần phải đạt được mục tiêu như định hướng cho tập thể đi đúng chiến lược tổ chức; kết hợp hay tái cấu trúc đơn vị kinh doanh; xây dựng các liên minh chiến lược với các nhà cung cấp, đại lý và đối tác. Có ba kỹ năng lãnh đạo thuộc nhóm này là: Gây ảnh hưởng, Vượt qua rào cản cá nhân và Đàm phán hiệu quả.
Gây ảnh hưởng là việc tác động đến suy nghĩ và hành vi của người khác thông qua việc chỉ ra những điểm đáng lo ngại và đưa ra
những lời lẽ thuyết phục. Trong nghiên cứu của mình, nhóm chúng tôi đã phát hiện những hành vi vi mô mà những nhà lãnh đạo hiệu quả sử dụng khi họ gây ảnh hưởng lên người khác:
1. Lường trước cách phản ứng của những người xung quanh trước các ý tưởng hay kế hoạch mới.
2. Đặt ra những câu hỏi mục tiêu để tìm hiểu mối quan tâm của mọi người.
3. Khéo léo định hướng cuộc trò chuyện từ những vấn đề bề mặt sang vấn đề tiềm ẩn để đảm bảo rằng bạn đang giải quyết nguyên nhân gốc rễ chứ không phải triệu chứng.
4. Khám phá yêu cầu ẩn giấu để đảm bảo đáp ứng chính xác và đầy đủ nhu cầu.
Tại sao kỹ năng này lại quan trọng đối với việc lãnh đạo?
Trái ngược với những gì chúng ta tin tưởng, hầu hết các vị trí lãnh đạo đều chỉ đi kèm với mức độ ảnh hưởng rất hạn chế. Dĩ nhiên là bạn có thể đứng trong tư thế người nắm quyền và ra lệnh cho những người xung quanh và nhìn chung thì họ cũng sẽ tuân theo, nhưng sự tuân lệnh không kéo theo sự tận tâm. Nhân viên của bạn có thể sẽ thực hiện những công việc bạn yêu cầu, nhưng họ sẽ không làm việc hết sức mình. Với vai trò một nhà lãnh đạo, việc bạn cần làm là khuyến khích mọi người muốn làm việc bởi lẽ họ tin rằng những gì bạn đang yêu cầu họ thực hiện là những hành động đúng đắn. Do đó quan trọng là bạn phải lường trước được cách nhân viên của mình phản ứng với các kế hoạch, ý tưởng hay sáng kiến mới; cách lắng nghe và thấu hiểu mối quan tâm của họ; và giải
quyết những vấn đề này một cách hiệu quả. Khi mọi người cảm thấy họ được lắng nghe, khi họ biết bạn đã cân nhắc đến quan điểm của họ, họ sẽ càng dễ dàng tận tụy với công việc bạn giao phó. Để hoàn thành công việc, bạn cần phải đạt được sự tuân lệnh nhiều hơn.
Bạn cần khiến cho nhân viên của mình tin vào ý tưởng, sáng kiến của mình và cam kết sẽ hiện thực hóa chúng.
Trong công việc, có được sự tận tụy của nhân viên là điều cốt yếu để định hướng tập thể đi theo chiến lược của tổ chức, để triển khai các quy trình và hệ thống mới, và để kết hợp hay tái cấu trúc đơn vị kinh doanh. Nếu bạn không thể áp dụng hiệu quả chiến thuật gây ảnh hưởng, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc dẫn dắt những loại nỗ lực thay đổi kể trên, và nhìn chung bạn sẽ khó có thể khuyến khích những người xung quanh làm những việc cần phải làm.
Các dấu hiệu cho thấy bạn cần phải cải thiện kỹ năng này
• Nếu bạn gặp khó khăn trong việc khuyến khích những người xung quanh làm việc cần làm.
• Nếu bạn kỳ vọng nhân viên hoàn thành công việc chỉ vì bạn yêu cầu họ làm.
• Nếu bạn ngạc nhiên vì những phản ứng tiêu cực của nhân viên trước kế hoạch của mình.
• Nếu nhân viên của bạn phản đối những thay đổi mà bạn đang cố thực hiện.
• Nếu bạn không thể thuyết phục nhân viên tin rằng phương pháp của bạn là phương pháp đúng.
Đặc điểm tính cách phù hợp với kỹ năng này
Nếu bạn đạt điểm cao trong tính cách Tham vọng và Kiên cường, bạn sẽ thấy việc tạo sức ảnh hưởng là kỹ năng đáng để rèn luyện. Nếu bạn đạt điểm cao trong tính cách Tham vọng, bạn là người tự tin và có sức thuyết phục; bạn thích tạo ảnh hưởng lên những người xung quanh mình. Nếu bạn đạt điểm cao trong tính cách Kiên
cường, bạn là người bình tĩnh, trầm ổn và giữ được cái đầu lạnh trước áp lực; bạn không dễ mất bình tĩnh hay nản chí. Với sự kết hợp tính cách này, bạn có thể đạt được thỏa mãn từ những hành vi
như lường trước phản ứng của mọi người về kế hoạch, tìm hiểu mối quan tâm của nhân viên và đưa ra những lý luận vững chắc.
Bài tập Thói quen Lãnh đạo 5 phút
Các bài tập dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện khả năng gây ảnh hưởng của mình.
❑ Lường trước phản ứng
Mọi người thường không phản ứng tích cực trước những ý tưởng mới, đặc biệt nếu ý tưởng đó ảnh hưởng trực tiếp đến công việc và cuộc sống cá nhân của họ. Bạn có thể chuẩn bị chiến lược ảnh hưởng tốt hơn nếu bạn lường trước cách mọi người phản ứng. Hãy rèn luyện bài tập sau để hình thành thói quen lường trước phản ứng: Sau khi kiểm tra lịch cuộc họp tiếp theo, hãy ghi lại một câu
diễn tả cách bạn nghĩ người mình sắp gặp sẽ phản ứng trước ý tưởng bạn sắp thảo luận như thế nào. Ví dụ: Nếu bạn dự định sẽ
thảo luận về ý tưởng logo mới của công ty, bạn có thể ghi lại rằng, “Tôi nghĩ Suzy sẽ thích màu sắc nhưng không thích hình dáng của logo.”
❑ Hỏi về mối quan tâm
Con người ta thường sẽ dễ dàng đồng tình với những ý tưởng và phương pháp làm việc mới nếu họ cảm thấy mối quan tâm của mình đã được lắng nghe. Hãy thực hành bài tập đặt câu hỏi nhằm vào mối quan tâm của mọi người như sau: Sau khi ai đó thể hiện sự
quan tâm hoặc bất mãn (qua email hoặc trong cuộc họp), hãy hỏi một câu hỏi mục tiêu để hiểu rõ hơn vị trí của người đó bằng cách nói, “Điều gì khiến bạn quan tâm đến vấn đề này”. Ví dụ: Nếu ai đó
trong nhóm không hài lòng về phần mềm họp trực tuyến mà công ty đang sử dụng, bạn có thể hiểu rõ hơn vấn đề của họ bằng cách đặt câu hỏi, “Điều gì khiến bạn quan tâm đến phần mềm chúng ta đang sử dụng?”
Thường thì mối bận tâm của con người sẽ đến từ việc không thể lí giải vấn đề mà họ đang đối mặt. Bạn có thể rèn luyện thói quen giúp những người xung quanh xác định nguyên nhân gốc rễ mối bận tâm của họ bằng cách thực hành bài tập sau: Sau khi ai đó trình bày vấn
đề với bạn, hãy ghi nhận vấn đề và đặt câu hỏi về vấn đề tiềm ẩn bằng cách nói, “Tôi hiểu rằng… là một vấn đề, nhưng tôi tự hỏi liệu đó có phải là một dấu hiệu của một vấn đề tiềm ẩn khác mà ta nên tìm hiểu hay không?”. Ví dụ: Nếu ai đó tham phiền về việc đồng
nghiệp của họ không đáng tin và thường trễ hạn, vấn đề tiềm ẩn ở đây có thể là việc người nhân viên trễ hạn kia đã đảm nhiệm quá nhiều công việc cùng một lúc và bị quá tải.
❑ Tìm hiểu và giải quyết yêu cầu tiềm ẩn
Khi ai đó than phiền về một vấn đề, thì trong lời than phiền đó
thường có một yêu cầu tiềm ẩn. Nếu bạn tìm ra được nhu cầu tiềm ẩn đó, bạn có thể đưa ra một giải pháp hợp lý và thuyết phục. Hãy thực hành bài tập sau: Sau khi nghe ai đó than phiền, hãy tìm hiểu
yêu cầu tiềm ẩn của họ bằng cách nói, “Cảm ơn vì đã nói lên mối bận tâm của bạn. Vậy bạn đang có yêu cầu gì?”. Ví dụ: Nếu khách
hàng than phiền vì bị thu phí trả sau, họ có thể đang yêu cầu bạn bỏ loại phí đó.
Kỹ năng: Vượt qua rào cản cá nhân
Vượt qua rào cản cá nhân là việc loại bỏ sự ngại thay đổi của nhân viên bằng cách giải quyết nỗi sợ và nguyên nhân phản đối của họ, đồng thời thuyết phục họ hành động. Trong nghiên cứu của mình, chúng tôi đã phát hiện những hành vi vi mô mà những nhà lãnh đạo hiệu quả sử dụng khi họ vượt qua rào cản:
1. Giải quyết dứt điểm nỗi sợ và sự ngần ngại của nhân viên bằng cách công nhận những cảm xúc tiêu cực của họ và giúp họ gọi tên những cảm xúc đó.
2. Khiến những người xung quanh tin vào lợi ích của việc thay đổi bằng cách làm nổi bật những lợi ích cá nhân mà họ có được từ việc thay đổi.
3. Tạo điều kiện thảo luận để đi đến thống nhất; định kỳ kiểm tra mức độ nắm bắt của các bên liên quan và tóm tắt lại những điểm đã thống nhất trong cuộc trao đổi.
4. Thuyết phục người khác hành động qua việc nhấn mạnh mục tiêu chung.
Tại sao kỹ năng này lại quan trọng đối với việc lãnh đạo?
Thay đổi chưa bao giờ là dễ dàng. Con người thường có xu hướng né tránh nó bất kỳ khi nào có thể và sẽ kháng cự nếu không thể tránh được. Bất kể bạn yêu cầu họ làm việc gì một cách khác đi, bạn đều có khả năng gặp phải sự kháng cự, dù là chủ động hay bị động. Với vai trò một nhà lãnh đạo, bạn cần hiểu được nguyên nhân dẫn tới sự kháng cự đó, giải quyết các cảm xúc mạnh một cách trực diện và tập trung vào việc tìm điểm chung. Sự kháng cự thường xuất phát từ nỗi sợ và sự không chắc chắn. Những người thể hiện sự kháng cự không cố ý làm khó hay biến ngày của bạn trở nên tệ hại; họ chỉ đơn giản là sợ điều họ chưa biết và cần được đảm bảo rằng bạn đang cùng phía với họ.
Trong công việc, bạn cần phải học cách vượt qua sự kháng cự để có thể định hướng tập thể theo đúng chiến lược của tổ chức; làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng; đồng thời triển khai thành công các quy trình và hệ thống mới. Nếu bạn không xác định được sớm nguồn cơn của sự kháng cự và để cho người đó thấy rằng bạn ủng hộ họ, sự tiêu cực của họ có thể lan rộng hơn nữa. Sự kháng cự đơn lẻ ban đầu có thể phát triển thành một làn sóng kháng cự trong toàn bộ tổ chức và điều đó sẽ làm suy yếu khả năng đạt được mục tiêu tổ chức của bạn.
Các dấu hiệu cho thấy bạn cần phải cải thiện kỹ năng này
• Nếu những người xung quanh công khai phản đối kế hoạch và ý tưởng của bạn.
• Nếu bạn không nhận thức được hoặc không thông cảm với nỗi sợ hay sự bất an của những người khác.
• Nếu bạn không thể chỉ ra rằng cuộc sống của ai đó sẽ trở nên tốt đẹp hơn như thế nào sau khi thay đổi.
• Nếu bạn dường như không thể đi đến thống nhất với ai đó. • Nếu bạn không thể thuyết phục ai đó hành động khác đi.
• Nếu bạn không thể xác định được điểm chung giữa bạn và người phản đối bạn.
Đặc điểm tính cách phù hợp với kỹ năng này
Nếu bạn đạt điểm cao trong tính cách Tham vọng, Hướng ngoại và Kiên cường, bạn sẽ thấy việc vượt qua trở ngại cá nhân là kỹ năng đáng để rèn luyện. Nếu bạn đạt điểm cao trong tính cách Tham vọng, bạn là người tự tin và có sức thuyết phục; bạn thích việc tạo ảnh hưởng với những người xung quanh. Nếu bạn đạt điểm cao trong tính cách Hướng ngoại, bạn là người lôi cuốn, hay nói và đầy nhiệt huyết; bạn có thể xây dựng mối quan hệ một cách nhanh chóng. Nếu bạn đạt điểm cao trong tính cách Kiên cường, bạn là người bình tĩnh, trầm ổn và giữ được cái đầu lạnh trước áp lực; bạn không dễ dàng mất bình tĩnh hay thất vọng. Với sự kết hợp các đặc điểm này, bạn có thể sẽ đạt được thỏa mãn từ những hành vi như xác định nỗi sợ của những người xung quanh, khiến họ tin tưởng lợi ích của việc thay đổi, đạt đến sự đồng thuận và thuyết phục người khác hành động.
Bài tập Thói quen Lãnh đạo 5 phút
Các bài tập dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện khả năng vượt qua trở ngại.
❑ Xác định nỗi sợ
Sự kháng cự thường xuất phát từ những cảm xúc tiêu cực, chẳng hạn như khi ai đó cảm thấy bị đe dọa bởi việc thay đổi hoặc sợ việc thay đổi đó. Việc thừa nhận những cảm xúc tiêu cực đó và giúp nhân viên của bạn gọi tên chúng là phương pháp hữu hiệu để vượt
qua trở ngại. Hãy rèn luyện thói quen tìm hiểu về nỗi sợ và sự ngần ngại của những người xung quanh bằng cách rèn luyện bài tập sau:
Sau khi nhận thấy sự kháng cự dù là nhỏ nhất, hãy đặt câu hỏi để tìm hiểu về mối bận tâm của người đó bằng cách nói rằng, “Bạn có thể cho tôi biết bạn cảm thấy điều này không ổn ở đâu không?”. Ví
dụ: Một người đồng nghiệp thể thiện sự kháng cự nhẹ dưới dạng câu “Tôi đồng ý với bạn, nhưng…”, và bạn có thể hỏi lại rằng, “Bạn có thể cho tôi biết bạn cảm thấy điều này không ổn ở đâu không?”.
❑ Làm nổi bật lợi ích của sự thay đổi
Ở mức độ vừa phải, sự kháng cự cũng có thể xuất phát từ sự hiểu lầm về thay đổi hoặc sự thiếu nhận thức về lợi ích của nó. Bạn có thể thực hành kỹ năng thuyết phục những người xung quanh tin vào lợi ích của việc thay đổi qua bài tập sau: Sau khi xác định được một quy trình cần thay đổi, hãy tự hỏi bản thân rằng, “Những người xung quanh sẽ được hưởng lợi gì từ việc thay đổi quy trình làm việc
này?”. Hãy ghi lại câu trả lời chỉ trong một câu. Ví dụ: Lợi ích của việc tổ chức lại quy trình đảm bảo chất lượng sẽ đồng nghĩa với việc tất cả cán bộ nhân viên sẽ phải điền vào ít bảng kê hơn, từ đó giảm bớt tình trạng phải làm thêm giờ hơn.
❑ Tìm hai phạm vi thống nhất
Hành vi vi mô này đòi hỏi nỗ lực có ý thức để định kỳ tóm tắt lại các phạm vi đã thống nhất trong một cuộc trao đổi, điều này chứng tỏ cho người còn lại biết bạn đang cùng phe với họ, chứ không phải kẻ thù của họ. Hãy thực hành bài tập sau: Sau khi bắt đầu cuộc trò chuyện, hãy tập trung vào việc đi tìm hai điểm thống nhất. Tóm tắt lại mỗi điểm ngay khi bạn tìm ra nó bằng cách nói rằng, “Theo tôi chúng ta đã thống nhất về…; điều này có đúng không?”. Chẳng hạn như, bạn có thể đồng ý rằng cả hai đã thống nhất giải quyết vấn đề đang xử lý, và cả hai người đều muốn đi đến một giải pháp được