Ngoại
thương Lào
3.2.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Trên cơ sở việc hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh và việc đưa ra các giải pháp có tính hiệu quả khả thi phải căn cứ vào thực tiễn, từ đó, để giải quyết được bài toán hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán, cần phải xem xét các tiêu chí sau:
Một là: Xác định khối lượng công việc kế toán cần thực hiện của BCEL Hai là: Xác định số lượng phần hành kế toán và phân công nhiệm vụ của từng phần hàn kế toán.
Làm rõ nội hàm của hai tiêu chí này sẽ có ý nghĩa trong việc bố trí những người làm kế toán có kinh nghiệm vào thực hiện các phần hành kế toán phức tạp; sự phối hợp thực hiện của các phần hành kế toán và phân công nhiệm vụ được rõ ràng trong quá trình thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin phục vụ công tác quản trị hệ thống.
Tại chi nhánh như đã trình bày tại mục 2.2.1, BCEL đã chuyển đổi thành công tất cả các chi nhánh sang mô hình giao dịch một cửa, song cơ cấu tổ chức còn khá đơn giản, chưa làm rõ được vị trí và trách nhiệm của một số bộ phận trong bộ máy. Nhiều nhân viên hoạt động kiêm nhiệm, thực hiện nhiều phần hành kế toán, dẫn đến việc thực hiện chưa hiệu quả. Do đó, đề xuất BCEL cần phải có sự rà soát về tổ chức tại chi nhánh để tổ chức lại theo
hướng khoa học, ít nhất phải đảm bảo được hiệu quả của các bộ phận kế toán quan trọng. Một số đề xuất được đưa ra như sau:
- Tổ chức lại bộ phận kế toán giao dịch khách hàng theo hướng bố trí tách biệt theo khách phục vụ, bao gồm bộ phận giao dịch khách hàng cá nhân,
bộ phận giao dịch khách hàng doanh nghiệp để nâng cao chất lượng
phục vụ
khách hàng. Hơn nữa, có thể chuyên môn hóa được trình độ của giao dịch
viên thay vì phải ôm đồm nhiều khách hàng như hiện nay.
- Trong bộ phận kế toán nội bộ cần có một số cán bộ chuyên trách thực hiện công tác hậu kiểm, đặc biệt đối với công tác hậu kiểm chứng từ chuyển
tiền. Phân định rõ trách nhiệm phê duyệt chứng từ, lập và đối chiếu báo cáo
tháng, quý, năm cho bậc từ phó phòng trở lên.
- Tuyển dụng những kế toán viên lành nghề, đảm bảo đủ tiêu chuẩn theo yêu cầu luật định và thực hiện tốt đạo đức kinh nghiệm để bố trí vào bộ máy.
Từ đó tăng năng suất kế toán do những người làm công tác kế toán có
trình độ
cao sẽ tăng được năng suất lao động kế toán và xử lý công việc nhanh.
3.2.2.2. Hoàn thiện về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép ban đầu
Việc hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán có vai trò rất quan trọng trong việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thực của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kịp thời ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tiêu cực trong quản lý
đó, người viết kiến nghị, BoL cần đưa ra văn bản hướng dẫn về lập chứng từ trong đó các chứng từ phải được ghi đầy đủ các thông tin về:
a. Tên và số hiệu của chứng từ b. Ngày, tháng, năm lập chứng từ
c. Tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu, số hiệu tài khoản của người trả (hoặc chuyển) tiền và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ d. Tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu, số hiệu tài khoản của
người thụ hưởng số tiền trên chứng từ và tên, địa chỉ của ngân hàng phục vụ người thụ hưởng
e. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
f. Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền phải ghi bằng số và bằng chữ
g. Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người liên quan đến chứng từ kế toán. Đối với các chứng từ có liên quan đến xuất, nhập kho quỹ, thanh toán chuyển khoản giữa các ngân hàng thì phải có chữ ký của người kiểm soát và người phê duyệt hoặc người được ủy quyền.
Riêng đối với chứng từ điện tử, Luật Kế toán không có quy định về việc bắt buộc phải in chứng từ để lưu trữ, mà theo đó, chứng từ được lập trên phần mềm sẽ được lưu trữ trên không gian số và không áp dụng thời gian lưu trữ đối với các loại chứng từ này. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chắc chắn cũng như tránh rủi ro, người viết cho rằng chứng từ điện tử vẫn nên được in ra để lưu trữ. Chứng từ điện tử phải được kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Việc kiểm soát chứng từ điện tử phải có nhân viên đảm trách và phải đăng ký chữ ký điện tử.
Thứ hai, về công tác lập chứng từ:
BCEL chưa xây dựng được quy định cụ thể cho từng phòng nghiệp vụ trong hệ thống về việc lập chứng từ. Điều này dẫn đến thực trạng lập chứng từ tùy nghi, không thống nhất và đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ. Từ đó, người viết cho rằng để đảm bảo thống nhất và chuyên nghiệp trong công tác lập chứng từ, BCEL cần thiết phải ban hành Quy ước nội bộ về lập chứng từ, trong đó làm rõ các nội dung về:
- Ban hành hướng dẫn nội bộ trong việc áp dụng IFRS vào chứng từ kế toán. Đây là bước quan trọng để chuẩn hóa chứng từ theo thông lệ và tiêu
chuẩn quốc tế, đồng thời là cơ sở để thực hiện báo cáo tài chính.
- Phân loại các chứng từ sử dụng cho từng bộ phận nghiệp vụ và chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận trong quá trình lập, kiểm tra và luân chuyển
chứng từ.
- Có danh mục và mã hóa chứng từ cho từng bộ phận nội bộ.
- Quy định mẫu biểu, phương pháp ghi chép của từng loại chứng từ nội bộ.
- Quy định thời điểm lập chứng từ, phân loại chứng từ, tổng hợp và phân tích, cung cấp thông tin giữa các bộ phận nội bộ.
Đối với các chứng từ điện tử, chế độ mã hóa chứng từ và phân quyền truy cập là rất quan trọng. Để làm được điểu này cần phải chuẩn hóa ngay từ bộ máy nhân sự, bố trí nhân sự thực hiện các phần hành kế toán một cách khoa học. Từ đó phân quyền truy cập vào chứng từ điện tử, sao cho đảm bảo chỉ được truy cập trong phạm vi phân quyền. Phần mềm được ứng dụng phải đảm bảo tính bảo mật, đồng thời tích hợp sẵn các tiêu chuẩn của kế toán quốc tế.
Để đảm bảo đường đi của chứng từ được thông suốt và liền mạch giữa các bộ phận thì cần thiết phải đảm bảo thực hiện được các giải pháp sau:
- Thiết lập quy trình và sơ đồ luân chuyển kế toán tương ứng với từng phần hành kế toán. Trong đó, xác định rõ các bộ phận tham gia vào quy trình,
trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận. Quy trình luân chuyển
chứng từ
phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý và kịp thời.
- Trong quy trình cần quy định rõ nội dung, phương pháp kiểm tra, trình tự và thời gian kiểm tra cũng như xử lý các sai phạm trong kiểm tra
chứng từ.
- Người được ủy quyền kiểm soát phải kiểm tra toàn bộ chứng từ gồm cả chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ trước khi đóng chứng từ, chịu trách nhiệm
đối với sai sót chứng từ trong phạm vi công việc của mình.
3.2.2.3. Hoàn thiện lập báo cáo tài chính
Để hoàn thiện lập báo cáo tài chính, các đề xuất tập trung vào hai nội dung: Một là, hoàn thiện nhóm quy định về biểu mẫu, phương pháp, thời hạn lập báo cáo tài chính; các chỉ tiêu phản ánh trong báo cáo tài chính bắt buộc, hoàn thiện về phương pháp phân tích báo cáo tài chính, xử lý, phân tích và cung cấp các thông tin cho hội đồng quản trị ngân hàng; và Hai là, quy định hướng dẫn việc áp dụng IFRS 9 thay về IAS 39 trong Báo cáo tài chính, cụ thể như sau:
Đối với nhóm đề xuất thứ nhất:
- Đối với khoản mục cho vay và ứng trước cho khách hàng: BCEL hàng cần căn cứ vào sự rủi ro của từng khách hàng, toàn bộ hồ sơ của khách
- Đối với tài sản cố định vô hình: BCEL trong những báo cáo tài chính chưa thực sự chú trọng và phản ánh được giá trị tài sản vô hình. Điều này
được thể hiện thông qua các lợi thế về vị trí, địa điểm, giá trị thương hiệu...
Những đặc điểm tóm tắt tại phần I trong Báo cáo tài chính của BCEL có thể
hiện phần nào các yếu tố này song chỉ dừng ở mức giới thiệu mà chưa đóng
vai trò như một tài sản. Vì vậy, đề xuất BCEL hoàn thiện các thông tin này
khi xác định giá trị của doanh nghiệp và cơ chế trích khấu hao tài sản cố định
vô hình.
- Đối với các khoản mục ngoài bảng cân đối kế toán: Như đã chỉ ra, các khoản mục ngoài bảng cân đối kế toán có thể tiềm ẩn những rủi ro. Do
đó, các
báo cáo tài chính của BCEL cần lưu ý, để đưa các nội dung này giải trình
trong bản thuyết minh nhằm kiểm soát một cách toàn diện, tránh bỏ sót các
nội dung có tính nguy cơ.
Đối với nhóm đề xuất thứ hai:
Như đã trình bày, BCEL là một trong những đơn vị đầu tiên áp dụng IFRS vào Báo cáo tài chính từ 2018. IFRS 9 chứa ba chủ đề: Phân loại và đo lường các công cụ tài chính, suy giảm tài sản tài chính và kế toán phòng ngừa rủi ro. Tuy nhiên, trong báo cáo của mình về công cụ tài chính, BCEL vẫn tiếp tục dùng IAS 39 thay vì dùng IFRS 9. Đây cũng là điều dễ hiểu cho thấy
không thể trình bày một cách cụ thể và chi tiết về nội dung này của BoL. Song có thể thấy đây là cơ sở để BCEL xem xét, cập nhật và áp dụng IFRS vào Báo cáo tài chính mà cụ thể là IFRS 9. Đây được coi là mục tiêu để tăng cường năng lực của ngân hàng thương mại, tuân thủ theo các tiêu chuẩn quốc tế, tạo niềm tin cho các nhà đầu tư và cho phép ngân hàng tiếp cận thị trường tài chính lớn hơn và mở rộng dịch vụ để tích hợp với mạng lưới toàn cầu.
3.2.2.4. Hoàn thiện công tác kiểm tra kế toán
Trong cơ cấu tổ chức hiện tại của BCEL, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ do Bộ phận Quản lý rủi ro và chống rửa tiền đảm trách. Theo quy định của Quy chế nội bộ, Bộ phận này có trách nhiệm:
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện cơ chế tự kiểm tra, kiểm soát nội bộ và việc thực hiện các quy định, quy trình nghiệp vụ, quy chế điều hành
của Tổng giám đốc tại các phòng, đơn vị, nhằm phát hiện sớm và kịp
thời các
sai sót từ cấp đơn vị, đảm bảo an toàn trong hoạt động.
- Theo dõi, giám sát và đôn đốc việc thực hiện các kiến nghị sau thanh tra, kiểm tra, kiểm toán,
- Theo dõi, giám sát đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong việc thực hiện các hoạt động của ngân hàng, nhằm phát hiện các hành vi rửa tiền
và các
loại hành vi vi phạm pháp luật Lào về giao dịch ngân hàng.
Theo nội dung quy định này thì có thể thấy trách nhiệm của phòng quản lý rủi ro và chống rửa tiền ở mức độ khá bao quát tới hoạt động của tất cả các phòng ban, chưa thể sâu xát tới việc kiểm tra kế toán. Trong khi đó, khối lượng công việc kế toán phát sinh mỗi ngày là rất lớn và khá phức tạp cùng với số lượng lớn các chứng từ, các nghiệp vụ phải thực hiện như ghi sổ, báo cáo kế toán... Hơn nữa, để đảm bảo công tác kiểm tra kế toán đạt hiệu
chung các nhân sự trong phòng quản lý rủi ro và chống rửa tiền của BCEL không phải xuất phát điểm từ kế toán và được đào tạo chuyên ngành kế toán.
Chính vì vậy, tác giả đề xuất căn cứ vào Quy chế nội bộ và cơ cấu tổ chức của BCEL, thẩm quyền và cơ chế giám sát hoạt động kế toán nên áp dụng như sau:
- Cơ chế tự làm việc và tự giám sát của bản thân mỗi nhân viên kế toán. Cơ quan quản lý của BCEL sẽ đánh giá bằng cách xây dựng mô hình
đánh giá
năng lực (KPI - Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường và đánh giá
hiệu quả hoạt động của một bộ phận trong một công ty hoặc sự vận
hành của
cả công ty. Mỗi bộ phận trong công ty sẽ có những chỉ số KPI khác nhau.
Thông qua KPI của cá nhân mỗi cán bộ tín dụng, cán bộ quản lý sẽ
kiểm soát
và đánh giá được hiệu quả công việc của mỗi cá nhân bằng cách lượng hóa.
Do đó, chất lượng hoạt động của cán bộ nghiệp cụ cũng đã được thêm
một cơ
chế giám sát tự thân.
- Trách nhiệm giám sát và kiểm tra tổng hợp hoạt động kế toán nên chăng thuộc về liên đới giữa Bộ phận vận hành tín dụng và bộ phận
pháp chế.
Trong đó, bộ phận vận hành tín dụng có trách nhiệm quản lý trực tiếp bộ phận
Việc cơ cấu lại bộ máy của BCEL đã cho thấy những tiến bộ tích cực của BCEL nhằm đảm bảo vận hành hệ thống một cách hiệu quả. Song với thực tế phát triển nhanh chóng cùng với nhu cầu liên kết mở rộng mạng lưới, bộ máy kế toán cần phải được sắp xếp một cách gọn nhẹ, có hiệu quả, phân công cán bộ phụ trách giữa các phần hành kế toán một cách hợp lý.
Luật Kế toán sửa đổi mặc dù đã có quy định về quyền và nghĩa vụ của nhân sự trong bộ máy kế toán nhưng như vậy là chưa đủ. BCEL cần phải có những quy định riêng, quy định đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của từng bộ phận kế toán, từng cá nhân làm kế toán trong bộ máy kế toán của mình.
* BCEL cần nâng cao nhận thức về việc áp dụng kế toán công cụ tài chính theo chuẩn mực IFRS theo hướng xác định việc áp dụng IFRS là
một xu
hướng bắt buộc, khối ngân hàng lại phải tiên phong hàng đầu để niêm yết
minh bạch thông tin tài chính; rà soát và kiểm tra các nguồn lực sẵn có
như dữ
liệu, các hệ thống, quy trình, các mô hình đã xây dựng theo Basel II và khả
năng tận dụng các nguồn lực đó nhằm nâng cao hiệu quả hơn nữa trong quá
trình áp dụng IFRS; Nâng cấp hệ thống và cập nhật quy trình vận hành hệ
thống nhằm thích nghi hơn nữa yêu cầu khi áp dụng các IFRS về công
cụ tài
chính, nhằm giải quyết các bài toán xử lý về mặt kỹ thuật để có thể đo lường,
thể thực hiện tốt công tác giám sát và phát hiện kịp thời các sai sót trong quá trình kế toán ngân hàng.
- Cần đảm bảo tốt việc tuân thủ các quy định của Luật Kế toán sửa đổi trong việc kiểm tra báo cáo theo: Định kỳ, báo trước hoặc đột xuất, nhằm đảm bảo tổ chức công tác kế toán được thực hiện nghiêm túc theo chế độ kế toán tại ngân hàng. Đây cũng là một biện pháp giúp BCEL có thể kịp thời phát hiện các sai sót, đồng thời củng cố lại bộ máy và hoạt động của mình, luôn chủ động trước những đợt kiểm tra đột xuất từ Trung ương hay Thanh tra Chính phủ.
Kết luận Chương 3
Trên cơ sở nghiên cứu định hướng phát triển và yêu cầu hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của BCEL trong thời gian tới, Chương 3 của Luận văn đã đề xuất các nội dung hoàn thiện trên hai phương diện là khuôn khổ pháp