Phát triển
nông thôn Chi nhánh Tỉnh Hà Giang
2.3.3.1 Quy trình thu - chi tại Ngân hàng
Ngân hàng hoạt động theo mô hình giao dịch một cửa nên trong quy trình GDV phải kiểm tra chính xác các nghiệp vụ trước khi hạch toán và hoàn toàn chịu trách nhiệm về khâu kiểm đếm tiền mặt đối với những giao dịch trong hạn mức.
a) Quy trình thu tiền mặt
Nguyên tắc quan trọng là thu tiền trước mới ghi Có tài khoản khách hàng
Sơ đồ 2.3:Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt
(la) Khách hàng lập chứng từ nộp tiền, nộp tiền mặt cho giao dịch viên. (lb) Giao dịch viên giao chứng từ báo Có cho khách hàng (trong phạm vi hạn mức giao dịch tiền mặt của GDV).
(2) Giao dịch viên chuyển phê duyệt cho kiểm soát đối với những giao dịch quy định phải có phê duyệt (hoặc giao dịch vượt quá hạn mức giao dịch). (3) Kiểm soát viên chuyển phê duyệt cho Giám đốc (hoặc người được ủy
quyền) đối với các giao dịch theo quy định lãnh đạo phê duyệt. (4) Người phê duyệt chuyển trả chứng từ để thực hiện giao dịch..
vượt qua hạn mức giao dịch tiền mặt của GDV).
(6) Khách hàng nộp tiền vào quỹ chính của ngân hàng trong trường hợp giao dịch nộp tiền vượt quá hạn mức giao dịch tiền mặt của GDV.
(7a) Trả chứng từ (báo Có) cho khách hàng nộp tiền. (7b) Thủ quỹ chuyển trả chứng từ cho giao dịch viên.
(8) Cuối ngày, GDV chuyển bảng liệt kê giao dịch cùng chứng từ giao dịch trong ngày cho kiểm soát viên.
(9) Kiểm soát viên chuyển bảng liệt kê giao dịch kèm chứng từ giao dịch trong ngày của GDV cho bộ phận kế toán tổng hợp để kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ chứng từ.
(10) Lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định. b) Quy trình chi tiền mặt
Nguyên tắc quan trọng là ghi Nợ tài khoản khách hàng rồi mới chi tiền
(1a) (6)
(la) Khách hàng lập chứng từ lĩnh tiền gửi GDV.
(lb) GDV chi tiền và giao chứng từ (báo Nợ) cho khách hàng (trong phạm vi hạn mức giao dịch tiền mặt của GDV).
(2) Giao dịch viên chuyển phê duyệt cho kiểm soát đối với những giao dịch quy định phải có phê duyệt (hoặc giao dịch vượt quá hạn mức giao dịch).
(3) Kiểm soát viên chuyển phê duyệt cho Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) đối với các giao dịch theo quy định lãnh đạo phê duyệt.
(4) Người phê duyệt chuyển trả chứng từ để thực hiện giao dịch.. (5) Chuyển chứng từ cho thủ quỹ chi tiền cho khách hàng.
(6) Khách hàng nhận chứng từ (báo Nợ) và tiền mặt từ quỹ chính của ngân hàng (trường hợp giao dịch vượt quá hạn mức của GDV).
(7) Thủ quỹ chuyển trả chứng từ cho giao dịch viên.
(8) Cuối ngày, GDV chuyển bảng liệt kê giao dịch cùng chứng từ giao dịch trong ngày cho kiểm soát viên.
(9) Kiểm soát viên chuyển bảng liệt kê giao dịch kèm chứng từ giao dịch trong ngày của GDV cho bộ phận kế toán tổng hợp để kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ chứng từ.
(10) Lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định.
2.3.3.2 Cơ chế mở và sử dụng tài khoản tiền gửi thanh toán
a) Thủ tục mở tài khoản tiền gửi
Để mở tài khoản tiền gửi các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, đoàn thể, đơn vị vũ trang, công dân Việt Nam và người nước ngoài hiện đang trên lãnh thổ Việt Nam (sau đây gọi là khách hàng) gửi cho ngân hàng nơi mở tài khoản những giấy tờ sau:
> Đối với khách hàng là các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, đoàn thể, đơn vị vũ trang
- Bản đăng ký mẫu dấu và chữ ký để giao dịch với ngân hàng nơi mở tài khoản
- Các văn bản chứng minh tư cách pháp nhân của đơn vị như: Bản sao quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy phép thành lập doanh nghiệp, bản sao bổ nhiệm tổng giám đốc, giám đốc, thủ trưởng đơn vị...
> Đối với khách hàng là cá nhân
- Giấy đăng ký mở tài khoản (là người gửi tiền) ký tên
- Xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu đối với công dân Việt Nam; hộ chiếu hoặc Visa ở Việt Nam (còn hiệu lực) đối với công dân nước ngoài. Hoặc có thể là các giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện, người giám hộ của người chưa thành niên hoặc người bị hạn chế hành vi dân sự
- Bản đăng ký chữ ký mẫu của chủ tài khoản. Đối với khách hàng đứng tên cá nhân, không thực hiện việc uỷ quyền người ký thay chủ tài khoản thì tất cả các giấy tờ thanh toán giao dịch với ngân hàng đều phải do chủ tài khoản ký.
Khi có sự thay đổi mẫu chữ ký của người được uỷ quyền ký trên các giấy tờ thanh toán giao dịch với ngân hàng hoặc khi thay đổi mẫu dấu chủ tài khoản phải cho ngân hàng nơi mở tài khoản bản đăng ký hoặc mẫu dấu mới thay thế mẫu dấu đăng ký trước đây, trong đó phải ghi rõ ngày bắt đầu có giá trị thay thế mẫu cũ.
Cách thức lập giấy đăng ký mở tài khoản, lập giấy đăng ký mẫy dấu và ký do các ngân hàng hướng dẫn cụ thể cho khách hàng thực hiện.
Khi nhận được giấy đăng ký mở tài khoản, ngân hàng phải có trách nhiêm giải quyết việc mở tài khoản tiền gửi của khách hàng trong ngày làm việc. Sau khi đã chấp nhận mở tài khoản, ngân hàng thông báo cho khách hàng biết số tài khoản, ngày bắt đầu hoạt động của tài khoản.
> Đối với chủ tài khoản
- Chủ tài khoản có toàn quyền sử dụng số tiền trên tài khoản trong phạm vi số dư tiền gửi và tuỳ theo yêu cầu chi trả của chủ tài khoản có thể thực hiện các khoản thanh toán qua ngân hàng hoặc rút tiền mặt để sử dụng.
- Chủ tài khoản hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc chi trả vượt quá số dư của tài khoản tiền gửi và phải tuân theo qui định, chịu trách nhiệm về những sai sót, lợi nhuận trên các giấy tờ thanh toán qua ngân hàng của những người được chủ tài khoản uỷ quyền ký thay.
- Khi thực hiện thanh toán qua ngân hàng, chủ tài khoản phải tuân thủ các qui định và hướng dẫn của ngân hàng về việc lập các giấy tờ thanh toán, phương thức nộp, lĩnh tiền ở ngân hàng. Trên giấy tờ thanh toán, các chữ ký và dấu phải đúng với mẫu đăng ký tại ngân hàng.
- Chủ tài khoản tự tổ chức hạch toán, theo dõi số dư tiền gửi tại ngân hàng. Trong phạm vi 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy báo nợ, giấy báo có về các khoản giao dịch trên tài khoản tiền gửi, bản sao số tài khoản tiền gửi đến, chủ tài khoản phải tiến hành đối chiếu với sổ sách của mình, nếu có chênh lệch phải báo ngay cho ngân hàng biết để cùng đối chiếu, điều chỉnh lại số liệu cho khớp đúng.
> Đối với ngân hàng
- Việc trích lập tài khoản tiền gửi của khách hàng để thực hiện các khoản thanh toán chi trả phải có yêu cầu của chủ tài khoản, trừ trường hợp chủ tài khoản vi phạm luật chi trả hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền được pháp luật qui định buộc chủ tài khoản phải thanh toán, ngân hàng được quyền tách tài khoản tiền gửi của khách hàng để thực hiện việc thanh toán đó.
- Ngân hàng có trách nhiệm kiểm soát các giấy tờ thanh toán của khách hàng, đảm bảo lập đúng thủ tục qui định, dấu (nếu có đăng ký mẫu) và các
chữ ký trên giấy tờ thanh toán đúng với mẫu đã đăng ký, số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng còn số dư để thanh toán. Ngân hàng được quyền từ chối thanh toán nếu các giấy tờ thanh toán không đủ các yêu cầu trên.
- Khi có phát sinh các nghiệp vụ giao dich trên tài khoản tiền gửi, ngân hàng phải gửi đầy đủ, kịp thời các giấy báo có, giấy báo nợ và vào mỗi tháng phải gửi bản sao số tài khoản hay giấy báo số dư tài khoản tiền gửi cho các chủ tài khoản tiền gửi biết.
+ Khách hàng nộp tiền mặt vào tài khoản: Kế toán giao in giấy nộp tiền 2 liên (Phụ lục 1). Khi đã kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp hợp lệ của chứng từ và thu đủ tiền của khách hàng kế toán hạch toán
Nợ: TK 1011: Số tiền khách hàng gửi
Có: TK 4211/ KH: Số tiền khách hàng gửi
Trường hợp khách hàng nộp tiền vào tài khoản khác ngân hàng, khác hệ thống. Hạch toán như sau:
Nợ TK 1011: Số tiền
Có TK 5191 Điều chuyển vốn giữa Trụ sở chính với Chi nhánh cấp I Có TK 711001 Thu từ dịch vụ chuyển tiền trong nước Có TK 453101 Thuế GTGT phải nộp
Thực tế tại Agribank Chi nhánh Hà Giang: Ngày 17/08/2020 KH Phạm Thị Mai Phương đến ngân hàng nộp tiền vào tàikhoản của Công ty TNHH Khánh Hòa, có tài khoản tại Agribank Chi nhánh Hà Giang, số tài khoản: 8200201005253 với số tiền là 374.400.000. GDV kiểm tra thông tin do KH cung cấp, sau đó vào chương trình IPCAS thực hiện giao dịch (Đơn vị VNĐ). Kế toán hạch toán:
Nợ TK 1011: 374.400.000
Có TK 4211: 374.400.000
Nguyễn Thị Thảo đến Agribank Chi nhánh Hà Giang nộp tiền vào tài khoản của Trần Khắc Trí, có tài khoản mở tại Agribank Chi nhánh Vĩnh Phúc: 2804205021336, số tiền 40.000.000. (Đơn vị VNĐ) Hạch toán:
Nợ TK 1011 40.022.000
Có TK 5191 40.000.000 Có TK 711001: 20.000 Có TK 453101: 2.000
+ Khi khách hàng có nhu cầu rút tiền mặt:
Nếu KH là tổ chức kinh tế kế toán hướng dẫn khách hàng viết séc, kiểm tra chữ ký, số dư TK của KH, mẫu dấu nếu đủ và hợp lệ, hợp pháp thì tiến hành hạch toán
Nếu KH là cá nhân kế toán yêu cầu xuất trình chứng minh nhân dân, sau khi kiểm tra số dư TK thì tiến hành nhập máy, in giấy lĩnh tiền mặt 1 liên (phụ lục 2) đưa KH ký vào ô trước khi nhận tiền. Kế toán so sánh chữ ký với chữ ký mẫu nếu hợp lệ thì hạch toán
Nợ: TK 4211/ KH : Số tiền khách hàng rút
Có: TK 1011 : Sốtiền khách hàng rút
Thực tế tại Agribank Chi nhánh Hà Giang: Ngày 26/08/2020, khách hàng Trần Thị Phương đến lĩnh tiền mặt tại quầy, số tiền lĩnh là 100.000.000, số tài khoản của khách hàng là 8200207000524. (Đơn vị VNĐ). Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, CMND. Vào chương trình thực hiện giao dịch, hạch toán:
Nợ TK 4211:100.000.000
Có TK1011: 100.000.000
Thực tế tại Agribank Chi nhánh Hà Giang: Ngày 26/08/2020, khách hàng Nguyễn Trà Ly đến ngân hàng ủy nhiệm chi số tiền 20.000.000 cho Nguyễn Tiến
khoản của người nhận: 8200205235684. Tài khoản mở tại ngân hàng. (Đơn vị VNĐ) Kế toán hạch toán:
Nợ TK 4211: 20.000.000 (Nguyễn Trà Ly)
Có TK 4211: 20.000.000 ( Nguyễn Tiến Dũng)
Thực tế tại Agribank Chi nhánh Hà Giang: Ngày 20/12/2019, khách hàng Đỗ Lan Châm, CMND số 073216841 mang séc (Phụ lục 3) do Nguyễn Văn Tấn chủ tài khoản Trung tâm VH,TT&DL TP Hà Giang có số tài khoản 8200201009356 ký phát đến ngân hàng đề nghị lĩnh tiền, số tiền là: 17.800.000 (Đơn vị VNĐ). Sau khi GDV kiểm tra tài khoản của công ty, chữ ký, con dấu, nội dung trên séc hợp lệ, tiến hành hạch toán và chi tiền cho khách hàng:
Nợ TK 4211: 17.800.000
Có TK 1011: 17.800.000
NH tính và trả lãi nhập gốc cho KH vào ngày cuối hàng tháng theo phương pháp tích số và hạch toán
Nợ: TK 801: Số lãi
Có: TK 4211/ KH: Số lãi
c) Tất toán tài khoản tiền gửi
Ngân hàng tất toán tài khoản tiền gửi khi:
+ Chủ tài khoản có văn bản yêu cầu tất toán tài khoản
+ Khi tài khoản đã hết số dư và ngừng giao dịch trong thời gian 6 tháng tiếp theo thì coi như tài khoản đã tất toán.
Nếu sau này khách hàng muốn giao dịch tiếp thì phải làm các thủ tục để mở tài khoản khác.
Khi tài khoản đã được tất toán thì chủ tài khoản phải nộp chi ngân hàng cá tờ séc trắng chưa sử dụng.
a) Tài khoản tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn
Đây là loại tiền gửi thông dụng và nó cũng chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng nguồn vốn huy động của ngân hàng. Tuy nhiên thủ tục mở sổ tiết kiệm không kỳ hạn cũng rất đơn giản. Khi khách hàng muốn gửi tiết kiệm không kỳ hạn, khách hàng đến bộ phận gửi tiết kiệm để làm thủ tục mở sổ tiết kiệm không kỳ hạn, tại quầy giao dịch cán bộ ngân hàng sẽ hướng dẫn những vấn đề cơ có liên quan đến tiền gửi của họ như: lãi suất tiền gửi (phụ lục 5), vấn đề an toàn tiền gửi và các vấn đề liên quan khác. Sau đó cán bộ ngân hàng hướng dẫn khách hàng lập giấy nộp tiền và nhận sổ tiết kiệm không kỳ hạn.
Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn là loại tiền gửi mà khách hàng có thể đến rút bất kỳ lúc nào trong thời gian làm việc của NHTM. Khi mở sổ tiết kiệm không kỳ hạn thường có một số hoạt động phát sinh khi khách hàng đến giao dịch. Chẳng hạn khi khách hàng có nhu cầu rút tiền, gửi thêm tiền hay yêu cầu ngân hàng khoá sổ. Tổng tất cả các nghiệp vụ phát sinh này thì cần phải lưu ý một số vấn đề sau:
- Bất kỳ trường hợp nào khách hàng cũng phải xuất trình sổ và chứng minh nhân dân
- Khi khách hàng gửi tiền: Kế toán căn cứ vào giấy gửi tiền tiết kiệm, mở sổ tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn và hạch toán :
Nợ: TK 1011: Số tiền KH gửi
Có: TK 4231: Số tiền KH gửi
- Khi khách hàng rút tiền: Khách hàng chỉ được phép rút tiền trong phạm vi số dư trên sổ tiết kiệm của mình. Kế toán căn cứ vào Sổ tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn và Giấy rút tiền tiết kiệm hạch toán :
Nợ: TK 4231: Số tiền KH rút
Có: TK 1011: Số tiền KH rút
cuối mỗi tháng. Khi đó kế toán sẽ hạch toán: Hạch toán: Nợ TK 801
Có TK 1011 hoặc TK 4231/KH
- Khi hết số dư, kế toán sẽ khoá sổ và thu hồi sổ cũ, nếu sau đó khách hàng có nhu cầu gửi tiếp thì phải tiến hành các thủ tục như thường lệ.
b) Tài khoản tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn
Đây là loại tiền gửi chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng nguồn vốn huy động của ngân hàng. Chính vì vậy các ngân hàng thường có bảng lớn thông báo về các loại thời hạn và lãi suất của từng loại thời hạn cho các khách hàng có nhu cầu gửi tiền biết để lựa chọn.
Các GDV tại quầy tiết kiệm có trách nhiệm tư vấn cho khách hàng về các sản phẩm tiền gửi, và giúp khách hàng nắm được những qui định cần thiết liên quan đến việc gửi tiết kiệm. GDV phải xác định rõ nhu cầu của khách hàng.
Hướng dẫn khách hàng điền đầy đủ các thông tin liên đến khách hàng vào bảng kê nộp tiền, đăng ký 2 chữ ký mẫu của người gửi vào thẻ lưu, lập giấy ủy quyền (nếu có). Trường hợp khách hàng không thể ký, GDV giúp khách hàng làm thủ tục lấy dấu vân tay. GDV nhận lại thẻ lưu và bảng kê nộp tiền, chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ khác liên quan (nếu có) căn cứ vào những thông tin đó GDV nhập dữ liệu vào máy và in chứng từ đưa khách hàng ký nhận và ghi rõ họ tên. Sau đó thu tiền tại quầy hoặc chuyển sang bộ phận kho quỹ nếu số tiền lớn. In chứng từ gửi tiền và sổ tiết kiện (phụ lục 4) theo đúng loại tiền và kỳ hạn khách hàng đã chọn. Chuyển toàn bộ hồ sơ tiết kiệm sang kiểm soát viên kiểm tra. Kiểm soát viên sau khi kiểm tra các thông tin sẽ ký nháy lên sổ tiết kiệm.GDV trả sổ tiết kiệm cho khách hàng, giữ lại thẻ lưu. Và để đảm bảo tính pháp lý, trên sổ tiết kiệm phải có dấu đỏ của NH và chữ ký của Ban Giám đốc.
Nợ TK 1011 (TK thích hợp): Sô tiền KH gửi Có TK 4232/KH: Sô tiền KH gửi
Thực tế tại Agribank Chi nhánh Hà Giang: Ngày 31/08/2020, khách hàng Bùi Quang Khẩn đến ngân hàng gửi tiền tiết kiệm, số tiền 80.000.000 , kỳ hạn 1 tháng, lãi suất 3.5%/ năm. (Đơn vị VNĐ) Hạch toán:
Nợ TK 1011: 80.000.000
Có TK 4232: 80.000.000
- Nếu khách hàng rút tiền trước hạn chỉ được hưởng lãi suất tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn
Thực tế tại Agribank Chi nhánh Hà Giang: Ngày 01/04/2020, khách hàng Trần Văn Hoa đến ngân hàng yêu cầu tất toán sổ tiết kiệm kỳ hạn 1 tháng, lãi