- KTT kiểm soát hồ sơ, chứng từ, ký chứng từ giấy, phê duyệt bút toán trên
hệ thống, chuyển GDV trình hồ sơ, chứng từ giấy lên Giám đốc đơn vị KBNN.
- Giám đốc đơn vị KBNN kiểm soát hồ sơ, chứng từ và ký duyệt chứng t giấy.
- GDV áp thanh toán theo quy định hiện hành.
- Bước 1: Tiếp nhận chứng từ, kiểm soát hồ sơ, chứng từ
GDV thực hiện tiếp nhận hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán chi NSNN do ĐVSDNS gửi đến và kiểm soát hồ sơ, chứng từ theo quy định.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho khách hàng kèm thông báo nguyên nhân trả lại.
+Trường hợp hồ sơ, chứng từ hợp lệ, GDV ký vào chức danh Kế toán trên chứng từ giấy và nhập chứng từ trên TABMIS.
- Bước 2: GDV thực hiện kiểm soát dự toán (nhập chứng từ trên TABMIS)
* Trường hợp khoản chi thanh toán toàn bộ cho đơn vị hưởng
Căn cứ chứng từ chi, GDV nhập YCTT trên AP.
* Trường hợp khoản chi thanh toán một phần cho đơn vị hưởng và một phần nộp NSNN (nộp thuế 2%), trích 5% chi phí bảo hành
- Nếu có CKC:
+ Thanh toán cho đơn vị hưởng/Chuyển tiền vào tài khoản bảo hành: Thực hiện trên AP, GDV nhập YCTT và đối chiếu với CKC với số tiền thanh toán cho đơn vị thụ hưởng/Chuyển tiền vào tài khoản bảo hành.
+ Thanh toán nộp thuế:
Trên AP: GDV nhập YCTT và đối chiếu với CKC với số tiền nộp 2% cho NSNN/chuyển tiền bảo hành.
NSNN và thực hiện giao diện vào TABMIS (GL).
- Nếu không có CKC:
+ Trên AP: GDV nhập YCTT với số tiền thanh toán cho đơn vị thụ hưởng.
+ Trên TCS: GDV nhập bút toán chuyển 2% số tiền nộp NSNN/chuyển tiền bảo hành và thực hiện giao diện vào TABMIS (GL).
Sau khi kiểm soát chứng từ giấy và nhập chứng từ trên TABMIS, GDV trình hồ sơ, chứng từ giấy, chuyển bút toán trên hệ thống TABMIS lên KTT.
- Bước 3: KTT kiểm soát hồ sơ, chứng từ, ký chứng từ giấy, phê duyệt bút toán trên hệ thống và trình hồ sơ, chứng t giấy lên Giám đốc đơn vị KBNN.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ không đủ điều kiện thanh toán, trả lại chứng từ cho GDV kiểm tra, xử lý.
+ Trường hợp hồ sơ, chứng từ đủ điều kiện thanh toán, KTT ký chứng từ giấy, phê duyệt bút toán trên TABMIS và chuyển hồ sơ, chứng từ giấy cho GDV để trình lên Giám đốc đơn vị KBNN.
- Bước 4: Giám đốc đơn vị KBNN kiểm soát hồ sơ, chứng từ.
+ Trường hợp Giám đốc đơn vị KBNN không phê duyệt, GDV, KTT thực hiện hủy YCTT trên TABMIS.
+ Trường hợp phê duyệt hồ sơ, chứng từ, Giám đốc đơn vị KBNN ký duyệt chứng t giấy, chuyển hồ sơ, chứng t cho GDV.
- Bước 5: GDV thực hiện áp thanh toán cho khách hàng/ho ặc Thủ quỹ chi tiền cho khách hàng theo đúng quy trình.
- Bước 6: TTV thực hiện chạy giao diện sang chương trình thanh toán và hoàn thiện các thông tin, các bước tiếp theo thực hiện theo quy trình trên
các hệ thống thanh toán hiện hành. Trong quá trình thanh toán, nếu phát hiện
liên cùng hồ sơ thanh toán vào tập chứng từ ngày, trả 01 liên cho đơn vị giao dịch (trả 02 liên cho đơn vị giao dịch trong trường hợp khấu trừ thuế VAT).
1.2.6. Nội dung kiểm soát chi Ngân sách Nhà nước qua Kho bạc Nhà nước
1.2.6.1. Điều kiện cấp phát thanh toán các khoản chi thường xuyên NSNN
qua KBNN
Các khoản chi thường xuyên NSNN phải đảm bảo các điều kiện sau:
Thứ nhất: Đã có trong dự toán chi ngân sách nhà nước được giao
Dự toán chi thường xuyên NSNN trong năm được duyệt bao gồm các nội dung chủ yếu sau:
- Dự toán chi ngân sách của các đơn vị dự toán, các cấp chính quyền, các ngành phải phản ánh đầy đủ các khoản chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định
mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành, kể cả các khoản chi từ nguồn viện
trợ và các khoản vay.
- Đối với các đơn vị có thu được sử dụng một phần số thu để chi theo chế độ cho phép; các đơn vị được NSNN hỗ trợ một phần kinh phí cũng phải
lập dự toán đầy đủ các khoản chi của đơn vị theo nguồn tự thu và nguồn NSNN hỗ trợ.
Thứ 2: Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi
KBNN thực hiện kiểm soát, thanh toán các khoản chi thuộc nội dung chi được giao tự chủ, khoản chi bảo đảm hoạt động thường xuyên theo chế độ tiêu chuẩn, định mức quy định tại Quy chế chi tiêu nội bộ do đơn vị tự xây dựng.
cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành, thì KBNN chi chấp nhận thanh toán khi có văn bản đề nghị của thủ trưởng đơn vị.
Trường hợp đơn vị thực hiện chế độ tự chủ chưa gửi quy chế chi tiêu nội bộ và quy chế quản lý, sử dụng tài sản công đến Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch, thì KBNN thực hiện kiểm soát chi cho đơn vị theo các chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi tiêu hiện hành do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định.
Thứ 3: Được thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền chuẩn chi
Chuẩn chi là đồng ý chi, cho phép chi ho ặc quyết định chi trong quản lý và
điều hành NSNN. Khi kiểm soát hồ sơ thanh toán, KBNN phải kiểm soát việc quyết định chi của chủ tài khoản đối với bất kỳ khoản chi nào hay gọi là kiểm tra
lệnh chuẩn chi. Thẩm quyền chi phải là người đứng đầu cơ quan, đơn vị hoặc người được ủy quyền đã được đăng ký chữ ký bằng tay, mẫu dấu của cơ quan, đơn vị và quyết định đề bạt, văn bản ủy quyền với cơ quan KBNN nơi giao dịch.
Đối với các khoản chi theo hình thức chi theo dự toán từ KBNN, lệnh chuẩn
chi là
“ Giấy rút dự toán NSNN” của đơn vị sử dụng NSNN. Giấy rút dự toán NSNN phải ghi rõ ràng, đầy đủ các yếu tố theo mẫu quy định.
Đối với các khoản chi được cơ quan Tài chính cấp trực tiếp bằng lệnh chi tiền. KBNN có trách nhiệm thanh toán, chi trả kinh phí NSNN cho đơn vị sử dụng
mà không phải kiểm tra, kiểm soát nội dung, tính chất của t ng khoản chi.
Thứ 4: Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo quy định liên quan đến từng khoản chi
cầu quản lý, mục đích sử dụng kinh phí khi cấp phát thanh toán các khoản chi thuờng xuyên, KBNN đòi hỏi các khoản chi đó phải đáp ứng các thủ tục sau:
a. Đối với hình thức thanh toán theo dự toán: KBNN kiểm soát trên cơ sở các hồ sơ sau:
Hồ sơ gửi lần đầu bao gồm:
- Dự toán năm đuợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Hợp đồng mua sắm hàng hóa, dịch vụ (Đối với Khoản chi có giá trị hợp đồng từ hai muơi triệu đồng trở lên); Truờng hợp Khoản chi phải thực
hiện lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu thì đơn vị gửi thêm:
Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;
- Đơn vị sự nghiệp công gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị; Quyết định giao quyền tự chủ của cấp có thẩm quyền.
- Cơ quan hành chính nhà nuớc gửi Quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Hồ sơ tạm ứng:
Tạm ứng là phuơng thức chi trả ngân sách trong truờng hợp chua có đủ điều kiện thanh toán trực tiếp ho ặc tạm ứng để thanh toán theo tiến độ thực hiện hợp đồng.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt (chi hành chính; chi mua hàng hóa, dịch vụ nhỏ lẻ thuộc truờng hợp đuợc thanh toán bằng tiền
mặt ...):
Giấy rút dự toán (tạm ứng), trong đó ghi rõ nội dung tạm ứng để KBNN có
căn cứ theo dõi khi thanh toán.
- Đối với các đề nghị tạm ứng bằng chuyển khoản:
+ Chi mua hàng hóa, dịch vụ (trừ truờng hợp tạm ứng tiền mặt nêu trên): đơn vị gửi KBNN một trong các chứng t sau: thông báo thu tiền của đơn vị
chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của cấp có thẩm quyền; Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng.
Hồ sơ thanh toán tạm ứng:
Thanh toán tạm ứng là việc chuyển khoản tạm ứng sang thanh toán khi khoản chi đủ điều kiện thanh toán.
- Khi thanh toán tạm ứng, đơn vị gửi KBNN Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Tùy theo từng nội dung chi, gửi kèm theo các tài liệu, chứng từ sau:
- Thanh toán tạm ứng chi tiền mặt: Bảng kê chứng từ thanh toán.
- Thanh toán tạm ứng bằng chuyển khoản: Các tài liệu, chứng từ kèm theo đối với từng nội dung chi nhu trường hợp thanh toán trực tiếp.
Bảng kê
chứng từ thanh toán (đối với các khoản chi khác).
Hồ sơ thanh toán trực tiếp:
Thanh toán trực tiếp là phương thức chi trả ngân sách khi các khoản chi ngân sách đáp ứng đầy đủ các điều kiện chi ngân sách theo quy định. Hồ sơ thanh toán trực tiếp bao gồm:
- Giấy rút dự toán (thanh toán);
- Đối với những khoản chi không có hợp đồng và đối với những hoản chi có
giá trị hợp đồng dưới hai mươi triệu đồng: Bảng kê chứng từ thanh toán. - Ngoài các tài liệu trên, tùy theo từng nội dung chi, khách hàng gửi kèm
theo các tài liệu, chứng t sau:
(1) Đối với khoản chi thanh toán cá nhân:
+ Chi lương: Đối với các Khoản chi tiền lương: Văn bản phê duyệt chỉ tiêu biên chế do cấp có thẩm quyền phê duyệt; Danh sách những người hưởng lương do thủ trưởng đơn vị ký duyệt (gửi lần đầu vào đầu năm và gửi khi có phát sinh, thay đổi).
lần đầu). Bảng tăng, giảm học bổng, sinh hoạt phí được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt (gửi khi phát sinh).
+ Chi thuê mướn lao động (bao gồm các khoản tiền lương, tiền công, tiền nhuận bút): Bảng kê các hợp đồng lao động có xác nhận của thủ trưởng đơn vị.
(2) Đối với khoản chi nghiệp vụ chuyên môn:
+ Chi thông tin, tuyên truyền liên lạc: Thông báo thu tiền của cơ quan cung cấp dịch vụ ho ặc hóa đơn thu tiền, hóa đơn cung cấp dịch vụ của đơn vị.
+ Chi công tác phí: Bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí. + Chi hội nghị: Bảng kê chứng từ thanh toán chi phí hội nghị
+ Chi phí thuê mướn: tùy theo tính chất từng khoản chi, hồ sơ thanh toán gồm hợp đồng thuê mướn, biên bản nghiệm thu, hóa đơn tài chính.
+ Chi nghiệp vụ chuyên môn khác như chi mua sách báo tài liệu, ấn phẩm; mua sắm vật tư thiết bị dùng cho công tác chuyên môn (không phải TSCĐ) và các khoản chi có tính chất đặc thù khác: hợp đồng kinh tế, hóa đơn tài chính.
(3) Đối với các khoản chi mua sắm, sửa chữa tài sản, xây dựng nhỏ:
- Trường hợp phải qua đấu thầu, chọn thầu thì tùy theo hình thức lựa chọn nhà thầu, đơn vị gửi Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu, Quyết định
chỉ định thầu, Quyết định phê duyệt kết quả chào hàng cạnh tranh của
cấp có
thẩm quyền.
- Hợp đồng mua bán, sửa chữa, xây dựng
- Hóa đơn tài chính theo chế độ, biên bản nghiệm thu.
(4) Đối với các khoản chi khác: Các tài liệu, chứng từ đối với từng khoản chi (hóa đơn tài chính, biên bản nghiệm thu)
- Các khoản chi có độ bảo mật cao: Đơn vị gửi KBNN ủy nhiệm chi ho ặc giấy rút tiền mặt và ghi rõ các nội dung chi theo các mục chi có
độ bảo
mật cao, KBNN thực hiện thanh toán, chi trả cho đơn vị, không thực hiện
kiểm soát các khoản chi này theo quy định.
- Các khoản chi không có độ bảo mật cao: Đơn vị gửi KBNN ủy nhiệm chi
hoặc giấy rút tiền mặt. Tùy theo các nội dung chi, đơn vị gửi kèm theo
các hồ sơ,
chứng từ như đối với trường hợp thanh toán, chi trả từ tài khoản dự toán.
Tiền gửi phí, lệ phí:
- Dự toán thu, chi phí, lệ phí (gửi một lần vào đầu năm);
- Khi có nhu cầu chi, đơn vị lập ủy nhiệm chi ho ặc giấy rút tiền mặt, kèm theo các hồ sơ, chứng từ có liên quan đối với từng khoản chi như trường hợp
thanh toán, chi trả t tài khoản dự toán.
KSC từ tài khoản tiền gửi dự toán khác: Hồ sơ thanh toán là ủy nhiệm chi ho c giấy rút tiền m t, hợp đồng.
Đối với hình thức chi từ tài khoản tiền gửi của đơn vị sự nghiệp (chi hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ khác của đơn vị sự nghiệp): hồ sơ thanh toán là ủy nhiệm chi chuyển tiền.
Đối với hình thức chi theo Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính: hồ sơ thanh toán là Lệnh chi tiền của cơ quan tài chính.
1.2.7. Quản lý cam kết chi thường xuyên Ngân sách Nhà nước qua kho
được nêu trong hợp đồng.
- Đối với hợp đồng được thực hiện trong nhiều năm ngân sách: Là số tiền dự kiến bố trí cho hợp đồng đó trong năm, đảm bảo trong phạm vi dự toán năm được duyệt và giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi của hợp đồng đó.
1.2.7.2. Nguyên tắc kiểm soát cam kết chi thường xuyên NSNN qua KBNN
Tất cả các khoản chi của ngân sách nhà nước đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao dự toán đối với chi thường xuyên có hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ theo chế độ quy định và có giá trị hợp đồng từ 200 triệu đồng
trở lên thì phải được quản lý, kiểm soát cam kết chi qua Kho bạc Nhà nước . Mức giá trị hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ phải làm thủ tục kiểm soát cam kết chi với Kho bạc Nhà nước được xem xét điều chỉnh cho phù hợp với tình hình phát triển kinh tế - xã hội theo từng thời kỳ.
Các khoản cam kết chi ngân sách nhà nước có nhiều nguồn vốn, thì được hạch toán chi tiết theo số tiền được cam kết chi của t ng nguồn vốn.
Cam kết chi chỉ được thanh toán khi số tiền đề nghị thanh toán nhỏ hơn ho ặc bằng số tiền chưa được thanh toán của khoản cam kết chi đó. Trường hợp số tiền đề nghị thanh toán lớn hơn số tiền còn lại chưa được thanh toán của khoản cam kết chi, thì trước khi làm thủ tục thanh toán cam kết chi, đơn vị dự toán ho ặc chủ đầu tư phải đề nghị Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch điều chỉnh số tiền của khoản cam kết chi đó phù hợp với số tiền đề nghị thanh toán và đảm bảo đúng quy định.
Trong quá trình quản lý, kiểm soát, nếu phát hiện các khoản cam kết chi sai chế độ quy định hoặc các khoản dự toán để cam kết chi không được chuyển nguồn sang năm sau ho ặc đơn vị dự toán, chủ đầu tư không có nhu
1.2.7.3. Trách nhiệm củ a KBNN trong cam kết chi thường xuyên NSNN
Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm kiểm soát hồ sơ đề nghị cam kết chi của đơn vị dự toán, chủ đầu tư và thực hiện ghi nhận bút toán cam kết chi vào TABMIS cho các khoản cam kết chi đủ điều kiện theo quy định.
Kho bạc Nhà nước được quyền từ chối thanh toán đối với các khoản cam kết chi không đúng quy định và thông báo cho đơn vị dự toán, chủ đầ u tư biết; đồng thời, chịu trách nhiệm về quyết định của mình trong các trường hợp:
+ Hợp đồng kinh tế giữa đơn vị dự toán ho ặc chủ đầu tư với nhà cung cấp không đảm bảo tính pháp lý;
+ Số tiền đề nghị cam kết chi vượt quá số dự toán còn được phép sử dụng ho ặc vượt quá tổng giá trị hợp đồng còn được phép cam kết chi.
1.2.8. Tiêu chí đánh giá hoạt động kiểm soát chi thường xuyên