II. THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHÁT
3. Hạch toán chi tiết NVL
Để phù hợp với đặc điểm vật liệu, kho tàng của Công ty và để công tác kế toán đạt hiệu quả cao, Công ty hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp "thẻ song song". Cách thực hiện sau:
3.1. Tại kho:
Đối với vật liệu nhập kho: dựa vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho. Sau đó thủ kho sẽ ghi số thực nhập vào phiếu và cùng người giao hàng ký vào từng liên. Phiếu này gồm ba liên, một liên thủ kho giao cho người giao hàng kèm với hóa đơn bán hàng để làm thủ tục thanh toán, một liên dùng làm căn cứ ghi thẻ kho theo số thực nhập và chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán, liên còn lại gửi về phòng sản xuất kinh doanh.
Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện thiếu hoặc thừa vật liệu, vật liệu không đúng quy cách, mẫu mã ghi trên phiếu nhập kho, thủ kho phải cùng người giao hàng lập biên bản và báo ngay cho phòng sản xuất kinh doanh biết.
Đối với vật liệu xuất kho: như chúng ta đã biết, trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất trực tiếp và phục vụ quản lý quá trình sản xuất đó, ngoài ra vật liệu còn xuất bán.
Trước hết, đối với vật liệu xuất kho cho sản xuất: thủ kho căn cứ vào phiếu xuất vật tư hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do phòng sản xuất kinh doanh lập. Phiếu này gòm có 3 liên, thủ kho giữ hai liên và bộ phận lĩnh giữ một liên để ghi lại số thực xuất vào thẻ kho. Vì khi đi lĩnh vật tư, người đi lĩnh phải mang theo phiếu xuất vật tư xuống kho. Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu xuất kho của các bộ phận, tính tổng số vật tư đã xuất đối chiếu với số ghi trên thẻ kho rồi ký vào ba liên, một liên thủ kho gửi trả lại phòng sản xuất kinh doanh để lưu, một liên người phụ trách vật liệu tại bộ phận nghiệp vụ sản xuất giữ để theo dõi, một liên thủ kho chuyển sang phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
được lập thành ba liên) tiến hành xuất giao vật tư cho khách hàng và cùng khách hàng ký vào ba bản: liên một lưu ở phòng thị trường, liên hai giao cho khách hàng, liên ba thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ.
Tóm lại, trình tự mở thẻ kho của thủ kho được tiến hành như sau:
Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ, sắp xếp phân loại cho từng thứ vật liệu theo từng kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho phải tính ra số lượng tồn kho của từng thứ vật liệu trên thẻ kho. Định kỳ (10 ngày), thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ (phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhóm vật tư) về phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Để đảm bảo tính chính xác của số vật liệu tồn kho, hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn của từng kho và số tồn trên thẻ kho. Song ở Công ty việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì vật liệu của Công ty có rất nhiều chủng loại, việc kiểm tra tốn rất nhiều thời gian và công sức. Công ty chỉ tiến hành tổng kiểm kê vào cuối năm.
3.2. Tại phòng kế toán
Kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu mở cho từng thứ, loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho. Sổ chi tiết có kết cấu giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Trên sổ chi tiết, kế toán vật liệu tính ra số tiền của mỗi lần nhập, xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng nhập, xuất, tồn có khớp không, nếu không khớp thì phải kiểm tra lại. Sổ kế toán chi tiết vật liệu chính được đóng thành quyển còn vật liệu phụ ở dạng tờ rời. (Sổ chi tiết vật liệu được trích ở trang sau, biểu 3.9).
Đồng thời, định kỳ nhận được các chứng từ nhập kho do thủ kho chuyển lên, kế toán vật liệu phân loại sắp xếp theo số thứ tự của phiếu nhập kho, căn cứ vào đó để kế toán lập "bảng kê phiếu nhập kho" vật liệu và "bảng tổng hợp nhập" vật liệu (Biểu 3.10)
Còn đối với các chứng từ xuất kho, sau khi nhận được kế toán tiến hành đối chiếu, kiểm tra và định khoản, nhập dữ liệu vào máy và đến cuối kỳ máy sẽ tự tính giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán. Vào cuối tháng, máy sẽ in ra "bảng chi tiết xuất vật tư" cho từng tài khoản và "bảng tổng hợp xuất vật liêu" cho từng kho.
Đối với vật liệu nhận gia công xuất khẩu, ở Công ty không thực hiện kế toán giá trị của vật liệu do khách hàng gửi đến mà chỉ hạch toán đến phần chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất. Do đó, trên sổ kế toán chi tiết vật liệu và phiếu nhập vật tư, kế toán chỉ theo dõi chỉ tiêu số lượng của vật liệuu.
Việc Công ty lập ra bảng kê chi tiết các chứng từ nhập xuất vật liệu có tác dụng nâng cao khả năng nắm bắt và đối chiếu tình hình biến động vật liệu với các chứng từ nhập, xuất trong tháng, thể hiện tính sáng tạo của kế toán trong việc hạch toán vật liệu. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu được mở cho từng kho, chi tiết cho từng loại vật liệu. Trên bảng này theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng loại vật liệu nhập, xuất, tồn kho trong tháng.
Số liệu trên "Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu" với số liệu trên "Bảng chi tiết các chứng từ xuất vật liệu" và "Bảng kê chi tiết các chứng từ nhập vật liệu" được kế toán đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của thủ kho.
Biểu số 3.9
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU
Tháng 11/2005 Kho bông xơ
Vật tư: Bông Mỹ cấp 1
Chứng từ
Nội dung Nhập Xuất Tồn
SH NT Số lượng Đơn giá TT Số lượng Đơn giá TT Số lượng Đơn giá TT Dư đầu tháng
87 15/11 Nhập kho 288018500 0
1498555 4316116365... ...