Về nguyên tắc phương pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số kượng , phòng kế toán ghi chép cụ thể cả về số lượng và giá trị từng thứ NVL .Cụ thể:
Tại kho : Công tác ghi chép tình hình nhập , xuất , tồn kho vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng . Thẻ kho do kế toán lập theo
mẫu quy định (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phát cho thủ kho ghi chép hàng ngày.
Đơn vị... Tên kho...
THẺ KHO
Số thẻ kho ...Số tờ... Ngày lập thẻ ...
Danh điểm vật liệu...Tên , nhãn hiệu ,quy cách VT... Đơn vị tính... Định mức dự trữ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Tối đa: Tối thiểu:
Nhập Xuất Tồn Ngày tháng Số hiệu chứng từ Nhập Xuất 1 2 3 4 5 6 7 8
Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp của các chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hànhghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6. Đến cuối ngày tính ra số liệu tồn kho và ghi vào cột 7. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ (khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong , thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập , xuất đã được phân loại về phòng kế toán
-Tại phòng kế toán :kế toán NVL sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số liệu và giá trị.
SỔ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
Số thẻ kho...Số tờ... Danh điểm vật liệu...Tên , nhãn hiệu, quy cách VT... Kho...Giá hạch toán ... Đơn vị tính... Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nhập Xuất Tồn Ghi chú Nhập Xuất SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Khi nhận được các chứng từ nhập , xuất kho của các thủ kho chuyển lên, kế toán NVL phải kiểm kê từng chứng từ , ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ chi tiết . Trường hợp sử dụng giá hạch toán , kế toán sẽ không ghi vào cột 7, 10, 13 , mà lấy giá đã được ghi ở trên .Cuối tháng , kế toán cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho . Số lượng NVL tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho.
Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu , kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán NVL phải tổng hợp số liệu trên các sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL vào “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu”.
Bảng Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho Vật Liệu Nhóm vật
liệu
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tổng cộng
Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phương pháp này làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra , đối chiếu số liệu. Nhưng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng , nếu có doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lượng các sổ, thẻ sẽ lớn gây khó khăn cho việc lưu trữ , bảo quản. Việc kiểm tra , đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng , do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Vì thế phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu , khối lượng các nghiệp vụ nhập , xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp thẻ song song
Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng TH nhập, xuất, tồn kho vật liệu
Sổ kế toán TH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra