- So sánh: CHỈ
Gửithôngtin cho đại lý
Bộ phận thực hiện: Bộ phận chứng từ
Awards Shipping sẽ kiểm tra thông tin với Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà về chi tiết hàng: chủng loại, số lượng, khối lượng, số khối, quy cách đóng hàng, ngày có thể xếp hàng, lịch tàu chạy.
Tên hàng: Giấy in A4 Delus Hồng Hà 70gms 4955 Khối lượng: 50,000 kg
ETD: 20/06/2021 ETA: 26/06/2021
Sau đó thông báo lại cho bộ phận chứng từ của Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà , Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà thông báo cho Casio Computer CO., LTD về các thông tin trên sau khi Casio Computer CO., LTD xác nhận lịch tàu, Công ty cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà sẽ báo lại cho bên Awards Shipping để lấy hàng. Voyag
e(B) FROM E.T.A Day E.T.D Day DLY(A) DLY(D) Remark
1919S VNHP 2021-06-20
H
1919N KRPUS 2021-06-26
11:00 SAT 2021-06-2711:00 SUN 23:00 23:00
-Bộ phận chứng từ gửi mail để lấy thông tin giá đầu vào với đại lý
-Cung cấp các thông tin lô hàng cho đại lý để đại lý làm House bill và Master bill, sau khi đại lý gửi vận đơn nháp, bộ phận chứng từ gửi cho người mua kiểm tra thong tin trên vận đơn. Chỉ xác nhận Master bill sau khi người mua xác nhận House bill( kiểm tra các thông tin về hàng hoá, cảng đi, cảng đến, ngày on board… phải khớp nhau). Sau khi xác nhận vận đơn, đại lý sẽ phát hành vận đơn chính thức.
-Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau, bộ phận chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với đại lý để kịp thời bổ sung và thông báo cho Người mua khi có sự điều chỉnh gấp. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung chứng từ cho công ty kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các chi phí điều chỉnh.
-Theo dõi ngày pick-up, chi tiết hàng thực tế, lịch tàu chạy, ngày hàng đến,.. để có thể cập nhật cho khách hàng
-Cập nhật giá nếu có thay đổi
-Bộ phận chứng từ làm đề nghị thanh toán cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán thanh toán tiền cước biển trước khi hàng về để đại lý phát hành Master bill
- Nhân viên chứng từ sẽ tiến hành kiểm tra chứng từ của đại lý gửi về một cách nhanh chóng và cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng khớp và đầy đủ các thông tin.
Mở L/C
Ngay sau khi ký kết hợp đồng, công ty cổ phần VPP Hồng Hà yêu cầu công ty mở L/C theo đúng thời hạn và sau khi nhận được L/C thì bộ phận tài chính của công ty cần kiểm tra những nội dung cụ thể sau đây:
- Đây có phải loại L/C phù hợp với quy định trong hợp đồng hay không
- Đối chiếu và kiểm tra kĩ càng những quy định trong hợp đồng và quy định trong L/C xem có phù hợp không
- Ngân hàng mở L/C, ngân hàng trả tiền, hoặc ngân hàng xác nhận có quan hệ giao dịch với ngân hàng của công ty hay không, có đúng quy định không
- Số tiền của L/C có đủ để thanh toán hàng hoá của mình hay không, nếu chưa đủ thì yêu cầu sửa lại cho đủ hoặc giao hàng vừa đủ với số tiền trong L/C
- Thời hạn giao hàng và thời hạn có hiệu lực của L/C có mâu thuẫn với nhau không. Thời hạn của L/C có đủ cho công ty Việt Tiến chuyển giao chứng từ hay không
Những yêu cầu về chứng từ thanh toán có rõ ràng và dễ thực hiện hay không, nếu thấy điều không đúng công ty cần yêu cầu sửa lại.
Làm thủ tục thanh toán
Sau khi hàng đã được giao qua lan can tàu, nhân viên phòng tài chính của công ty tiến hành kiểm tra lại bộ chứng từ thanh toán theo yêu cầu của L/C. Sau đó, gửi cho ngân hàng mở L/C thông qua ngân hàng thông báo để đòi tiền.