3.1. Nghiệp vụ kho hàng tại ALSC.
3.1.1. Nghiệp vụ kho hàng xuất tại ALSC.
Quy trình phục vụ hàng hóa xuất Về tổng thể, quy trình phục vụ hàng hóa xuất tại kho hàng ALSC bao gồm 07 bước, bắt đầu từ khi hàng hóa được hạ tại khu vực tiếp nhận hàng kho ALSC & kết thúc khi hàng hóa được chất xếp lên tàu bay tại sân đỗ.
Sơ đồ tổng quan nghiệp vụ kho hàng xuất 1/ Tiếp nhận hàng:
- Khách hàng hoàn thiện thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu (Khai báo hải quan điện tử, nhận mã định danh, …)
- Khách hàng đặt chỗ với hàng vận chuyển và nhận booking từ hãng vận chuyển
- Khách hàng thực hiện việc đóng gói, tem nhãn cho hàng hóa - Khách hàng trình bộ hồ sơ lô hàng cho nhân viên tiếp nhận (Booking, SLI, các giấy tờ khác có liên quan đến lô hàng)
- Khách hàng cung cấp biển số xe cho nhân viên tiếp nhận hàng và cho xe vào vị trí hạ hàng xuống thêm tiếp nhận hàng theo vị trí được chỉ định.
- Nhân viên chất xếp của ACSV hạ hàng của khách từ trên xe tải xuống thềm tiếp nhận hàng.
- Nhân viên tiếp nhận hàng của ACSV thực hiện nghiệp vụ tiếp nhận hàng trước sự chứng kiến và xác nhận của khách (Kiểm tra tình trạng bao bì đóng gói, tem nhãn, đo kích thước, kiểm tra trọng lượng hàng, …).
- Soi chiếu an ninh (Kiểm tra an ninh) hàng hóa. - Hoàn thiện phiếu cân hàng (SLI).
- Khách hàng thanh toán các khoản phí có liên quan tại quầy thu tiền của ACSV
- Khách hàng nộp SLI cho hãng vận chuyển và phối hợp với hãng vận chuyển để xuất AWB cho lô hàng.
2/ Lưu kho hàng hóa:
- ACSV căn cứ vào yêu cầu phục vụ của hàng hóa đã được khách hàng kê khai trên SLI và tem nhãn kiện hàng để lưu kho hàng hóa theo đúng yêu cầu.
3/ Xuất hàng theo chuyến bay:
- ACSV căn cứ kế hoạch chất xếp của hãng vận chuyển để tiến hành việc chất xếp hàng hóa lên các ULD hay chuồng hàng rời theo quy định.
- ACSV thực hiện việc cân các ULD hàng để phục vụ cho việc làm tải của chuyển bay.
4/ Làm tài liệu chuyến bay:
- ACSV làm tài liệu cho chuyến bay theo thực tế hàng hóa được chất xếp lên chuyến bay.
- ACSV lập và gửi các điện văn phục vụ theo tiêu chuẩn và gửi đi các địa chỉ có liên quan (hãng vận chuyển, sân bay đến, sân bay chuyển tiếp, …)
5/ Bàn giao hàng hóa:
- ACSV bàn giao các ULD hàng hóa đã hoàn thành chất xếp cho công ty phục vụ mặt đất để chất xếp hàng lên tàu bay theo tiêu chuẩn của Hãng hàng không.
3.1.2. Nghiệp vụ kho hàng nhập tại ALSC.
Về tổng thể, quy trình phục vụ hàng hóa nhập tại kho hàng ACSV bao gồm 06 bước, bắt đầu từ khi hàng hóa được dỡ khỏi tàu bay khi tàu bay hạ cánh tại Sân bay Quốc tế Nội Bài.
Sơ đồ tổng quan nghiệp vụ kho hàng nhập
Về tổng quan, nghiệp vụ kho hàng nhập có sáu bước lớn: 1. Hàng hóa được vận chuyển từ vị trí đỗ tàu bay đến Khu vực lưu trữ mâm hàng của ALSC.
2. Hàng hóa được lưu trữ tại khu vực lưu ULD của ALSC.
3. Nhân viên khai thác hàng đến của ALSC dỡ hàng, phân chia thành các MAWB / HAWB riêng biệt.
4. Lưu trữ hàng hóa trong khu vực lưu hàng nhập ALSC.
5. Nhân viên ALSC thông báo hàng về cho khách, khách hàng đến làm thủ tục nhận hàng tại kho ALSC. Trước khi làm thủ tục, nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng thông quan hải quan của lô hàng.
6. Sau khi Khách hàng đã đóng các chi phí dịch vụ tại ALSC, nhân viên trả hàng sẽ kiểm tra tình trạng thông quan hải quan của lô hàng. Nếu lô hàng đã đủ điều kiện thông quan, nhân viên trả hàng sẽ xếp hàng lên phương tiện vận tải của khách hàng tại khu vực trả hàng.
Ghi chú:
Khách hàng sẽ phải đóng bổ sung phí xử lý hàng hóa nếu quá 2 giờ kể từ khi in Phiếu xuất kho, phí lưu kho nếu quá 2 giờ kể từ khi in VCT. Vui lòng liên hệ nhân viên Đội hàng hoá nhập để biết thông tin chi tiết.
TT công việcNội dung Yêu cầu kết quả cần đạt được Trách nhiệm 1.
1 Lấy tài liệutừ tàu bay
Túi tài liệu chuyến bay được nhận từ tàu bay và bàn giao cho nhân viên tài liệu nhập đầy đủ, đảm bảo đúng thời gian theo tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ của Công ty
Nhân viên giao nhận 2. 1 Nhận bàn giao hàng từ công ty PVSĐ Nhận bàn giao đảm bảo hàng đúng thực
tế, đúng thời gian theo quy trình phối
hợp giữa ALSC với công ty phục vụ sân
đỗ và tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ của Công ty. Đối chiếu và xác nhận hàng thực tế so với kế hoạch (CPM/FFM...) 2. 2 Xử lý tài liệu
Đảm bảo các yêu cầu của hãng, khách
hàng liên quan đến lô hàng về trên chuyến bay được ghi nhận chính xác và kịp thời lên MNF Nhân viên tài liệu nhập 3. 1 Chuyển hàng lên tầng 2 (qua hoist) Đảm bảo đúng trình tự, đúng thời gian
theo tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ và chính sách của Công ty Nhân viên giao nhận 3. 3 Điều phối hàng vào khu vực khai thác
Ghi nhận và điều phối hàng ra khu vực
khai thác hoặc khu vực chờ khai thác phù hợp với tình hình khai thác, đúng vị trí và thứ tự ưu tiên. Nhân viên kiểm tra hàng 3. 2 Nhập dữ liệu Bill, bóc tách tài liệu
Thông tin trên AWB được nhập vào hệ
thống đầy đủ kịp thời, chính xác. Tài liệu được bóc tách, phân chia chính
xác
Nhân viên tài liệu nhập
4 4.
5
loại,
ghi nhận thông tin thực tế về số lượng,
tình trạng, xếp vào pallet chính xác, dễ
đếm, dễ kiểm tra, đảm bảo an toàn.
Thông báo ngày các bất thường cho
nhân viên kiểm tra hàng
xếp dỡ Nhân viên xe nâng 4. 3 Kiểm hàng
Kiếm tra hàng hoá thực tế (số lượng,
loại hàng, thông tin phục vụ, tình trạng
hàng hóa…), gán vị trí phù hợp và ghi
nhận các thông tin bất thường (nếu có)
đảm bảo chính xác, kịp thời theo cam kết với khách hàng. Nhân viên kiểm tra hàng 4. 2 Nhập dữ liệu hàng hoá Nhập dữ liệu hàng hóa thực tế kịp thời, chính xác, đúng theo thứ tự ưu tiên Nhân viên tài liệu nhập 5. 5 Đưa hàng vào lưu kho
Hàng được lưu kho đúng vị trí, đảm bảo
tuân thủ các quy định của công ty.
Nhân viên xe nâng
5.
3 Quản lý kho
Hàng hóa lưu trong kho được kiểm soát
chính xác. Kho hàng luôn đảm bảo tuân thủ các quy định về PCCC, quy định của Cục HK và của hãng vận chuyển Nhân viên quản lý kho 5. 2 5. 9 Hoàn thiện chuyến bay
Đảm bảo thông tin, tình trạng về tài liệu
và hàng hóa thực tế được ghi nhận, cập
nhật đầy đủ, chính xác. Hoàn thiện và lưu đầy đủ báo cáo chuyến bay.
Nhân viên tài liệu nhập 5. 7 Tổng hợp, gửi điện chuyến bay
Gửi điện chính xác, kịp thời theo đúng
6. 2
Báo hàng về cho khách
Đảm bảo cung cấp thông tin hàng về đầy đủ, chính xác, kịp thời tới khách hàng. Nhân viên tài liệu nhập 7. 2 Cung cấp các chứng từ lô hàng cho khách làm thủ tục
Kiểm tra hồ sơ của khách đảm bảo đúng
với chủ thể có quyền nhận hàng hợp pháp. Cung cấp đầy đủ chính xác các chứng từ của lô hàng cho khách theo đúng quy định của pháp luật, hải quan và công ty 8.
5 Lấy hàng trong kho
Lấy hàng nhanh, chính xác, an toàn
đảm bảo tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ của công ty Nhân viên xe nâng 7. 6 8. 6 9. 6 9. 9 Trả hàng cho khách
Kiểm tra hồ sơ của khách đảm bảo lô
hàng đủ điều kiện qua khu vực giám sát.
Đảm bảo hàng hóa được trả cho khách
kịp thời, an toàn, chính xác, đúng chủ
thể nhận hàng, tuân thủ các quy định
của hải quan về thông quan , đúng các
tiêu chuẩn về chất lượng dịch vụ của
công ty và quy trình phối hợp cới các ALS Nhân viên trả hàng 9. 4 9. 5 Chất hàng lên xe
Đảm bảo hàng được đưa lên xe
cho khách theo đúng yêu cầu Nhân viên xếp dỡ
Nhân viên xe nâng