2.1. KHÁI QUÁT TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN THÀNH CÔNG: ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI VÀ PHÁT TRIỂN THÀNH CÔNG:
2.1.1. Quá trình thành lập và phát triển của Công ty TNHH Đầu tư thương mại và phát triển Thành Công: thương mại và phát triển Thành Công:
Tên Công ty: Công ty TNHH Đầu tư TM và phát triển Thành Công Trụ sở Công ty: P107 C9 Láng Hạ - Đống Đa - Hà Nội
Mặt hàng truyền thống và chủ yếu của công ty hiện nay là:
+ Sản phẩm văn phòng phẩm: bút máy, bút bi, bút dạ, vở viết, dung cụ học tập, File cặp đựng hồ so các loại,...
+ Sản phẩm từ nhựa: Chai, lọ các loại đựng nước, thực phẩm,.... + Sản phẩm từ kim loại: giá kệ, tủ, bàn ghế.. ..
Sản phẩm vở ôly là 1 trong 10 sản phẩm văn phòng phẩm tiêu biểu được bình chọn là sản phẩm được người tiêu dùng ưa thích nhất.
Hiện nay, công ty đang tiếp tục triển khai nhiều biện pháp để tìm kiếm thị trường, đầu tư có hiệu quả và nâng cao uy tín của công ty với khách hàng trong và ngoài nước.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư thương mại và phát triển Thành Công:
2.1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH Đầu tư thương mại và phát triển Thành Công:
• Chức năng của công ty:
Tổ chức sản xuất các đồ văn phòng phẩm để phục vụ cho học sinh, sinh viên và văn phòng các cơ quan với các mặt hàng chủ yếu là: bút máy, mực viết, các loại giấy than,...
• Nhiệm vụ của công ty:
+ Công ty phải tiến hành kinh doanh đúng pháp luật, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, công ty có nghĩa vụ nộp ngân sách đầy đủ cho nhà nước.
+ Công ty phải xây dựng được uy tín trên thị trường, mở rộng sản xuất kinh doanh trong nước và hướng tới phát triển ra thị trường quốc tế.
2.1.2.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty:
GIÁM ĐỐC
Phó giám đốc
----
Đại diện lãnh đạo
KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG THỊ TRƯỜNG PHÂN XƯỞNG BAN BẢO VỆ PHÒNG KẾ HOẠCH PHÒNG TC - HC
PHÂN XƯỞNG NHỰA PHÂN XƯỞNG VPP PHÂN XƯỞNG KIM LOẠI PHÂN XƯỞNG GIẤY VỞ I
Bộ phận ép nhựa Bộ phận thổi chai Bộ phận thành phẩm Bộ phận ép nhựa Bộ phận mạ điện Bộ phận đột dập PHÒNG TÀI VỤ Ghi chú Sơ đồ tổ chức công ty
Sơ đồ tổ chức QLCL theo ISO 9001-2006
Sơ đồ tổ chức của công ty hiện nay rất gọn nhẹ và khoa học. Được thể hiện ở BH 2.1.
BH 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư thương mại và phát triển Thành Công.
2.1.2.3. Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban trong công ty.
* Giám đốc Công ty: là người đại diện pháp nhân cho công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ hoạt động, kết quả sản xuất của công ty. Là người điều hành cao nhất, ra mọi quyết định về tất cả công việc mà phó giám đốc và các phòng ban trình lên. Uỷ quyền cho hai phó giám đốc một số quyền hạn nhất định về các nhiệm vụ thường xuyên hoặc đột xuất trong công ty.
* Phó giám đốc Công ty: Thừa lệnh giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý hai phòng là phòng kỹ thuật và phòng kế hoạch. Ngoài ra, còn theo
dõi hoạt động sản xuất của các phân xưởng và các phòng ban khác trong công ty.
*Phòng tài vụ:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong quản lý, điều hành công tác tài chính trong doanh nghiệp, phản ánh mọi hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức các nghiệp vụ quản lý, thu chi tiền, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt hiệu quả và phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước.
- Nhiệm vụ - quyền hạn: tổ chức, hướng dẫn, theo dõi hạch toán, kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị và của công ty theo đúng pháp lệnh thống kê của nhà nước. Tổng hợp phân tích kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tổng hợp phục vụ cho công tác kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất, ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống diễn biến các nguồn vốn, dải ngân các loại vốn phục vụ cho việc cung cấp vật tư, nguyên vật liêu cho sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, hướng dẫn và bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán thống kê cho nhân viên thống kê các phân xưởng.
* Phòng tổ chức hành chính:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu giúp giám đốc trong quản lý và điều hành những công việc như: xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh, thực hiện chế độ chính sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên, công tác lao động tiền lương - nhân sự - tuyển dụng - đào tạo, thực hiện mọi hoạt động về pháp chế, văn thư lưu trữ, hành chính quản trụ, y tế, xây dựng cơ bản.
- Nhiệm vu - quyền hạn:
+ Bộ phận tổ chức lao dộng: căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu, đề xuất mô hình, tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của các đơn vị và bố trí nhân sự trên cơ sở gọn nhẹ có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty...
+ Bộ phận hành chính: nghiên cứu đề xuất kiến nghị với giám đốc biện pháp giúp các đơn vị thực hiện đúng các chế độ, nguyên tắc, thủ tục hành chính. Quản lý lưu trữ các văn bản, tài liệu, con dấu của công ty...
+ Bộ phận xây dựng cơ bản: quản lý toàn bộ hồ sơ nhà đất, nhà ở và các công trình công cộng tại công ty và khu tập thể, trực tiếp điều hành quản lý sửa chữa thường xuyên nhà xưởng, nhà làm việc của công ty.
+ Bộ phận y tế: theo dõi sức khoẻ và quản lý hồ sơ sức khoẻ của cán bộ công nhân, xác lập hồ sơ theo dõi ngày nghỉ ốm của cán bộ công nhân viên, khám và cấp thuốc những bệnh thông thường, theo dõi thực hiện mua BHYT cho cán bộ công nhân viên trong công ty đúng đối tượng và đúng thời hạn.
* Phòng kế hoạch:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều hành sản xuất của công ty.
- Nhiệm vụ - quyền hạn: phối hợp với các phòng liên quan xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, năm và dài hạn. Xây dựng kế hoạch giá thành hàng năm và giá thành cho từng sản phẩm. Nghiên cứu đề xuất điều chỉnh giá bán sản phẩm phù hợp với thị trường trong từng thời điểm...
* Phòng kỹ thuật:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu giúp việc cho giám đốc quản lý và điều hành công tác kỹ thuật và đầu tư (công nghệ, chất lượng sản phẩm, thiết bị khuôn mẫu,...).
- Nhiệm vụ - quyền hạn:
+ Kỹ thuật: thực hiện các quy phạm quản lý kỹ thuật của ngành và nhà nước, xây dựng quản lý quy trình công nghệ, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quản lý các trang thiết bị về đo lường. Kiểm tra hướng dẫn các phân xưởng sản xuất theo đúng tiêu chuẩn, mẫu mã, quy trình kỹ thuật của công ty hoặc hợp đồng với khách hàng, giải quyết kịp thời các phát sinh về kỹ thuật...
+ Đầu tư: thu thập, phân tích các thông tin về khoa học kỹ thuật, thị trường... Nghiên cứu đề xuất sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến, tư vấn
giúp giám đốc trong lĩnh vực đầu tư, đổi mới công nghệ, thiết bị, liên doanh liên kết đối với các đối tượng trong và ngoài nước.
* Phòng thị trường:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu và giúp việc cho giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Nhiệm vụ - quyền hạn: Chịu trách nhiệm trước giám đốc đối với các chỉ tiêu, kế hoạch được giao về doanh thu bán các sản phẩm của công ty và các sản phẩm tự khai thác. Lập kế hoạch điều tra nghiên cứu thị trường, đề xuất các hình thức khuyến mại và quảng cáo... nghiên nứu tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm (đại lý, đại diện,...) và các hình thức tiếp thị, phản ánh kịp thời nhu cầu thị trường để ban giám đốc và các phòng ban chức năng điều chỉnh sản xuất cho phù hợp và hiệu quả. Giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước, theo sự uỷ quyền của giám đốc được phép đàm phán, ký tắt các văn bản thoả thuận với khách hàng trong giao dịch kinh doanh. Thực hiện các hợp đồng tiêu thụ, được phép mở rộng kinh doanh các mặt hàng, sản phẩm sau khi có phương án trình giám đốc phê duyệt, quản lý cửa hàng dịch vụ và kho thành phẩm, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hàng tháng, quí, năm theo quy định chung của nhà nước.
* Ban bảo vệ:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu giúp việc cho giám đốc trong công tác bảo vệ an ninh kinh tế, nội dung kỷ luật lao dộng của công ty, công tác quân sự, phòng cháy chữa cháy...
- Nhiệm vu - quyền hạn: xây dựng nội quy bảo vệ công ty, quy định phòng chống cháy nổ, lụt bão... Thực hiện nghiêm chỉnh việc kiểm tra thực hiện nội quy kỷ luật lao dộng và quy chế ra vào cổng đối với cán bộ công nhân viên trong công ty và khách đến làm việc tại công ty.
* Các phân xưởng: bốn phân xưởng của công ty được giao nhiệm vụ sản xuất từng mặt hàng theo đúng chức năng của sản xuất.
Các phòng ban hoạt động độc lập theo chuyên môn nhưng luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả dưới sự điều hành của giám đốc và phó giám đốc công ty.
2.1.3. Nguồn lực của Công ty TNHH Đầu tư thương mại và phát triển Thành Công: Thành Công:
2.1.3.1. Hệ thống thông tin marketing của công ty:
Hệ thống thông tin marketing của công ty tương đối hoàn chỉnh. Nó được thể hiện ở hệ thống ghi chép nội bộ, các hoạt động tình báo marketing và nghiên cứu marketing.
Hệ thống ghi chép nội bộ chính là các báo cáo về đơn đặt hàng, doanh số, giá cả, mức tồn kho hàng tháng,...Các thông tin này được các nhân viên của công ty phản ánh rất chung thực và kịp thời. Do đó, ban lãnh đạo của công ty có thể xác định được các cơ hội và các vấn đề quan trọng.
Hệ thống tình báo tiếp thị cung cấp cho công ty các biến cố xảy ra hàng ngày trên thị trường, thông qua đó công ty có thể lường trước hành động của các đối thủ cạnh tranh, một nhu cầu của khách hàng mới, hay một vấn đề nảy sinh từ đại lý. Các thông tin này được cung cấp chính là qua lực lượng bán hàng của công ty, qua các nhà phân phối, các nhà bán lẻ, các trung gian hoặc do công ty mua từ các nhà cung cấp thông tin. Nhưng đối với Công ty TNHH Đầu tư thương mại và phát triển Thành Công thì công ty sử dụng thông tin từ lực lượng bán hàng và qua trung gian của mình là chủ yếu.
Hệ thống thông tin thị trường của công ty tương đối nhanh nhạy. Các phản ứng của thị trường khi sản phẩm của công ty tung ra bán đều được phản ánh 1 cách trung thực và kịp thời. Do đó, phòng kế hoạch của công ty luôn nắm bắt thông tin rất nhanh và lên kế hoạch rất khả thi, sát thực tế.
Hoạt động nghiên cứu marketing của công ty đã được lưu ý phát triển nhưng chưa thực sự mạnh mẽ. Đến đầu năm 2003, bộ phận marketing mới được thành lập báo hiệu một triển vọng lớn cho hoạt động nghiên cứu marketing của công ty.
2.1.3.2. Nguồn lực tài chính:
Công ty TNHH Đầu tư thương mại và phát triển Thành Công là 1 doanh nghiệp nhà nước đã tồn tại rất lâu trên thị trường và đang có khả năng phát triển trong tương lai. Thêm vào đó, công ty luôn quan hệ tốt với các ngân hàng và Tổng công ty Giấy Việt Nam do đó, khả năng huy động vốn có thể coi là thế mạnh của công ty mà hầu hết các doanh nghiệp khác mong muốn. + Năm 2008: công ty đã được Tổng công ty giấy Việt Nam hỗ trợ giảm giá 1000 tấn giấy.
+ Công ty có giấy phép ưu đãi đầu tư: được miễn giảm thuế thu nhập doanh nghiệp năm đầu miễn 100%, 2 năm tiếp theo 50%, miễn nộp tiền thuê đất 6 năm. Đây đúng là một thuận lợi lớn cho doanh nghiệp trong sự nghiệp phát triển trong tương lai.
+ Công ty đã thương lượng với 2 ngân hàng cho tăng hạn mức vay vốn lưu động, đảm bảo đủ, kịp vốn cho sản xuất.
Từ đó cho thấy, nguồn lực về tài chính của công ty rất thuận lợi. Công ty luôn được hỗ trợ từ nhiều nguồn khác nhau: từ phía nhà nước, vì là “ con cưng” của Tổng công ty giấy Việt Nam nên cũng được sự nâng đỡ nhất định. Các ngân hàng cũng là một nguồn cung cấp tài chính quan trọng cho công ty.
2.1.3.3. Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ kinh doanh:
Cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty đang dần được cải thiện, hiện nay công ty đang hoàn thành lắp đặt công nghệ sản xuất vở chất lượng cao mà trong tương lai đây là sản phẩm mũi nhọn, chủ lực của công ty.
Công ty đang từng bước hình thành cơ sở sản xuất tại Cầu Đuống (gọi là cơ sở II). Tại đây Công ty bố trí các công nghệ, thiết bị sản xuất có độc hại, bụi bẩn, tiếng ồn, các sản phẩm cần có mặt bằng rộng rãi, kho tàng nhiều...Công ty vừa thực hiện công tác di chuyển từ 25 Lý Thường Kiệt sang vừa đầu tư phát triển mới. Tại đây sẽ xây dựng mô hình quản lý và hạch toán
Trong quý II- 2006, Công ty đã bắt đầu triển khai di chuyển khu vực mạ điện, bộ phận gia công pha cắt thép, cán thép, tôi đốt, tẩy rửa axít, đưa dần bộ phận sản xuất chai theo từng giai đoạn cụ thể thích hợp.
Nhìn chung, Công ty đang từng bước nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật của mình trong phạm vi tài chính cho phép để không chỉ từng bước nâng cao năng suất lao động mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm.
2.1.3.4. Yếu tố nhân sự của Công ty:
Công ty có sự phân công lao động rất rõ ràng và đang từng bước hoàn thiện hơn. Với những dây chuyền công nghệ mới Công ty đã tiến hành tuyển và đào tạo công nhân lành nghề. Hiện nay, Công ty có 410 cán bộ công nhân viên, trong đó:
- Trình độ đại học, cao đẳng: 52 người.
- Trình độ trung cấp: 14 người.
- Công nhân bậc cao: 159 người.
Công ty luôn tạo ra bầu không khí làm việc lành mạnh như tổ chức các phong trào thi đua: tổ chức hoạt động văn hóa văn nghệ, thể thao, các phong trào thi đua nhằm phát huy nội lực ở mỗi người, mỗi đơn vị sản xuất, ở mỗi máy móc thiết bị, thực hiện triệt để tiết kiệm tiêu hao vật tư, chi phí sản xuất góp phần hạ giá thành sản phẩm sản xuất có lãi.
2.1.4. Tình hình hoạt động sản xuất- kinh doanh của công ty trong 3 năm (2006 – 2008) được thể hiện ở Biểu Hình 2.2.
Từ bảng trên cho thấy: Trong 3 năm gần đây Công ty luôn hoàn thành xuất sắc kế hoạch đặt ra. Giá trị tổng sản lượng không ngừng tăng lên (năm 2008 tăng 55,2% so với năm 2006) làm cho doanh thu của Công ty tăng đáng kể (tăng 54,3% so với năm 2008). Sản phẩm chủ lực của Công ty là vở các loại tăng mạnh (3.440.000 cuốn) và trong năm 2003 Công ty dự định tăng tỷ trọng mặt hàng này lên chiếm khoảng 2/3 tổng sản lượng của Công ty. Đặc