Dữ liệu đầu v o:à Các hoá đơn nhập, xuất
Các thông tin yêu cầu. Khai báo yêu cầu về
thông tin đầu ra.
Máy tính xử lý thông tin đưa số
liệu đầu ra.
Dữ liệu đầu ra: Các báo cáo m ngà ười sử
4.2.1.Phát biểu bài toán:
Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau như: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tử…Các mặt hàng này được nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lượng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận được hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn.
Bộ phận bán hàng khi nhận được đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách.
Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất của Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý. Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo.
4.2.2.Mục đích quản lý.
- Nhằm quản lý tất cả những vật tư, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời quản lý quá trình nhập, xuất vật tư và hoạt động kinh doanh của Trung Tâm.
4.2.3.Phân tích về chức năng.
Vì các chức năng thường vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục như thế, ta sẽ có sự phân cấp trong mô tả. ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá đơn giản.
Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng như sự logic được sử dụng tùy lúc, tuỳ nơi trong phân tích thiết kế hệ thống. Dưới đây là một số mô hình và phương tiện diễn tả chức năng được vận dụng ở những mức độ khác nhau:
A.Biểu đồ phân cấp chức năng:
Ta thấy mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm. Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc hình cây như mô hình dưới đây:
Hình1:Biểu đồ phân cấp chức năng.
.Đặc tả chức năng của hệ thống a.Chức năng nhập hàng
(1).
Chức năng lập đơn mua hàng.
- Cho phép người sử dụng lập danh sách các loại vật tư, thiết bị cần mua sau khi nhận được báo giá của nhà cung cấp và căn cứ vào số lượng các vật tư, thiết bị còn trong kho của Trung Tâm.
(2).
Chức năng viết phiếu nhập kho.
-Người sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp.
•Nút “Thêm”: Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các thông tin như: Số phiếu, Ngày nhập, Mã nhà cung cấp, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền.
•Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới.
•Nút “Đầu”: Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu nhập.
•Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
•Nút “Trước”: Cho phép di chuyển đến bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng.
•Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(3).
Chức năng lập danh sách nhà cung cấp.
-Cho phép người sử dụng cập nhật thông tin về các nhà cung cấp, lên danh sách và lưu vào bảng Nhacungcap.
•Nút “Thêm”: Chương trình cho phép cập nhật thêm một nhà cung cấp mới.
•Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới.
•Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một nhà cung cấp. Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã nhà cung cấp cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm và kết quả cho biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạn cần.
•Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ.
•Nút “ Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
•Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
•Nút “Trước “:Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
•Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(4).
Chức năng lập danh sách hàng
-Cho phép người sử dụng nhập các thông tin về những mặt hàng được nhập vào kho của Trung tâm.
•Nút “Thêm”: Chương trình cho phép cập nhật thêm một mặt hàng mới.
•Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới.
•Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một mặt hàng. Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã vật tư cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm và kết quả cho biết đầy đủ thông tin của mặt hàng mà bạn cần.
•Nút”Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ.
•Nút “ Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
•Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
•Nút “Trước “:Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
•Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
b.Chức năng xuất hàng (1).
Chức năng nhận đơn đặt hàng
-Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ kiểm tra các mặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung cấp cho khách.
(2). Chức năng lập hoá đơn bán
-Dựa vào đơn đặt hàng của khách thì người sử dụng sẽ lập hoá đơn bán giao cho khách.
•Nút “Thêm” : Khi kích vào nút thêm chương trình cho phép cập nhật thêm một hoá đơn bán mới gồm các thông tin : Số hoá đơn, Ngày lập, Mã khách, Mã vật tư...
•Nút “Không”: Nếu bạn không muốn nhập hoá đơn vừa thêm thì nhấn nút không để xoá hoá đơn vừa tạo ra khỏi danh sách.
•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu thông tin hoá đơn vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì hoá đơn vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới.
•Nút “In hoá đơn”: Khi được kích hoạt nó sẽ cho phép in ra hoá đơn bán vừa cập nhật.
•Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ.
•Nút “Đầu”:Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
•Nút “Sau”:Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
•Nút “Trước”: Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
•Nút “Thoát”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(3).
Chức năng viết phiếu xuất kho.
-Dựa vào thông tin của hoá đơn bán hàng thi người sử dụng sẽ viết phiếu xuất kho đưa cho khách đến kho nhận hàng.
•Nút “Thêm”: Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu xuất mới, gồm các thông tin như: Số phiếu, Ngày xuất, Mã khách, Ghi chú, Mã vật tư, Đơn giá, Số lượng, Thành tiền.
•Nút “Không”: Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới.
•Nút “Đầu”: Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu xuất.
•Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
•Nút “Trước”: Cho phép di chuyển đến bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng.
•Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(4). Chức năng lên danh sách khách hàng.
-Dựa vào thông tin hàng đã có người sử dụng có thể nhập các thông tin về khách hàng để tiện cho việc theo dõi sau này.
•Nút “Thêm” : Khi kích vào nút thêm chương trình cho phép cập nhập thêm một khách hàng mới.
•Nút “Không”: Nếu bạn không muốn nhập khách hàng vừa thêm thì nhấn nút không để xoá khách hàng vừa tạo ra khỏi danh sách.
•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lưu thông tin khách hàng vừa cập nhập, khi nhấn nút này thì khách hàng vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dưới.
•Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một khách hàng, Khi nút này được kích hoạt chương trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã khách hàng cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm.
•Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ.
•Nút “Đầu”: Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
•Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
•Nút “Trước”: Cho phép về bản ghi trước so với bản ghi hiện hành.
•Nút “Cuối”: Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
•Nút “Thoát”: Cho phép bạn thoát khỏi Fỏm đang làm việc.
c.Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu. (1). Chức năng lập sổ theo dõi nhập.
-Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được số lượng vật tư đã nhập từ các nhà cung cấp theo ngày, theo quý..mà người sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu nhập.
(2). Chức năng lập sổ theo dõi xuất.
-Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được số lượng vật tư đã xuất cho khách theo ngày, theo quý..mà người sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu xuất.
(3).Chức năng lập sổ theo dõi doanh thu.
-Cho phép người sử dụng có thể theo dõi được tình hình doanh thu của Trung Tâm theo quý, theo tháng mà người sử dụng muốn biết nhờ vào các hoá đơn đã thanh toán với nhà cung cấp và của khách hàng.
d.Chức năng lập báo cáo.
(1). Chức năng lập báo cáo hàng nhập, xuất.
-Dựa vào sổ theo dõi nhập, xuất mà người sử dụng có thể lập được báo cáo chi tiết về số lượng hàng đã nhập và đã xuất theo quý, theo tháng gửi lãnh đạo.
(2). Chức năng lập báo các hàng tồn.
-Dựa vào số lượng hàng đã có trong kho và sổ theo dõi nhập, xuất người sử dụng có thể lập được báo cáo chi tiết về số lượng hàng còn tồn kho trong tháng , trong quý gửi lãnh đạo.
(3). Chức năng lập báo các doanh thu.
-Dựa vào sổ theo dõi doanh thu người sử dung có thể lập được báo cáo về tình hình doanh thu của Trung Tâm trong tháng, trong quý gửi lãnh đạo.
*Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu:
-Biểu thị cho chức năng: Ký hiệu:
Chức năng được hiểu là khâu biến đổi thông tin. -Biểu thị cho dòng dữ liệu:
Ký hiệu:
Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra Dòng dữ liệu là nội dung thông tin và đường luân chuyển.
-Biểu thị cho kho dữ liệu:
Ký hiệu: Tên kho dữ liệu
Kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lưu trữ dưới dạng vật lý. -Biểu thị cho tác nhân ngoài:
Ký hiệu:
Xử lý TT
Tên chức năng
Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hoặc một tổ chức nằm bên ngoài hệ thống nhưng liên quan mật thiết tới hệ thống nhằm xác định danh giới hệ thống.
B.Biểu đồ luồng dữ liệu.
Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả một quá trình xử lý và trao đổi thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) được chia làm 3 mức :
-Mức 0 (Mức khung cảnh): Là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Mức 0):
Hình 2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0:
Hệ thống gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,nhà cung cấp sẽ gửi lại cho hệ thống hoá đơn giao hàng và số lượng hàng mà hệ thống cần mua. Đồng thời khi hệ thống nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng thì hệ thống sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và số lượng hàng mà khách cần mua.
-Mức 1(Mức đỉnh):
Là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của những chức năng chính với nhau và với đối tác.
Hình 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1:
Bộ phận nhập hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi lại hoá đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này lưu hoá đơn mua vào kho hoá đơn mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho và lưu phiếu nhập vào kho phiếu nhập. Bộ phận nhập hàng sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lưu vào kho danh sách nhà cung cấp.
Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận xuất hàng, bộ phận này sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và lưu hoá đơn vào kho hoá đơn bán. Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách và lưu phiếu vào kho phiếu xuất. Đồng thời bộ phận này sẽ lên danh sách khách hàng và lưu vào kho danh sách khách hàng.
Bộ phận theo dõi nhập, xuất, doanh thu sẽ tổng hợp thông tin từ các kho phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán, hoá đơn mua để biết được số lượng hàng nhập, số lượng hàng xuất và tính doanh thu đồng thời lưu lần lượt vào các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu.
Khi lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống bộ phận lập báo cáo thì bộ phận này sẽ tổng hợp thông tin từ các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu để lập ra các báo cáo về lượng hàng nhập và xuất, báo cáo về lượng hàng tồn kho và báo cáo doanh thu gửi lên lãnh đạo. -Mức 2(Mức dưới đỉnh):
Mô tả quá trình trao đổi thông tin một cách chi tiết của các chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn.
*BLD định nghĩa chức năng 1: Chức năng nhập hàng
Hình 4:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh-Chức năng nhập hàng.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 1 mức dưới đỉnh:
Dựa trên báo giá của nhà cung cấp, bộ phận lập đơn mua hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, khi đó nhà cung cấp sẽ gửi lại bộ phận này hoá đơn giao hàng và hàng. Bộ phận này sẽ lưu hoá đơn vào kho hoá đơn mua đồng thời gửi danh sách hàng đã nhập tới bộ phận lập danh sách hàng. Bộ phận lập danh sách hàng sẽ lưu danh sách hàng vào kho danh sách hàng.
Sau khi nhận được những thông tin về nhà cung cấp do phía nhà cung cấp gửi thì bộ phận lập danh sách nhà cung cấp sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lưu vào kho danh sách nhà cung cấp.