Sổ cái TK
3.2.1. Kế toán bán hàng theo phương thức bán buôn
Theo phưong thức bán buôn công ty sử dụng phương thức bán buôn qua kho bán hàng trực tiếp tại kho,chuyển hàng trực tiếp cho khách hàng.Do đặc thù riêng nên công ty tiếp thị khách hàng và giao dịch mua bán qua điên thoại,do vậy nên công ty đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng.Với những khách hàng có mối quan hệ lâu năm cũng như khách hàng đặt mua số lượng lớn thì sẽ được chiết khấu thương mại theo một tỉ lệ nhất định.
Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hoá thì các giao dịch được thông qua các đơn đặt hàng,căn cứ vào đơn đặt hàng các nhân viên bán hàng sẽ lập đầy đủ các chứng từ bán hàng.Viết đề nghị hàng đã được xuất bán đã được duyệt,các hoá đơn GTGT cùng phiếu xuất kho để giao cho bộ phận kho và giao hàng tới người
mua.Sau đó toàn bộ chứng từ được tập trung cho bộ phận kế toán,kế toán nhận liên 3 để ghi sổ.Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên
Liên 1 : màu tím lưu tại quyển
Liên 2 : màu đỏ giao cho người mua
Liên 3 :màu xanh lưu chuyển cùng nghiệp vụ và lưu tạ đơn vị để theo dõi ghi sổ và thanh toán.
Nhân viên bán hàng nhập số liệu vào máy vi tính để kế toán theo dõi các nghiệp vụ bán hàng trong tháng.Và căn cứ vào đó,kế toán phát hành hóa đơn GTGT có chữ kí của Giám đốc .
Ví dụ :Ngày 24 tháng 7 năm 2007 công ty bán một số nội thất cho NH VIBank với giá bán 15.670.000 đồng trong đó giá vốn hàng bán 12.530.000 đồng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi
Nợ TK 131 15.670.000 Có TK 511 14.245.500 Có TK 33311 1.424.500
Sau khi nhập mã số hàng hoá máy vi tính sẽ tính giá vốn hàng bán : - Phán ánh giá vốn:
Nợ TK 632 12.530.000 Có TK 156 12.530.000
Ngày 25 tháng 8 năm 2007 khách hàng trả tiền qua TK ngân hàng để thamh toán số tiền hàng trên :
Nợ TK 1121 15.670.000 Có TK 131 15.670.000
Lúc này nghiệp vụ bán hàng và thanh toán kết thúc.
Những chứng từ đính kèm theo bao gồm :hoá đơn GTGT,hợp đồng bán hàng.Sau khi nhận được liên 3 kế toán nhập số liệu để theo dõi thanh toán.
Phiếu thu tiền chỉ được lập khi khách hàng thanh toán tiền hàng ngay,kế toán lập 3 liên:
Liên 2 :giao cho người mua hàng
Liên 3 :giao cho thủ quỹ để ghi vào sổ quỹ tiền mặt
Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh,sau khi nhập số liệu vào máy vi tính,máy sẽ tự động vào sổ tài khoản của từng khách hàng.Cuối tháng máy sẽ lập tổng hợp các số liệu trên sổ chi tiết để lập báo cáo các số dư phát sinh trong tháng.
Balance theo dõi số dư của khách hàng trên từng sổ chi tiết công nợ của khách hàng.Khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế bán ,kế toán căn cứ trực tiếp hoá đơn GTGT để ghi vào sổ công nợ của khách hàng trên cột phát sinh nợ.Khi khách hàng thanh toán nợ,kế toán căn cứ để ghi sổ tài khoản 131 của khách hàng.
Cuối tháng sẽ tổng cộng công nợ của khách hàng trên sổ chi tiết ,căn cứ vào các chỉ tiêu dư nợ,dư có trên sổ chi tiết để ghi vào sổ tổng hợp công nợ với khách hàng.Sổ này được mở một lần vào cuối tháng cho toàn bộ khách hàng theo sổ tổng hợp, mỗi khách hàng đựoc theo dõi một dòng.
Cuối tháng công ty tổng hợp số liệu trên sổ tổng hợp chi tiêt TK 131 đã chi tiết cho từng khách hàng để lập báo cáo công nợ,báo cáo này được lập cho toàn bộ khách hàng của công ty.Trên cơ sở báo cáo này giúp cho kế toán theo dõi tình hình thanh toán công nợ của khách hàng và có các nghiệp vụ xử lí kịp thời.