1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
* Chú thích:
: Quan hệ chức năng
: Quan hệ trực tuyến
2. Chức năng và nhiệm vụ của các nhân viên kế toán
* Kế toán trưởng: Là người phụ trách chung của phòng kế toán, chịu trách nhiệm với
lãnh đạo của Công Ty, và là người tổ chức hình thức kế toán. Kế toán có trách nhiệm đôn đốc, giám sát, việc điều hành chế độ chính sách về quản lý tài chính và chỉ tiêu kế
hoạch sản xuất kinh doanh.Tổ chức thực hiện lập và nộp báo cáo thống kê kế toán kịp
thời, đầy đủ, phản ánh tình hình huy động vốn kinh doanh cho lãnh đạo Công Ty.
* Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm theo dõi số liệu kế toán tổng hợp của toàn công ty
và đánh giá giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế toán.
* Kế toán vật tư hàng hoá: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tư
hàng hoá. Mở các sổ chi tiết, các bảng kê định kỳ, lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn vật tư hàng hoá và thường xuyên đối chiếu với thủ kho để phát hiện sai sót.
* Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trước giám đốc và kế toán trưởng về tiền mặt, tồn quỹ
hàng ngày, có trách nhiệm thu chi, bảo quản tiền mặt và lập báo cáo quỹ mỗi tháng.
* Kế toán thanh toán: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, toàn bộ chứng từ trước khi
thanh toán, theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, cập nhật vào sổ sách hàng ngày, theo dõi tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ, theo dõi các khoản vay ngắn
hạn, trung hạn, dài hạn với các ngân hàng, cuối tháng lên bảng kê ghi có các tài khoản
tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ..Theo dõi các khoản thu chi, mở sổchi tiết quỹ,
ngân hàng, cập nhật số liệu và rút số dư hàng ngày trên sổ theo dõi các tài khoản 111, 112, đồng thời phụ trách việc tính lương
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư hàng hoá Kế toán thanh toán và công nợ Thủ quỹ
3. Hình thức kế toán áp dụng tại Công Ty
Công Ty áp dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ ghi sổ
Chú thích :
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh để kiểm tra tính hợp lệ, định khoản
chính xác kế toán thành lập các tờ kê chi tiết tài khoản ( các tờ kê này được mở hàng
tháng ). Đối với các tài khoản cần theo dõi chi tiết như tiền mặt, nguyên vật liệu, công
nợ …thì kế toán cần căn cứ vào chứng từ để kiểm tra và ghi vào thẻ kế toán.
- Định kỳ, cuối tháng kế toán sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập
các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được kế toán ghi vào sổ cái, tính
ra tổng số phát sinh trong kỳ và số dư từng tài khoản cuối kỳ. Kiểm tra đối chiếu chính xác sau đó căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính theo
qui định của Nhà nước.
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ quỹ Sổ chi tiết
B. Thực trạng công tác hạch toán NLVL-CCDC tại Công ty TNHH Trường
Quang II
Công ty TNHH Trường Quang II là một công ty chuyên chế tạo lắp đặt những
sản phẩm do công ty làm ra do chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Chính vì vậy mà NLVL dùng cho quá trình sản xuất tương đối đa dạng, do yêu cầu sản xuất theo đơn đặt hàng nên các loại NLVL lại được phân ra nhiều chủng loại khác nhau khiến cho
NLVL của công ty tương đối đa dạng và phức tạp hơn,
Công ty thường sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc dự trữ NVL chỉ vừa đủ để
duy trì hoạt động sản xuất đối với đơn đặt hàng đã nhận.
Do đặc điểm của NLVL như trên nên công tác kế toán tại công ty phải thực
hiện tốt, công tác quản lý và bảo quản, sử dụng phải thực hiện một cách chặt chẽ và
chu đáo.Phải kiểm ra thường xuyên để tránh khỏi lẫn lộn giữa các loại NLVL đối với
mỗi đơn đặt hàng khác nhau. Từ đó có thể tiết kiệm tránh lãng phí thất thoát NLVL
nhằm đạt hiệu quả trong việc sản xuất.
I. Đặc điểm NLVL, CCDC tại công ty TNHH Trường Quang II.
1. Các loại nguyên liệu vật liệu của Công ty
Với khối lượng và chủng loại NLVL tương đối đa dạng và phức tạp - Nguyên vật liệu của Công Ty có rất nhiều loại, đơn vị tính, nhiều công dụng khác nhau. Nhưng
hiện tại NLVL của Công Ty được phân chia theo từng nhóm, từng loại, từng nội dung
kinh tế, chức năng khác nhau và được dùng chủ yếu cho sản xuất.
- Các loại NLVL chủ yếu của Công Ty gồm có:
+ NLVL chính: Thép tấm, Ống thép, Inox, Xi măng, bê tông chiệu nhiệt, cát thạch anh, đá rửa, thiết bị điện( cáp điện, dây điện...), Bông thuỷ tinh, Bơm, môtơ,
Thanh ghi lò, cáp hàn, Van, Hoá chất, Vật liệu lọc, than hoạt tính, Bóng đèn UV,
Amiăng, Băng tải.... Nguyên liệu vật liệu khác
+ NLVL phụ: Sơn, que hàn, sứ, ghíp đồng...
+ Nhiên liệu: Xăng, dầu, điện năng...
- Các loại công cụ dụng cụ chủ yếu của Công Ty gồm có:
+ Dụng cụ thi công : Kìm, búa, mỏ lết, cà lê, kéo, Máy hàn, máy cắt, máy
mài...
+ Các vật dụng bảo hộ cho công nhân trong quá trình làm việc như bao tay,
khẩu trang, mủ...
+ Công cụ dụng cụ dùng trong chế tạo: Máy biến áp, máy hàn, máy đo...
+ Các công cụ dụng cụ khác dùng trong văn phòng như: máy vi tính, máy in, máy photocoppy (8 triệu đồng)
2. Nguồn cung cấp NVL-CCDC của Công Ty
- Nguồn cung cấp NLVL của Công Ty nhập kho chủ yếu do mua ngoài từ các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài, có uy tín với Công Ty ở trong nước và nhập
khẩu.Còn một số phụ tùng thay thế thì Công Ty cử cán bộ vật tư đi mua ngoài thị trường.Các loại vật tư sau khi đã kiểm nhận, Công Ty thanh toán bằng tiền mặt, tiền
gửi ngân hàng, hoặc nợ lại.