IV. Tổ chức công tác kế toán tại công ty
3.Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty
3.1. Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán tại công ty:
Công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Hệ thống sổ sách kế toán tại công ty:
a. Sổ chi tiết:
- Sổ chi tiết vật tư - sản phẩm - hàng hoá
- Sổ chi tiết theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh. - Sổ doanh thu.
- Sổ chi tiết tiền gửi, sổ quỹ, thẻ kho. - Sổ thanh toán với người mua - người bán. - Sổ theo dõi TSCĐ và khấu hao TSCĐ. - Sổ theo dõi tiền vay, bảng thanh toán lương.
b. Sổ tổng hợp: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái Chứng từ gốc Sổ thẻ chi tiết Bảng tổng hợp Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ thẻ chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối kế toán Ghi hàng ngày
Đối chiếu Ghi cuối tháng
Trang 30
3.2. Trình tự ghi chép và luân chuyển chứng từ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái.
Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số hiệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các báo cáo tài chính.
4.3. Lưu trữ và bảo quản chứng từ:
Trình tự, thời gian lập, lưu chuyển chứng từ sổ sách kế toán do kế toán trưởng của công ty quy định. Các chứng từ gốc do công ty lập ra hoặc chứng từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào từng bộ phận phòng kế toán của công ty. Phòng kế toán kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh những chứng từ ggó là đúng và hợp lệ mới được dùng để ghi sổ kế toán. Sau khi ghi sổ chứng từ phải được phân loại sắp xếp bảo quản và lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán của Nhà nước. Mọi trường hợp xuất chứng từ gốc phải báo cáo với lãnh đạo và kế toán trưởng biết để có biện pháp xử lý kịp thời.